Document Management System Due Diligence

So verwenden Sie ein DMS für Ihre Due Diligence

Ein online Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist ein Aufbewahrungsort für Dokumente, der auf die Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden kann.

Ein DMS wird oft verwendet, um die papierbasierte Ablage eines Unternehmens zu ersetzen oder zu ergänzen und eignet sich sehr gut für zeitlich begrenzte Projekte wie eine Due Diligence Prüfung.

Ein DMS wird typischerweise vom Verkäufer eines Unternehmens verwendet um alle öffentlichen und vertraulichen Daten zu organisieren, die der Käufer braucht um seine Due Diligence durchzuführen.

Wie hilft ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Ein DMS bietet eine Reihe klarer Vorteile gegenüber einem papierbasierten Ablagesystem.

Ein Online-DMS bietet einen einzelnen virtuellen Raum für Käufer und Verkäufer an, in dem Informationen gelagert werden und der Zugriff gewährleistet werden kann. Das löst das Problem, dass Papierdokumente an verschiedenen Orten gelagert werden und potentiell verloren gehen oder falsch sortiert werden. Die Speicherung der Daten in einem digitalen Format hilft, die Due Diligence zu beschleunigen.

Die im DMS enthaltenen Informationen können nur abgerufen werden, wenn eine Nutzer-ID vergeben wurde. Dadurch wird die Sicherheit und Vertraulichkeit während des Due Diligence Prozesses sichergestellt. Einzelne Informationen können auch nur für bestimmte Personen freigegeben werden. Beispielsweise kann so leitenden Angestellten, die an einer Transaktion beteiligt sind, der Zugriff auf sensible Finanzdaten gegeben werden, während alle weiteren Mitarbeiter keinen Zugriff erhalten.

Ein DMS bietet eine schnelle Suche nach Informationen – Freitextsuchen über alle Dokumente hinweg sind schnell durchgeführt. Es gibt keine mühsamere Aufgabe, als händisch in Aktenstapeln nach einer bestimmten Information zu suchen.

Ein Online-DMS kann innerhalb von wenigen Stunden eingerichtet werden und Dokumente können sofort hochgeladen werden, damit diese für die Durchsicht verfügbar sind. Dieses Vorgehen ist deutlich schneller und günstiger als die Einrichtung eines sicheren Datenraums in einem Büro.

Sammeln und organisieren Sie Ihre Dokumente

Bevor ein Verkäufer sein Online-DMS aufsetzt, muss er alle Informationen sammeln, die für die Durchführung der Due Diligence notwendig sind. Hier werden wahrscheinlich eine Kombination aus Papierdokumenten und elektronische Dokumenten gesammelt.

Es wird empfohlen, alle Papierdokumente zu scannen und in einem geläufigen Dateiformat, wie etwa PDF, zu speichern. Überall dort wo es möglich ist, sollten die Texte elektronisch durchsuchbar sein. Hierfür müssen die Dokumente mit einer OCR (Optical Character Recognition)-Software gescannt werden, damit der Text ausgelesen werden kann.

Erstellen sie eine Liste mit den wichtigsten Kategorien für Dokumente, die während der Due Diligence benötigt werden. Das wird die Sortierung und Suche nach Informtionen vereinfachen. Nutzen sie eine aussagekräftige und konsistente Methode, um alle Dokumente zu benennen.

Die Verwaltung Ihrer Dokumente während der Due Diligence

Während des Due-Diliugence-Prozesses ist der Verkäufer dafür verwantwortlich, alle benötigten Dokumente für die potentiellen Käufer zu verwalten.

Für jeden Käufer muss eine Nutzer-ID vergeben werden und die korrekten Zugriffsrechte für alle Dokumente. Vertrauliche Dokumente werden schließlich nur einigen Nutzern zur Verfügung gestellt. Jegliche neuen Dokumente müssen in das DMS hochgeladen und die Nutzer über den Ablageort informiert werden.

