Parallele Datenräume im Blick mit docurex

Ein Blick in die Praxis: Strukturierung von mehreren parallelen Datenraum-Projekten

Best practice vom Datenraum Anbieter: Ein großer oder mehrere kleine Datenräume bei parallelen Projekten ?

Als Anbieter von virtuellen Datenräumen werden wir – die Experten vom Datenraum Anbieter docurex® -immer wieder gefragt, welche Lösung wir empfehlen, wenn Beratungshäuser oder Kanzleien mit ihren unterschiedlichen Kunden Datenraumprojekte abbilden möchten. Dabei wird dann oft im Rahmen einer Due Diligence oder eines M&A Projektes ein Unternehmen gekauft, verkauft oder saniert. Häufig kommt dabei die Frage auf, ob man mehrere Projekte mit unterschiedlichen Kunden in einem einzigen virtuellen Datenraum durchführen kann und welche Lösung wir als Anbieter empfehlen. Die gute Nachricht vorweg: Selbstverständlich können sie das eine oder das andere tun.

Technisch gesehen weisen Sie in solch einem Fall jeder Firma oder jedem Projekt einen Ast (d.h. Ordner bzw. Verzeichnis) in ihrem Datenraum zu und stellen über Zugriffs-Berechtigungen sicher, daß Personen jedes einzelnen Projekts nur das eigene Vorhaben sehen können. Mit docurex können Sie sogar zu Testzwecken in die Rolle eines anderen Benutzers schlüpfen, um die effektiven Berechtigungen zu testen. Sicher ist sicher.

In der Praxis funktioniert dies auch bei einigen, wenigen parallelen Datenraumprojekten sehr gut. Wichtig dabei ist zu wissen, daß es pro Datenraum bzw. Projekt ein einziges Protokoll aller Aktivitäten gibt und häufig auch geben muss. In den Fällen, in denen nach Abschluss der Transaktion (M&A oder Due Diligence) das Protokoll des Datenraums z.B. notariell beglaubigt und nach Vertragsabschluss rechtssicher archiviert werden soll, empfiehlt es sich eher einen einzigen projektspezifischen Datenraum zu nutzen; also ein Projekt = 1 Datenraum.

Multi-Projekt Datenraum mit docurex

Im Umkehrschluss gibt es nur wenig technische Gründe warum Sie mehrere Datenräume nutzen sollten. Sehr wohl aber menschliche: Die allermeisten Anwender möchten nicht nur Vertrautheit erleben sondern bei heiklen Projekten auf Vertrautes zurück greifen und vor allem „sicher sein“. Durch die Nutzung von unterschiedlichen Datenräumen können Sie insb. bei heiklen Transaktionen zu 100% sicher sein, dass nicht durch menschliches Versagen doch ein Mitarbeiter eines anderen Projekts Kenntnis über Angelegenheiten erlangt, die nicht für seine Augen bestimmt sind. Schließlich sind unterschiedliche Datenräume vollständig voneinander unabhängig und getrennt.

Letztlich entscheiden sich aber die meisten Datenraum-Anwender für die Logik „1 Projekt = 1 Datenraum“. Da ist alles an seinem Platz, man hat außerdem klare Verantwortlichkeiten und nach Abschluss der Transaktion bzw. des Projekts wird der Datenraum archiviert bzw. exportiert und anschließend geschlossen.

Für alle Anwender, die ein ganzes Portfolio an Assets im docurex Datenraum verwalten, gibt es außerdem noch die Möglichkeit, so genannte Verkaufsdatenräume zu nutzen. Dabei wird in einem zentralen großen Datenraum das umfangreiche Portfolio (z.B. Immobilien, Beteiligungen oder andere Assets) verwaltet. Beim Verkauf eines Teils des Portfolios wird dann für die anstehende Transaktion ein separater Datenraum mit diesen Dokumenten erstellt (also kopiert). Über die automatische Update-Funktion stellen die Anwender bzw. Administratoren des Datenraums dann außerdem sicher, daß Dokumente, die während der Laufzeit des Projekts im „großen“ Datenraum hinzukamen oder sich verändert haben, auch kurzfristig für alle Anwender im Verkaufsdatenraum (VDR) sichtbar werden.

