Welche Dokumente duerfen mit einem DMS aufbewahrt werden?

Welche Dokumente dürfen digital mit einem DMS aufbewahrt werden?

Grundsätzlich ist ein Document Management System geeignet, alle Dokumente aufzubewahren. Dies gilt sowohl für Privatpersonen als auch Kleinunternehmer, Freiberufler und Gewerbetreibende. Zu Dokumenten zählt alles von Kaufbelegen über Korrespondenzen bis hin zu Versicherungspolicen.

Welche Ausnahmen gibt es?

Es existiert keine Limitierung der digital zu speichernden Dokumente. Allerdings gibt es Fälle, in denen das papierbasierte Original nicht vernichtet werden darf. Dazu gehören Versicherungspolicen, aus denen ein Leistungsanspruch hervorgeht, wie zum Beispiel Renten- und Lebensversicherungen; Bilanzen und Jahresabschlüsse, sowie die Aufbewahrung aller Dokumente von Unternehmern, die in Deutschland Vorsteuer geltend machen wollen, aber keinen Umsatz im Inland generieren (§ 62 Abs2 UstDV). Grundsätzlich empfiehlt sich eine Aufbewahrung auch bei allen Dokumenten im Original, bei denen es um Immobilien geht.

Woraus ergibt sich eine Aufbewahrungspflicht?

Die Pflicht, Dokumente aufzubewahren, erstreckt sich auf natürliche und juristische Personen. Sie ergibt sich je nach Fall aus § 147 AO; §257 HGB und § 14 UstG. Weiter ergeben sich aus diesen Paragraphen auch die Aufbewahrungsfristen. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hängen zum einem von der Art des Dokumentes ab und zum anderen von der Frage, wer das Dokument für welchen Zweck aufbewahrt.

Unterschiede zwischen Privatmann und Gewerbetreibenden

Gewerbetreibende müssen mit Aufbewahrungsfristen zwischen sechs und zehn Jahren umgehen. Zu den Dokumenten, die zehn Jahre jederzeit zugänglich, revisionssicher und lesbar aufbewahrt werden müssen, zählen: alle Buchungsbeleg, jegliches Schriftstück, dass die Organisation als solches betrifft, die kompletten Jahresabschlüsse sowie vollständigen Lagerberichte, die Eröffnungsbilanz, alle den Zoll betreffenden Dokumente und die Inventarverzeichnisse.

Freiberufler, Kleinunternehmer und Co müssen können sich an folgendem Grundsatz orientieren: Alle Dokumente, die für eine Steuerüberprüfung relevant sind, müssen aufbewahrt werden. Auch hier gilt die zehnjährige Aufbewahrungsfrist.

Privatpersonen werden zum Beispiel auf Handwerkerrechnungen auf Ihre Aufbewahrungspflicht für Rechnungen und die dazugehörigen Aufbewahrungsfristen für Rechnungen hingewiesen. Zu lesen ist dies am Ende der Rechnung. Um die Gewährleistungspflicht eines Verkäufers gem. §§ 437, 438 ff BGB im Schadensfall in Anspruch nehmen zu können, gelten für Kaufbelege Aufbewahrungsfristen von zwei Jahren; gleich jeglicher Rechnungen beginnend mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Handlung stattfand. Bankunterlagen sollten mindestens drei Jahre aufbewahrt werden. So lange können diese zu jeglicher amtlicher Vorlage verlangt werden.

Tipp: Im Falle einer pflegebedürftigen Person kann es sein, dass Kontenbewegungen bis zu zehn Jahre nachgewiesen werden müssen!

Um binnen sieben Jahren von der Erhaltungsoption der Schadensfreiheitsklasse bei der KFZ Versicherung zu profitieren, reicht die letzte Rechnung. Eine Police ist nicht notwendig.

Eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder Aufbewahrungsfristen für Steuerunterlagen gibt es für Privatpersonen nicht.

Digital oder Papierform vor Gericht

Werden Rechnungen und Kaufbelege digital aufbewahrt und kommen in einem Zivilprozess zur Verwendung, so gelten die digitalisierten Dokumente nicht als urkundlicher Beweis; sie sind mit Filmen und Bildern gleichgestellt und daraus ergibt sich eine Betrachtung als freie Beweiswürdigung. Gerade für Unternehmen gilt eine Abwägung von Risiko und Nutzen, ob die Aufbewahrung im Original sinnvoll ist.

DMS: Eine zeitgemäße Aufbewahrungsform

Die Aufbewahrung beziehungsweise Archivierung von Dokumenten in digitaler Form ist abgesehen von genannten Ausnahmen, erlaubt. Die Rechtmäßigkeit bildlicher Darstellung von Dokumenten wird ausdrücklich aus §14; 14 b UstG abgeleitet.

