Ein Blick in die Praxis: Strukturierung von mehreren parallelen Datenraum-Projekten

Best practice vom Datenraum Anbieter: Ein großer oder mehrere kleine Datenräume bei parallelen Projekten ?

Als Anbieter von virtuellen Datenräumen werden wir – die Experten vom Datenraum Anbieter docurex® -immer wieder gefragt, welche Lösung wir empfehlen, wenn Beratungshäuser oder Kanzleien mit ihren unterschiedlichen Kunden Datenraumprojekte abbilden möchten. Dabei wird dann oft im Rahmen einer Due Diligence oder eines M&A Projektes ein Unternehmen gekauft, verkauft oder saniert. Häufig kommt dabei die Frage auf, ob man mehrere Projekte mit unterschiedlichen Kunden in einem einzigen virtuellen Datenraum durchführen kann und welche Lösung wir als Anbieter empfehlen. Die gute Nachricht vorweg: Selbstverständlich können sie das eine oder das andere tun.

Technisch gesehen weisen Sie in solch einem Fall jeder Firma oder jedem Projekt einen Ast (d.h. Ordner bzw. Verzeichnis) in ihrem Datenraum zu und stellen über Zugriffs-Berechtigungen sicher, daß Personen jedes einzelnen Projekts nur das eigene Vorhaben sehen können. Mit docurex können Sie sogar zu Testzwecken in die Rolle eines anderen Benutzers schlüpfen, um die effektiven Berechtigungen zu testen. Sicher ist sicher.

In der Praxis funktioniert dies auch bei einigen, wenigen parallelen Datenraumprojekten sehr gut. Wichtig dabei ist zu wissen, daß es pro Datenraum bzw. Projekt ein einziges Protokoll aller Aktivitäten gibt und häufig auch geben muss. In den Fällen, in denen nach Abschluss der Transaktion (M&A oder Due Diligence) das Protokoll des Datenraums z.B. notariell beglaubigt und nach Vertragsabschluss rechtssicher archiviert werden soll, empfiehlt es sich eher einen einzigen projektspezifischen Datenraum zu nutzen; also ein Projekt = 1 Datenraum.

Multi-Projekt Datenraum mit docurex

Im Umkehrschluss gibt es nur wenig technische Gründe warum Sie mehrere Datenräume nutzen sollten. Sehr wohl aber menschliche: Die allermeisten Anwender möchten nicht nur Vertrautheit erleben sondern bei heiklen Projekten auf Vertrautes zurück greifen und vor allem „sicher sein“. Durch die Nutzung von unterschiedlichen Datenräumen können Sie insb. bei heiklen Transaktionen zu 100% sicher sein, dass nicht durch menschliches Versagen doch ein Mitarbeiter eines anderen Projekts Kenntnis über Angelegenheiten erlangt, die nicht für seine Augen bestimmt sind. Schließlich sind unterschiedliche Datenräume vollständig voneinander unabhängig und getrennt.

Letztlich entscheiden sich aber die meisten Datenraum-Anwender für die Logik „1 Projekt = 1 Datenraum“. Da ist alles an seinem Platz, man hat außerdem klare Verantwortlichkeiten und nach Abschluss der Transaktion bzw. des Projekts wird der Datenraum archiviert bzw. exportiert und anschließend geschlossen.

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Für alle Anwender, die ein ganzes Portfolio an Assets im docurex Datenraum verwalten, gibt es außerdem noch die Möglichkeit, so genannte Verkaufsdatenräume zu nutzen. Dabei wird in einem zentralen großen Datenraum das umfangreiche Portfolio (z.B. Immobilien, Beteiligungen oder andere Assets) verwaltet. Beim Verkauf eines Teils des Portfolios wird dann für die anstehende Transaktion ein separater Datenraum mit diesen Dokumenten erstellt (also kopiert). Über die automatische Update-Funktion stellen die Anwender bzw. Administratoren des Datenraums dann außerdem sicher, daß Dokumente, die während der Laufzeit des Projekts im „großen“ Datenraum hinzukamen oder sich verändert haben, auch kurzfristig für alle Anwender im Verkaufsdatenraum (VDR) sichtbar werden.

Welcher Weg auch immer für ihr Vorhaben der richtige ist: Wir beraten Sie gerne damit auch Sie die Sicherheit haben, mit ihrem Datenraum alles richtig gemacht zu haben.

Wenn Sie mehr über docurex – den sicheren Datenraum im Internet – erfahren möchten, so erreichen Sie das docurex Vertriebs-Team unter 0711-4889020 oder per Mail an info@docurex.com .

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