Welcher Weg auch immer für ihr Vorhaben der richtige ist: Wir beraten Sie gerne damit auch Sie die Sicherheit haben, mit ihrem Datenraum alles richtig gemacht zu haben.

Wenn Sie mehr über docurex – den sicheren Datenraum im Internet – erfahren möchten, so erreichen Sie das docurex Vertriebs-Team unter 0711-4889020 oder per Mail an info@docurex.com .

Oder noch einfacher: Sie testen docurex kostenfrei für 10 Tage und überzeugen sich selbst.

Im World Wide Web Dokumente verwalten: Der docurex Datenraum schützt Dokumente im Web

Online-Datenraum von docurex im Einsatz als DMS in der Cloud

docurex der Hersteller des Cloud-Datenraums docurex hat die Cloud-Anwendung um ein eigenständiges Dokumenten-Management (DMS) vergrößert. Dabei ist docurex vollständig im World Wide Web nutzbar und stellt damit ein sehr handliches Dokumenten-Management für die Cloud dar, auf das die Benützer global zugreifen können.

Das Online Dokumenten-Management sowie die Datenablage von docurex kann auch wie docurex selber als Online-Plattform ohne Training sofort genutzt werden. docurex ist absolut bequem zu bedienen und wurde durch das Fraunhofer Institut für Arbeitsorganisation zertifiziert. So können Dokumente im docurex Datenraum auf Wunsch automatisch volltextindexiert oder manuell mit Meta-Begriffen (oder Schlagworten) ausgerüstet werden. Das sichert ein rasantes Auffinden aller vorhandenen Vorlagen und spart wertvolle Arbeitszeit. Die Datenablage im Datenraum offeriert aber noch einen ganz aussergewöhnlichen Nutzeffekt für alle Unternehmen, die Wert auf ein hocheffizientes Dokumenten-Management legen: Da die Software web-basiert ist, kann das docurex Dokumenten-Management in der Cloud überall von jedem PC aus weltweit über das Internet benutzt werden.

Das integrierte Online Dokumenten-Management im Netz

Auch mit der Erweiterung um ein integriertes Dokumenten-Management können Anwender wie bis dato weiter arbeiten. Die gesamte GUI des docurex Datenraumes ist auf einfachste Eignung ausgelegt. Schulungen oder gar Einweisungen sind nicht erforderlich. Firmenkunden werden sich bei der Anwendung der Datenablage und des Dokumenten-Managements ebenfalls einfach zurechtfinden, wie zuvor. Zudem benötigen Benützer keine übrige Applikation, d.h. es müssen keine Aktionen auf den PCs oder Notebooks installiert werden. Für die Anwendung des docurex Dokumenten-Management-Systems wird ausschließlich ein aktueller Internetbrowser (wie etwa der Internet Explorer, Firefox oder Safari) und eine Internetverbindung gebraucht.

Online-DMS: Bequem und sicher

Das Online Dokumenten-Management von docurex erlaubt neben den üblichen Eigenschaften eines Internet basierten DMS zudem eine automatische PDF-Konvertierung von Dokumenten in der Datenablage. Auch hier brauchen die Benutzer keine ähnlichen Softwareprodukte oder kostspielige Applikation. Sonstige Sicherheitsfunktionen für PDF-Dokumente können im docurex Datenraum jederzeit aktiviert werden. Außerdem werden alle PDF-Dokumente in der Datenablage auf Wunsch mit einem elektronischen, anpassbaren Wasserzeichen ausgestattet. Dies vereinfacht die eindeutige Identifikation von Zugriffen und Benutzern, da im Schriftstück durch das Wasserzeichen ein optischer Hinweis auf den Nutzer zu sehen ist.

Das Online Dokumenten-Management im World Wide Web: Sicher – Revisionssicher

Für den Überblick bekommen Administratoren des Online Dokumenten-Management detaillierte Auswertungen über die Zugriffsaktivitäten aller Anwender. Ein lückenloses Protokoll des Systems ist im Datenraum integriert. So wird nicht nur das Dokumenten-Management zum Klacks. Alle Systemprotokolle können selbstverständlich nur von Personen mit entsprechenden Berechtigungen eingesehen werden.