Trotz Digitalisierung bleibt die Pflicht zur ordnungsgemäßen Buchführung unter Beachtung von GoBS und GDPdU zwingend bestehen. Kurzgefasst äußert sie sich folgendermaßen:

  1. Alle Dokumente, die gescannt werden, müssen dokumentiert werden.
  2. Fehler beim Scannen müssen protokolliert werden
  3. Die archivierende Person muss für die Tätigkeit geeignet und autorisiert sein
  4. Beim Scannen müssen zwingend die Farbe und weitere klare Details ersichtlich sein
  5. Die Aufbewahrung erfolgt in DB geschützten Buchhaltungssystemen

Das DMS muss also den Anforderungen nach Dokumentation der Metadaten und der Revisionssicherheit Rechnung tragen.

Wichtig ist weiter, dass die Originale erst nach erneuter Datensicherung vernichtet werden dürfen. Die Rechtskonformität der Vernichtung nach Steuerrecht und Handelsrecht ergibt sich aus § 239 Abs 4; 257 Abs. 3 HGB I.V.m. §147 Abs 2 AO.

DMS: Weg vom Papierbüro!

Die digitale Archivierung von Dokumenten unter Berücksichtigung der Aufbewahrungsfristen schafft nicht nur praktisch Platz, sie eröffnet Unternehmen eine neue Welt der Zusammenarbeit. Standortunabhängig kann über den Browser auch von mobilen Geräten auf die Daten zugegriffen werden. Die morgens digitalisierte Post kann schnell und ohne Autorisierungsaufwand der zuständigen Person zugeteilt werden. Diese muss dafür nicht anwesend sein. Der Vorgang spart Zeit. Gleichzeitig können elektronische Akten erstellt werden, so dass jederzeit per Suchmodus alle relevanten Dokumente zu einer Sache verfügbar sind. Einige DMS bieten Features wie Notizfunktionen innerhalb der Dokumente an, dies vereinfacht die Kommunikation.

Für Privatpersonen sind die Vorteile analog zu sehen. So reduziert sich der Ordner für Originale in seinen Ausmaßen und die Aufbewahrungsfristen können bei Platzmangel trotzdem eingehalten werden. Gerade für Privatpersonen, die wegen eines Jahreseinkommens über 500000 Euro den gleichen Aufbewahrungsfristen wie Gewerbetreibende unterliegen, erleichtert die Digitalisierung die Buchführung. Ein weiterer, großer Vorteil ist die Sicherheit der Daten vor Feuer- und Wasserschäden sowie Diebstahl.

Betriebsuebergang

Risiken beim Betriebsübergang (Unternehmensverkauf)

Der Unternehmensverkauf  sowie ein Unternehmenskauf zieht einige Risiken und verschiedene Pflichten für den Verkäufer nach sich. Schon vor dem eigentlichen Übergang ist es notwendig, Mitarbeiter über den anstehenden Verkauf zu informieren und der Verpflichtung der Unterrichtung nachzukommen. Bleibt die Unterrichtung aus, müssen sowohl der bisherige, wie auch der neue Arbeitgeber mit einer Klage auf Schadensersatz oder entgangene Vergütung rechnen und die Folgen der Pflichtverletzung tragen.

Der Betriebsübergang nach § 613a Abs. 5 BGB ist eine heikle und sehr verantwortungsvolle Angelegenheit, in dessen Vorbereitung unterschiedliche Dinge erledigt und im Sinne der Gesetzgebung realisiert werden müssen.

Was ist ein Betriebsübergang?

Die Bezeichnung steht für Unternehmensverkäufe, die aufgrund der zahlreichen gesetzlichen Vorschriften sehr heikel sind und einige Aufmerksamkeit erfordern. Der Übergang basiert auf drei Kriterien, die alle vollständig eingehalten und umgesetzt werden müssen.

Die Leitung, beziehungsweise die Organisationsmacht geht auf eine andere Person über, wobei der Betriebsablauf ohne Veränderung fortgeführt wird. Die Beschäftigung der bisherigen Mitarbeiter steht im Vordergrund und muss auch dann gewährleistet sein, wenn das Unternehmen nur über geringe finanzielle Mittel und ein begrenztes Budget verfügt.

Zum dritten bleiben Kunden- und Lieferantenbeziehung in unveränderter Form erhalten, sodass eine Umstellung oder Abänderung der Geschäftsbeziehungen nach Wünschen des neuen Betriebsinhabers ausgeschlossen ist. Eine eventuelle und vorübergehende Unterbrechung der betrieblichen Tätigkeit kann vorliegen, darf aber bei Betriebsübergängen nicht auf einer Erbschaft oder einer staatlichen Anordnung beruhen. Beim Übergang muss es sich um eine rechtsgeschäftliche Maßnahme handeln, bei der alle Punkte laut Gesetzgebung Beachtung finden und ohne Einschränkung umgesetzt werden.

Der neue Unternehmer muss seinen Mitarbeitern eine 12-monatige Garantie zur Weiterbeschäftigung geben, wodurch Kündigungen im Rahmen des Unternehmenskaufes ausgeschlossen sind.
Lesetipp: Mit einem Datenraum, wie z.B. docurex, können Sie die beim Betriebsübergang notwendigen Pflichten und Informationen rechts-sicher und zuverlässig dokumentieren. Dem Betriebsübergang geht in der Regel eine intensive Prüfung von Vertragsunterlagen in Form einer  Due Diligence und oft eine Absichtserklärung in Form eines „Letter of Intent“ voraus.

