docurex® Datenraum sichert Dokumente gegen Spionage und Datendiebstahl

Die aktuellen Nachrichten sind voll davon: Datendiebstahl im Internet. Der spektakuläre Fall des Ex-Geheimdienstlers Edward Snowden, der die mysteriösen Praktiken des US-Geheimdienstes öffentlich machte, hat neuen Zündstoff in eine ohnehin schwelende Diskussion gebracht. Ist es überhaupt möglich, Datendiebstahl im Netz zu verhindern? Sicher ist: Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, sich effektiv davor zu schützen. Ganz oben auf der Liste stehen dabei die virtuellen Datenräume. Hier können Dokumente und sensible Geschäftsdaten sicher vor dem Zugriff Dritter hinterlegt und aufbewahrt werden, auch unternehmensübergreifend ist geschützter Informationsaustausch möglich. Zudem wird in der Branche kontinuierlich unter Hochdruck daran gearbeitet, weitere Features und Optionen zu entwickeln, um die virtuellen Sicherheitstrakts noch komfortabler zu machen und den Schutz gegen Datendiebstahl wirksam zu verstärken. docurex®, hoch professioneller Anbieter von virtuellen Datenräumen im Internet, hat jetzt seine Funktionalitäten um weitere sicherheitsrelevante Aspekte erweitert.

Was für Privatpersonen ein bedrohlicher Eingriff in die eigene Privatsphäre ist, kann für Unternehmen schnell zum erheblichen Hindernis für geschäftliche Abläufe und Planungen werden. Projekte, an denen mehrere Partner beteiligt sind, Abstimmungsrunden, Weiterentwicklung von Plänen und Konzepten. Sensible Projektdaten und Unterlagen, die in die falschen Hände geraten, können das vertrauensvolle Miteinander gefährden, im Extremfall sogar zu schmerzlichen finanziellen Verlusten führen.

Studien zeigen: Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen sind häufig noch nicht auf die Online-Situation vorbereitet und nur unzulänglich gegen Datendiebstahl gewappnet. Das Problem wird dadurch verstärkt, dass Mitarbeiter mitunter kaum einen Unterschied zwischen vertraulichen und nicht-vertraulichen Informationen und Nachrichten machen. Da wird ein wichtiges Dokument schon mal einfach an eine Mail angehängt oder bei einer Webkonferenz schnell das Konzept für ein neues Projekt oder der Vertragsentwurf für den geplanten Firmenkauf hochgeladen. Die Mitarbeiter in Großunternehmen sind in der Regel für sicherheitsrelevante Belange besser sensibilisiert.

Die virtuellen Datenräume von docurex®  bieten Unternehmen und Geschäftsleuten die Möglichkeit, in einer geschützten Umgebung miteinander interaktiv zu kommunizieren. Ob es sich um Planung eines gemeinsamen Projektes oder eine regelmäßige Geschäftsbeziehung handelt – docurex® bietet vielfältige Funktionen, um Unterlagen und Materialien zu archivieren und auszutauschen. Gerade bei Vorgesprächen für gemeinsame Projekte oder Kooperationen ist es wichtig, dass von Beginn an das Vertrauen in die Zusammenarbeit gestärkt wird. Ein virtueller Datenraum schafft die Sicherheit, dass bei Verhandlungen und Besprechungen die virtuellen Türen geschlossen bleiben. Sensible Infos, persönliche Daten und vertrauenswürdige Nachrichten bleiben dort, wo sie sein sollen. Transaktionen können zeitnah und unkompliziert organisiert werden, jeder beteiligte Partner hat – egal an welchem Ort der Welt er sich befindet – zeitgleich Zugriff. Unterlagen, Rechnungen, Daten, Akten können zeitnah geprüft werden. Alle Daten sind auf Servern in Deutschland hinterlegt, der virtuelle Meetingraum ist rund um die Uhr zugänglich – aber nur für diejenigen, die einen Schlüssel haben. Die unbefugte Weitergabe der dort eingestellten Unterlagen ist nahezu unmöglich, keine Chance für Datendiebstahl. Durch gezielte Steuerungs- und Controllingoptionen können Zugriffsrechte zudem jederzeit individuell eingeschränkt werden.

