Schwärzen in Sekunden: So schützen Sie sensible Daten ohne Zeitverlust

Wie können Unternehmen vertrauliche Informationen in Dokumenten schnell und zuverlässig schwärzen, um den Datenschutz zu gewährleisten und gleichzeitig Zeit zu sparen? Die Antwort liegt in der Nutzung von KI-basierten Tools von docurex, die eine automatisierte Erkennung und Ausblendung sensibler Daten ermöglichen.

In einer zunehmend digitalen Welt ist der Schutz persönlicher Informationen und vertraulicher Unternehmensdaten von höchster Bedeutung. Herkömmliche Methoden zum Schwärzen von Dokumenten, wie manuelle Markierungen oder die Verwendung von Bildbearbeitungsprogrammen, erweisen sich jedoch oft als zeitaufwendig und fehleranfällig. Hier kommen KI-basierte Lösungen ins Spiel, die eine schnelle, präzise und effiziente Schwärzung ermöglichen.

Dieser Artikel bietet einen umfassenden Einblick in die Vorteile der KI-gestützten Textausblendung und zeigt, wie Unternehmen mit Tools wie der KI-basierter Schwärzungstool von docurex ihre Schwärzungsprozesse optimieren können. Erfahren Sie, wie Sie sensible Daten in Sekundenschnelle schützen und gleichzeitig wertvolle Zeit sparen können.

Wichtige Erkenntnisse:

• KI-basierte Tools automatisieren die Erkennung und Schwärzung sensibler Daten
• Zeitersparnis und Effizienzsteigerung durch den Einsatz von Lösungen wie Docurex
• Vermeidung von Datenschutzverletzungen und Bußgeldern durch zuverlässige Schwärzung
• Einfache Integration der KI-gestützten Schwärzung in bestehende Arbeitsabläufe
• Anpassungsfähigkeit und Feinjustierung für branchenspezifische Anforderungen

Warum das Schwärzen von sensiblen Daten wichtig ist

In der heutigen digitalen Welt ist der Schutz sensibler Daten von größter Bedeutung. Unternehmen und Organisationen müssen sicherstellen, dass vertrauliche Informationen nicht in die falschen Hände geraten. Hier kommt das Schwärzen von sensiblen Daten ins Spiel.

Das Schwärzen dient der Geheimhaltung und dem Datenschutz, indem es verhindert, dass unbefugte Personen Zugriff auf sensible Informationen erhalten. Durch das Unkenntlichmachen bestimmter Textpassagen oder Abschnitte in Dokumenten können Unternehmen sicherstellen, dass nur autorisierte Personen Zugang zu den geschützten Daten haben.

Gesetzliche Anforderungen zum Schutz persönlicher Informationen

Gesetzliche Bestimmungen wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verpflichten Unternehmen dazu, personenbezogene Daten zu schützen. Das Schwärzen ist ein wirksames Mittel, um dieser Verpflichtung nachzukommen und die Informationsverheimlichung zu gewährleisten.

Die DSGVO schreibt vor, dass personenbezogene Daten nur für festgelegte Zwecke verarbeitet werden dürfen und nicht länger als nötig gespeichert werden sollten. Durch das Schwärzen können Unternehmen sicherstellen, dass sie diese Anforderungen erfüllen und gleichzeitig die Vertraulichkeit der Daten wahren.

Vermeidung von Datenschutzverletzungen und Bußgeldern

Datenschutzverletzungen können schwerwiegende Folgen für Unternehmen haben, darunter:

• Rufschädigung und Vertrauensverlust bei Kunden
• Hohe Bußgelder und rechtliche Konsequenzen
• Wettbewerbsnachteile gegenüber Konkurrenten

Durch das konsequente Schwärzen sensibler Daten können Unternehmen das Risiko von Datenschutzverletzungen minimieren und somit kostspielige Bußgelder vermeiden. Die folgende Tabelle zeigt einige Beispiele für Bußgelder, die aufgrund von Verstößen gegen die DSGVO verhängt wurden:

Durch die Implementierung effektiver Schwärzungsverfahren können Unternehmen solche Bußgelder vermeiden und ihre Reputation schützen. Das Schwärzen von sensiblen Daten ist somit ein unverzichtbarer Bestandteil eines umfassenden Datenschutzkonzepts.

