KI Daten im Griff – Deals im Blick

Wenn’s schnell gehen muss – aber nichts schiefgehen darf

Im Transaktionsgeschäft zählt jede Minute – und jeder Fehler. M&A-Anwälte bewegen sich täglich auf einem schmalen Grat zwischen maximaler Geschwindigkeit und absoluter Sorgfalt. Während der Druck auf kleinere Kanzleien steigt, Deals immer komplexer und Mandanten anspruchsvoller werden, bleibt für Umwege oder unnötige Klicks keine Zeit. Gleichzeitig ist das Vertrauen der Mandanten heilig – und Datenschutz nicht verhandelbar. Genau hier beginnt das Spannungsfeld: Wie lassen sich Effizienz und Sicherheit in Einklang bringen, ohne an Kontrolle zu verlieren?

Die Herausforderungen im Transaktionsgeschäft: Zeitdruck trifft Datenschutz

Transaktionsanwälte stehen täglich vor der Herausforderung, mit „Viel Arbeit, wenig Schlaf, großer Zeitdruck“ umzugehen. Ihre Leistung wird maßgeblich daran gemessen, wie „schnell zu einem Transaktionsabschluss kommen“ sie ihre Mandanten begleiten können. Die Arbeit im M&A-Bereich ist zu einem großen Teil „Projektmanagement“, bei dem es entscheidend ist, „die Fäden in der Hand zu behalten und nicht nervös zu werden, wenn es überall brennt“. Dies erfordert eine ständige Priorisierung und hervorragende Selbstorganisation.

Für kleinere Kanzleien, die mit begrenzten personellen Ressourcen operieren, ist die effiziente Nutzung der Arbeitszeit von strategischer Bedeutung. Jede Minute, die durch administrative oder informationsbeschaffende Tätigkeiten eingespart werden kann, fließt direkt in wertschöpfende Aktivitäten wie die Mandantenberatung, Verhandlungsführung oder die Strukturierung komplexer Deals. Dies ist nicht nur eine Frage des persönlichen Komforts, sondern beeinflusst direkt die Fähigkeit der Kanzlei, mehr Transaktionen zu betreuen, die Servicequalität zu steigern und im Wettbewerb mit größeren, ressourcenstärkeren Kanzleien zu bestehen. Die Effizienzgewinne durch unterstützende Tools können somit indirekt Kapazitäten für strategische Wachstumsinitiativen freisetzen, die sonst durch Kosten- und Fristendruck erschwert werden.

 

Die zentrale Sorge: Datenschutz und Skepsis gegenüber Künstlicher Intelligenz

Trotz des offensichtlichen Bedarfs an Effizienzsteigerung begegnet die Zielgruppe der Künstlichen Intelligenz (KI) mit erheblicher Skepsis. Dies liegt primär an „strengen Vorgaben für Datenschutz (keine KI)“ und einer generellen „keine IT-Affinität„. Die Bedenken sind vielfältig und fundiert: KI-Systeme neigen dazu, halluzinieren und falsche Antworten auszugeben, es besteht das Risiko von Datenmissbrauch, mangelnder Transparenz und algorithmischer Voreingenommenheit. Ein besonders kritischer Punkt ist die fehlende „Haftung durch KI bei Falschberatung“, was in einem Berufsfeld, in dem Anwälte persönlich für ihre Beratung haften, ein erhebliches Risiko darstellt. Hinzu kommt die Erkenntnis, dass „viele KI Tools leider nicht die Bedingungen der DSGVO erfüllen“.

Die Zurückhaltung gegenüber KI ist somit keine bloße Technologieaversion, sondern ein tief verwurzeltes professionelles Anliegen bezüglich des Verlusts der Kontrolle über sensible Mandantendaten und unklarer Haftungsfragen bei KI-generierten Fehlern. In einem Metier, in dem Vertraulichkeit und Präzision von größter Bedeutung sind und Anwälte persönlich für ihre Empfehlungen einstehen, ist jedes Werkzeug, das Unklarheiten in der Datenverarbeitung oder Informationsgenauigkeit mit sich bringt, inakzeptabel. Eine Lösung muss daher explizite Garantien für Kontrolle, Transparenz und Datenresidenz bieten, um diese beruflichen Risiken zu mindern. Das Vertrauen in Technologie wird für Rechtsberufe nicht nur durch Funktionen aufgebaut, sondern durch explizite Zusagen, die mit ihren ethischen Verpflichtungen und ihrer beruflichen Haftung im Einklang stehen.

