Werden alle von den Nutzern abgelegten Informationen verschlüsselt gespeichert? Können Schwachstellen aufgrund schwacher Verschlüsselungsalgorithmen auftauchen?

Die Übertragung der Daten aus dem Datenraum heraus und hinein erfolgt über eine 128 Bit SSL Verschlüsselung(128 Bit SSL Thawate CA Zertifikat). Sofern Sie es wünschen, können wir auch eine Verschlüsselung der Daten auf den Festplatten der Server veranlassen, wodurch wir für Sie einen noch höheren Sicherheitsstandard gewährleisten können.

Kann ich docurex so konfigurieren das jeder Benutzer (auch Administratoren) einer Vertrauenserklärung für Ihre Tätigkeiten bestätigen müssen?

Sie können docurex so konfigurieren, dass jeder Benutzer der den Datenraum „betritt“ eine Vertraulichkeitserklärung bestätigen muss, bevor er im Datenraum agieren kann. Dazu nutzen Sie auf der Startseite das Modul "Disclaimer".

Werden alle Daten inkl. Backups nach Vertragsende vollständig gelöscht?

Diese Zusicherung können wir durch eine vertragliche Regelung für Sie garantieren.

Ist für die Nutzung von docurex eine bestimmte Software auf dem Client des Benutzers Voraussetzung?

Um docurex nutzen zu können benötigen Sie lediglich einen Internetexplorer ab Version 7.0 oder höher, sowie einen Standard Adobe Reader zum Darstellen von PDF-Dokumenten. Weitere Software ist für die Nutzung von docurex nicht notwendig.

Welche Funktionen bietet docurex für das Authentifizierungsverfahren?

- Drei-Faktoren-Authentifizierung - Jeder Benutzer kann sein Passwort frei wählen. - Einhaltung von Passwortrichtlinien - Gerne können wir Ihre Passwortrichtlinien entsprechend Ihren Vorgaben in docurex hinterlegen. Alle Passwörter in docurex können nur von einem Administrator zurückgesetzt werden. Die einzelnen Passwörter sind selbstverständlich verschlüsselt hinterlegt. Für noch mehr Sicherheit sorgt auf Wunsch eine SMS-Authentifizierung oder der eingeschränkte Zugriff auf den Datenraum nur von bestimmten Netzwerken (z.B. Ihrem Firmennetzwerk) aus.

Kann ich ein Passwort via E-Mail zurücksetzen lassen? 

Benutzer können Ihr Passwort entweder selbst ändern oder durch einen Administrator ändern lassen.

Werden die Dateien beim Upload durch einen Virenscanner geprüft?

docurex arbeitet ab unserer Enterprise Version mit einem Virenscanner, wodurch die Daten sobald diese online gestellt gescannt werden.

Kann ich eine eigene Index/Verzeichnisstruktur einrichten? Kann ich auf jedes Verzeichnis separate Berechtigungen anwenden?

Sie können sich einen eigene Vorlage für Ihre Verzeichnisstruktur zusammenstellen und diese für neue Projekte kopieren, sowie die einzelnen Rechte darauf vergeben. Darüberhinaus können Sie sogar einzelne Zugriffsrechte auf Dateiebene vergeben.

Wurde docurex nach Best-Practice-Ansätzen für sichere Web-Anwendungen entwickelt?

Ja, docurex wurde nach Best Practise Ansätzen und dem höchstmöglich Sicherheitsstandard von Webanwendungen entwickelt. Eine Weiterentwicklung dieser Vorgaben und Richtlinien, sowie neuer Technologien wird stets fortgeführt.

Kann unsere Unternehmenseigene Revision/IT Security die Speicherung der Daten überprüfen?

Sie haben die Möglichkeit die auf die Daten mittels einer Revisions-Rolle zuzugreifen.

Werden die Daten auf einem Server eines Drittdienstleisters gespeichert? Ist der Standort der Server innerhalb der EU? 

Die docurex Server stehen alle in Rechenzentren in Deutschland.Es gilt dort selbstverständlich deutsches Recht.

Werden alle Datenraumaktivitäten aufgezeichnet? 

Eine komplette Protokollierung der Datenraumaktivitäten ist durch das eingeschaltete Reporting gewährleistet. Eine Liste aller Datenraumaktivitäten sowie eine vollständige Dokumentenliste können Sie im Modul "Reporting" jederzeit herunterladen (z.B. als Excel-Datei).