Herkömmliche Methoden zum Schwärzen von Dokumenten

Bevor wir uns mit den modernen KI-basierten Lösungen zum Schwärzen von Dokumenten befassen, lohnt es sich, einen Blick auf die herkömmlichen Methoden zu werfen. Diese Methoden, obwohl weit verbreitet, bringen einige Nachteile mit sich, die den Arbeitsablauf beeinträchtigen und wertvolle Zeit kosten können.

Manuelle Schwärzung mit Markern oder Aufklebern

Eine gängige Methode zur Zensur sensibler Informationen ist die manuelle Schwärzung mit Markern oder Aufklebern. Hierbei werden die zu schwärzenden Bereiche einzeln markiert oder überklebt. Dieser Prozess ist nicht nur zeitaufwendig, sondern birgt auch die Gefahr, dass wichtige Informationen versehentlich unkenntlich gemacht werden oder dass die Schwärzung unvollständig ist.

Digitale Schwärzung mit Bildbearbeitungsprogrammen

Eine weitere Option ist die digitale Schwärzung mithilfe von Bildbearbeitungsprogrammen. Hierbei werden die zu schwärzenden Bereiche in einem digitalen Dokument manuell ausgewählt und mit einer schwarzen Fläche überdeckt. Obwohl dieser Ansatz eine gewisse Flexibilität bietet, erfordert er dennoch ein hohes Maß an Genauigkeit und ist zeitaufwendig, insbesondere bei umfangreichen Dokumenten.

Nachteile und Zeitaufwand herkömmlicher Methoden

Die herkömmlichen Methoden zur Anonymisierung von Dokumenten weisen einige gravierende Nachteile auf:

• Hoher Zeitaufwand, insbesondere bei großen Dokumentenmengen
• Fehleranfälligkeit durch manuelles Bearbeiten
• Unvollständige oder inkonsistente Schwärzung
• Begrenzte Skalierbarkeit für wachsende Anforderungen

Angesichts dieser Herausforderungen wird deutlich, dass herkömmliche Methoden den heutigen Anforderungen an Effizienz, Präzision und Datenschutz oft nicht mehr gerecht werden. Im nächsten Abschnitt werden wir sehen, wie KI-basierte Lösungen diese Probleme angehen und das Schwärzen von Dokumenten revolutionieren.

Vorteile der Schwärzung mit KI-basierten Tools

Die Verwendung von KI-basierten Tools zur Datenunkenntlichmachung bietet zahlreiche Vorteile gegenüber herkömmlichen Methoden. Diese innovativen Lösungen ermöglichen es Unternehmen, sensible Informationen schnell, effizient und zuverlässig zu schützen.

Eines der wichtigsten Merkmale von KI-gestützten Schwärzungstools ist die automatisierte Erkennung sensibler Daten. Durch den Einsatz fortschrittlicher Algorithmen können diese Tools persönliche Informationen, vertrauliche Geschäftsdaten und andere schützenswerte Inhalte in Dokumenten identifizieren und gezielt unkenntlich machen. Dies spart wertvolle Zeit und reduziert das Risiko menschlicher Fehler.

Ein weiterer Vorteil liegt in der Flexibilität und Anpassungsfähigkeit der KI-Lösungen. Unternehmen können die Schwärzungseinstellungen an ihre spezifischen Anforderungen anpassen, um sicherzustellen, dass alle relevanten Daten zuverlässig geschützt werden. Dies ermöglicht eine maßgeschneiderte Datenunkenntlichmachung, die den individuellen Bedürfnissen verschiedener Branchen und Dokumenttypen gerecht wird.

Darüber hinaus bieten KI-basierte Schwärzungstools eine hohe Geschwindigkeit und Effizienz. Im Gegensatz zur manuellen Schwärzung oder der Verwendung von Bildbearbeitungsprogrammen können diese Tools große Mengen an Dokumenten in kürzester Zeit bearbeiten. Dies führt zu einer signifikanten Zeitersparnis und ermöglicht es Unternehmen, ihre Ressourcen optimal zu nutzen.