Wenn ein potentieller Käufer nicht weiter fortfahren will, kann zu jedem Zeitpunkt seine User-ID gesperrt und damit der Zugang zu den Informationen in dem DMS verweigert werden.

Für viele Unternehmen ist ein Dokumentenmanagementsystem die ideale technologische Lösung, um die Durchführung der Due Diligence zu unterstützen. Solche Systeme bieten eine hohe Nutzerfreundlichkeit, eine einfache Bedienung und sind deutlich günstiger, als alle notwendigen Dokumente in einem realen Datenraum zur Verfügung zu stellen.

 

Große Fusionen bleiben in Deutschland selten

In der deutschen Tagespresse sowie in Internetforen kann man in diesen Wochen immer wieder Meldungen lesen, wie deutsche Firmen sich im internationalen Umfeld mit Fusionen und Mergers schwertun.

So berichtet etwa die Wirtschaftswoche in ihrer online Ausgabe darüber, dass die Beteiligung von Siemens am texanischen Unternehmen Dresser-Rand (das in Fracking-Technolgien investiert) nicht die gewünschten Resultate bringt. Dabei gilt es natürlich zu berücksichtigen dass es vor allem in Europa seit mehreren Jahren ein sehr schwieriges Marktumfeld für Firmenübernahmen, Firmenverkäufe oder Fusionen gibt:

  • Seit mittlerweile über fünf Jahren ist der Wirtschaftsraum der EU-Länder durch eine latent schwelende Krise gezeichnet. Insbesondere die vermeintliche oder tatsächliche Rettung des Mitgliedslands Griechenland zieht sich nunmehr seit über drei Jahren hin.
  • Fast alle südlichen EU-Staaten (insb. Spanien und Portugal) haben entweder ein unterproportionales Wachstum oder befinden sich in einer hausgemachten wirtschaftlichen Krise.
  • Der in der Folge der EU Krise schwächere Währung und der daraus resultierende schwache Wechselkurs zum Dollar bremsen die Kauflust deutscher Unternehmen außerdem zusätzlich ab.
  • Unabhängig von der EU Wirtschaftskrise sinkt der Preis für Rohöl. In Folge sind die Energieversorgungspreise eher rückläufig. Damit lohnt sich etwa Investitionen in alternative Ölgewinnung Industrien wie etwa das Fracking zum Teil überhaupt nicht mehr.

Als Folge der sich daraus entwickelnden wirtschaftlichen Schwäche beinahe sämtlicher Industrienationen hat auch der chinesische Staat deutlich an Geschwindigkeit beim Wirtschaftswachstum nachgelassen. Das hinterlässt vor allem beim deutschen Mittelstand Spuren, der traditionell stark im Maschinenbau bzw. in der Verfahrens verwurzelt ist.

Immobilien

Unternehmens-Käufe auch in schwierigen Zeiten

Auf dem Markt der Unternehmenskäufe und Verkäufe sowie Fusionen kann man infolge dieses immer schwieriger werdenden Marktumfeldes beobachten, dass wachstumsstarke Unternehmen und Firmen mit ausreichend gefüllter Kriegskasse nach wie vor auf Brautschau bzw. Einkaufstour sind.

Dabei werden allerdings die einzelnen Unternehmensgrößen, die gekauft oder verkauft werden, zunehmend kleiner bzw. die Deals kleinteiliger. Der Fokus wandelt sich hier aus strategischer Sicht nach wie vor in Richtung von dynamischen Märkten, in denen also die verantwortlichen Manager in den zukünftigen Jahren überproportionale Wachstumsraten erwarten. Hierzu gehören neben der Energieversorgung (mit Biogas-Anlagen oder Wind, bzw. Sonnenenergie) vor allem Technologieaffine Branchen sowie vor allem die Biotechnologie und Biomedizin.

