Die BWA und ihre Bedeutung im Unternehmen

Generell lassen sich aus der BWA alle wichtigen Informationen entnehmen, die für ein Unternehmen im Hinblick auf die Kosten- und Erlössituation wichtig sind. Damit spiegelt die Betriebswirtschaftliche Auswertung grundsätzlich die gesamte finanzielle Lage auf einen Blick wider.

In der Regel bezieht sich die Betriebswirtschaftliche Auswertung auf die laufenden Daten, die man aus der Finanzbuchhaltung übermittelt. Innerhalb eines laufenden Wirtschaftsjahres kann so ein Unternehmer genauen Aufschluss über die eigene Kosten- und Erlössituation gewinnen und damit die Ertragslage aktuell einschätzen. Auch interessant: Wie Sie einen Datenraum für die BWA nutzen können.

Die Betriebswirtschaftliche Auswertung arbeitet anders als die Bilanz. Während die Bilanz die Auswertungen zeitverzögert nach einigen Monaten liefert, bietet die Betriebswirtschaftliche Auswertung aktuelle Zahlen zur wirtschaftlichen Lage eines Unternehmens.

Wie entstand die BWA?

Erstmals wurde die Betriebswirtschaftliche Auswertung in den 1960er Jahren durch DATEV Deutschland als DATEV-Standard-BWA veröffentlicht. Sie sollte als Entscheidungsgrundlage für kleine und mittelständische Unternehmen dienen. Kreditinstitute nutzten diese Betriebswirtschaftliche Auswertung als Basisinformation, um die Beurteilungen von Krediten innerhalb der Kreditwürdigkeit umzusetzen. Inzwischen ist DATEV zu einem der führenden Anbieter geworden und hat die erstmalige Standard-BWA vielfältiger geschaffen und bietet zudem auch branchenbezogene Betriebswirtschaftliche Auswertungen an.

Welche wirtschaftliche Bedeutung hat die Betriebswirtschaftliche Auswertung?

Die Bedeutung der Betriebswirtschaftlichen Auswertung in der Unternehmung ist aus einzel- und betriebswirtschaftlicher Sicht sehr groß. In den steuerberatenden Branchen werden monatlich mehr als 2,5 Millionen Auswertungen dieser Art gedruckt. Die Aussagekraft für Unternehmungen, Finanzverwaltungen und auch für Banken ist sehr groß. Die Anforderungen an die Aussage- und an die Auswertungskraft der Betriebswirtschaftlichen Auswertung sind in den letzten Jahren stark angestiegen.

Dazu ist es wichtig, dass die Betriebswirtschaftliche Auswertung

eine rechtformenneutrale Gestaltung hat
mit dem Branchenvergleich, dem sogenannten DATIV-Betriebsvergleich, kompatibel ist
grundsätzlich größenordnungsneutrale Abbildungen liefert
mit den statistischen Daten und dem Rechnungswesen innerhalb des Betriebs integrierte Darstellungen gestattet
grundsätzlich standardisierbar ist

Weiterhin sind zusätzlich Zeitpläne und Zeitreihen sowie auch Vorjahresvergleiche und auch grafische Darstellungen wichtige Qualitätskriterien einer Betriebswirtschaftlichen Auswertung.

In der Struktur bildet die Betriebswirtschaftliche Auswertung keine reine Kontenabfrage, sondern eine deutliche betriebswirtschaftliche Aussage.

Die Betriebswirtschaftliche Auswertung bildet ein sehr wichtiges Instrument im Finanzhaushalt im Betrieb und basiert dabei auf Daten, die aus der laufenden Finanzbuchhaltung im Betrieb stammen. Das heißt, dass sie ein Instrument ist, das Verantwortlichen im Betrieb aktuelle Einblicke und Überblicke liefert, was die Kostensituation und die Erlössituation in einer Unternehmung angeht. Die Betriebswirtschaftliche Auswertung kann die genaue Ertragslage des laufenden Geschäftsjahres abbilden. Die Erstellung erfolgt, anders als bei einer Bilanz, nicht zeitverzögert, sondern spiegelt die aktuelle Lage im Betrieb wider.

Darüber hinaus ist die BWA eine wichtige Datenquelle wenn es um die Ermittlung einer Unternehmensbewertung im Rahmen des Unternehmenskaufs geht.

Was muss eine aussagefähige Betriebswirtschaftliche Auswertung leisten?

Sehr wichtig innerhalb der Betriebswirtschaftlichen Auswertung ist, dass die Aufwendungen und Erlöse mit ihrer maßgeblichen Auswirkung innerhalb der Finanzbuchhaltung sowohl unterjährig als auch zeitnah eine Berücksichtigung finden. In Anlehnung an die Branche und das entsprechende Geschäftsmodell können hier verschiedene Positionen gegeben sein. Im Handwerksbetrieb und im produzierenden Gewerbe sind die Bestände an fertigen und unfertigen Arbeiten sehr wichtig. Auch bei Handelsunternehmen gehören in die monatliche Buchhaltung zudem die Warenbestandsveränderungen hinein.

Abschreibungen muss man jeweils monatlich abgegrenzen. Dazu sollte man mit größeren Aufwandspositionen wie beispielsweise Ertragssteuern ebenso verfahren. Erhaltene Boni von Lieferanten sowie Jahresbonifikationen an Kunden wirken sich in Handelsunternehmen oftmals nicht unerheblich in der Größenordnung und der Unternehmensauswirkung aus.

Darlehen muss man jeweils unterjährig und nicht erst im späteren Jahresabschluss korrekt buchen. Hier geht es beispielsweise um Annuitäten, die aufzuteilen sind in den Zins- und Tilgungsanteil. Dazu müssen auch Anzahlungen und Einbehalte und Rechnungsabgrenzungsposten monatlich, aber nicht erst zum Geschäftsjahresende Berücksichtigung finden.