Warum herkömmliche KI-Lösungen oft nicht passen

Die Skepsis der Rechtsbranche gegenüber KI ist nicht unbegründet, da viele am Markt verfügbare KI-Lösungen die spezifischen Anforderungen an Datenschutz und Compliance nicht erfüllen. Häufig nutzen diese Systeme „externe Server“ oder „Cloud-Infrastrukturen“, was zu einer „Datenweitergabe an Dritte“ führen kann. Dies steht im direkten Konflikt mit den strengen Datenschutzvorgaben, denen sich Transaktionsanwälte unterwerfen müssen. Zudem sind die Funktionsweisen vieler KI-Algorithmen „schwer nachzuvollziehen“, was die Transparenz und Auditierbarkeit erschwert – beides essenzielle Aspekte im juristischen Kontext.

Diese absolute lokale Hosting-Option ist mehr als nur ein technisches Merkmal; sie ist ein Vertrauensanker für die Rechtsbranche. Sie begegnet der tiefsten Sorge vor Datenexfiltration oder -missbrauch, indem sie ein Maß an Sicherheit bietet, das selbst In-Region-Cloud-Lösungen einem hochgradig risikobereiten Rechtsanwalt möglicherweise nicht implizit vermitteln können. Dies vereinfacht die interne Compliance-Erzählung gegenüber Mandanten und Regulierungsbehörden erheblich. Für stark regulierte Branchen wird die klare, eindeutige Datenresidenz innerhalb der direkten Kontrolle des Mandanten zu einem entscheidenden Alleinstellungsmerkmal, das eine technische Spezifikation in ein Kernwertversprechen absoluter Datensouveränität und reduzierten Compliance-Aufwands verwandelt.

Maßgeschneiderte Lösungen statt KI von der Stange

Die gute Nachricht: Es gibt Alternativen zur klassischen „Blackbox-KI“. Speziell entwickelte Tools, die unter Einhaltung höchster Sicherheitsstandards arbeiten, ermöglichen es M&A-Anwälten, ihre Arbeit effizienter zu gestalten – ohne dabei Kontrollverlust oder Haftungsrisiken in Kauf nehmen zu müssen. Statt unscharfer Versprechen und intransparenter Prozesse bieten diese Lösungen gezielte Funktionen mit klarem Mehrwert, zum Beispiel:

• automatisierte Schwärzung sensibler Daten,

• strukturierte Dokumentenablage mit Rechtevergabe auf Dateiebene,

• intelligente Suchfunktionen ohne Cloud-Anbindung,

• Versionierung und Änderungsverfolgung,

• vollständige Auditierbarkeit aller Aktivitäten im Datenraum.

Der Fokus liegt dabei nicht auf „künstlicher Intelligenz“, sondern auf unterstützender Technologie, die die menschliche Entscheidung vorbereitet – aber nicht ersetzt. So bleibt die Verantwortung dort, wo sie hingehört: bei den Anwälten. Gleichzeitig gewinnen sie wertvolle Zeit zurück, ohne Sicherheitsbedenken.

docurex®: Effizienz trifft Datensouveränität

Ein gutes Beispiel dafür ist der Einsatz von docurex® Datenräumen, die speziell für den Einsatz in hochsensiblen Branchen wie der Rechtsberatung entwickelt wurden. Die Hosting-Infrastruktur ist vollständig in Deutschland angesiedelt und erfüllt alle Anforderungen an die DSGVO und berufsrechtliche Vorschriften. Alle Daten bleiben lokal – kein Transfer in Drittstaaten, keine unsichtbare Weiterverarbeitung durch KI-Dienste.

Der größte Vorteil: Kanzleien können mit minimalem Schulungsaufwand sofort starten. Die intuitive Oberfläche sorgt für eine schnelle Einarbeitung, selbst bei geringer IT-Affinität. Gleichzeitig erlaubt die feingranulare Benutzerverwaltung eine präzise Kontrolle darüber, wer was wann sehen oder bearbeiten darf.

In einer Umgebung, in der Vertraulichkeit, Reaktionsgeschwindigkeit und Qualität gleichzeitig verlangt werden, liefert docurex® genau das: eine schnelle, sichere und nachvollziehbare Arbeitsgrundlage für alle Beteiligten.

docuKI-Chat: So finden Sie Antworten im Datenraum – sofort und geschützt

Der docuKI-Chat ist weit mehr als nur ein weiteres Software-Tool; er ist ein strategischer Vermögenswert, der Rechtsanwälten hilft, ihre übergeordneten Geschäftsziele zu erreichen und den Ruf ihrer Kanzlei zu stärken.

