Pebble.com - das bekannteste Crowdfunding Projekt auf Kickstarter

Crowdfunding zur Finanzierung von innovativen Produkten und Projekten

Zu den am schwierigsten Hürden einer Unternehmensgründung gehört zweifelsfrei die Finanzierung: Um Banken von einem Kredit zu überzeugen, muss ein schlüssiger Businessplan dargelegt werden – was insbesondere bei innovativen Geschäftsideen oft schwer fallen dürfte.

Trotz des aktuell insgesamt günstigen Zinsumfeldes vergeben die Kreditinstitute die Darlehen an Firmen nur restriktiv. Sehr häufig kommt es vor allem bei Technologie-Unternehmen und innovativen Gründern zu einer Ablehnung des konkreten Kreditwunsches.

Existenzgründer sollten sich deshalb nach Alternativen in Punkto Finanzierung umsehen: Eine davon könnte das sogenannte Crowdfunding sein. Mithilfe dieser „Schwarmfinanzierung“ können Projekte oder neue Produkte ganz ohne Bankenbeteiligung erstellt bzw. duurchgeführt werden.

Was die Schwarmfinanzierung ausmacht

Um zu verstehen, wobei es sich beim Crowdfunding handelt, hilft es zunächst, den Begriff zu erklären: „Crowd“ bedeutet so viel wie Menschenmenge und ist im Kontext von Crowdfunding auf die Kapitalgeber bezogen. Anders als beim Bankenkredit wird die Finanzierung nicht durch einen einzigen Geldgeber, sondern eine Vielzahl von Investoren gestemmt. Dadurch wird auch das nicht zu vermeidende Investitionsrisiko auf eine breite Anzahl von Anteilseignern verteilt.

Pebble.com - das bekannteste Crowdfunding Projekt auf Kickstarter

Pebble.com – das bekannteste Crowdfunding Projekt auf Kickstarter

„Funding“ meint die eigentliche Finanzierung. Üblicherweise ist es so, dass die Geldgeber durchaus einen Gegenwert für ihre Investitionen erhalten. Dies zeigt sich etwa an einem der erfolgreichsten bekannten Crowdfunding-Projekte: Die innovative Smartwatch „Pebble“, die aufgrund des E-Ink-Displays eine hohe Akkulaufzeit sowie eine perfekte Ablesbarkeit auch unter hellem Sonnenlicht erlaubt.

Das Projekt zur Smartwatch Pebble sollte zunächst mit 100.000 US-Dollar best online casinos finanziert werden. Tatsächlich zeigten sich weitaus mehr Spender als erhofft bereit, Geld für ein solches Produkt zu investieren – am Ende konnten mehr als 10 Millionen Dollar gesammelt werden.

Die Geldgeber erhielten dafür als einer der ersten Kunden überhaupt eine solche Uhr, zudem wurde ihnen ein Vorzugspreis beim Kauf eingeräumt. In im engeren Sinne handelt es sich also eher um einen Vorab-Bestellung und weniger um eine Finanzierung oder Spende. Schließlich erhält der Geldgeber mit dem Produkt selbst den Gegenwert.

Was ist der Unterschied zum Crowdinvesting?

Eine zunächst ähnlich erscheinende Variante der Schwarmfinanzierung ist das Crowdinvesting. Der Unterschied zwischen beiden Finanzierungsformen liegt darin, dass beim Crowdinvesting aus Sicht der Investoren die eigentliche Investition und deren Rendite im Vordergrund stehen.

Die Geldgeber sind also durchaus daran interessiert, mit der eigenen Investition auch einen Gewinn zu erwirtschaften und früher oder später ausbezahlt zu bekommen. Dafür lässt sich Crowdinvesting auch für ganz konventionelle Projekte verwenden, etwa die Realisierung von Bauvorhaben.

Beim Crowdfunding steht jedoch die Realisierung des Projektes bzw. Produktes im Vordergrund. Die Geldgeber entscheiden sich für eine Investition, weil sie ein Interesse daran haben, dass genau dieses eine innovative Produkt mit seiner Geschäftsidee tatsächlich in die Tat umgesetzt wird.

Auch lesenswert: Wie Gründer und Startups von Venture Capital profitieren können.

Die Entwicklung des Crowdfundings

Interessant für Unternehmensgründer ist natürlich die Frage, ob und wie sich die Finanzierungsform des Crowdfundings für das eigene Unternehmen nutzen lässt. Denn tatsächlich ist diese Art der Eigenkapitalaufstockung noch recht neu. Sie ist historisch auf die Musikindustrie zurückzuführen: Als Reaktion auf zunehmende Raubkopien nutzte der Musiker und Produzent Brian Camelio die Plattform ArtistShare zur Finanzierung eines (neuen) Albums.

Die Musikliebhaber mussten also zunächst zahlen, damit ein Album überhaupt aufgenommen wurde. 2008 und 2009 wurden die heute noch sehr beliebten Plattformen Indiegogo und Kickstarter gegründet, über die schon viele Projekte realisiert werden konnten. Bereits 2014 meldete Kickstarter eine Gesamtinvestitionssumme von 1 Milliarde US-Dollar die von rund 5,7 Millionen Menschen aufgebracht wurde.

Indiegogo - einer der Platzhirsche beim Crowdfunding

Indiegogo – einer der Platzhirsche beim Crowdfunding

Neben der bereits erwähnten Pebble-Smartwatch wurde etwa in Deutschland über Crowdfunding beispielsweise der Film zur beliebten Fernsehserie „Stromberg“ finanziert. Während der Produzent „Brainpool“ von einem dreimonatigen Finanzierungszeitraum ausging, kamen bereits nach zwei Tagen 150.000 Euro zusammen; nach einer Woche waren 1 Million Euro erreicht. Auch viele Videospiele, darunter „Star Citizen“ und „Wasteland 2“ konnten letztlich nur aufgrund der Schwarmfinanzierung realisiert werden

Plattformen für Crowdfunding

Die Online-Plattformen nehmen in der Regel mehrere Rollen ein:

Zum einen wird die Idee hinter dem zukünftigen Produkt Online vorgestellt. Bereits an der ersten Reaktion der Nutzer läßt sich in aller Regel das Markt-Potential der Idee ablesen. Hier gilt die einfache Logik: Je mehr Reaktion – desto mehr Erfolgsmöglichkeiten.

In diesem weiteren Sinne sind die Plattformen für Crowdfunding also Marketing, Marktforschungs– und Finanzierungs-Plattform in einem.

Die bekanntesten Plattformen für Crowdfunding sind:

 

Wie das Crowdfunding von Unternehmern genutzt werden kann

Um dieses Potenzial für von Crowdfunding für die eigene Firma bzw. ein Start-up zu nutzen, ist es zunächst einmal notwendig, sich auf einer der bekannten Plattformen anzumelden. Dabei müssen etwa im Falle von Kickstarter 5 % der erreichten Finanzierungssumme als Provisionsgebühr gezahlt werden, zudem müssen die Investoren zwischen drei und 5 % der Investition an den Zahlungsdienstleister abführen. Dafür erhebt Kickstarter keine weiteren Besitzansprüche mehr an das Projekt. Dabei müssen Sie als Unternehmen ein Finanzierungszeitraum sowie eine Gesamtfinanzierungssumme wählen.

Fazit und Empfehlung

Fachleute raten dazu, das zukünftige Projekt nach Möglichkeit bereits deutlich vor dem Start auf der jeweiligen Online-Plattform bekannt zu machen. Dadurch erreichen Sie, dass die ersten Geldgeber bereits unmittelbar nach dem Start investieren – und ebenjener Start dadurch gelingt. Dabei handelt es sich um einen nicht zu unterschätzenden psychologischen Effekt der genutzt werden soll, denn die Entwicklung einer solchen Kampagne hängt ganz maßgeblich von einem guten Start ab.

Nur wenn davon ausgegangen werden kann, dass die Kampagne tatsächlich erfolgreich wird, lassen sich andere Geldgeber leicht überzeugen. Entsprechend wichtig ist es, im Vorfeld der Kampagne Werbung für das zukünftige Produkt zu betreiben und damit das Projekt bekannt zu machen.

Dafür sollten Gründer vor allem online entsprechende Artikel veröffentlichen und Marketing für die eigene Produkt-Idee betreiben. Ebenso wichtig ist Verbreitung bzw. Bewerbung in sozialen Netzwerken – denn hier ist meist die Internet-Affine Zielgruppe für Crowdfunding am häufigsten zu finden.

Zudem sollte ein realistisches Finanzierungsziel gesetzt werden, welches Sie lieber ein wenig niedriger ansetzen sollten – dann können Sie mithilfe von Crowdfunding auch für Ihr Unternehmen eine Erfolgsgeschichte schreiben.

 

Wann Firma verkaufen

Firma verkaufen: Wann ist der richtige Zeitpunkt?

Geschäftsführer investieren viel Zeit, Geld und harte Arbeit, um den besten Service für Ihre Kunden bieten zu können. Trotzdem kann der Punkt kommen, an dem es Zeit wird das eigene Unternehmen zu verkaufen.

Das ist eine Entscheidung, die keinem Geschäftsführer leicht fällt. Wie können Sie sicher gehen, dass es trotzdem die Richtige ist?

5 Gründe, warum Geschäftsinhaber Ihre Firma verkaufen

Hier finden Sie die 5 Hauptgründe, die Unternehmer dazu veranlassen, ihre Firma zu verkaufen.