Was liefert die Standard Betriebswirtschaftliche Auswertung nicht?

Die kurzfristige Erfolgsrechnung liefert, obwohl für die betriebswirtschaftliche Unternehmenssteuerung wichtig, nachfolgende Informationen nicht:

den Liquiditätsstand und dessen Entwicklung (also Darlehen und Kontokorrente sowie die Eigenkapitalentwicklung)
die Prognosedaten zum Gewinn und zur Zahlungsfähigkeit
die Bereichsergebnisse (also Profitcenter sowie unrentable und rentable Geschäftsfelder und Renner/Penner des Handels)

Sind diese Informationen gewünscht, muss ein Unternehmen mehr als ausschließlich die Zahlen aus der Finanzbuchhaltung prüfen. Hier sind Vorschau- und Profitcenterberichte und auch Kennzahlen, die man mittels der Methoden des Finanzcontrollings ermitteln kann, deutlich aussagekräftiger.

Der Profit aus der Betriebswirtschaftlichen Auswertung

Viele Unternehmer werden monatlich mit der BWA durch ihre Buchführung oder den Steuerberater versorgt. Diese werden allerdings oftmals ungelesen abgelegt. Das sollte nicht geschehen, denn die Betriebswirtschaftliche Auswertung bietet eine sehr hochwertige Informationsquelle. Sie liefert wichtige Informationen über die wirtschaftliche Lage des Betriebes und dessen Leistungsfähigkeit. Durch die Betriebswirtschaftliche Auswertung lässt sich ablesen, ob eine Unternehmung eine günstige finanzielle Entwicklung hat oder ob Probleme zu erwarten sind.

Innerhalb der Betriebswirtschaftlichen Auswertung werden die Auswertungen und die aktuellen Zahlen aus der Buchführung zusammengefasst, die durch den Steuerberater verarbeitet wurden. Die Form der Aufarbeitung der Betriebswirtschaftlichen Auswertung fordert keine einheitliche Form. Üblicherweise ist es die kurzfristige Erfolgsabrechnung, die eine geläufige Form der Betriebswirtschaftlichen Auswertung nutzt.

Weitere Varianten sind die Bewegungsbilanz, die Veränderungen innerhalb des Kapitals und des Vermögens aufzeigt und auch die statische Liquidität, die wichtige Informationen zur Zahlungsfähigkeit liefert. Dazu sind auch noch weitere, sehr spezifizierte Formen der Betriebswirtschaftlichen Auswertung vorhanden. Wer die Betriebswirtschaftliche Auswertung richtig lesen und interpretieren kann, hat ein sehr gutes Instrument an der Hand, um in der Unternehmung Schwachstellen zu erkennen und die gesamte Leistungsfähigkeit zu bewerten. Dazu kann ein Unternehmen kurzfristig Verbesserungsmaßnahmen einleiten.

Weshalb die einfache BWA nicht immer richtige Ergebnisse liefert

Damit man ein Unternehmen mit der Betriebswirtschaftlichen Auswertung steuern kann oder um eine unterjährige Ermittlung von Ergebnissen zu erlangen, muss man üblicherweise Korrekturen durchführen. Die normale und einfache Betriebswirtschaftliche Auswertung weist nur die Daten aus, die innerhalb der Buchführung erfasst werden, ohne hierbei die betrieblichen Belange einzubeziehen. Soll die Betriebswirtschaftliche Auswertung dagegen als betriebliches Steuerungsinstrument zum Einsatz gelangen, muss sie auch unterjährig wenigstens die richtigen Resultate ausweisen. Damit muss aus einer einfachen dann eine qualifizierte Betriebswirtschaftliche Auswertung entstehen.

Abschließend einige Beispiele, die unrichtige unterjährige Ergebnisse zur Folge haben können

Hier könnte der Materialeinkauf beispielsweise als Verbrauch gebucht werden, was letztlich nicht ganz korrekt ist, denn eigentlich darf nur der tatsächliche Verbrauch innerhalb der Betriebswirtschaftlichen Auswertung ausgewiesen werden. Nutzt ein Unternehmen kein Warenwirtschaftssystem, dann kann dies auch durch Schätzung oder durch Durchschnittswerte erfolgen.

Abschreibungen dagegen müssen auf jeweils Monate verteilt, nicht aber vollständig auf das Jahresende gebucht werden, weil sie eben wirtschaftlich immer anteilig in einem Monat anfallen.

Auch Personalkosten müssen deshalb wie Abschreibungen behandelt und auf die jeweiligen Monate aufgeteilt werden, was auch für das Weihnachtsgeld, das Urlaubsgeld wie auch Boni an Mitarbeiter gilt. Dieses gilt auch für eventuelle Einmalzahlungen wie Gebühren und Beiträge oder Versicherungen.

Die Buchung von Umsätzen muss korrekt erfolgen. Dabei gilt, dass An- wie auch Teilzahlungen üblicherweise keine Umsätze darstellen, da der Kunde die Lieferung noch nicht erhalten hat. Sie müssen dann teilweise innerhalb der Verbindlichkeiten einer Bilanz ausgewiesen werden.

Möglicherweise werden Bestandsveränderungen nicht oder aber mit falschen Werten erfasst.

Korrekt sind Herstellungskosten und nicht voraussichtlich erzielte Verkaufspreise.

Ertragssteuern werden nicht jeweils pro Monat angesetzt, aber auch anstelle der Vorauszahlungen werden letztlich nicht die Steuern angesetzt, die deutlich richtiger wären.