Wie docuKI-Chat Sie beim Erreichen Ihrer Ziele unterstützt

Das primäre Ziel eines Transaktionsanwalts ist es, schnell zu einem Transaktionsabschluss zu kommen und Kunden (=Mandanten, die verkaufen wollen) zu begleiten. Als Transaktionsbegleiter und Transaktions-Manager ist der Fokus stets auf das Closing des Deals gerichtet, was ein kaufmännisches Denken und die Fähigkeit erfordert, juristische Nicklichkeiten zu ignorieren.

Die durch den docuKI-Chat ermöglichte beschleunigte Informationsbeschaffung ist nicht nur eine Frage der Zeitersparnis; sie beschleunigt fundamental die Due-Diligence-Phase, die oft den zeitaufwändigsten und engpassanfälligsten Teil einer M&A-Transaktion darstellt. Durch die Reduzierung dieses Engpasses trägt der docuKI-Chat direkt dazu bei, das Kernziel des Anwalts, schnell zu einem Transaktionsabschluss zu kommen, zu erreichen. Dies ermöglicht es ihm, sich stärker auf die „kaufmännischen“ Aspekte und die strategische Beratung zu konzentrieren, die zum erfolgreichen Abschluss eines Deals führen, anstatt sich in der manuellen Datensichtung zu verlieren. Der docuKI-Chat positioniert sich somit nicht nur als Effizienzwerkzeug, sondern als strategischer Helfer für eine schnellere und wettbewerbsfähigere Deal-Abwicklung. Technologie, die kritische, zeitintensive Prozesse in hochriskanten Umgebungen rationalisiert, kann operative Verbesserungen in erhebliche strategische Vorteile umwandeln, die sich direkt auf Geschäftsergebnisse und Mandantenzufriedenheit auswirken.

Die einfache Integration in Ihren Arbeitsalltag

Für einen Nutzer mit geringer IT-Affinität stellt eine komplexe Benutzeroberfläche oder ein hoher Einarbeitungsaufwand eine erhebliche Hürde für die Akzeptanz dar, unabhängig von den potenziellen Vorteilen. Die Möglichkeit, Fragen direkt in Ihrem Datenraum in natürlicher Sprache zu stellen, impliziert eine intuitive, chatbasierte Oberfläche, die vertraute Kommunikationsmuster nachahmt und den Bedarf an technischem Fachwissen minimiert. Diese Designentscheidung überbrückt die „IT-Affinitätslücke“ direkt und stellt sicher, dass die leistungsstarken KI-Funktionen zugänglich sind, ohne dass der Anwalt zum Technologieexperten werden muss. Es positioniert den docuKI-Chat als nahtlose Erweiterung des bestehenden Workflows, anstatt als disruptives neues System. Für spezialisierte professionelle Zielgruppen mit geringer Technologieaffinität sind Benutzerfreundlichkeit und intuitives Design für eine erfolgreiche Technologieeinführung von entscheidender Bedeutung und übertreffen oft die reinen Funktionsmerkmale.

 

Stärkung des Vertrauens bei Mandanten durch höchste Sicherheitsstandards bei KI Daten

Die Zielgruppe der Transaktionsanwälte begleitet Kunden (=Mandanten, die verkaufen wollen). In diesem Kontext ist das Vertrauen der Mandanten von höchster Bedeutung. Die Einhaltung der DSGVO ist eine grundlegende Voraussetzung dafür, dass Unternehmen datenschutzkonform agieren und das Vertrauen von Partnern und Kunden stärken können.

In einem Umfeld zunehmender Datenschutzverletzungen und -bedenken wird die Fähigkeit einer Anwaltskanzlei, die absolute Sicherheit und Souveränität sensibler Mandantendaten – insbesondere bei hochriskanten Transaktionen – zu garantieren, zu einem starken Alleinstellungsmerkmal. Indem explizit dargelegt wird, dass das lokale Hosting des docuKI-Chats sicherstellt, dass Daten „den Datenraum zum keinen Zeitpunkt verlassen“, kann der Anwalt seinen Mandanten mit Zuversicht den höchstmöglichen Datenschutz zusichern. Dies erfüllt nicht nur eine rechtliche Verpflichtung, sondern baut aktiv Mandantenvertrauen auf und stärkt es, was potenziell zu Folgegeschäften und Empfehlungen führen kann. Es verwandelt eine Compliance-Notwendigkeit in einen Wettbewerbsvorteil bei der Mandantenakquise und -bindung, insbesondere gegenüber Wettbewerbern, die möglicherweise allgemeinere Cloud-Lösungen verwenden. In professionellen Dienstleistungen sind explizite und nachweisbare Verpflichtungen zu Datenschutz und Sicherheit nicht länger nur eine Grundvoraussetzung, sondern zunehmend kritische Faktoren für den Aufbau von Mandantenvertrauen und die Erlangung eines Wettbewerbsvorteils.