Kleinere Transaktionen überwiegen

Der Trend zu kleinteiligeren Verkäufen ist bereits in etablierten und renommierten Branchen wie der gewerblichen Immobilienvermietung deutlich zu erkennen. Auch hier kauft bzw. verkauft man schon seit mehr als fünf Jahren eher kleinere Einheiten. In der Regel sind dies Gewerbekomplexe im Gegenwert zwischen 50 und 250 Millionen €. Größere Veräußerungen, die deutlich über 1 Milliarde € liegen, verlieren jedoch an Bedeutung bzw. kommen deutlich seltener vor.

Sowohl die Berater in der Branche, als auch die Asset-Manager von gewerblichen Immobilienportfolios bestätigen dabei, dass der Druck der Anteilseigner bzw. Aktionäre auf das potentielle Wachstum der betroffenen Firmen nach wie vor sehr groß ist.

Daher verwundert es auch nicht, dass eben jene Manager in den Zeiten extrem niedriger Zinsen nach wie vor sprichwörtlich nach der Nadel im Heuhaufen suchen und damit eben jene Perlen unter den aufstrebenden bzw. wachsenden Unternehmen suchen. Diese werden dann in der Regel im Rahmen einer klassischen Due Diligence in eher kleineren Einheiten aufgekauft und in die bestehenden Konzernstrukturen integriert.

Fazit:

Die ganz großen Megafusionen bleiben also vorerst, zumindest in Deutschland, eher selten und eine klare Ausnahme. Der Druck auf die deutsche Industrie und vor allem die mittelständischen Unternehmen durch Zukäufe zu wachsen und sich damit auch den Zugang zu lukrativen Märkten zu sichern, dürfte sich aber in der Zukunft eher noch erhöhen.

Der Datenraum-Anbieter docurex hat bereits vor Jahren auf diesen Trend reagiert und bietet hierzu flexible Software-Lösungen als Saas-Angebot (Software as a Service) an. Damit können große und komplexe Investment- oder Immobilien-Portfolios verwaltet werden. Ebenso leicht lassen sich aus bestehenden Daten- und Dokumenten-Strukturen einzelne sichere Datenräume für Firmen-Aufkäufe oder Verkäufe erstellen. Dazu sind oft nur wenige Klicks notwendig, um eine erfolgreiche Due Diligence zu realisieren.

Die Erweiterungen von docurex® im Q3/2015 auf einen Blick

Die docurex® Datenraumlösung glänzt im Q3/2015 mit zahlreichen Verbesserungen und neuen Features:

Eine virtuelle Datenraumlösung wie docurex® muss jederzeit den höchsten Sicherheitsanforderungen gerecht werden. Dies steht selbstverständlich auch bei der Weiterentwicklung von docurex® immer im Vordergrund. Sensible Daten und vertrauliche Unternehmenskommunikation fordern ein Höchstmaß an Sicherheit, was das Stuttgarter Unternehmen durch die Mitgliedschaft bei TeleTrust noch zusätzlich unterstreicht.NeueFeatures_docurex

„SICHER“

Durch die Einführung von „docuShield“ wurde bereits Anfang des Jahres ein zusätzlicher Authentifizierungsfaktor eingeführt. Der physikalische Token erlaubt dem Datenraum-Anwender nur in Kombination mit einer PIN sich bei docurex® erfolgreich anzumelden. Ohne die dazugehörende PIN ist der USB Stick nutzlos. docuShield basiert auf einer Zwei-Wege-Authentifizierung wie sie sich bereits seit langem im Finanzbereich durchgesetzt hat.
Unabhängig von der Nutzung des docuShield-Tokens wird die Passwort Policy seitens des Softwareherstellers permanent überarbeitet und verbessert. So ist die Sicherheit vertraulicher Daten und der Datenschutz auch bei immer heimtückischeren Cyberangriffen stets garantiert.