  1. Altersvorsorge und Renteneintritt
    Es gibt eine Zeit im Leben, in der es wichtiger wird, zu entspannen und das Leben zu genießen anstatt jeden Tag zu arbeiten. Ein Geschäftsinhaber, der in die Rente geht, will den besten Gegenwert für den Verkauf seiner Firma erhalten, aber nicht um jeden Preis.
  2. Bedarf an neuen Investitionen
    Der Firmenbesitzer hat seine Firma mit allen Mitteln so weit wie möglich nach vorne gebracht, aber ohne zusätzliche Unterstützung kann sie nicht weiter wachsen. An dieser Stelle sind mehr Geld und ein neues Management gefragt, um die Firma auf das nächste Level zu bringen.
  3. Veränderungen im Markt
    Trends im Markt sorgen dafür, dass bestimmte Geschäftsmodelle besonders beliebt sind. Videotheken, Solarien und kurzfristige Kleinkredite sind nur ein paar Beispiele für Geschäftsmodelle, die zu einem Zeitpunkt einmal besonders gefragt waren.Das ist eine Möglichkeit für Geschäftsführer am Höhepunkt des Trends den besten Preis für ein Unternehmen zu erzielen, das ganz vorne am Markt mitspielt.
  4. Änderung der Gesetzgebung und anderer Regulierungen
    Ein Firmenbesitzer kann in Erwägung ziehen seine Firma zu verkaufen, wenn eine neue Regulierung des Gesetzgebers in den Betriebsablauf eingreift.Gesetze die sich auf die Rentabilität eines Geschäftsmodells auswirken sind zum Beispiel Gesetze zum Schutz der Privatsphäre, das Streichen von Subventionen und Gesetze zum Schutz der Umwelt.
    Für einen Geschäftsführer kann sich dadurch der Verkauf der Firma mehr lohnen als die Anpassung des Betriebsablaufs an die Regularien.
  5. Neue Chancen
    Manchmal ergeben sich in ganz neuen Geschäftsfeldern neue Chancen und Möglichkeiten für einen Geschäftsinhaber. Der Verkauf des eigenen Unternehmens kann genug Startkapital bieten, um einen Neubeginn zu wagen.

Unabhängig davon, aus welchem Grund der Inhaber eines Unternehmens den Verkauf erwägt, müssen die Angebote von diversen externen Profis wie Anwälten und Steuerberatern eingeholt werden um den Verkauf in finanzieller und rechtlicher Sicht abzusichern.

Lese-Tipp: Wie Sie den Unternehmensübergang bzw. Firmenverkauf mit einem Letter-of-Intent rechtlich absichern.

Das eigene Unternehmen auf die Due Diligence vorbereiten

Ein wichtiger Teil des Verkaufsprozesses ist es, die eigenen Unternehmensdaten für den Due-Diligence-Prozess vorzubereiten. Es ist wahrscheinlicher dass ein Unternehmensbesitzer seine Firma erfolgreich verkauft wenn der Due-Diligence-Prozess für potentielle Käufer reibungslos abläuft.
Eine der effektivsten Methoden für die effiziente Durchführung der Due Diligence ist die Einrichtung eines Online-Datenraums, in dem alle relevanten Dokumente zur Verfügung gestellt werden. Der Zugang zu dem sicheren Datenraum und die Durchsicht der Dateien ist dabei potentiellen Käufern vorbehalten.
Docurex® bietet Unternehmen einen sicheren Online-Datenraum an um Transparenz und Fairness in den Verhandlungen zu Unternehmensverkäufen zu gewährleisten.
Kontaktieren Sie unsere Berater noch heute für mehr Informationen.

Whistleblower – Fluch oder Segen?

Whistleblower – Verräter oder moderne Robin Hoods der digitalen Gesellschaft?

Ein Whistleblower spricht oft das aus, was die Gesellschaft schon lange ahnt, vermutet oder mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit weiß. Während die Offenbarung von Geheimnissen und Firmen-Interna für die Betroffenen wenig zielführend ist und zum Ärgernis wird, profitiert die öffentliche Gesellschaft oft von dieser Arbeit.

Die Informationen über illegale Handlungen und Missstände mit Gefährdung der Menschen und der Umwelt gelangen nur durch den „Geheimnisverrat“ an die Öffentlichkeit und so in die Medien, wo sie aufrütteln und weitreichend verbreitet werden.

Dabei wird Whistleblowing mit unterschiedlichen Synonymen umschrieben und von Betroffenen meist als Industrie-Spionage oder Verrat bezeichnet. Die Medaille hat zwei Gesichter und kann daher auch aus zwei verschiedenen Perspektiven betrachtet werden.

Bekannte Whistleblower Aufdeckungen in der Geschichte

Die im Jahr 1971 bekanntgewordene Watergate-Affäre hat einen wesentlichen Bestandteil zur Bekanntheit von Whistleblowing beigetragen und gezeigt, wie wichtig die Veröffentlichung interner Geheimnisse für die Sicherheit der Menschheit sein kann. Die Missbräuche von Regierungsvollmachten wären ohne die intensive Recherche von Daniel Ellsberg nie in die Öffentlichkeit gelangt.

Der neben Edward Snowdon bekannteste Whistleblower: Julian Assange (2009 in Copenhagen).

Der neben Edward Snowdon bekannteste Whistleblower: Julian Assange (2009 in Copenhagen).

Unter den bekannten Whistleblowern nehmen Julian Assange und Ellsberg eine führende Rolle ein. Der Australier Julian Assange wurde vor allem als Mitgründer der Whistleblower-Plattform Wikileaks bekannt. Auch Daniel Ellsberg gilt als Aktivist der Whistleblower und hat die Gesellschaft über einen wichtigen Missstand in den Vereinigten Staaten aufgeklärt: Die Täuschung der amerikanischen Öffentlichkeit, was durch die im Jahr 1971 veröffentlichten Pentagon-Papiere deutlich wurde.

In diesen und ähnlichen Fällen haben Whistleblower im Volk hohe Anerkennung genossen, während sie von den Behörden, der Staatsmacht und der politischen Führung meistens kritisiert und verfolgt wurden.

Gesetze zum Schutz von Whistleblowern

Als Whistleblower lebt man in der Realität jedoch ein einsames Leben, in dem man seinen politischen Kampf ohne externe Unterstützung austrägt und sich der stetigen Gefahr einer Entdeckung und Verfolgung bewusst sein muss. Auch wenn die USA zum Beispiel Gesetze erlassen und gefördert haben, die die Tätigkeit eines Whistleblowers schützen (wie etwa den Sarbanes Oxley Act), agieren die Entdecker und Aufdecker im Hintergrund und können sich nicht auf Immunität verlassen.

WikiLeaks Whistleblower Edward Snowden hat es am eigenen Leib gespürt, wie ernst die Aufdeckung von Ungereimtheiten genommen wird und welches Schicksal denjenigen ereilt, der über die Missstände informiert. Snowden war ehemals Mitarbeiter der CIA und damit in den Thematiken involviert, die er im Sommer 2013 aufdeckte.

Mit der Auslösung der NSA Affäre wurde Snowden gleichermaßen zum Helden der breiten Öffentlichkeit wie zum Gejagten. Außerstaatliche Organisationen haben ihn ausgezeichnet und für den Friedensnobelpreis empfohlen, während staatliche Organisationen primär daran interessiert sind, ihn zu verhaften und für die Veröffentlichungen strafrechtlich zu belangen. Noch immer lebt Edward Snowden in Russland und sieht aktuell keine Chance, jemals wieder in die USA zurückzukehren. Hier nützen also auch die Gesetze nichts, da sich die Aufdeckung der Missstände auf staatliche Handlungen und Geheimnisse der CIA bezog.

 

Zivilcourage zum Schutz der Gesellschaft

Der Grat zwischen der Information der Öffentlichkeit und der Industrie- oder Wirtschaftsspionage ist eng. Als Whistleblower gilt es, die gesellschaftlichen Interessen abzuwägen und einen Konsens zwischen dem Geheimnis und der Wichtigkeit für die Öffentlichkeit zu finden. Sicherlich handelt es sich bei Zivilcourage um eine gute und gesellschaftsfördernde Maßnahme, die allerdings in einigen Fällen nicht ohne wirtschaftliche Schäden realisierbar ist. Daher liegt die Zielsetzung eines verantwortungsbewussten Whistleblowers vor allem darin, den feinen Unterschied zwischen einer gesellschaftswichtigen Mitteilung und einem firmeninternen, die Menschheit oder Umwelt nicht schädigenden Geheimnis zu erkennen.

Ist ein Whistleblower also ein moderner Robin Hood oder stellt er eine Gefahr für die Gesellschaft und den wirtschaftlichen Fortschritt, für politische Geheimnisse und Firmen-Interna dar? Die Meinungen sind an dieser Stelle geteilt, da es in den meisten Fällen einen Geschädigten und einen Schadensverursacher gibt. Der Geheimnisverrat kann eine gute Sache sein, wenn er die Menschheit vor gefährlichen Ereignissen schützt und ausschließt, dass die gesamte Gesellschaft oder die Umwelt durch unachtsame und unkontrollierte Handlungen in Gefahr geraten.

Was spricht gegen die Veröffentlichung von Geheimnissen?

Vor jeder Veröffentlichung sollten Whistleblower gut überlegen, ob die Informationen einem gesellschaftsdienlichen Zweck folgen oder nur zur Profilierung der eigenen Person dienen. In jedem Unternehmen mag es „kleine Geheimnisse“ geben, deren Preisgabe niemandem schaden. Deren Aufdeckung oder Veröffentlichung ist aber eben dem Unternehmen vorbehalten und nicht dem Whistleblower.

Eine konkrete Abwägung des Gefahrenstatus und der Nützlichkeit von Informationen kann Folge-Reaktionen vorbeugen und ausschließen, dass sich der vermeintlich gut gemeinte Dienst eines Whistleblowers in einen unnötigen und niemandem nützenden Verrat verwandelt. Whistleblowing erfordert ein hohes Maß an Fingerspitzengefühl und politischem, gesellschaftlichem und wirtschaftlichen Verständnis. Die Fälle bei denen sich der Zuträger der kompromitierten Information mehr persönlichen Schaden von der Aufdeckung hatte, überwiegen bis heute deutlich den vermeintlichen Vorteilen.

Fazit:

Die Verantwortung eines Whistleblowers ist sehr hoch. So sehr auch der Anreiz da sein mag, Internas oder echte Geheimnisse zu verraten: Das Whistleblowing an sich bleibt in den allermeisten Staaten der westlichen Welt eine Straftat, die seitens der Strafverfolger meist auch konsequent geahndet wird.

Wer Unternehmens-Interna veröffentlicht oder sie veröffentlichen will, muss sich dieser Konsequenz bewußt sein. Einmal veröffentlichte Fakten aus eigentlich geheimen Quellen lassen sich nicht wieder umkehren. Dabei ist es egal ob man dabei das Wort „Whistleblower“ verwendet oder ihn einen „untreuen“ Aufsichtsrat nennt.

Firmen, die ihre Interna wirksam vor dem Verrat schützen möchten, empfehlen wir weiterhin die Nutzung eines sicheren Datenraums wie etwa docurex.com .