Für größtmögliche Sicherheit wird jede Entwicklung an Vorlagen revisionssicher, also unveränderbar, aufgezeichnet. So können Administratoren des DMS jederzeit Veränderung an Dokumenten bzw. Dateien oder die Zugriffe auf bestimmte Dokumente nachvollziehen. Für jeden Teilnehmer in docurex lässt sich so ein Protokollierungsgrad definieren, um allen denkbaren Anforderungen durch Benutzer gerecht zu werden. Mehr Informationen zum Online Dokumenten-Management und den Angeboten und Merkmalen von docurex finden interessierte Anwender im Internet unter http://www.docurex.com/.

Datenraum docurex – konfigurierbares Wasserzeichen schützt Dokumente

docurex der Datenraum Anbieter im Internet erweitert die Datenraum Software docurex um ein weiteres Feature zum Schutz von Dokumenten.

Ab sofort können Nutzer des docurex Datenraums ihr Wasserzeichen zum zusätzlichen Schutz von sensiblen Daten frei nach Ihren Vorstellungen anpassen und damit sensible Informationen in Dokumenten noch besser schütze. Dabei spielt das technische Format der Datei bzw. des Dokuments keine Rolle.

Egal ob es sich um einen Text in MS Word handelt, eine Excel-Tabelle oder ein PDF-Dokument. Ausgewählte Dateien bekommen ein individuelles Wasserzeichen fest ins Dokument integriert, damit die Herkunft und die Urheberschaft des Schriftstücks jederzeit optisch sofort erkennbar sind. Datenraum-Administratoren können für alle Anwender des Datenraums dabei verbindlich das Format und die Struktur des Wasserzeichens festlegen und entscheiden, welche Informationen im Wasserzeichen enthalten sein sollen.

Das neue Feature kann für alle Einsatzzwecke von docurex genutzt werden: Egal ob Kunden docurex für die Ablage, den Austausch oder die Verwaltung von Dokumenten verwenden oder den Datenraum für Due Diligence Prozesse, Finanzierungsvorhaben oder Mergers und Acquisitions einsetzen. Durch die konsequente Weiterentwicklung von docurex als Datenraum und die Ausrichtung an Ihren Wünschen, bietet docurex einen modernen, effizienteren, ausdrucksstarken und hochsicheren virtuellen Datenraum für Ihre Projekte und Dokumente.

Die docurex Software wurde erst vor wenigen Wochen um eine neues und anwenderfreundlicheres Layout erweitert worden. Die Online-Software docurex selbst bleibt weiterhin durchgängig einfach zu bedienen: Für die Nutzung des virtuellen Datenraums ist lediglich ein Internet-Browser (z.B. Internet Explorer, Firefox, Chrome oder Safari) sowie eine Verbindung ins Internet notwendig. Weitere Software wird auf dem PC, Notebook oder iPad nicht benötigt. Durch die einfache Bedienbarkeit der Anwendung können auch ungeübte Anwender, schnell produktiv mit docurex arbeiten. Ein großes Plus, um die Software schnell einsetzen zu können.

Der sichere Datenraum von docurex steht neuen Benutzern auf Wunsch innerhalb von wenigen Augenblicken zur Verfügung und kann auf der Stelle verwendet werden. Administratoren des Datenraums befüllen docurex nach der Freischaltung mit wenigen Klicks mit Dokumenten und Ordnern. Dokumente, die in den Datenraum geladen werden, durchlaufen auf Wunsch eine automatische Verschlagwortung, d.h. der Inhalt wird nach Schlagworten durchsucht und gespeichert. So kann jeder Anwender – unabhängig vom Dokument-Typ – nach Inhalten in unterschiedlichen Dokumenten selbst suchen, ohne dass diese vorher aufwendig von Hand klassifiziert werden müssen. Ein enormer Zeitgewinn bei der täglichen Arbeit.

Auf der docurex Homepage unter www.docurex.com können sich interessierte Nutzer jederzeit informieren oder für eine 10-tägige kostenlose Test-Phase der aktuellen Version von docurex registrieren. Hier finden interessierte Kunden außerdem eine große Anzahl an Referenz-Kunden, die den Datenraum von docurex bereits erfolgreich als Plattform nutzen. Mehr Informationen zum virtuellen Datenraum und den Angeboten und Merkmalen von docurex finden interessierte Anwender im Internet unter http://www.docurex.com/ .

