Im World Wide Web Dokumente verwalten: Der docurex Datenraum schützt Dokumente im Web

Online-Datenraum von docurex im Einsatz als DMS in der Cloud

docurex der Hersteller des Cloud-Datenraums docurex hat die Cloud-Anwendung um ein eigenständiges Dokumenten-Management (DMS) vergrößert. Dabei ist docurex vollständig im World Wide Web nutzbar und stellt damit ein sehr handliches Dokumenten-Management für die Cloud dar, auf das die Benützer global zugreifen können.

Das Online Dokumenten-Management sowie die Datenablage von docurex kann auch wie docurex selber als Online-Plattform ohne Training sofort genutzt werden. docurex ist absolut bequem zu bedienen und wurde durch das Fraunhofer Institut für Arbeitsorganisation zertifiziert. So können Dokumente im docurex Datenraum auf Wunsch automatisch volltextindexiert oder manuell mit Meta-Begriffen (oder Schlagworten) ausgerüstet werden. Das sichert ein rasantes Auffinden aller vorhandenen Vorlagen und spart wertvolle Arbeitszeit. Die Datenablage im Datenraum offeriert aber noch einen ganz aussergewöhnlichen Nutzeffekt für alle Unternehmen, die Wert auf ein hocheffizientes Dokumenten-Management legen: Da die Software web-basiert ist, kann das docurex Dokumenten-Management in der Cloud überall von jedem PC aus weltweit über das Internet benutzt werden.

Das integrierte Online Dokumenten-Management im Netz

Auch mit der Erweiterung um ein integriertes Dokumenten-Management können Anwender wie bis dato weiter arbeiten. Die gesamte GUI des docurex Datenraumes ist auf einfachste Eignung ausgelegt. Schulungen oder gar Einweisungen sind nicht erforderlich. Firmenkunden werden sich bei der Anwendung der Datenablage und des Dokumenten-Managements ebenfalls einfach zurechtfinden, wie zuvor. Zudem benötigen Benützer keine übrige Applikation, d.h. es müssen keine Aktionen auf den PCs oder Notebooks installiert werden. Für die Anwendung des docurex Dokumenten-Management-Systems wird ausschließlich ein aktueller Internetbrowser (wie etwa der Internet Explorer, Firefox oder Safari) und eine Internetverbindung gebraucht.

Online-DMS: Bequem und sicher

Das Online Dokumenten-Management von docurex erlaubt neben den üblichen Eigenschaften eines Internet basierten DMS zudem eine automatische PDF-Konvertierung von Dokumenten in der Datenablage. Auch hier brauchen die Benutzer keine ähnlichen Softwareprodukte oder kostspielige Applikation. Sonstige Sicherheitsfunktionen für PDF-Dokumente können im docurex Datenraum jederzeit aktiviert werden. Außerdem werden alle PDF-Dokumente in der Datenablage auf Wunsch mit einem elektronischen, anpassbaren Wasserzeichen ausgestattet. Dies vereinfacht die eindeutige Identifikation von Zugriffen und Benutzern, da im Schriftstück durch das Wasserzeichen ein optischer Hinweis auf den Nutzer zu sehen ist.

Das Online Dokumenten-Management im World Wide Web: Sicher – Revisionssicher

Für den Überblick bekommen Administratoren des Online Dokumenten-Management detaillierte Auswertungen über die Zugriffsaktivitäten aller Anwender. Ein lückenloses Protokoll des Systems ist im Datenraum integriert. So wird nicht nur das Dokumenten-Management zum Klacks. Alle Systemprotokolle können selbstverständlich nur von Personen mit entsprechenden Berechtigungen eingesehen werden.

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Für größtmögliche Sicherheit wird jede Entwicklung an Vorlagen revisionssicher, also unveränderbar, aufgezeichnet. So können Administratoren des DMS jederzeit Veränderung an Dokumenten bzw. Dateien oder die Zugriffe auf bestimmte Dokumente nachvollziehen. Für jeden Teilnehmer in docurex lässt sich so ein Protokollierungsgrad definieren, um allen denkbaren Anforderungen durch Benutzer gerecht zu werden. Mehr Informationen zum Online Dokumenten-Management und den Angeboten und Merkmalen von docurex finden interessierte Anwender im Internet unter http://www.docurex.com/.