Ein wichtiges Sicherheitsfeature im virtuellen Datenraum von docurex®  ist der „Druckschutz“. Anwender können für jedes der eingestellten Schriftstücke selbst entscheiden, ob es ausgedruckt bzw. heruntergeladen werden darf oder ob es lediglich zur Ansicht im virtuellen Raum im Netz zur Verfügung steht. Damit die Lektüre – insbesondere bei langen und mehrseitigen Dokumenten – darunter nicht leidet, hat docurex®  den Komfort zur Ansicht von Unterlagen und Schriftstücken jetzt noch einmal deutlich verbessert. Ein besonderes Plus des neuen Features ist die Vergleichsfunktion, die es ermöglicht, zwei Dokumente, parallel nebeneinander zu begutachten. Wenn die entsprechenden Dokumente gleichzeitig markiert werden, wird ein Vergleichsbildschirm gestartet, in dem beide Dokumente in einem separaten Fenster – eines links, das andere rechts – angezeigt werden. Der Anwender kann dann synchron durch beide Dokumente scrollen und Details vergleichen. Das ist besonders praktisch bei Vertragsentwürfen oder Vorlagen, die häufig mehrfach hin- und her gehen und immer noch einmal im Detail verändert werden. Auch bei Jahresabschlüssen – z.B. einer Gegenüberstellung der aktuellen Zahlen mit denen des Vorjahres – bietet die Vergleichsfunktion einen signifikanten Mehrwert.

docurex®  – Sicherheit und noch ein bisschen mehr!

Auf der docurex Homepage unter www.docurex.com können sich interessierte Nutzer jederzeit über den virtuellen Datenraum informieren oder sich für eine 10-tägige kostenfreie Test-Phase der aktuellen Version von docurex registrieren. Hier finden interessierte Kunden außerdem eine große Anzahl an Referenz-Kunden, die den Datenraum von docurex bereits erfolgreich im Einsatz haben.

Mehr Informationen zum virtuellen Datenraum und den Angeboten und Merkmalen von docurex finden interessierte Anwender im Internet unter http://www.docurex.com/

Versionierung von Dokumenten und verfeinerte Suche im Datenraum

Verfeinerte Suchfunktion von Dokumenten und deren Inhalten im Datenraum

docurex der Anbieter von Datenräumen im Internet entwickelt den docurex Datenraum noch einmal weiter: In der Volltext-Suche können Dokumente, Unterlagen, Schriftstücke, Dateien oder Akten besonders einfach indexiert und wieder aufgefunden werden. Dabei wurde die verwendete Technologie noch einmal intuitiver gestaltet und an das Handling von sehr großen Dokumentenmengen angepasst. Dies ist vor allem wichtig bei großen einzelnen Dokumenten wie Microsoft-Excel Dateien oder umfangreichen Plänen und Präsentationen, wie sie oft bei Due Diligence oder M&A Prozessen vorkommen.

Dabei spielt das technische Format der Datei bzw. des Dokuments keine Rolle. Egal ob es sich um einen Text in Microsoft Word handelt, eine große MS-Excel-Tabelle oder ein PDF-Dokument. Jedes Dokument wird erfasst, vollständig mit seinen Schlagworten abgespeichert. Dies ermöglicht ein einfaches und Datenbank-gestütztes Auffinden von einzelnen Dokumenten, in denen bestimmte Schlagworte enthalten sind. Ebenfalls unerheblich dabei ist es, ob ein Dokument oder eine Akte im Original oder in einer gescannten Version vorliegt. Die integrierte Volltextsuche im Datenraum erfasst sämtliche Dokumente und Unterlagen – selbst in unterschiedlichen Sprachen.

Versionierung von Dokumenten

Der virtuelle Datenraum von docurex® bietet außerdem den Vorteil, dass mehrere Nutzer ein Dokument gleichzeitig aufrufen können. Dabei kann es passieren, dass ein Anwender ein Dokument öffnet und liest, während ein anderer es bearbeiten möchte. Für diesen Fall ist es mit dem docurex® Datenraum ausgeschlossen, dass das Dokument heruntergeladen werden kann, während es bearbeitet wird. Um Änderungen in Schriftstücken präzise nachvollziehen zu können, ist nun die Funktion der Versionierung weiter verfeinert worden. Das heißt, bei jedem Speichern wird nun zusätzlich eine eindeutige, fortlaufende Versionsnummer pro Dokument vergeben. Damit lassen sich Überarbeitungen an Dokumenten leicht nachvollziehen, bleiben in den Vorgängerversionen erhalten und können in der Reihenfolge ihrer Versionsnummer leicht abgerufen werden. Dies hilft vor allem bei Projekten, bei denen viele Anwender mitarbeiten müssen und die in der Regel unter großem Zeitdruck ablaufen müssen, wie etwa Due Diligence Projekte, Firmenverkäufe oder Mergers.

Intuitiver Maus-Einsatz

Wussten Sie schon: Viele Funktionen im virtuellen Datenraum von docurex ® können Sie intuitiv mit einem Rechts-Klick erledigen. Wählen Sie einfach einen Ordner oder ein Dokument aus und führen Sie direkt mit einem Klick auf die rechte Maustaste die gewünschte Aktion aus. So einfach wie auf dem eigenen PC.

Alle weiteren Neuerungen zum Datenraum von docurex sowie weitere Informationen wie technische Details oder Referenzen finden Sie auf der News-Seite des Datenraum-Anbieters im Internet unter www.docurex.com