 

Financial Due Diligence

29. August 2016 / Valuation & Transaction, Due Diligence / Nils Klamar, Leiter Valuation & Transaction bei der FAS AG

Due Diligence

Der Begriff „Due Diligence“ bezeichnet die Analyse, Prüfung und Bewertung eines Transaktionsobjektes im Zusammenhang mit Umstrukturierungen, Börsengängen oder Sanierungen. Die Financial Due Diligence ist insbesondere bei M&A Transaktion entscheidend, da sie die Informationsasymmetrien zwischen den Verhandlungspartnern vermindert.

Chancen und Risiken in Verbindung mit dem Erwerb eines potenziellen Zielunternehmens sollen im Rahmen der Due Diligence aufgedeckt werden, damit kritische Punkte rechtzeitig identifiziert werden können. Der spezifische Sinn und Zweck einer solchen Prüfung richtet sich jedoch nach den Zielen einer Unternehmenstransaktion.

Untersuchungsfelder der Due Diligence

Die Due Diligence kann auf unterschiedliche Untersuchungsfelder aufgeteilt werden. Die wesentlichen Varianten sind hierbei die Legal Due Diligence, die Commercial Due Diligence, die Tax Due Diligence und insbesondere auch die Financial Due Diligence.

Financial Due Diligence

Die Legal Due Diligence untersucht die rechtlichen Rahmenbedingungen des zu prüfenden Unternehmens wie bspw. die Unternehmens- und Gesellschaftsstruktur sowie eventuelle Haftungspotenziale. Mit der Commercial Due Diligence soll die Frage beantwortet werden, ob mit der Transaktion die strategischen Ziele des Erwerbs verwirklicht werden können. Gegenstand der Tax Due Diligence ist die Analyse der steuerlichen Aspekte einer Unternehmenstransaktion.

Im Rahmen der Financial Due Diligence wird die betriebswirtschaftliche Situation des Zielunternehmens, insbesondere die Vermögens- Finanz- und Ertragslage analysiert.

Vorbereitung der Financial Due Diligence

Als Vorbereitung auf die Due Diligence ist zunächst ein Projektteam aufzustellen, das meist aus externen unternehmensfremden Personen, wie Unternehmensberatern und Rechtsanwälten, besteht. Ein Einbezug unternehmensinterner Mitarbeiter empfiehlt sich, um von deren Know-how in Bezug auf das Unternehmen und die Branche profitieren zu können.

Initiale Aufgabe des zusammengestellten Projektteams ist die Identifikation von relevanten Informationsquellen. Als wesentliche Informationsquellen für die Financial Due Diligence dienen Prüfungsberichte von Wirtschaftsprüfern, öffentlich zugängige Geschäftsberichte bzw. Konzern- und Jahresabschlüsse sowie die Dokumentation der Unternehmensplanung und des Berichtswesens des zu prüfenden Unternehmens. Weitere wichtige unternehmensinterne Informationsquellen müssen mit Hilfe von Fragebögen, Checklisten, Management Interviews und vor-Ort-Besichtigungen erschlossen werden.

Die Financial Due Diligence befasst sich im Rahmen der Analyse mit der Interpretation der Finanzinformationen des Zielunternehmens und stellt die Grundlage für die Bewertung des Unternehmens dar.

Ablauf einer Financial Due Diligence

Folgende Schritte werden im Rahmen einer Financial Due Diligence durchlaufen:

  • Analyse der Vergangenheitsdaten
  • Analyse bilanzpolitischer Wahlrechte und Ermessensspielräume
  • Analyse nicht-prognosefähiger, einmaliger Ergebniseffekte
  • Analyse der Unternehmensplanung
  • Erstellen einer revidierten Planungsrechnung

Datem für die Financial Due Diligence

Die Analyse der Vergangenheitsdaten (3 – 5 Jahre) des Zielunternehmens beinhaltet die Überprüfung der Geschäftsvorfälle auf Vollständigkeit und Konformität mit den entsprechenden Rechnungslegungsnormen. Sie bildet zudem die Grundlage zur Ermittlung von bilanzpolitischen Wahl- und Ermessensentscheidungen sowie nicht-prognosefähigen Ergebnisbestandteilen.

Dem Management des Zielunternehmens bieten die Rechnungslegungsvorschriften zahlreiche Spielräume zur Bilanzierung von Sachverhalten. Diese Entscheidungen sind aufzudecken und ihr Einfluss auf die Rechenwerke ist zu analysieren. Einmalige Ergebniseffekte gilt es zu eliminieren, da die Vergangenheitsdaten die Grundlage für die Planung des Zielunternehmens bilden.

Um in der Folge eine unrealistische Abbildung der künftigen Entwicklungen des Zielunternehmens zu vermeiden, müssen die Erfolgsgrößen um nicht-prognosefähige Bestandteile bereinigt werden. Hierzu sind insbesondere nicht-betriebsnotwendiges Vermögen, Eventualverbindlichkeiten, Rückstellungen sowie stille Reserven und Lasten zu untersuchen.

Im Anschluss an die Analyse der Vergangenheitsdaten erfolgt die Prüfung der Unternehmensplanung. Regelmäßig sind hierbei nachfolgende Inhalte zu klären:

  • Plausibilität von Kennzahlen im Branchen- und Unternehmensvergleich
  • Nachvollziehbarkeit und Angemessenheit von Planungsprämissen
  • Prüfung der Planerfüllungsgrade in der Vergangenheit (Planungstreue)
  • Prüfung der Qualität und Angemessenheit der Controllingsysteme

Nachfolgend werden die Erkenntnisse und Einschätzungen auf der Basis der vorhergehenden Schritte berücksichtigt und eine revidierte Planungsrechnung erstellt, die wiederum die Grundlage für die Unternehmensbewertung darstellt. Bei der revidierten Planungsrechnung sind quantitative Prämissen herzuleiten, die mit Unsicherheit behaftet sind. Daher wird regelmäßig die Sensitivität der Planung mit Hilfe von Szenarioanalysen auf sich ändernde Planungsprämissen untersucht.

Abschluss der Financial Due Diligence und Nutzen für den Auftraggeber

Report der Financial Due DiligenceAls Ergebnis einer Financial Due Diligence-Prüfung steht der Due Diligence-Bericht, der sämtliche Analyseergebnisse sowie Chancen und Risiken der Transaktion umfasst. Dieser dient als Entscheidungsunterstützung für den Auftraggeber, bewertet die Vorteilhaftigkeit der Transaktion jedoch in der Regel nicht abschließend. Der Due Diligence-Bericht beinhaltet die bereinigte Vermögens-, Finanz- und Ertragslage sowie die adjustierte Unternehmensplanung und kann somit als Basis für die Auswahl geeigneter Bewertungsmultiples dienen und somit den Auftraggeber bei der Optimierung des Kaufpreises unterstützen.

Fazit

Die Financial Due Diligence-Prüfung hat das Ziel, Informationsasymmetrien zwischen Käufer- und Verkäuferseite abzubauen und Chancen und Risikopotenziale der Transaktion aufzuzeigen. Sie ist damit ein entscheidendes Mittel im Rahmen der Entscheidungsfindung im Rahmen von M&A Transaktionen für die Geschäftsführung.

Im Hinblick auf die Kaufpreisverhandlungen und die Formulierung des Kaufvertrages dient sie als Entscheidungsunterstützung. Vor dem Hintergrund der im § 93 Abs.1 Satz 2 AktG kodifizierten Business Judgement Rule dient der Bericht zur Due Diligence Prüfung der Unterstützung zum Nachweis der Einhaltung der Sorgfaltspflichten der Geschäftsführung.

Handshake

Due Diligence für den Unternehmensankauf und Verkauf

Im Geschäftsleben kommt es immer wieder dazu, dass eine Firma oder eine Person, sich einen Betrieb, eine Firma oder ein ganzes Unternehmen kauft. Manche Verkäufer wollen neue Projekte in Angriff nehmen oder sich einfach zur Ruhe setzen und das Unternehmen gewinnbringend verkaufen.

Wo aber gehandelt wird, ist die Frage des Betrugs nicht weit, denn ein hoher Verkaufswert ist für den Verkäufer gut und für Käufer nachteilig. Fühlt der Käufer sich sogar hintergangen oder betrogen, weil er nach dem Kauf Fakten erfährt, von denen er bisher nichts wusste, landen Verkäufer und Käufer schnell vor Gericht.

In den USA und angelsächsischen Ländern gibt es hierzu den Begriff der Due Diligence, worunter Maßnahmen zu verstehen sind, damit sich beide Parteien beim Kauf ihrer Sorgfaltspflicht entsprechend verhalten und durch eine Offenlegung aller benötigten Unterlagen einen fairen Verkauf abwickeln. Due Diligence soll also einen geordneten Verkauf sicherstellen, damit sich beide Parteien hinterher ein Gerichtsverfahren ersparen.

Was ist Due Diligence?

Für viele Leute erschließt sich die Bedeutung des Begriffs ‚Due Diligence‘ nicht auf der ersten Blick und bedarf daher einer Erklärung. Ursprünglich stammt dieser Begriff aus dem amerikanischen Wirtschaftsrecht und entspricht in etwa dem deutschen Rechtsprinzip ‚ der erforderlichen Sorgfaltspflicht eines seriösen Geschäftsmannes‘. Darunter wird aber meinst ein genauer Check einer Firma verstanden, die zum Verkauf steht.

Diese Prüfung wird erst vorgenommen, wenn sich Verkäufer und Käufer über die wichtigsten Fragen des Verkaufs bereits einig geworden sind. Es geht also nicht um das Ausspionieren einer Firma, um etwa ihren Wert zu bestimmen, sondern es stehen mehr die wirtschaftlichen Fakten im Vordergrund wie das Firmeneigentum und eventuelle Verbindlichkeiten, damit der Käufer genau weiß, worauf er sich einlässt, wenn er den Vertrag unterschreibt.

Eine der ungeschriebenen Regeln der kaufmännischen Sorgfaltspflicht ist es, dass der Verkäufer alle Unterlagen und Informationen über seine Firma vorliegen hat und auch Kenntnis von allen Vorgängen hat, die er dann dem Käufer zugänglich macht. Der Sinn dieser Prüfung besteht eigentlich darin, dass keine der Parteien die andere übervorteilt, weil ihnen die entsprechenden Informationen vorenthalten wurden.