Die Unterrichtung von Mitarbeitern ist notwendig

zwei Menschen besprechen etwasNach § 613a BGB muss die Unterrichtung der Mitarbeiter bei Betriebsübergängen rechtzeitig erfolgen und so eine Möglichkeit zum Widerspruch geben. Alle Arbeitnehmer haben einen Monat Zeit, der Übernahme zu widersprechen oder einzelne Punkte, vor allem im Bezug auf ihr Beschäftigungsverhältnis, anzufechten. Die Pflicht zur Unterrichtung der Mitarbeiter betrifft nicht nur den bisherigen, sondern auch den neuen Arbeitgeber. Daher wird dieser Vorgang in der Regel zusammen durchgeführt und bezieht in die Mitteilung zum Unternehmenskauf ein, dass der neue Geschäftsinhaber vorgestellt wird.

Eine mündliche Mitteilung ist unzureichend, da die Unterrichtung im gesetzlichen Sinne der Schriftform bedarf. Auch ein Verzicht von Seiten der Arbeitnehmer bewahrt den bisherigen und neuen Arbeitgeber nicht davor, die Unterrichtung in Schriftform und als persönliche Mitteilung an alle Arbeitnehmer vorzunehmen. Die allgemeine Information der Arbeitnehmer reicht aus, wodurch auf besondere Belange oder die Situation einzelner Beschäftigter im Betrieb nicht eingegangen werden muss.

Einige Inhalte werden allerdings konkret im Gesetz vorgeschrieben, zu denen beispielsweise die unternehmerischen Gründe, eine eventuell geplante Betriebsverlagerung, sowie Änderungen von Arbeitsbedingungen, Arbeitsort oder tarifliche Änderungen gehören. Bis zu einem Zeitraum von 12 Monaten dürfen bisher im Unternehmen tätige Arbeitnehmer im Zuge eines Unternehmensverkaufs nicht gekündigt werden. Im Anschluss ist eine betriebsbedingte Kündigung allerdings möglich, worüber der neue Arbeitgeber im Mitarbeitergespräch und in seiner schriftlichen Information hinweisen muss.

Rechtliche Maßnahmen bei mangelnder oder nicht durchgeführter Mitarbeiterunterrichtung

RichterhammerFehlt die schriftliche Mitteilung der Arbeitnehmer, erhalten diese keine Möglichkeit zum Widerspruch in der gesetzlich vorgeschriebenen Frist. Diese beträgt einen Monat nach Unterrichtung und ist zwingend einzuhalten. Fehlt eine Mitteilung diesbezüglich, haben Arbeitnehmer die Chance, die Widerspruchsfrist einzuklagen und die allgemeingültige Unterrichtungsfrist auf dem Rechtsweg einzufordern. Jeder Arbeitnehmer kann sich ab dem Zeitpunkt der Mitteilung über den Unternehmensverkauf entscheiden, ob er nach dem Betriebsübergang für den neuen Arbeitgeber oder den bisherigen Arbeitgeber tätig sein möchte.

Das heißt, bleibt eine Unterrichtung mit eingehaltener Widerspruchsfrist aus, kann ein Arbeitnehmer Schadenersatz und Vergütungsausfall beantragen, hätte er sich bei Information über die Frist für den bisherigen Arbeitgeber entschieden. Das Bundesarbeitsgericht ist bei Fristversäumnis oder mangelnder Information zu Betriebsübergängen sehr streng, wodurch Arbeitgeber in der Regel einen Ausfall zahlen und Arbeitnehmer im Bezug auf die Rechtsprechung keine Kompromisse eingehen müssen. Eine bereits bestehende Kündigung wird bei fehlender Unterrichtung zum Unternehmensverkauf aber nicht unwirksam und bleibt zu dem Zeitpunkt bestehen, der ohne die Übernahme durch einen neuen Arbeitgeber avisiert war

Fazit: Die zahlreichen Fallstricke bei Betriebsübergängen sollten Unternehmern bewusst sein und dafür sorgen, dass der Vorbereitung, sowie der Informationspflicht viel Aufmerksamkeit zuteil wird. Bleibt die schriftliche Information der Mitarbeiter aus, wird zu spät oder mangelhaft überstellt beziehungsweise nur als Information am schwarzen Brett ausgehangen, begeht der Unternehmer einen folgenschweren Fehler und muss bei Klagen seiner Mitarbeiter mit Schadenersatz haften.

Jeder Mitarbeiter hat das Recht des Widerspruchs, von dem er bei Betriebsübergängen Gebrauch machen und ein Fortführen des Arbeitsverhältnisses beim neuen Arbeitgeber ausschließen kann. Der Arbeitgeber selbst hat innerhalb der nächsten 12 Monate nach Betriebsübergängen keine Möglichkeit, Mitarbeiter zu entlassen oder das Unternehmen umzustellen und markant zu verändern. Dies gilt nicht nur für Mitarbeiteranstellungen und die Fortführung von Arbeitsverhältnissen, sondern auch für die Aufrechterhaltung von Geschäftsbeziehungen mit Kunden und Lieferanten.