„EINFACH“

Unter dem Aspekt der intuitiven Benutzung wurde die Ordnerstruktur im virtuellen Datenraum weiterentwickelt und der aus Microsoft-Outlook (Link zu MS-Outlook) bekannten Optik und Benutzerführung angeglichen. Auch bitcoin casino faucets innerhalb von docurex® ist es nun möglich die Anzahl neuer und ungelesener Dokumente dick markiert anzuzeigen. So können Anwender auf den ersten Blick erkennen, was seit der letzten Nutzung neu an Informationen hochgeladen wurde. Analog zum Microsoft Vorbild können diese Dokumente mit einem einfachen Rechtsklick als gelesen markiert werden. Durch dieses einfache und benutzerfreundliche UX Design ist keine Einweisung in die Software oder gar Schulung notwendig.

„INDIVIDUELL“

Auch optisch tut sich viel bei docurex®: Die Software kann zum einen mit einem aufgefrischten Interface-Design und einer neu gestalteten Benutzer-Führung aufwarten, selbstverständlich haben die Kunden aber zum anderen auch weiterhin die Möglichkeit, dieses farblich an das Corporate Design ihres Unternehmens anpassen zu lassen.

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Sicher, einfach, individuell – das ist der Anspruch von docurex® an dessen Umsetzung und Weiterentwicklung kontinuierlich gearbeitet wird.

Auch für die kommenden Monate sind bereits weitere zusätzliche Optionen und Verbesserungen in Planung um auch weiterhin das höchste Maß an Sicherheit und Komfort bieten zu können.

docurex® auf der EXPO REAL 2015

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EXPO REAL vom 5. bis 7. Oktober 2015 in München – bereits die 18. internationale Fachmesse für Immobilien und Investitionen.

Im Oktober ist es wieder soweit: aus über 70 Ländern kommen Aussteller und Besucher nach München um bei der EXPO REAL dabei zu sein. Im vergangenen Jahr verzeichnete die Messe fast 37.000 Besucher an drei Messetagen. Die internationale Messe bietet die ideale Plattform zum Netzwerken, Kontakte pflegen und knüpfen im Immobilien- und Investorenbereich. Was die Branche bewegt und was es an Neuerungen gibt erfährt man ab dem 5. Oktober in den Messehallen München.

Selbstverständlich ist auch dieses Jahr das docurex®-Team wieder auf der EXPO REAL in München vertreten. Auf der internationalen Fachmesse für Immobilien und Investoren bietet sich die Chance neue Features und Verbesserungen der virtuellen Datenraumlösung Kunden und Interessenten vorzustellen. Seien Sie gespannt was docurex® an Neuerungen und zusätzlichen Features zu bieten hat.

Wir freuen uns auf Sie!exporeal

Gerne können Sie bereits im Vorfeld einen Termin mit Ihrem docurex®-Berater vereinbaren, teilen Sie uns einfach Ihren Wunschtermin mit:

 

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Weiteres Rechenzentrum in Betrieb genommen

DatensicherheitIn Sachen Datenschutz und Sicherheit kann docurex® jetzt mit einem weiteren Pluspunkt aufwarten. Seit August betreibt das Stuttgarter Unternehmen ein zusätzliches Rechenzentrum in Deutschland. Neben dem technisch hochwertigen Rechenzentrum in Stuttgart werden die Daten nun georedundant in einem zweiten TIER-3-Rechenzentrum in Essen gespeichert. Auf diese Weise sind sensible Daten nicht nur an einem Standort redundant, sondern an zwei unabhängigen Standorten sicher aufbewahrt. Technischen Defekten, möglichen Angriffen von außen, menschlichem Versagen oder etwaigen Naturkatastrophen wird bestmöglich vorgebeugt. Rechenzentrum