Der Käufer kann durch sie sicher sein, dass er das bekommt, was er kaufen wollte, während Verkäufer sicher sein kann, dass der Käufer ihn später nicht auf Schadensersatz verklagt, weil er sich betrogen fühlt. Eine Due Dilligence Prüfung wird vorwiegend beim Verkauf von Firmenanteilen und Immobilien oder vor einem Börsengang durchgeführt, um sicher zu stellen, dass die Übergabe risikofrei abläuft.

Das gilt auch für Mergers & Acquisitions, also Unternehmensfusionen oder einem Unternehmenskauf in jeglicher Form, wobei dieser Begriff auch gern für die Dienstleister in diesem Bereich benutzt wird. Zu diesem Vorgang gehört auch eine genaue Risikoanalyse des Kaufs. Beide Vertragsparteien einigen sich meistens auf einen bestimmten Zeitraum, in dem die Due-Diligence-Prüfung stattfindet. Zu den Vereinbarungen kann auch eine Entschädigungszahlung gehören, falls der Verkauf doch nicht zustande kommt. Die Prüfung der eigentlichen Unterlagen während einer Due Diligence wird meist von Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern, Anwälten oder anderen Fachleuten mit entsprechenden Kenntnissen durchgeführt oder zumindest tatkräftig unterstützt.

Unterschiedliche Formen von Mergers & Acquisitions

Mergers and Acquisitions

Bei einer Unternehmensfusion können Unternehmen als gleichwertige Partner eine neue Firma gründen.

Es gibt diverse Unterarten von M&A, die der Großzahl der unternehmerischen Möglichkeiten entsprechen. So kann bei einer Fusion der Käufer sich das als Target bezeichnete Zielunternehmen einverleiben und sich selbst dadurch vergrößern, während das gekaufte Unternehmen aufgelöst wird. Dabei muss der Käufer die Schulden genauso übernehmen wie das Vermögen. Bei einer Unternehmensfusion können sich beide Parteien dafür entscheiden, zusammen in einem neuen, größeren Unternehmen aufzugehen. Dadurch entsteht ein völlig neues Unternehmen.

Die Mergers and Acquistions Geschäfte werden aber oft als einfache Unternehmenskäufe abgewickelt und es sind fremdfinanzierte Übernahmen von Unternehmen. Der Unterschied zwischen Unternehmenskäufen und Fusionen besteht im wesentlichen durch den Austausch des Besitzers. Die fremdfinanzierten Übernahmen sind oftmals nur möglich, wenn ein hoher Anteil von fremden Kapital für den Kaufpreis gebraucht wird, das auf dem Finanzmarkt besorgt wird.

Es gibt in diesem Bereich auch die Corporate Restructuring, die meist aus Outsourching- oder Insourching-Maßnahmen besteht, was auch für Spin-offs oder Carve-outs gilt. Eine strategische Kooperation ähnelt einem Joint Venture Vertrag zwischen den Parteien, woraus wiederum oftmals Konsortien, Arbeitsgemeinschaften, Kartelle oder einfache Interessengemeinschaften entstehen.

Nach Common Law in der angelsächsischen Rechtsprechung gilt der Grundsatz, dass der Käufer Sorgfalt walten lassen soll, weshalb er sich dazu verpflichtet, als Risiken des Kaufs für sich abzuwägen und etwaige Mängel vorher zu erkennen und zu akzeptieren. Der Käufer hat also keinen Rechtsschutz, wenn er Kaufmängel übersieht. Deshalb wird bei allen wichtigen Käufen das Käuferrisiko durch die Due Diligence verringert oder sogar ausgeschlossen.

Die beiden Parteien einigen sich in fast allen Arten von M&A auf eine Due-Diligence-Prüfung, die das Risikos des Käufers mindert und den Verkäufer gleichzeitig vor etwaigen Rechtsansprüchen des Käufers schützen soll. Dabei gilt der Grundsatz, dass der Verkäufer nichts verschweigt. Obgleich diese Due-Diligence-Prüfung noch nicht zur Verkehrssitte gehört, werden allerdings auch in Deutschland kaum noch Veräußerungen ohne eine Unternehmens-Prüfung unternommen, wobei sie oftmals auch der Kaufpreisfindung dienen soll.

Wann ist der richtige Zeitpunkt, um ein Unternehmen zu verkaufen?

when to sell your business

Wann ist es an der Zeit, die eigene Firma zu verkaufen?

Der richtige Zeitpunkt für den Unternehmensverkauf ist, wenn das Unternehmen den höchsten Wert hat, jedenfalls aus Sicht des Unternehmenseigentümers. Allerdings finden aus diesem Grund selten Unternehmensverkäufe statt, sondern weil der Firmengründer in Rente gehen möchte und keinen Nachfolger hat. Oftmals sind auch Veränderungen am Markt dafür verantwortlich, dass sich ein Firmeninhaber für einen Verkauf entscheidet.

Allerdings kann auch eine Interessensverlagerung zu einem Verkauf führen, wenn der Unternehmer für eine Neugründung Startkapital braucht. Es können auch ganz persönliche Gründe wie die Gesundheit sein, weshalb sich ein Unternehmensinhaber von seinem Geschäft zurückziehen möchte.

Jedoch gibt es bei der Entscheidung immer zu berücksichtigen, welchen Gegenwert der Verkäufer für seine Firma erhalten möchte. Einigen Unternehmern ist der Erhalt der Firma in ihrer Form wichtiger als ein maximaler Ertrag beim Verkauf. Darum ist der richtige Zeitpunkt auch schwer anzugeben, denn dafür müssten sich Käufer wie Verkäufer darüber einig sein, dass beide eine Win-Win-Situation erleben. Um dieses Ziel zu erreichen, ist eine Due-Diligence-Prüfung wichtig, da sie genau das gewährleisten soll.

Die Due Diligence für den Unternehmensverkauf vorbereiten

Ordner mit Unterlagen

Für die Due Diligence ist die Aufbereitung von vielen Akten notwendig.

Wenn ein Verkauf des Unternehmens geplant ist, sollte der Verkäufer sich die benötigten Unterlagen für die Due-Diligence-Prüfung schon einmal vorbereiten, damit der Käufer und seine Fachleute sich diese so schnell wie möglich vornehmen können. Ganz wichtig sind die Dokumente zur rechtlichen Situation wie zum Beispiel einer GmbH oder einer Ko-KG, denn nur so kann der Käufer erfahren, was genau er bei der Übernahme beachten muss.

Zudem sollte er alle seine Dokumente bezüglich der Steuer wie auch die Finanzunterlagen und die Dokumente, die die wirtschaftliche Lage darstellen. Dabei ist entscheidend, dass diese Unterlagen auch den Tatsachen entsprechen, da eine Manipulation der Unterlagen ein Fall für den Staatsanwalt werden kann.

Für den zukünftigen Käufer ist nicht nur der gesamte Habitus der Firma wichtig, sondern er sollte auch den Zugang zu den Unterlagen für die Entwicklung des Marktes bekommen sowie zu den Unternehmens-Strategien. Immerhin sind diese Unternehmensstrategien oftmals für den Erfolg eines Unternehmens in der Zukunft gedacht.

Der Verkäufer sollte allerdings dem Käufer auch einen Einblick über den aktuellen Stand der Versicherungen geben, die das Unternehmen abgeschlossen hat und die zur Verfügung stehen. Sehr wichtig sind auch die technologischen Entwicklungen, die dem Unternehmen Umsatz bescheren sollen.

Neben allen Sachwerten einer Firma gibt es auch das sogenannte Humankapital. Unternehmer verstehen unter dem Begriff Humankapital die Fähigkeiten ihrer Angestellten, sich auch unter Stress zu bewähren. Die Angestellten sind nicht nur wegen ihrer Arbeitsleistung ein wichtiger Bestandteil des Unternehmens, sondern können durch ihre kreative Ideen eine enorme Wertsteigerung erzeugen. Diese innovativen Ideen sind meist vertraglich Eigentum des Unternehmens und machen einen bedeutenden Wert in der Gesamteinschätzung des Firmenwerts aus.

Due Diligence für den Unternehmensankauf vorbereiten

Ein Käufer eines Unternehmens sollte die Due-Diligence-Prüfung dafür nutzen, sich alle Aspekte des Wunschunternehmens genau anzuschauen, bevor er dem Kauf zustimmt. Kommt es hinterher zum Streit, muss er nämlich beweisen, dass er die nötige Sorgfalt walten ließ und trotzdem hintergangen wurde. Zunächst sollte der Käufer den exakten Wert des gewünschten Unternehmens ermitteln lassen. Dabei sind alle Aktiva genauso wichtig wie Belastungen durch Kredite.

Zu den wichtigen Unternehmensdaten gehören selbstverständlich auch der Umsatz wie auch Gewinn und Marge. Zudem interessiert sich der Käufer für die aktuelle Position des Unternehmens im Markt und seinen Stand gegenüber den Wettbewerbern.

Bei größeren Firmen empfiehlt es sich auf jeden Fall, die Bilanzen von einem Wirtschaftsprüfer durchschauen zu lassen. Auch sollte die Führungsetage genau unter die Lupe genommen und auf ihre Eignung überprüft werden, da hier die Entscheidungen für die Zukunft des Unternehmens fallen. Aus diesen diversen Fakten gibt sich schließlich zusammengenommen eine fundierte Risikoanalyse, die exakt beschreiben sollte, welchen Wert das Unternehmen hat und welche zukünftige Entwicklung ansteht.

Der Einsatz eines DMS für die Due Diligence

diagramm-unternehmensankauf-due-diligence

Ein Document Management System hilft bei der Due-Diligence-Prüfung – und zwar allen Parteien.

Da bei einer Due-Diligence-Prüfung Unmengen von Datensätzen anfallen, können Dokumentenmanagementsysteme, kurz DMS genannt, die Arbeitsabläufe und die Durchsicht erleichtern. Ein Document Management System macht es möglich, dass eine große Anzahl von Mitarbeitern oder Fachleuten gleichzeitig Zugriff auf das gleiche Projekt haben, wobei die Sicherheit der sensiblen Firmendaten trotzdem gewährleistet bleibt. Denn kein Unternehmen, das verkauft werden soll, weiß es zu schätzen, wenn ihre Daten für unbefugte Personen zugänglich sind.

