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Was ist ein Debitor? Debitorenbuchhaltung innerhalb eines Unternehmens.

Was ist ein Debitor?

Debitor ist ein Begriff aus dem Rechnungswesen, der aus dem lateinischen Wort „debere“ für „schulden“ bzw. „debit“ für „Schuld“ abgeleitet wurde. Der Debitor ist ein grundlegend wichtiger Begriff für die Datenraumbuchhaltung, weil der Debitor im Bereich der Finanzbuchhaltung eines Unternehmens eine der Hauptrollen einnimmt.

Debitorenbuchhaltung – was sich dahinter verbirgt

Personen im MeetingEinen Hinweis auf die Bedeutung vom Debitor für das Unternehmen gibt die Bezeichnung Debitorenbuchhaltung. Die Buchhaltung rund um den Debitor ist die Sektion der Finanzbuchhaltung eines Unternehmens. Diese befasst sich mit der Verbuchung der Lieferungen und Leistungen des Unternehmens. Es geht um Dokumentation und kaufmännische Verwaltung der Unternehmensforderungen. Letztlich auch um Realisierung der offenen Posten, wenn der Debitor die Lieferung/Leistung noch nicht vergütet hat. Kurzum: Die Debitorenbuchhaltung ist der Teil der Finanzbuchhaltung, in der alle laufenden Geschäftsvorfälle bearbeitet werden. Also solche, die die Beziehung des Unternehmens zu seinen Kunden betreffen. Bis hin zur Durchführung von Lastschriften und Regulierung des Mahnwesens, dieser spezielle Teil der Debitorenbuchhaltung ist auch als Forderungsmanagement bekannt.

Jeder Kunde, an den ein Unternehmen eine Lieferung oder Leistung erbracht hat, ist buchhalterisch so lange ein Debitor, wie er noch Schuldner des Unternehmens ist. Zum Schuldner des Unternehmens wird er durch Erhalt einer Rechnung über eine Lieferung oder Leistung des entsprechenden Unternehmens, er bleibt Schuldner = Debitor, bis diese Rechnung bezahlt ist. Ganz praktisch gesehen, spielt die Debitorenbuchhaltung deshalb eine so wesentliche Rolle für jedes Unternehmen, weil mit ihr die offenen Außenstände beobachtet und möglichst kontrolliert werden.

Der Debitor: ein Beispiel

Im konkreten Leben gestaltet sich diese Beziehung z. B. in folgender Form: Das Unternehmen „KreaVino“ liefert dem Kunden „Debi-Beratung“ 3 Kartons vom Spitzenwein „Buchhalters Choice“. Mit im Karton oder extra mit der Post geht dem Kunden „Debi-Beratung“ die Rechnung über diese Lieferung zu. Bis die Rechnung beglichen wurde, ist Auftraggeber/Kunde „Debi-Beratung“ in der Bilanz als Debitor zu führen. Sein Auftragnehmer/Lieferant „KreaVino“ ist zugleich sein Kreditor (weil er – wie eine Bank bei einem Kredit – von „Debi-Beratung“ eine Zahlung fordern darf, eben die Bezahlung der Rechnung).

Welche Ansprüche gegen den Debitor ergeben sich?

Die Ansprüche gegen den Debitor sind nicht immer nur Forderungen von Warenlieferanten. Sondern die Bilanzposition des § 266 Abs. 2 B II Nr. 1 HGB (Gliederung der Bilanz), die diese Forderungen gegen andere Forderungen abgrenzt, betrifft auch alle Forderungen aus Leistungen. Sie umfasst also auch das gesamte große Feld der Dienstleistungen eines Unternehmens/Auftragnehmers für seine Kunden/Auftraggeber.

Diese Abgrenzung in einer speziellen Bilanzposition dient der Bilanzklarheit: Ein sachkundiger Dritter soll sich mit geringem Aufwand ein Bild über diese Forderungen des Unternehmens verschaffen können; auch über deren Anteil an den gesamten Forderungen, die einem Unternehmen zustehen. Die Abgrenzung rechtfertigt sich zudem dadurch, dass für die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen in der Regel ähnliche Zahlungsziele gelten. Bei den in § 266 Abs. 2 B II Nr. 2 und 3 HGB gelisteten Forderungen (Forderungen gegen verbundene Unternehmen bzw. Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht) sind sehr individuelle Vereinbarungen üblich.

Ein Debitor kann eine natürliche Person sein (Hausfrau X bestellt Backzutaten), ein Unternehmen (Bauunternehmer Y bestellt Ziegel beim Baustoffhändler) oder eine juristische Person des öffentlichen Rechts (die Senatsverwaltung Z bestellt Büromöbel).

Vom Käufer zum Debitor

Abschluss eines VertragsWenn das Unternehmen nicht auf Rechnung liefert, sondern der Auftraggeber die Ware oder Dienstleistungen sofort nach Aushändigung bzw. Erbringung bezahlt, entsteht bei diesem Bargeschäft keine Beziehung zwischen Debitor und Kreditor. Beziehungsweise, sie entsteht nicht, wenn alles gut geht. Wenn der Kunde beim Bezahlen verschämt im Portemonnaie kramt, sowie um Anschreiben bittet und das Unternehmen trotzdem gestattet, dass er die Ware im Einkaufskorb mitnimmt, wird dieser Kunde dadurch zum Debitor dieses Unternehmens. Wenn der Kunde die sofort bezahlte Ware zu Recht reklamiert hat und das Unternehmen ihm der Kaufpreis zurückerstatten muss, gilt das Unternehmen als Debitor des Kunden, wenn es ihm nicht sofort das Geld aushändigt.