An allen Standorten kann dank der guten technischen Vorraussetzungen eine fast hundertprozentige Verfügbarkeit garantiert werden, statistisch liegt diese Zahl bei 99,98%. Das entspricht einer maximalen Ausfallzeit pro Standort von 1,6 Stunden im Jahr. Neben den zahlreichen Sicherheitsmerkmalen der virtuellen Datenraumlösung docurex® ist das ein weiterer elementarer Schritt, der unterstreicht wie ernst der Datenschutz und Umgang mit sensiblen Unternehmensdaten seitens docurex® genommen wird. Die geografische Expansion wertet auch der Datenschutzbeauftragte der Firma, Dr. Ralf Schadowski, als legit online casino canada konsequenten wichtigen Schritt mit Daten konform des Bundesdatenschutzgesetzes zu agieren:

„Aus Sicht des Datenschutzbeauftragten ist dies neben der ISO-Zertifizierung ein weiterer wichtiger Schritt, der die astiga GmbH auszeichnet.“

Sie interessieren sich für den docurex®- Datenraum? Dann nehmen Sie am besten direkt Kontakt mit uns auf, das docurex®- Beraterteam freut sich auf Sie!

 

schützt Dokumente

docurex® Datenraum noch sicherer mit der Tokenlösung docuShield

Die virtuelle Datenraumlösung docurex ist bekannt für ihr hohes Maß an Sicherheit und den sicheren Umgang mit sensiblen Daten. Hinzu kommt nun ein zusätzlicher, innovativer Faktor der Authentifizierung – der hochsichere USB-Stick „docuShield“.

schützt Dokumente

USB Token – docuShield schützt Dokumente

docurex® greift hier auf Technologien zurück, die sich im Bereich des elektronischen Zahlungsverkehrs oder bei EC-Karten bereits als sicher und praktikabel etabliert haben.
Ab sofort können Nutzer den docurex® Datenraum zusätzlich mit dem Token „docuShield“ ganz einfach auf- und abschließen. Der physikalische Token in Kombination mit der PIN ermöglicht maximale Sicherheit. Fehlt eine Komponente, wird der Zugriff verweigert – das virtuelle Tor zu den sensiblen Unternehmensdaten bleibt geschlossen. Gerät der persönliche Schlüssel in die falschen Hände, ist er ohne die dazu gehörende PIN völlig nutzlos. Erst wenn die zentral gespeicherte Prüfnummer mit der Seriennummer des Tokens übereinstimmt, wird die Eingabe der PIN-Nummer überhaupt geprüft.
Das Prinzip der Zwei-Wege-Authentifizierung, das dem neuen Feature zu Grunde liegt, hat sich bereits in vielen Branchen bewährt. Es dient dem eindeutigen Identitätsnachweis der Nutzer und bietet zusätzlichen Schutz, da selbst bei den extrem sicheren Standard-Lösungen Sicherheitslücken entstehen können.

„Mit der Einführung des Sicherheitsschlüssels „docuShield“ gehen wir konsequent weiter auf dem Weg zu noch mehr Schutz für sensible Daten“, so der Geschäftsführer der astiga GmbH Matthias Böhmichen. „Für unsere Kunden, die unsere Datenraumlösung docurex® z.B. für Due-Diligence-Prozesse nutzen, spielt Sicherheit eine entscheidende Rolle.“ Deshalb verfügt der docurex® Datenraum über mehr als 20 Sicherheitsmerkmale, darunter die revisionssichere Aufzeichnung aller Datenraumaktivitäten und eine 256 bit Verschlüsselung. Mit dem Zusatzmodul „docuShield“ wird es für Kunden möglich, einen vollständig abgesicherten Online-Tresor zu betreiben und so maximalen Schutz für sensible Daten zu bekommen.