Durch DMS können auch Fachleute in den Due-Diligence-Prozess eingebunden werden, die an anderen Standorten als dem Unternehmenssitz beschäftigt sind, was durch ein funktionales Online-DMS gewährleistet wird. So wird es möglich, die digitalisierten Dokumente aufzurufen oder nach Wunsch einfach im Web einzusehen. Ein solcher externer Austausch von Daten kann diese Prüfung erleichtern und die Dauer der Prüfung zudem erheblich reduzieren.

Die einzelnen Mitarbeiter bekommen so eine gute Übersicht über die Informationen und die Strukturierung der zahlreichen Dokumente. Dabei spielt es keinerlei Rolle, wie groß die einzelnen Dateien oder die gesamte Datenmenge ist. Dafür ist das Cloud Computing verantwortlich, was sich durch das DMS gerade bei Firmenübernahmen oder Fusionen als sehr hilfreich erwiesen hat. Zudem kann das DMS die Kosten für eine Unternehmensprüfung stark reduzieren.

Weitere Informationen zum Thema Due Diligence

Die vier Hauptformen von Mergers & Acquisitions

Unternehmensfusionen und Übernahmen werden aus vielen verschiedenen Gründen durchgeführt.

Von einer feindlichen Übernahme über eine freundliche Fusionierung bis zu einer strategischen Allianz – es gibt viele Möglichkeiten für Unternehmen, Ihre Kräfte zu bündeln.

In diesem Artikel betrachten wir die vier Hauptformen von Fusionen und Übernahmen (englisch: Mergers & Acquisitions oder auch M&A) und eine kleine Fallstudie einer sehr bekannten Übernahme, die nicht das geplante Resultat erzielt hat.

Die vier Hauptformen von Mergers & Acquisitions

Unternehmen werden aus vielen verschiedenen Gründen mit anderen Firmen fusionieren oder diese übernehmen. Hier sind die vier häufigsten Formen der Fusion und Übernahme:

Horizontale Fusion/Übernahme

Zwei Firmen finden mit gleichartigen Produkten oder Dienstleistungen zusammen. Durch die Fusion wird die Produktpalette erweitert, es entstehen aber keine neuen Produkte oder Services. 2002 hat Hewlett Packard die Firma Compaq Computers für 24 Milliarden Dollar übernommen. Das Ziel der Übernahme war, durch die Kombination der Produkte beider Unternehmen der marktstärkste PC-Lieferant zu werden.

Vertikale Fusion/Übernahme

Zwei Unternehmen bündeln Ihre Kräfte im selben Markt, stehen aber an verschiedenen Positionen in der Zuliefererkette. Sie erhöhen ihre vertikale Integration in die Kette durch die Verbesserung der Logistik, die Konsolidierung von Mitarbeitern erzielen eine Zeitersparnis bei der Vermarktung der Produkte. Ein Bekleidungsgeschäft, das eine Herstellerfirma aufkauft, wäre ein Beispiel für eine vertikale Übernahme.

Fusion/Übernahme als Mischkonzern

Zwei Firmen aus unterschiedlichen Branchen schließen sich zusammen oder eine Firma übernimmt die andere, um die Palette ihrer Produkte oder Dienstleistungen zu vergrößern. Dieses Vorgehen kann dabei helfen, Kosten zu reduzieren, indem interne Arbeiten parallelisiert werden und Risiken durch die Präsenz in verschiedenen Märkten vermindert werden.

Konzentrische Fusion/Übernahme

In manchen Fällen bedienen zwei Unternehmen denselben Kundenstamm, bieten aber verschiedene Dienstleistungen an. Ein Beispiel hierfür ist die Firma Sony, die DVD-Player herstellt und im Jahr 1989 das Filmstudio Columbia Pictures übernommen hat. Tatsächlich war dies ein integraler Bestandteil der Strategie, um die Blu-Ray-Player von Sony zu etablieren.

Fallstudie – 1998 – Daimler Benz und Chrysler

Daimler Benz hat 1998 Chrysler übernommen um gemeinsam Daimler Chrysler zu bilden, einen 37 Milliarden Dollar schweren Automobilgiganten, der massive Präsenz auf beiden Seiten des Atlantiks gezeigt hat. Allerdings wurden die kulturellen Unterschiede zwischen den Unternehmen als einer der Hauptfaktoren für den Misserfolg gesehen, der dazu führte, dass Daimler 2007 das Unternehmen Chrysler wieder für 7 Milliarden Dollar verkauft hat.

In diesem Fall ist die „effiziente, konservative und sichere“ Kultur von Daimler mit der „kühnen, diversen und schaffenden“ Kultur von Chrysler aufeinandergeprallt. Während der Due Diligence Prüfung vor der Durchführung des Deals wurden die Herausforderungen nicht erkannt, die beide Unternehmen in der Zusammenarbeit haben würden.

Zudem wurde die Transaktion als ein „Merger of Equals“ bzw. eine „Fusion auf Augenhöhe“ angekündigt, doch dies entsprach nicht der Realität in beiden Unternehmen. Chrysler wurde ganz offensichtlich übernommen und es gab wenig Vertrauen zwischen beiden Firmen.

Ein Scheitern in dieser Größenordnung zeigt, wie wichtig die Durchführung einer gründlichen und objektiven Due Diligence ist.

Der M&A-Bereich verlässt sich stark auf den Due-Diligence-Prozess um die Realisierbarkeit eines Deals zu bewerten. Wenn Milliarden von Dollar auf dem Spiel stehen, ist es wichtig alle Möglichkeiten der Informationsbeschaffung und Analyse auszuschöpfen.

aufbewahrungsfristen-aufbewahrungspflicht-rechnungen

Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungspflicht von Dokumenten

Wie Ihnen geht es Millionen von Menschen, es stapeln sich die Papiere und Dokumente, bei denen Sie sich nicht sicher sind, wie lange sie aufbewahrt werden müssen. Am Einfachsten wäre es, wenn die Aufbewahrungsfristen einheitlich wären. Doch sie unterscheiden sich zwischen den Privathaushalten, den Gewerbetreibenden und den Selbstständigen.

Oft wird über Jahre von keiner Stelle die Vorlage eines Dokumentes gefordert. Aber ausgerechnet dann, wenn etwas vernichtet wurde, wird es benötigt. Nachfolgend geben wir Ihnen einen kleinen Einblick, welche Dokumente wie lange aufbewahrt werden müssen, um den Aufbewahrungsfristen gerecht zu werden.

Allgemeines zu Aufbewahrungsfristen

Unter Aufbewahrungsfristen ist der Zeitraum zu verstehen, in welchem noch der Zugriff für Verwaltungszwecke gewährleistet sein muss. Er wird in Jahren festgelegt. Der Zeitraum beginnt, wenn das Kalenderjahr abgelaufen ist, in welchem letzte Bearbeitungen an den Unterlagen vorgenommen wurden. Als Ende der Aufbewahrungsfrist ist wiederum der Ablauf des entsprechenden Kalenderjahres anzunehmen.

Aufbewahrungsfristen für Gewerbetreibende

Akten

Welche Dokumente müssen Gewerbetreibende verwahren?

Geltend für die Gewerbetreibenden ist die Abgabenordnung. In dieser ist im § 147 festgeschrieben, wie es sich mit der Aufbewahrungsfrist verhält. Die geordnete Aufbewahrung der diversen Unterlagen unterscheidet sich in der Regel zwischen 6 und 10 Jahren.

Bereits nach 6 Jahren können Geschäfts- und Handelsbriefe, welche empfangen wurden, vernichtet werden. Gleiches gilt für die ausgehende Korrespondenz. Unterlagen, welche für die Besteuerung relevant sind, müssen nach 6 Jahren nicht mehr aufbewahrt werden.

10 Jahre sind aufzubewahren:

  • Inventarverzeichnisse
  • Buchungsbelege
  • Aufzeichnungen, Bücher und Unterlagen die Organisation betreffend
  • Jahresabschlüsse, Lageberichte und Eröffnungsbilanzen
  • Zollunterlagen

Aufbewahrungsfristen für Selbstständige, Kleingewerbetreibende und Freiberufler

Bei den Aufbewahrungsfristen gelten auch die Selbstständigen bzw. Freiberufler die 6 bzw. 10 Jahre. Für Kleingewerbetreibende und auch Freiberufler besteht die Buchführungspflicht grundsätzlich nicht. Dennoch sind sie verpflichtet, ihre Betriebseinnahmen zu dokumentieren. Dies dient der Prüfung zwecks der Umsatzsteuer.

Zudem müssen diese ein Verzeichnis erstellen, in welchem die Anschaffungs- und Herstellungskosten von Wirtschaftsgütern aufgelistet sind, die nicht abgeschrieben werden können. Werden diese aus dem Anlagevermögen entnommen oder veräußert, kann dies steuerliche Folgen nach sich ziehen. Also besteht auch für Selbstständige, Freiberufler und Kleingewerbetreibende eine Aufbewahrungspflicht. Sie betrifft alle Unterlagen, die bei einer steuerlichen Überprüfung von Relevanz sein könnten.

Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen

Privatpersonen unterliegen ebenfalls den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Dabei ist bei ihnen zu differenzieren, ob es sich um,

  • Rechnungen von Handwerkern
  • Quittungen und Kaufbelege
  • Frist für Personen mit hohem Einkommen
  • Bankunterlagen
  • Steuerunterlagen
  • Rentenunterlagen und medizinische Unterlagen

Die Fristen zu den eben genannten Punkten variieren allerdings.

Am wichtigsten ist die Aufbewahrung von Handwerkerrechnungen. Sie müssen laut § 14 b Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) 2 Jahre aufgehoben werden. Für die Rechnung der Frist ist davon auszugehen, dass diese erst zum Ende des Kalenderjahres beginnt, in welchem der Kunde die Rechnung erhalten hat. Mit dieser Gesetzgebung der Aufbewahrungspflicht, welche auch Privatpersonen unterliegen, soll der Schwarzarbeit ein Riegel vorgeschoben werden.

Nach § 437, 438 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) besteht eine Gewährleistungspflicht, welche der Verkäufer einhalten muss. Bis dahin sollten Kaufbelege aufbewahrt werden. Macht sich innerhalb dieser Zeit eine Reklamation für Neuwaren (Möbel, Elektrogeräte und dergleichen) erforderlich, diesen die Belege als Nachweis zum Kaufdatum.