Insgesamt stellen KI-basierte Tools eine zukunftsweisende Lösung für die Datenunkenntlichmachung dar. Durch die Kombination von Automatisierung, Flexibilität und Effizienz bieten sie Unternehmen einen wertvollen Wettbewerbsvorteil im Bereich des Datenschutzes und der Informationssicherheit.

Einführung in die KI-gestützte Textausblendung

Die KI-gestützte Textausblendung revolutioniert die Art und Weise, wie Unternehmen sensible Daten schützen und gleichzeitig effizient arbeiten. Mit fortschrittlichen Algorithmen und maschinellem Lernen können diese Tools automatisch vertrauliche Informationen in Dokumenten erkennen und zuverlässig schwärzen.

Die automatisierte Erkennung sensibler Daten basiert auf einer Kombination aus vordefinierten Regeln und selbstlernenden Modellen. Diese Modelle werden mit einer Vielzahl von Beispieldokumenten trainiert, um Muster und Strukturen zu erkennen, die auf sensible Informationen hinweisen, wie z.B.:

• Personennamen und Kontaktdaten
• Finanzdaten und Kontonummern
• Vertragsbedingungen und Preise
• Medizinische Informationen und Diagnosen

Ein großer Vorteil der KI-basierten Textausblendung ist die Möglichkeit der Anpassung und Feinjustierung. Unternehmen können die Tools an ihre spezifischen Anforderungen und Datenschutzrichtlinien anpassen, indem sie benutzerdefinierte Regeln und Schlüsselwörter festlegen. So lässt sich die Anonymisierung von Dokumenten optimal auf die jeweilige Branche und den Anwendungsfall zuschneiden.

Durch die Kombination aus vordefinierten Regeln und selbstlernenden Modellen erreicht die KI-gestützte Textausblendung eine hohe Genauigkeit und Zuverlässigkeit. Unternehmen können sicher sein, dass sensible Daten konsequent erkannt und geschützt werden, während sie gleichzeitig von einer enormen Zeitersparnis profitieren.

Funktionsweise der automatisierten Erkennung sensibler Daten

Die automatisierte Erkennung sensibler Daten durch KI-basierte Tools erfolgt in mehreren Schritten:

1. Dokumentenanalyse: Das Tool analysiert das Eingabedokument und extrahiert den Text sowie relevante Metadaten.
2. Musterabgleich: Der extrahierte Text wird mit vordefinierten Regeln und Mustern abgeglichen, um potenzielle sensible Informationen zu identifizieren.
3. Kontextuelle Analyse: Das selbstlernende Modell untersucht den Kontext, in dem die potenziell sensiblen Informationen auftreten, um die Genauigkeit der Erkennung zu verbessern.
4. Markierung: Identifizierte sensible Daten werden im Dokument markiert und zur Schwärzung oder Anonymisierung vorbereitet.

Möglichkeiten der Anpassung und Feinjustierung

KI-gestützte Textausblendungstools bieten umfangreiche Möglichkeiten zur Anpassung und Feinjustierung:

• Benutzerdefinierte Regeln: Unternehmen können eigene Regeln und Schlüsselwörter definieren, um branchenspezifische sensible Daten zuverlässig zu erkennen.
• Trainieren mit eigenen Daten: Durch das Training der Modelle mit unternehmensspezifischen Dokumenten kann die Genauigkeit der Erkennung weiter verbessert werden.
• Schwärzungsoptionen: Die Tools bieten verschiedene Schwärzungsoptionen, wie das vollständige Entfernen oder das Ersetzen sensibler Daten durch Platzhalter.
• Integration in Workflows: Die KI-gestützte Textausblendung lässt sich nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe und Dokumentenmanagementsysteme integrieren.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Schwärzung mit docurex

Mit DocuRex ist das Schwärzen von sensiblen Daten in Dokumenten kinderleicht. Die benutzerfreundliche Oberfläche ermöglicht es Ihnen, in wenigen Schritten Ihre Dokumente zu zensieren und datenschutzkonform aufzubereiten. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit docurex Zeit sparen und effizient arbeiten können.