Die technische Spezifikationen des Tokens:
– User-Code – unveränderbar, auslesbar auf Token
– Serien-Nr. – unveränderbar, auslesbar auf Token
– 128 bit-Schlüssel – wird unauslesbar auf das Token programmiert und auf dem Server geschützt gespeichert

Fast Facts docurex®:

  • gewährt sicheren Zugriff auf sensible und vertrauliche Dokumente
  • Intuitive Benutzeroberfläche
  • Zertifiziert durch die Fraunhofer Gesellschaft
  • über 20 Sicherheitsmerkmale
  • ausgefeiltes Zugriffsrechte-System
  • Sowohl der Firmensitz als auch der Serverstandort befinden sich in Deutschland
  • Zahlreiche zufriedene Kunden aus den Bereichen Finanzen, Versicherungen, Immobilien und Investitionen
  • 256 bit-Verschlüsselung aller Datenübertragungen
  • Revisionssichere Aufzeichnung aller Aktivitäten

Mehr Informationen zu docuShield erhalten Sie gerne bei Ihrem docurex-Consultant. Nehmen Sie einfach Kontakt zum Berater-Team von docurex auf.

Unsere Kunden bestätigen: docurex® ist sicher und intuitiv

Die Auswertung der docurex® Kundenzufriedenheitsanalyse

Der virtuelle Datenraum von docurex® ist nicht nur sicher, sondern auch kundenorientiert. Wir stehen im täglichen Dialog mit unseren Kunden  und legen viel Wert darauf, Anregungen und Wünsche bei der Weiterentwicklung unserer Datenraumlösung einzubeziehen. Aus diesem Grund hat das docurex®-Team zum Jahresbeginn eine Kundenumfrage durchgeführt, deren Ergebnisse wir kurz zusammenfassend wiedergeben  möchten.

Kundenzufriedenheit

Intuitive Benutzung ist neben Schnelligkeit und Funktionalität ein äußerst wichtiger Aspekt der docurex®Datenraumlösung

Da die Benutzerfreundlichkeit neben dem Sicherheitsaspekt oberste Priorität genießt in der Entwicklung unserer Lösungen spielt die Sicht der Nutzer eine entscheidene Rolle. Der User muss mit der Lösung zufrieden sein, diese als intuitiv empfinden und die von Benutzerseite an das Produkt gestellten Anforderungen sollten erfüllt werden. Die Entwicklung der Datenraumlösung ist ein dynamischer Prozess. Es wird versucht Wünsche und Anregungen einzubeziehen und sofern realistisch auch umzusetzen. Die Ergebnisse unserer Kundenumfrage sprechen hier für sich finden wir!

docurex® im Vergleich mit Konkurrenzprodukten

docurex im Vergleich
Primär wird docurex® im Immobilienbereich eingesetzt , aber auch Unternehmen aus den Bereichen Beratung, Kanzleien (Rechtsanwälte, Notare und Steuerberater), Banken, Pharma und Energie zählen zum zufriedenen docurex® Kundenkreis. Der am weitesten verbreitete Einsatzzweck der Datenraumlösung ist die Due Diligence Prüfung und die M&A Transaktion, dicht gefolgt von der Nutzung als Dokumentenmanagement System und als Medium für die Board Communication.

Die Punkte Benutzerfreundlichkeit, Funktionalität, Layout, Performance und Betreuung wurden ebenfalls abgefragt. Im Vergleich mit anderen Datenräumen waren 44% der Meinung, dass die docurex®-Lösung vergleichbar mit den best kiwi online casinos Lösungen der Mitbewerber ist, 35% finden docurex® besser und 12% sind sogar der Meinung, dass docurex®  sich, insbesondere bei den Themen Handhabung und Übersichtlichkeit deutlich von anderen Datenräumen abhebt. Eine Rückmeldung die uns zeigt, dass wir mit unseren Entwicklungen den richtigen Weg gehen.

Für das überaus positive Feedback und die Mühe, sich mit dem Ausfüllen des Fragebogens zu beschäftigen möchten wir uns an dieser Stelle auch nochmal bei allen ganz herzlich bedanken!

Für Anregungen und Verbesserungsvorschläge haben die docurex®- Berater immer ein offenes Ohr – wir freuen uns auf eine Nachricht von Ihnen!

Alle Befragten würden für ihr nächstes Projekt wieder auf docurex® zurückgreifen:

docurexzufriedenheit