Überschreiten die jährlichen Einnahmen einen Betrag von 500.000 Euro, greift die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren. Sie betrifft die relevanten Kontoauszüge.

Bei den Bankunterlagen sind auch Privatpersonen verpflichtet, diese aufzubewahren. Die vorgeschriebene Zeit der Aufbewahrungsfrist beträgt 3 Jahre. Kontoauszüge, Quittungen und Belege, aus denen beispielsweise ein Immobilienverkauf hervorgeht, sollten dennoch lebenslang aufbewahrt werden.
Rein nach den Gesetzmäßigkeiten besteht für Privatpersonen keine Aufbewahrungspflicht für Steuerunterlagen. Dennoch heben sich viele Menschen wenigstens die Steuerbescheide der letzten Jahre auf.

Möglichkeiten der Aufbewahrung

Aufbewahrungsfristen mit einem DMS einhalten

Mit einem DMS lassen sich Unterlagen einfach elektronisch verwalten.

In den Mittelpunkt rückt immer mehr die elektronische Archivierung, wenn es um das Einhalten den Aufbewahrungsfristen geht. Papier nimmt eine Unmenge von Platz in Anspruch. Viele Privatpersonen, aber auch Firmen steht dieser nicht zur Verfügung. Ein Begriff, welcher in diesem Zusammenhang immer häufiger fällt, ist die revisionssichere elektronische Archivierung. Doch was ist darunter zu verstehen und werden sie den Bestimmungen des Handelsgesetzbuches und der AO gerecht?

Fakt ist, wer verpflichtet ist Unterlagen über Jahre hinweg aufzubewahren, ist für die Form selbst verantwortlich. Grundsätzlich ist hierbei die Bedingung zu erfüllen, dass jederzeit eine Einsichtnahme der Unterlagen möglich ist. Übersichtlich sollten Belege und Rechnungen der Buchführung abgelegt sein. Im Umsatzsteuergesetz § 14b Abs. 1 Satz 2 steht geschrieben, dass die Lesbarkeit auch nach Jahren der Aufbewahrung nicht beeinträchtigt sein darf. Zur eigenen Sicherheit sollten Kopien von Dokumenten anfertigen, die auf Thermopapier ausgedruckt worden. Denn nach 10 Jahren kann es mit der Qualität nicht mehr so gut bestellt sein. In diesem Fall sind Originale und Kopien zusammen aufzubewahren.

Der § 147 Abs. 2 AO sagt aus, dass Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen im Original aufzubewahren sind.
Die § 14, 14b UStG beinhalten, dass die bildliche Wiedergabe für Handelsbriefe, Rechnungen und Geschäftsbriefe zulässig ist.
Die Aufbewahrung für elektronisch übermittelte Rechnungen ist im BMF-Schreiben vom 12. Juli 2012 definiert.

Am häufigsten werden Dokumentenmanagementsysteme (DMS) zur Aufbewahrung eingesetzt. Es handelt sich um eine sichere Software, welche die Schriftgutverwaltung durchführt. Der Begriff DMS stammt aus dem Englischen und steht für „Document Management System“. Die papiergebundenen Dokumente werden als elektronische Dokumente in einer Datenbank verwaltet. Während der Begriff Schriftgutverwaltung die Aufbewahrung und Verwaltung von Papierdokumenten steht, wurde für die bessere Unterscheidung die englische Bezeichnung Electronic Document Management, kurz EDM, eingeführt.

Bei der Aufbewahrung von Originalen gibt es keine andere Möglichkeit, wobei die Anfertigung von Kopien, die mit den Originalen gemeinsam aufzubewahren, ratsam ist. Sonst kommt die bildliche bzw. inhaltliche Aufbewahrung in Betracht. In jedem Fall ist es eine gute, vor allem platzsparende Alternative. Wahlweise stehen hierfür digitale und analoge Speicherungen zur Verfügung. Jedoch gibt es auch hier wieder einiges zu beachten.

An erster Stelle steht die originalgetreue Übertragung. So kann es sein, dass dem Speichermedium die Originalfarbe zu entnehmen sein muss. Diese gibt im Zweifelsfall Auskunft darüber, ob es sich um ein Original der Rechnung oder eine Kopie handelt. Wurde die Rechnung im Original gescannt, muss das Original nicht mehr aufbewahrt werden. Es sind nämlich die Voraussetzungen der Abgabenordnung § 147 Abs. 2 mitTeilziffer 8 GoBS erfüllt. GoBS ist die Abkürzung für Grundsätze ordnungsmäßiger DB-gestützter Buchführungssysteme. Um diesen Vorschriften gerecht zu werden, sind einige Bedingungen daran geknüpft.

  • Wann erfolgte das Scannen der Unterlagen?
  • Wurde das Scannen durch eine dafür berechtigte Person vorgenommen?
  • Die Dokumentation darüber, was genau gescannt wurde.
  • Kontrolle der Qualität und gegebenenfalls sind Fehler zu protokollieren.

Für die inhaltliche Wiedergabe sind Speichermedien zu nutzen, die garantieren, dass nicht nur der Inhalt korrekt ist, sondern die Daten auch nach den vielen Jahren der Aufbewahrung noch verwertbar sind.

Gesetzmäßigkeiten

Juristische Folgen bei Nichtachtung der Aufbewahrungsfrist

Die gesetzlichen Vorgaben für Aufbewahrungsfristen und Pflichten begründen sich auf verschiedene Regularien.

Eine zentrale Rolle für die Aufbewahrungsfristen sind die Gesetze, welche in Verbindung mit dem Steuer- und Handelsrecht stehen. Aber es gibt weitere zahlreiche Gesetze, die zu beachten sind, wenn es darum geht, Dokumente zu archivieren oder zu vernichten.

Gesetze des Steuer- und Handelsrechtes für unterschiedliche Branchen beginnen damit, dass sie länderspezifischen Regelungen unterworfen sind.
Genau festgeschrieben für Deutschland sind die Regelungen zum einen in der Abgabenordnung (AO) unter § 147 und zum anderen im Handelsgesetzbuch (HGB) unter § 257. Teilweise kommt das Umsatzsteuergesetz (UStG) § 14 b zur Anwendung. Zwei Zahlen sind für die Aufbewahrung bzw., Vernichtung markant. Handelt es sich um Dokumente bzw. Unterlagen, die der Frist von 6 Jahren oder von 10 Jahren unterliegen.

Zu beachten sind auch noch Ausnahmen, die dazu führen können, dass sich die Frist für die Aufbewahrung verlängert. Ist die Festsetzungsfrist noch nicht verstrichen, kann dieser Fall eintreten. Nachzulesen ist diese in der Abgabenordnung unter § 147, Abs. 3.

Es sind noch branchen- bzw. anwendungsspezifische Aufbewahrungsfristen zu beachten. Diese gelten beispielsweise für:

  • Krankenhäuser
  • Bauwesen
  • Umweltschutz
  • Telekommunikation
  • öffentliche Verwaltung,

um nur einige zu nennen.

Bei den Aufbewahrungsfristen gelten in Österreich das Unternehmensgesetzbuch (UGB), die Bundesabgabenordnung (BAO) und auch das Umsatzsteuergesetz (UStG). Während für die Aufbewahrungsfristen für die Schweiz das SchweizerischeMehrwertsteuergesetz und auch das Schweizerische Obligationenrecht (OR).

Konsequenzen bei Missachtung der Aufbewahrungspflichten

Die gute Nachricht gleich zu Beginn. Ist der Unternehmer nicht in der Lage geforderte Unterlagen vorzulegen, handelt es sich nicht automatisch um eine Ordnungswidrigkeit. Es führt zwar zu keiner Bestrafung, dennoch können sich daraus steuerliche Nachteile ergeben. Das Finanzamt ist in solchen Fällen berechtigt, Schätzungen vorzunehmen. Sind aber weitere Voraussetzungen erfüllt, zum Beispiel:

  • Steuerhinterziehung
  • Insolvenzstraftaten
  • Urkundenunterdrückung

können empfindliche Strafen verhängt werden. Liegt ein Verdacht in dieser Richtung vor, können Geldbußen oder Geldstrafen verhängt werden. Es kann sogar mit Freiheitsstrafen enden. Nachzulesen ist dies im Strafgesetzbuch § 283 ff., in der AO § 370, im Strafgesetzbuch § 274, um nur einige zu nennen.

Fazit

In Zeiten, in welchen der Computer nicht nur im gewerblichen, sondern auch im privaten Bereich Einzug gehalten hat, leeren sich die Ordner dennoch nicht. Viele haben Sorge, die Aufbewahrungspflicht nicht einzuhalten. Dabei sind es vor allem für Privathaushalte nur wenige Papiere, die aufgehoben werden müssen. Für Gewerbetreibende, Selbstständige, Freiberufler und Kleingewerbetreibende sind es wesentlich mehr Fristen, die es hierbei zu beachten gilt.

Wer sich nach diesem Beitrag noch nicht sicher ist, wann welche Unterlagen vernichtet werden können, kann im Internet Merkblätter für Steuerberater und Mandanten aufrufen. Dort ist meist alphabetisch geordnet nachzulesen, welcher Beleg, wie lange aufgehoben werden muss. In den meisten Fällen handelt es sich schließlich um steuerrelevante Unterlagen. Größere Unternehmen können sich auch an Experten wenden und diese mit der Vernichtung beauftragen. Diese wurden bezüglich der Fristen, deren Beginn und deren Ablauf geschult.

CC Steve Wilson Flickr - Due Diligence

Due Diligence für den Unternehmensankauf

Wenn Sie vorhaben eine Firma zu kaufen ist der Due-Diligence-Prozess der wichtigste Aspekt der gesamten Transaktion. Die Recherche während der Due Diligence und die Analyse stellen sicher, dass der Käufer den Unternehmenswert kennt und weiß, wie sich dieser auf den Kaufpreis des angebotenen Unternehmens auswirkt. Hier sind die wichtigsten Fakten über das Unternehmen die während des Due Diligence Prozesses untersucht werden sollen:

Bewertung des Unternehmens

Während einer Due Diligence müssen viele Unterlagen gesichtet werden

Während einer Due Diligence müssen viele Unterlagen gesichtet werden

Wie viel ist das Unternehmen am Markt wert? Sind Aktienanteile öffentlich verfügbar und falls ja, an welcher Börse werden sie gehandelt?