Hochladen von Dokumenten und Auswahl der zu schwärzenden Bereiche

Der erste Schritt bei der Nutzung von docurex ist das Hochladen Ihrer Dokumente. Die Plattform unterstützt gängige Dateiformate wie PDF, Word und Excel. Nach dem Upload können Sie die Bereiche, die geschwärzt werden sollen, ganz einfach markieren. docurex bietet Ihnen verschiedene Auswahlwerkzeuge, mit denen Sie präzise festlegen können, welche Informationen unkenntlich gemacht werden sollen.

Automatisierte Schwärzung und manuelle Nachbearbeitung

Sobald Sie die zu schwärzenden Bereiche ausgewählt haben, übernimmt docurex den Rest. Die intelligente Software erkennt automatisch sensible Daten wie Namen, Adressen oder Kontonummern und schwärzt diese zuverlässig. Bei Bedarf haben Sie die Möglichkeit, die Zensur manuell nachzubearbeiten und anzupassen. So stellen Sie sicher, dass wirklich alle schützenswerten Informationen unkenntlich gemacht werden.

docurex passt sich an Ihre Anforderungen an:

Export und Verteilung der geschwärzten Dokumente

Nach der Schwärzung können Sie die bearbeiteten Dokumente direkt in docurex exportieren. Die Software erstellt eine neue Version des Dokuments, in der alle sensiblen Daten unkenntlich gemacht sind. Diese Version können Sie dann ganz einfach an Kollegen, Geschäftspartner oder Behörden weiterleiten – ganz ohne Risiko für den Datenschutz.

docurex ist ein unverzichtbares Tool für uns geworden. Wir sparen enorm viel Zeit bei der Bearbeitung von Dokumenten und müssen uns keine Sorgen mehr um Datenschutzverletzungen machen.

Integration der KI-basierten Schwärzung in bestehende Workflows

Die nahtlose Einbindung der KI-basierten Schwärzung in Ihre bestehenden Arbeitsabläufe ist entscheidend für eine effiziente und zeitsparende Anonymisierung sensibler Daten. Durch die Integration dieser innovativen Technologie können Unternehmen von den Vorteilen der Automatisierung profitieren und gleichzeitig den Datenschutz gewährleisten.

Die Integration der KI-gestützten Schwärzung in Ihre Workflows erfordert nur wenige Schritte. Zunächst müssen Sie die entsprechende Software auswählen und installieren. Anschließend können Sie die Schwärzungsparameter festlegen, um sicherzustellen, dass alle sensiblen Informationen zuverlässig erkannt und unkenntlich gemacht werden. Durch die Anpassung der Einstellungen an Ihre spezifischen Anforderungen wird gewährleistet, dass der Prozess reibungslos in Ihre bestehenden Abläufe integriert werden kann.

Ein wesentlicher Vorteil der KI-basierten Schwärzung ist die Möglichkeit der Batchverarbeitung. Anstatt jedes Dokument einzeln zu bearbeiten, können Sie ganze Ordner oder Dokumentensammlungen auf einmal schwärzen lassen. Dies spart wertvolle Zeit und ermöglicht es Ihnen, sich auf andere wichtige Aufgaben zu konzentrieren. Die automatisierte Anonymisierung stellt sicher, dass keine sensiblen Daten übersehen werden und der Datenschutz jederzeit gewahrt bleibt.

Durch die Integration der KI-gestützten Schwärzung in Ihre Workflows können Sie:

• Zeit bei der Anonymisierung sensibler Daten sparen
• Die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen sicherstellen
• Das Risiko von Datenschutzverletzungen minimieren
• Die Produktivität Ihrer Mitarbeiter steigern

Investieren Sie in die Zukunft des Datenschutzes und profitieren Sie von den Vorteilen der KI-basierten Schwärzung. Durch die nahtlose Integration in Ihre bestehenden Workflows können Sie wertvolle Zeit sparen und gleichzeitig die Sicherheit sensibler Informationen gewährleisten.

Schwärzen

Die KI-basierte Schwärzung von sensiblen Daten ist in vielen Branchen und für verschiedene Dokumenttypen einsetzbar. Ob im Gesundheitswesen, im Finanzsektor oder in der Rechtsbranche – überall dort, wo vertrauliche Informationen geschützt werden müssen, kann diese Technologie wertvolle Dienste leisten.