Der Datenraum von docurex® mit unbegrenzten Benutzer-Lizenzen

docurex der Anbieter von Datenräumen im Web vereinfacht seine Preisstruktur. Ab sofort enthalten alle Versionen der docurex Software eine unbegrenzte Anzahl von zugreifenden Benutzerlizenzen.
Die Neuerungen der Preisstruktur greift für alle Einsatzzwecke von docurex: Egal ob Kunden docurex für die Ablage, den Austausch oder die Verwaltung von Dokumenten verwenden oder den Datenraum für Due Diligence Prozesse, Finanzierungsvorhaben oder Mergers und Acquisitions einsetzen. Alle Versionen enthalten ab sofort eine unbegrenzte Anzahl von Benutzerlizenzen.

Die Benutzung der Online-Software selbst bleibt weiterhin konsequent einfach: Für die Nutzung des Datenraums ist nur ein Internet-Browser (z.B. Internet Explorer, Firefox, Chrome oder Safari) sowie ein Verbindung ins Internet notwendig. Weitere Software wird auf dem PC, Notebook oder iPad nicht benötigt. Durch die einfache Bedienbarkeit der Anwendung können auch ungeübte Anwender, schnell produktiv mit docurex arbeiten. Ein großes Plus, um die Software schnell einsetzen zu können.

Der docurex Datenraum steht neuen Benutzern auf Wunsch innerhalb von wenigen Augenblicken zur Verfügung und kann sofort verwendet werden. Administratoren des Datenraums können docurex nach der Freischaltung mit wenigen Klicks mit Dokumenten und Ordnern befüllen. Dokumente, die in den Datenraum geladen werden, durchlaufen eine automatische Indexierung, d.h. der Inhalt wird nach Schlagworten durchsucht und gespeichert. So kann der Anwender – unabhängig vom Dokument-Typ – nach Inhalten in unterschiedlichen Dokumenten selbst suchen, ohne dass diese vorher aufwendig von Hand klassifiziert werden müssen. Ein enormer Zeitgewinn bei der täglichen Arbeit.

Selbstverständlich können Dokumente auch weiterhin klassisch mit Schlagworten versehen werden oder um so genannte Meta-Tags ergänzt werden. Damit lassen sich zum Beispiel Dokumenten-Typen definieren, pflegen und leicht wieder finden.

Unter www.docurex.com können sich interessierte Nutzer informieren oder für eine 10-tägige kostenlose Test-Phase der aktuellen Version von docurex registrieren. Hier finden interessierte Kunden außerdem ein große Anzahl an Referenz-Kunden, die den Datenraum von docurex bereits erfolgreich nutzen.
Mehr Informationen zu docurex und den Angeboten und Merkmalen von docurex finden interessierte Anwender im Internet auf der Webseite von docurex

Innovationen und Fortschritt in virtuellen Datenräumen von docurex

Ohne Veränderung – kein Fortschritt. Dies hat sich docurex, der Anbieter von virtuellen Datenräumen, zu Herzen genommen und den Datenraum von docurex mit neuen Innovationen überarbeitet. Dabei wurde die Benutzeroberfläche vollständig neu konzipiert, um eine noch bessere und einfachere Bedienbarkeit zu gewährleisten und damit ein verbessertes Nutzererlebnis im Datenraum zu erreichen.

Im neuen und ansprechenden Layout steht Anwendern nun nicht nur der Datenraum selbst sondern auch die komplette Webseite von docurex zur Verfügung. Durch die konsequente Weiterentwicklung von docurex und die Ausrichtung an den Wünschen der Datenraum-Anwender, bietet docurex einen modernen, effizienteren, ausdrucksstarken und hochsicheren virtuellen Datenraum für Projekte und Dokumente. Die Neuerungen der aktuellen Version von docurex unterstützen und optimieren klassische Due Diligence Prozesse, Mergers und Acquisitions und natürlich die Verwaltung von Dokumenten in virtuellen Datenräumen.