Lese-Tipp: Auch wenn die Einschätzung des Wertes eines Unternehmens keine exakte Wissenschaft ist, so können Sie im Rahmen einer Unternehmensbewertung einen guten Anhalt für den Unternehmenswert finden. Im Beitrag zum Thema Unternehmensbewertung erklären wir wie das geht.

Einkommen, Gewinn und Marge

Was sind die Umsatzzahlen des Unternehmens der letzten drei Jahre? Beschaffen Sie sich die Informationen von noch früheren Jahren, falls möglich.

Ist der Umsatz von Jahr zu Jahr gewachsen? Wie sehen die Umsatzzahlen im Monats, Quartalsverlauf und von Jahr zu Jahr aus? Macht das Unternehmen regelmäßig Gewinn, oder nur sporadisch? Sind die Gewinnmargen vergleichbar mit anderen Unternehmen aus dem Sektor? Die sind nur einige der Fragen, die während der Due Diligence gestellt werden.

Lesen Sie dazu auch: Was ein Unternehmen wirklich wertvoll macht.

Industrie und Wettbewerb

In welchem Markt, oder welchen Märkten konkurriert das Unternehmen mit anderen Mitbewerbern? Was sind aktuelle Trends in diesen Märkten? Gibt es dort neue Chancen oder Risikofaktoren die durch neue Regulierungen, Technologien oder Wettbewerber entstanden sind?

Wie ist die Positionierung des Unternehmens am Markt? Welches sind seine Stärken und wo liegt der für Kunden wahrnehmbare USP zu den Mitbewerbern (‚Unique Selling Proposition‘)?

Was ist die Marktposition (Vorreiter, Anführer oder Mitläufer) des Unternehmens und wie ist die Position im Vergleich zu den größten Mitbewerbern? Was sind die vorherrschenden Geschäftsmodelle der Konkurrenz und wie gut wird das Geschäftsmodell von der Firma umgesetzt?

Bewertungsmultiplikatoren

Was ist der Bewertungsmultiplikator (so genannter „Multiple“) in Hinsicht auf den angebotenen Preis für das Unternehmen und wie ist er im Vergleich zu dem Durchschnitt im entsprechenden Industriesektor? Falls es eine große Spannbreite zwischen dem angebotenen Preis und dem Bewertungsmultiplikator der Konkurrenz gibt, was ist der Grund dafür? Ist er gerechtfertigt?

Inhaber und Management

Während einer Due Diligence wird in der Regel auch die Geschäftsleitung geprüft

Während einer Due Diligence wird in der Regel auch die Geschäftsleitung geprüft

Wer ist der eigentliche Inhaber der Firma? Besitzen die Gründer des Unternehmens noch Anteile? Ist es ein Unternehmen in Familienhand? Welchen prozentualen Anteil der Firma besitzen Gründer und die aktuelle Unternehmensleitung? Die Beantwortung dieser Fragen hilft zu verstehen, wie viel die Beteiligten in die Firma investiert haben und wie stark sie sich auch in Zukunft für den Fortbestand des Unternehmens einsetzen werden.

Untersuchung der Bilanz

Ziehen Sie Finanzexperten zur Hilfe um die Bilanz zu untersuchen. So bekommen Sie einen Überblick über die Vermögenswerte, den Schuldenstand und andere wichtige Indikatoren zur finanziellen Lage des Unternehmens.

Entwicklung an der Börse, Optionen und Verteilung

Wie hat sich der Preis an der Börse über die letzten 10 Jahre entwickelt? Wie wird das Unternehmen in den Märkten wahrgenommen und wie hat sich dies auf den Aktienpreis ausgewirkt?

Haben die derzeitigen Aktionäre die Option, Aktien zu verkaufen? Hat das Unternehmen vor, in Zukunft weitere Aktien zu verkaufen?

Risiken für das Unternehmen

Gibt es Gerichtsverfahren, regulatorische Bedenken oder starke Konkurrenz, die das Fortbestehen des Unternehmens gefährden? Bedenken Sie alle Geschäftsbereiche des Unternehmens.

Die Due Diligence zur Informationssammlung

Die Due Diligence ist im ersten Schritt ein Prozess zur Sammlung von Informationen, es ist noch nicht notwendig die gesammelten Informationen schon jetzt zu bewerten. Betrachten Sie die gesammelten Daten objektiv und führen Sie eine vollständige Analyse erst durch, wenn Sie alle benötigten Informationen zusammengetragen haben.

Die Durchführung einer vollständigen Due Diligence Prüfung stellt sicher, dass Sie ein umfassendes Bild von dem Potential der zu verkaufenden Firma vor dem eigentlichen Unternehmenskauf gewinnen. Wir empfehlen den Download einer kostenlosen Due-Diligence-Checkliste unter um sicherzustellen, dass Sie alle wichtigen Aspekte während einer Due Diligence im Blick haben.

„Business Woman“ by Steve Wilson is licensed under CC BY 4.0 / A derivative from the original work

Due Diligence

Letter of Intent

Ein Letter of Intent (LOI) stellt bei Unternehmenskäufen und -verkäufen ein wichtiges Dokument dar, gleichwohl es sich bei ihm nur um eine Absichtserklärung handelt, die in Bezug auf den Vertragsabschluss rechtlich unverbindlich ist. Dennoch zeigt die Erfahrung, dass diese Erklärung, die die wesentlichen Eckpunkte der Verhandlungen vor oder nach einer Due Diligence zusammenfasst, für beide Parteien von enormer Wichtigkeit sein kann.

Bei der Gestaltung eines LOI ist für beide Parteien äußerste Vorsicht geboten, da es sich bei der Absichtserklärung nach deutschem Recht um ein unbekanntes Rechtsinstitut handelt und daher grundsätzlich eine andere Rechtsfolge eintritt wie bei Vorverträgen oder Optionen, die als vermeintlich ähnliche Rechtsinstitute einen ganz anderen Stellenwert in der Rechtsprechung genießen.

Charakterisierung eines Letter Of Intent

due diligence stepsMit einem LOI soll die Ernsthaftigkeit der Gespräche sowie der Wille zum Abschluss eines möglichen Vertrages festgehalten werden, keinesfalls soll durch die entstandene Absichtserklärung jedoch ein Anspruch (Beispiel: Anspruch auf Abschluss eines Vertrags) sowie daraus erwachsene Verpflichtungen wie etwa Schadensersatzpflichten entstehen. Ein Abbruch der Verhandlungen soll für beide Parteien jederzeit möglich sein, ohne dass die offengelegten sensiblen Daten Schaden anrichten können.

Wäre dieser Sachverhalt nicht gegeben, könnten die Gesprächspartner selbst dann eine Zusammenarbeit in Erwägung ziehen, wenn sie größere und unüberbrückbare Differenzen feststellen, einen Abbruch der Verhandlungen jedoch scheuen, da sie dem Verhandlungspartner schon zu viele unternehmensinterne Informationen offen gelegt haben und befürchten, dass dieser Informationsaustausch negative Folgen für den weiteren Unternehmensfortbestand haben könnte.

Geheimhaltungsvereinbarungen, Exklusivitätsklauseln sowie Vernichtungs- und Herausgabeansprüche erhaltener Dokumente und Konventionalstrafen bei Missachtung der Vereinbarungen schützen die Verhandlungspartner. Es ist wichtig darauf zu achten, die Formulierungen der Absichtserklärungen so zu wählen, dass im Falle eines Rechtsstreits die Niederschriften auch im Hinblick auf eine gerichtliche Auslegung eindeutig sind und keine Zweifel zulassen.

Weicher und harter LOI und Abgrenzung zum Vorvertrag

In der Literatur wird zwischen einem „harten“ und einem „weichen“ LOI unterschieden. Während der weiche LOI lediglich bestätigen soll, dass zwei Parteien in ernsthaften Verhandlungen stehen und dies schriftlich bestätigen, ist der harte Letter of Intend grundsätzlich konkreter gefasst und enthält auch einige rechtlich bindende Erklärungen.

Neben Geheimhaltungsvereinbarungen und Exklusivitätsklauseln, die auch Bestandteil eines weichen LOI sein können, sind hier besonders Schutzpflichten und Sorgfaltspflichten zu nennen. Die Vereinbarungen beziehen sich jedoch auf jeden Fall auf wesentliche Vertragsbestandteile wie den Verkaufspreis oder die Beschaffenheit des Verkaufsgegenstands. Der Verkaufsgegenstand ist dabei in aller Regel die Firma oder zumindest ein Unternehmensteil.

Obwohl der harte LOI detaillierter ist und sich vom weichen LOI unterscheidet, muss er doch von einem Vorvertrag als schuldrechtlichem Vertrag mit der Verpflichtung zum späteren Abschluss eines Vertrages abgegrenzt werden. Eine weitere Möglichkeit ist ein Memorandum of Understanding (MoU), das seinen Ursprung im englischen Sprachraum hat, und eine Absichtserklärung zwischen mehreren Verhandlungspartnern darstellt. Im deutschen Sprachgebrauch werden LOI und MoU oftmals synonym verwendet, was rechtlich gesehen aber keinerlei Bedeutung hat. Vielmehr ist die inhaltliche Gestaltung der Absichtserklärungen wichtig.

Bestandteile eines LOI

UnterschriftEin LOI fasst die wesentlichen Eckpunkte der Verhandlungen zusammen, demnach werden die Vertragspartner in der Absichtserklärung explizit genannt und deren bekundetes Interesse an der geplanten Transaktion herausgestellt. Die bisherigen Gesprächsergebnisse werden zusammengefasst und die Kernaussagen verdichtet. Häufig werden hier Preiskorridore oder exakte Preise definiert. Außerdem wird das Transaktionsvorhaben konkretisiert, das heißt, es erfolgt eine genaue Beschreibung über das zu veräußernde Objekt, den Käufer und den Verkäufer sowie ein detaillierter Zeitplan über die angestrebten Zwischenziele.

Innerhalb dieses zeitlichen Rahmens erfolgt eine sogenannte Due-Diligence-Prüfung, bei der eine sorgfältige Risikoprüfung und eine Analyse der Stärken und Schwächen des Objekts durchgeführt wird. Diese Stärken und Schwächen beeinflussen die Wertfindung des Objekts unter Umständen sehr und spielen daher eine wichtige Rolle bei der Preisfindung beim Unternehmensverkauf.