Ein wichtiger Anwendungsbereich ist die Geheimhaltung sensibler Informationen in Verträgen, Berichten und E-Mails. Durch die automatisierte Erkennung und Schwärzung von personenbezogenen Daten, Geschäftsgeheimnissen oder anderen schützenswerten Inhalten können Unternehmen sicherstellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf diese Informationen haben.

Anwendungsbeispiele für verschiedene Branchen und Dokumenttypen

Die Vielseitigkeit der KI-gestützten Schwärzung zeigt sich in den unterschiedlichen Einsatzmöglichkeiten. Hier sind einige Beispiele:

• Gesundheitswesen: Schwärzen von Patientendaten in Arztbriefen und Befunden
• Finanzwesen: Geheimhaltung von Kontodaten und Transaktionen in Berichten
• Rechtsbranche: Schwärzen von Namen und persönlichen Informationen in Gerichtsdokumenten
• Personalwesen: Anonymisierung von Bewerbungsunterlagen und Mitarbeiterdaten

Geheimhaltung sensibler Informationen in Verträgen, Berichten und E-Mails

Ein besonders wichtiger Aspekt ist die Geheimhaltung sensibler Informationen in Verträgen, Berichten und E-Mails. Hier können bereits kleine Fehler bei der Schwärzung weitreichende Folgen haben, wie z.B. Datenschutzverletzungen oder Wettbewerbsnachteile. Die KI-basierte Lösung ermöglicht eine zuverlässige und schnelle Informationsverheimlichung, ohne dass wichtige Details übersehen werden.

„Durch die Nutzung von KI-Tools zur Schwärzung sensibler Daten können wir sicherstellen, dass vertrauliche Informationen zuverlässig geschützt werden – egal in welcher Branche oder für welchen Dokumenttyp.“ – Dr. Julia Mayer, Datenschutzexpertin

Vorteile der zeitsparenden Schwärzung für Unternehmen

Die Implementierung eines KI-basierten Schwärzungstools bietet Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen. Durch die Automatisierung des Prozesses können sie nicht nur Zeit und Ressourcen sparen, sondern auch den Datenschutz verbessern und Compliance-Anforderungen erfüllen.

Steigerung der Produktivität und Effizienz

Mit einem KI-gestützten Schwärzungstool können Mitarbeiter in kürzerer Zeit mehr Dokumente bearbeiten. Die manuelle Unkenntlichmachung sensibler Daten entfällt, wodurch sich der Zeitaufwand erheblich reduziert. Durch die automatisierte Erkennung und Schwärzung relevanter Informationen können Unternehmen ihre Produktivität steigern und sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.

Kosteneinsparungen durch automatisierte Prozesse

Die Automatisierung der Schwärzung führt zu signifikanten Kosteneinsparungen. Unternehmen müssen weniger Zeit und Personal für die manuelle Bearbeitung von Dokumenten aufwenden. Durch die Reduzierung des Arbeitsaufwands und die Vermeidung von Fehlern bei der Unkenntlichmachung können sie ihre Ressourcen effizienter einsetzen und Kosten senken.

Darüber hinaus trägt die zuverlässige Schwärzung sensibler Daten dazu bei, Bußgelder und Reputationsschäden aufgrund von Datenschutzverletzungen zu vermeiden. Indem Unternehmen sicherstellen, dass vertrauliche Informationen geschützt bleiben, minimieren sie das Risiko kostspieliger Rechtsstreitigkeiten und Imageverluste.

Datenschutz und Informationsverheimlichung mit KI-Tools

In der heutigen digitalen Welt ist der Schutz sensibler Daten von größter Bedeutung. Unternehmen müssen sicherstellen, dass vertrauliche Informationen nicht in die falschen Hände geraten und dass sie die Anforderungen der DSGVO erfüllen. Hier kommen KI-Tools ins Spiel, die dazu beitragen, den Datenschutz zu verbessern und die Geheimhaltung von Informationen zu gewährleisten.