Für die Nutzung von docurex ist weiterhin nur ein Internet-Browser (z.B. Internet Explorer, Firefox, Chrome oder Safari) sowie ein Verbindung ins Internet notwendig. Weitere Software wird auf dem PC, Notebook oder iPad nicht benötigt. Durch die einfache Bedienbarkeit der Anwendung können auch ungeübte Nutzer, schnell produktiv mit docurex arbeiten. Der docurex-Datenraum steht interessierten Nutzern innerhalb von wenigen Minuten zur Verfügung und kann sofort genutzt werden. Anwender können den Online-Datenraum nach der Freischaltung mit wenigen Klicks mit Dokumenten und Ordnern befüllen. Dokumente, die in den Datenraum geladen werden, durchlaufen eine automatische Indexierung, d.h. der Inhalt wird nach Schlagworten durchsucht. So kann der Anwender – unabhängig vom Dokument-Typ – nach Inhalten in unterschiedlichen Dokumenten selbst suchen, ohne dass diese vorher aufwendig von Hand klassifiziert werden müssen. Ein enormer Zeitgewinn bei der täglichen Arbeit.

Ein weiterer Vorteil von docurex sind zusätzliche verfügbare Software-Module, wie z.B. das Einscannen der Dokumente direkt in den Datenraum oder der Datenimport aus Fremdsystemen, wie z.B. SAP. Ein großes Plus von docurex bleibt natürlich auch weiterhin die Flexibilität: Aus den über 30 Modulen und Sicherheitsmerkmalen wählt der Kunde genau diejenigen Software-Bestandteile, die er für seinen Anwendungszweck wirklich benötigt. Damit ist docurex maßgeschneidert nach Kundenwunsch und dennoch enorm preiswert. Unter www.docurex.com können sich interessierte Unternehmen weiter informieren oder für eine 10-tägige kostenlose Test-Nutzung der aktuellen Version von docurex registrieren. Hier finden interessierte Kunden auch die große Anzahl an Referenz-Kunden, die docurex bereits erfolgreich nutzen.

Mehr Informationen zu docurex und den Angeboten und Merkmalen von docurex finden interessierte Anwender im Internet unter http://www.docurex.com/

Pressekontakt: Frau Mahnaz Jahangirimehr

astiga GmbH
Breitscheidstr. 65
70176 Stuttgart

Telefon +49 711 4889 020
Telefax +49 711 4889 029
info@docurex.com

http://www.docurex.com

docurex – eine Marke der astiga GmbH.  Die Firma astiga GmbH wurde 2001 gegründet und entwickelt seither sichere und hochverfügbare Webanwendungen. Kernelemente der Entwicklungen sind die sichere und nahtlose Integration von Geschäftsprozessen ins Web sowie die einfache Benutzung für jeden Anwender.

Der beste Zeitpunkt für einen Unternehmensverkauf mit einem Virtuellen Datenraum

Nun taumelt die Europäische Union seit vielen Monaten von einem Krisengipfel zum nächsten und ein wirkliches Ende ist nicht abzusehen. Und schlussendlich prophezeien uns Endzeit-Philosophen das Ende der Welt für den 21.12.2012.

Auch wenn der Maya-Kalender im Alltag europäischer Manager sicher keine Rolle spielt, so ist die wirtschaftliche Stimmung für einen erfolgreichen Unternehmensverkauf genauso wichtig wie die reale wirtschaftliche Lage mit ihren Auftragseingängen und Umsatzzahlen. Das gilt sowohl für die Großwetterlage als auch den Mikrokosmos eines Unternehmens selbst.

Dabei sieht die Realität der deutschen Wirtschaft wie auch die Psychologie des europäischen Marktes weit besser aus, als gemeinhin wahrgenommen:

Der DAX als Konjunkturbarometer hat seit Jahresbeginn 2012 bis Anfang Februar satte 13% Zuwachs verbucht. Aktien als Konjunktur-Frühindikator geben also die Richtung vor: keine Rezession sondern ein stabiles Wirtschaftswachstum.

Der Basis-Zins der EZB, zu dem sich Banken mit Liquidität versorgen können, liegt  bei gerade einmal 1%. Die Banken haben bereits zugegriffen (und sich mit frischer Liquidität eingedeckt) und die noch Ende letzten Jahres drohende Kreditklemme ist vom Tisch. Beste Voraussetzungen also für deutsche Unternehmen, sich für anstehende Veränderungen, Zukäufe oder Zuwächse finanziell abzusichern.