Im gleichen Atemzug erfolgt auch die Vollmachterteilung zugunsten einer der Kaufobjekt prüfenden Partei sowie die spezifische Festlegung von Befristungen, Bedingungen in Form der Offenlegung der Finanzierungsstruktur des Käufers und etwaiger Vorbehalte, die möglicherweise im Raum stehen und von den Beteiligten geäußert werden können. Gängige Praxis ist die Unterzeichnung einer Geheimhaltungserklärung der beteiligten Parteien, in der sie sich zur Wahrung der unternehmensinternen relevanten Informationen verpflichten.

Die Festlegung von Sanktionen bei Zuwiderhandlungen ist in Form von Konventionalstrafen obligatorisch, einzelne Ausnahmen sind je nach Einzelfall möglich. Typisch für einen LOI sind auch Exklusivitätsklauseln, die Verhandlungen eines Vertragspartners mit Dritten verhindern sollen und demnach einen zusätzlichen Schutz der Vertragsparteien darstellen.

In der Regel wird auch ein Herausgabe- und Vernichtungsanspruch von erhaltenen Dokumenten festgeschrieben sowie Beendigungsgründe für laufende Verhandlungen definiert. Abschließend werden Auslagenersatzregelungen festgehalten sowie auf die fehlende Bindungswirkung des LOI hingewiesen.

Tipp: Der ordnungsgemäße Umgang mit den Dokumenten, die für den Abschluss eines LoI notwendig sind, können Sie mit einem virtuellen Datenraum sehr gut überprüfen und praktisch jederzeit rechtssicher dokumentieren.

Die Wichtigkeit des LoI

Ein Letter of Intent ist bei einem Unternehmenskauf und Unternehmensverkauf ein wichtiges Dokument, das einen späteren Vertragsschluss in die Wege leiten soll. Die verhandelnden Partner sollten darauf achten, dass die gewählten Formulierungen zwar den grundsätzlichen und ernsthaften Verhandlungswillen ausdrücken, gleichzeitig jedoch der fehlende Bindungswille („no binding clause“) zweifelsfrei erkennbar ist, sodass es im Falle einer gerichtlichen Prüfung keinen Auslegungsspielraum gibt. Ebenso wichtig ist die Festlegung von Geheimhaltungsvereinbarungen und Exklusivitätsklauseln, die die Verhandlungspartner absichern und dadurch mehr Verhandlungsspielraum schaffen. Darüber hinaus sollte die Frage nach der Übernahme der Kosten gestellt werden. Da beide Parteien an den Verhandlungen teilnehmen, sollten auch beide Parteien zumindest einen Teil der Kosten übernehmen.

Lese-Tipp: Was Sie in Sachen Verträgen im Rahmen eines LoI beachten müssen erläutern wir im Beitrag über die üblichen Vertragsarten in Deutschland.

Weiterführende Informationen:

Die Consultant des Datenraumanbieters docurex beraten Sie gerne unverbindlich über das übliche Prozedere bei der Nutzung eines Datenraums im Zusammenhang mit einem Betriebsübergang oder einem Letter-of-Intent.

Eine Übersicht über die wesentlichen Inhalte eines Letter-of-Intent finden Sie auf der Webseite der IHK Frankfurt.

Welche Dokumente duerfen mit einem DMS aufbewahrt werden?

Welche Dokumente dürfen digital mit einem DMS aufbewahrt werden?

Grundsätzlich ist ein Document Management System geeignet, alle Dokumente aufzubewahren. Dies gilt sowohl für Privatpersonen als auch Kleinunternehmer, Freiberufler und Gewerbetreibende. Zu Dokumenten zählt alles von Kaufbelegen über Korrespondenzen bis hin zu Versicherungspolicen.

Welche Ausnahmen gibt es?

Es existiert keine Limitierung der digital zu speichernden Dokumente. Allerdings gibt es Fälle, in denen das papierbasierte Original nicht vernichtet werden darf. Dazu gehören Versicherungspolicen, aus denen ein Leistungsanspruch hervorgeht, wie zum Beispiel Renten- und Lebensversicherungen; Bilanzen und Jahresabschlüsse, sowie die Aufbewahrung aller Dokumente von Unternehmern, die in Deutschland Vorsteuer geltend machen wollen, aber keinen Umsatz im Inland generieren (§ 62 Abs2 UstDV). Grundsätzlich empfiehlt sich eine Aufbewahrung auch bei allen Dokumenten im Original, bei denen es um Immobilien geht.

Woraus ergibt sich eine Aufbewahrungspflicht?

Die Pflicht, Dokumente aufzubewahren, erstreckt sich auf natürliche und juristische Personen. Sie ergibt sich je nach Fall aus § 147 AO; §257 HGB und § 14 UstG. Weiter ergeben sich aus diesen Paragraphen auch die Aufbewahrungsfristen. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hängen zum einem von der Art des Dokumentes ab und zum anderen von der Frage, wer das Dokument für welchen Zweck aufbewahrt.

Unterschiede zwischen Privatmann und Gewerbetreibenden

Gewerbetreibende müssen mit Aufbewahrungsfristen zwischen sechs und zehn Jahren umgehen. Zu den Dokumenten, die zehn Jahre jederzeit zugänglich, revisionssicher und lesbar aufbewahrt werden müssen, zählen: alle Buchungsbeleg, jegliches Schriftstück, dass die Organisation als solches betrifft, die kompletten Jahresabschlüsse sowie vollständigen Lagerberichte, die Eröffnungsbilanz, alle den Zoll betreffenden Dokumente und die Inventarverzeichnisse.

Freiberufler, Kleinunternehmer und Co müssen können sich an folgendem Grundsatz orientieren: Alle Dokumente, die für eine Steuerüberprüfung relevant sind, müssen aufbewahrt werden. Auch hier gilt die zehnjährige Aufbewahrungsfrist.

Privatpersonen werden zum Beispiel auf Handwerkerrechnungen auf Ihre Aufbewahrungspflicht für Rechnungen und die dazugehörigen Aufbewahrungsfristen für Rechnungen hingewiesen. Zu lesen ist dies am Ende der Rechnung. Um die Gewährleistungspflicht eines Verkäufers gem. §§ 437, 438 ff BGB im Schadensfall in Anspruch nehmen zu können, gelten für Kaufbelege Aufbewahrungsfristen von zwei Jahren; gleich jeglicher Rechnungen beginnend mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Handlung stattfand. Bankunterlagen sollten mindestens drei Jahre aufbewahrt werden. So lange können diese zu jeglicher amtlicher Vorlage verlangt werden.

Tipp: Im Falle einer pflegebedürftigen Person kann es sein, dass Kontenbewegungen bis zu zehn Jahre nachgewiesen werden müssen!

Um binnen sieben Jahren von der Erhaltungsoption der Schadensfreiheitsklasse bei der KFZ Versicherung zu profitieren, reicht die letzte Rechnung. Eine Police ist nicht notwendig.

Eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder Aufbewahrungsfristen für Steuerunterlagen gibt es für Privatpersonen nicht.

Digital oder Papierform vor Gericht

Werden Rechnungen und Kaufbelege digital aufbewahrt und kommen in einem Zivilprozess zur Verwendung, so gelten die digitalisierten Dokumente nicht als urkundlicher Beweis; sie sind mit Filmen und Bildern gleichgestellt und daraus ergibt sich eine Betrachtung als freie Beweiswürdigung. Gerade für Unternehmen gilt eine Abwägung von Risiko und Nutzen, ob die Aufbewahrung im Original sinnvoll ist.

DMS: Eine zeitgemäße Aufbewahrungsform

Die Aufbewahrung beziehungsweise Archivierung von Dokumenten in digitaler Form ist abgesehen von genannten Ausnahmen, erlaubt. Die Rechtmäßigkeit bildlicher Darstellung von Dokumenten wird ausdrücklich aus §14; 14 b UstG abgeleitet.

Trotz Digitalisierung bleibt die Pflicht zur ordnungsgemäßen Buchführung unter Beachtung von GoBS und GDPdU zwingend bestehen. Kurzgefasst äußert sie sich folgendermaßen:

  1. Alle Dokumente, die gescannt werden, müssen dokumentiert werden.
  2. Fehler beim Scannen müssen protokolliert werden
  3. Die archivierende Person muss für die Tätigkeit geeignet und autorisiert sein
  4. Beim Scannen müssen zwingend die Farbe und weitere klare Details ersichtlich sein
  5. Die Aufbewahrung erfolgt in DB geschützten Buchhaltungssystemen

Das DMS muss also den Anforderungen nach Dokumentation der Metadaten und der Revisionssicherheit Rechnung tragen.

Wichtig ist weiter, dass die Originale erst nach erneuter Datensicherung vernichtet werden dürfen. Die Rechtskonformität der Vernichtung nach Steuerrecht und Handelsrecht ergibt sich aus § 239 Abs 4; 257 Abs. 3 HGB I.V.m. §147 Abs 2 AO.

DMS: Weg vom Papierbüro!

Die digitale Archivierung von Dokumenten unter Berücksichtigung der Aufbewahrungsfristen schafft nicht nur praktisch Platz, sie eröffnet Unternehmen eine neue Welt der Zusammenarbeit. Standortunabhängig kann über den Browser auch von mobilen Geräten auf die Daten zugegriffen werden. Die morgens digitalisierte Post kann schnell und ohne Autorisierungsaufwand der zuständigen Person zugeteilt werden. Diese muss dafür nicht anwesend sein. Der Vorgang spart Zeit. Gleichzeitig können elektronische Akten erstellt werden, so dass jederzeit per Suchmodus alle relevanten Dokumente zu einer Sache verfügbar sind. Einige DMS bieten Features wie Notizfunktionen innerhalb der Dokumente an, dies vereinfacht die Kommunikation.

Für Privatpersonen sind die Vorteile analog zu sehen. So reduziert sich der Ordner für Originale in seinen Ausmaßen und die Aufbewahrungsfristen können bei Platzmangel trotzdem eingehalten werden. Gerade für Privatpersonen, die wegen eines Jahreseinkommens über 500000 Euro den gleichen Aufbewahrungsfristen wie Gewerbetreibende unterliegen, erleichtert die Digitalisierung die Buchführung. Ein weiterer, großer Vorteil ist die Sicherheit der Daten vor Feuer- und Wasserschäden sowie Diebstahl.