KI-basierte Lösungen wie docurex nutzen fortschrittliche Algorithmen, um sensible Daten in Dokumenten automatisch zu erkennen und zu schwärzen. Durch den Einsatz von maschinellem Lernen können diese Tools schnell und präzise arbeiten, wodurch manuelle Fehler vermieden und Zeit gespart wird. Die folgende Tabelle zeigt einige Vorteile der Verwendung von KI für den Datenschutz:

Ein weiterer Vorteil von KI-Tools ist die Möglichkeit, sie an die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens anzupassen. So können beispielsweise bestimmte Arten von Daten definiert werden, die besonders geschützt werden müssen, oder es können Regeln festgelegt werden, wie mit bestimmten Informationen umgegangen werden soll.

Durch den Einsatz von KI-Tools können Unternehmen nicht nur den Datenschutz verbessern, sondern auch ihre Compliance mit gesetzlichen Vorschriften wie der DSGVO sicherstellen. Dies hilft, potenzielle Bußgelder und Reputationsschäden zu vermeiden, die durch Datenschutzverletzungen entstehen können.

Best Practices für die erfolgreiche Implementierung der KI-gestützten Schwärzung

Um die Vorteile der KI-gestützten Schwärzung voll auszuschöpfen, ist es wichtig, Best Practices für die erfolgreiche Implementierung zu befolgen. Durch die richtige Herangehensweise können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter effektiv mit den Tools arbeiten und der Datenschutz jederzeit gewährleistet ist.

Schulung von Mitarbeitern im Umgang mit den Tools

Ein wesentlicher Aspekt der erfolgreichen Implementierung ist die Schulung der Mitarbeiter. Durch gezielte Trainings lernen sie, wie sie die KI-Tools optimal nutzen und welche Einstellungen für verschiedene Dokumenttypen geeignet sind. Dabei sollten folgende Punkte behandelt werden:

• Grundlagen der Funktionsweise der KI-gestützten Schwärzung
• Auswahl der zu schwärzenden Bereiche und Informationen
• Anpassung der Schwärzungseinstellungen an spezifische Anforderungen
• Effiziente Integration der Tools in bestehende Arbeitsabläufe

Regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Schwärzungseinstellungen

Um kontinuierlich einen hohen Datenschutz zu gewährleisten, ist es wichtig, die Schwärzungseinstellungen regelmäßig zu überprüfen und anzupassen. Dabei sollten Unternehmen:

1. Änderungen in gesetzlichen Anforderungen und internen Richtlinien berücksichtigen
2. Die Effektivität der aktuellen Einstellungen evaluieren und optimieren
3. Feedback von Mitarbeitern einholen und in Anpassungen einfließen lassen
4. Neue Funktionen und Verbesserungen der KI-Tools in Betracht ziehen

Durch die regelmäßige Überprüfung und Anpassung stellen Unternehmen sicher, dass die Anonymisierung sensibler Daten stets auf dem neuesten Stand ist und den höchsten Anforderungen an den Datenschutz entspricht.

Fazit

Die KI-gestützte Schwärzung von sensiblen Daten hat sich als effektive Lösung für Unternehmen erwiesen, die ihre Prozesse optimieren und den Datenschutz verbessern möchten. Durch die Automatisierung der Schwärzung können Zeit und Ressourcen gespart sowie menschliche Fehler minimiert werden. Die einfache Integration in bestehende Arbeitsabläufe ermöglicht eine nahtlose Anpassung an individuelle Anforderungen.

Der Schutz persönlicher Informationen ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch ein wichtiger Faktor für das Vertrauen von Kunden und Partnern. Mit KI-Tools zur Schwärzung können Unternehmen sicherstellen, dass vertrauliche Daten zuverlässig unkenntlich gemacht werden und somit Datenschutzverletzungen und Bußgelder vermieden werden.

Wir empfehlen Unternehmen, die Vorteile der KI-basierten Schwärzung zu nutzen und diese zukunftsweisende Technologie in ihre Prozesse zu integrieren. Durch Schulungen und regelmäßige Überprüfungen können die Tools optimal an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst und ein hohes Maß an Datenschutz gewährleistet werden. Mit der zeitsparenden Schwärzung durch KI sind Unternehmen für die Herausforderungen des digitalen Zeitalters bestens gerüstet.

• Über den Autor
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Katharina Berger

Katharina Berger arbeitet und schreibt als Redakteurin von docurex.com über wirtschaftliche Themen.

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