Wie Sie Ihren Datenraum effizient nutzen

Ein Datenraum dient zur zentralen Verwaltung, Sichtung und Archivierung vertraulicher Unterlagen und Dokumente Ihrer Firma. Außerdem ermöglicht er verschiedenen Personen- und Interessengruppen (Geschäftsleitung, Gremien, Partner und anderen) einen zeitlich und örtlich ungebundenen Zugang zu Ihren, meist vertraulichen Daten. Mit diesen Eigenschaften kann ein virtueller Datenraum für Ihr Unternehmen zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil werden. Denn ob im Zuge eines Mergers & Acquisistions-Prozesses, bei der Archivierung zentraler Firmen-Akten oder der Bereitstellung eines Investment-Portfolios für einen bestimmten Kundenkreis – herkömmliche, physische Datenräume werden den Forderungen der vernetzten und globalisierten Welt hinsichtlich Effizienz und Zugänglichkeit nicht gerecht. Ganz anders dagegen eine Software-Lösung im Internet.

Der docurex® Datenraum: Vertraulich, sicher und einfach zu bedienen

DatenraumAls digitale Plattform ist ein Datenraum zunächst bestens geeignet, um sensible und vertrauliche Unternehmensdaten sicher abzuspeichern. Gleichzeitig können diese Daten über diverse Web-Anwendungen einem genau definierten Nutzerkreis zugänglich gemacht werden. Ein Datenraum und die in ihm archivierten und verwalteten Dokumente sind ohne räumliche oder zeitliche Beschränkung jederzeit verfügbar. In Kombination mit modernster Sicherheitstechnologie ist auf diese Weise neben einer redundanten Datenspeicherung ein geschützter Informationsaustausch nicht nur innerhalb des eigenen Unternehmens, sondern auch über dessen Grenzen hinaus gewährleistet. Unter diesen Voraussetzungen verspricht ein Datenraum nicht nur Ihnen, sondern auch Ihren Geschäftspartnern eine Reihe von Vorteilen. So steigert docurex im Internet – ein ausgewogenes und mehrstufiges Sicherheitskonzept vorausgesetzt – die Sicherheit Ihrer kritischen Unternehmenswerte (Dokumente, Unterlagen, Personen- und Geschäftsdaten, etc.). Außerdem ist ein Datenraum auch dazu geeignet, die Effizienz Ihrer Datenorganisation zu erhöhen, indem er eine exakte Analyse der Aktivitäten im Datenraum selbst zulässt. So können aktuelle strategische bzw. operative Fehlentwicklungen aufgezeigt und Risiken für Ihr Unternehmen besser kontrolliert werden.

Ein Datenraum für kürzeste Transaktionszeiten

Darüber hinaus versetzt Sie ein Datenraum in die Lage, die Abwicklung geschäftlicher Transaktionen deutlich zu beschleunigen. Kürzere Transaktionszeiten bedeuten eine direkte Reduktion der Kosten für Sie und Ihre Kunden. Verstärkt wird dieser Effekt noch dadurch, dass die Auslagerung von Unternehmensdaten in einen Datenraum die eigene IT-Abteilung nicht mit zusätzlicher Arbeit belastet. Schließlich verbessern Sie mit Hilfe von Datenräumen auch das Reaktionsvermögen Ihres Unternehmens, indem mehrere Parteien zur gleichen Zeit, voneinander unabhängig und von unterschiedlichen Standorten aus weltweit auf freigegebene Unterlagen und Dokumente zugreifen können.

Daten- und Dokumentenverwaltung

Eingesetzt werden kann docurex® in vielfältiger Weise. Im Bereich der Dokumentenverwaltung eignet er sich zur sicheren Speicherung und Archivierung von Unternehmensdaten ebenso wie zur Einbindung in bestehende Controlling- und Dokumentationssysteme. Durch die gezielte Steuerung der Zugriffs- und Nutzungsrechte können zudem auch hochsensible Dokumente und Kommunikationsprotokolle bestens geschützt aufbewahrt werden. Besonders effizient und gewinnbringend sind Datenräume zudem überall dort, wo hochkomplexe Geschäftsprozesse überblickt und überwacht werden müssen. Hier ist etwa an das Controlling oder die Konzernkonsolidierung zu denken, da es hier besonders darauf ankommt, dass schwer überschaubare und komplexe Datenmengen exakt und zielgerichtet verarbeitet werden können. Geeignet ist ein virtueller Datenraum auch, um bestimmte Dokumenten-Portfolios – etwa im Bereich der Immobilienverwaltung oder des Investment-Bankings – zu verwalten und für Kunden einfach und trotzdem sicher zugänglich zu machen.

Einsatz während einer Due Diligence

Besonders häufig wird ein Datenraum beim Verkauf oder bei der Zusammenführung von Unternehmen eingesetzt. Hier müssen in der Regel im Zuge einer „Due Diligence“ zahllose Akten, Dokumente und Unterlagen aufbereitet und gesammelt werden. Durch die Nutzung eines Datenraums können diese potentiellen Käufern und ihren Expertengruppen (Beratern, Wirtschaftsprüfern, etc.) für die sorgfältige Prüfung rasch, zielgerichtet und ortsunabhängig zur Verfügung gestellt werden.

Haben wir Sie neugierig gemacht? Testen Sie den Datenraum von docurex® doch einfach einmal völlig unverbindlich und kostenfrei. Den Test-Zugang zur Ihrem Datenraum schalten wir Ihnen gerne innerhalb kurzer Zeit frei. Ganz persönlich und natürlich vertraulich.