Der Ifo-Geschäftsklima-Index wächst wieder. Er hatte in den letzten Monaten geschwächelt. Nun weist  aber dieser wichtige psychologische Gradmesser wieder nach oben und die Psychologie des Marktes tut ihren Rest. Sie zieht mit.

Und last but not least: Große DAX-Unternehmen wie Daimler realisieren und kommunizieren Mega-Gewinne. Auch das ist nicht nur wirtschaftlich beachtlich sondern auch psychologisch wichtig – nicht nur deshalb da an derart großen Unternehmen, hunderte wenn nicht gar tausende Zulieferer hängen.

So ist also die Eurokrise nach wie vor nicht überwunden. Doch die Vorzeichen für erfolgreiche Business-Deals, Firmenübernahmen und Unternehmens-Verkäufe mit Datenräumen wie docurex liegen auf der Hand. Getreu dem Motto: Wer zuletzt kommt den bestraft das (Geschäfts-)Leben sollten Investoren, institutionelle Anleger und Unternehmer mit ernsthaften Kauf- bzw. Verkaufsabsichten ihre Vorhaben konsequent und zügig angehen. – Es sei denn Sie glauben an den Maya-Kalender.
Mit virtuellen Datenräumen von docurex liegen sie dabei immer auf der richtigen Seite. Wir haben im Online-Datenraum von docurex® übrigens einen gregorianischen Kalender eingebaut. Der funktioniert seit 1582 und im docurex® Datenraum von Anfang an.

Unser Vertriebs-Team berät Sie gerne. Oder testen Sie docurex unverbindlich und kostenfrei.

 

Best practice: Ein großer oder mehrere kleine Datenräume bei parallelen Projekten

Häufig kommt dabei die Frage auf, ob man mehrere Projekte mit unterschiedlichen Kunden in einem einzigen virtuellen Datenraum durchführen kann. Die gute Nachricht vorweg: Selbstverständlich können sie das.

Technisch gesehen weisen Sie in so einem Fall jeder Firma oder jedem Projekt einen Ast (d.h. Ordner) in ihrem Datenraum zu und stellen über Berechtigungen sicher, dass Personen jedes einzelnen Projekts nur das eigene sehen können. Mit docurex® können Sie sogar zu Testzwecken in die Rolle eines anderen Benutzers schlüpfen, um die effektiven Berechtigungen zu prüfen. Sicher ist sicher.
In der Praxis funktioniert dies auch bei einigen, wenigen parallelen Datenraumprojekten recht gut. Wichtig dabei ist zu wissen, dass es pro Datenraum ein Protokoll aller Aktivitäten gibt. In den Fällen, in denen nach Abschluss der Transaktion (M&A oder Due Diligence) das Protokoll des Datenraums z.B. notariell beglaubigt und nach Vertragsabschluss rechtssicher archiviert werden soll, empfiehlt es sich eher ein projektspezifischen Datenraum zu nutzen.
Um Umkehrschluss gibt es nur wenig technische Gründe warum Sie mehrere Datenräume nutzen sollten. Wohl aber menschliche: Die allermeisten Menschen möchten nicht nur Vertrautheit erleben sondern bei heiklen Projekten auf Vertrautes zurück greifen und vor allem „sicher sein“. Durch die Nutzung von unterschiedlichen Datenräumen können Sie insb. bei kritischen Transaktionen zu 100% sicher sein, dass nicht durch menschliches Versagen doch ein Mitarbeiter eines anderen Projekts Kenntnis über Angelegenheiten erlangt, die nicht für seine Augen bestimmt sind.
Letztlich entscheiden sich aber die meisten Kunden für die Logik „1 Projekt = 1 Datenraum“. Da ist alles an seinem Platz, man hat außerdem klare Verantwortlichkeiten und nach dem Ende der Transaktion wird der Datenraum archiviert bzw. exportiert und anschließend geschlossen.
Welcher Weg auch immer für ihr Vorhaben der richtige ist: Wir beraten Sie gerne damit auch Sie die Sicherheit haben, mit ihrem Datenraum von docurex alles richtig gemacht zu haben.