Auch außerhalb des Bargeschäfts kommen Situationen vor, in dem ein Unternehmen seinem Kunden und Debitor Geld schuldet – das ist beispielsweise bei allen Fällen gegeben, wenn der Kunde/Debitor wegen beschädigter, minderwertiger, nicht vollzähliger Ware eine Rückzahlung verlangen kann. Da es maximal begriffsverwirrend wäre, den Kunden während dieser Zeit der Hin- und Her-Überweisung bzw. Verrechnung der von ihm geschuldeten Summe gegen die Rückzahlung als (teilweisen) Kreditor zu bezeichnen, hat sich für diese Kunden die Bezeichnung kreditorischer Debitor ausgebildet.

Einbuchung und Ausbuchung von Schulden

Die Einbuchung und Ausbuchung der Schulden vom Debitor erfolgt nach besonderen Bilanzierungsregeln, die der Gewinn- und Ertragslage Rechnung tragen, in der sich ein Unternehmen mit Beziehung zu einem Debitor befindet: Die offenen Forderungen sind zwar Einnahmen des Unternehmens, können aber wegen des Gebots der Bilanzklarheit noch nicht bei den Einnahmen verbucht werden, bis sie tatsächlich bezahlt sind. Da dieses „bereits verdiente Geld“ aber in der Bilanz irgendwie abgebildet werden muss, enthält das Handelsgesetzbuch Regelungen, wie mit diesen offenen Forderungen bilanztechnisch zu verfahren ist. Sie müssen ab einem bestimmten Zeitpunkt unter der Bilanzposition (offene) „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ gebucht werden. Zu einem anderen genau geregelten Zeitpunkt aus dieser Bilanzposition müssen diese wieder ausgebucht werden, um den Umsatzerlösen zugeschlagen zu werden.

Der Zeitpunkt der bilanzwirksamen Aktivierung der offenen Forderungen aus Warenlieferungen ist für den Lieferanten/Unternehmer in dem Moment gekommen, wenn die Preisgefahr auf den Käufer/Debitor übergegangen ist. Denn ab Übergang der Preisgefahr trägt der Käufer das Risiko des Untergangs oder der Verschlechterung der Sache, selbst wenn diese zufällig bzw. durch höhere Gewalt geschieht. Die Preisgefahr geht nach § 446 BGB grundsätzlich mit der Übergabe auf den Käufer/Debitor über. Für den Versendungskauf gilt die Spezialregel des § 447 Abs. 1 BGB, nach dem die Preisgefahr bereits mit Aushändigung der Ware an den Transportunternehmer auf den Debitor übergeht.

Geht es um Forderungen aus (Dienst-)Leistungen, darf man diese unter der Bilanzposition (offene) Forderungen aus (Lieferungen und) Leistungen verbuchen. Allerdings erst, sobald man die vertraglich geschuldete Leistung erbracht hat. Darüber hinaus gilt es, die Abrechnung zu erstellen. Die Ausbuchung aus der Bilanzposition „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ erfolgt mit vollständiger Bezahlung der Forderung. Bleibt diese Bezahlung ganz oder teilweise aus, wird eine Ausbuchung fällig, die durch Wertberichtigung bzw. Abschreibung auf Forderungen erfolgt.

Das Debitorenrisiko

Münzen auf einem Haufen.Der letzte Satz deutet es schon an: Eng mit dieser Bilanzposition „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ ist der Begriff „Debitorenrisiko“ verbunden. Denn die Bilanzposition „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ gibt nur theoretisch Auskunft darüber, wie viele Debitor-Forderungen den eigenen Verbindlichkeiten, also offenen Rechnungen des Unternehmens gegenüberstehen – es handelt sich um eine Abbildung des Geschäftserfolges, die auf der Hoffnung einer guten Zahlungsmoral des Kunden basiert. Jedes Unternehmen, das nicht auf sofortige Barzahlung des Käufers oder auf Vorauskasse besteht, unterliegt diesem Debitorenrisiko. Denn es ist möglich, dass der Kunde nicht zahlt, die Buchung auf das Konto „offene Forderungen“ ist nur eine Art Zwischenbuchung, die nach Zahlungseingang in eine Buchung als Umsatzerlös mündet.

Verneint der Kunde die Zahlung, muss man die offene Position in Höhe der Ausfallwahrscheinlichkeit auf das Konto „zweifelhafte Forderungen“ umbuchen. Bleibt der Debitor die Zahlung sicher schuldig (und bestehen wenig Aussichten, durch ein Gerichtsverfahren zur Zahlung zu kommen), muss man die oben erwähnte Wertberichtigung oder gar eine Abschreibung verbuchen, die zu einer Kürzung des Unternehmensgewinns führt. Deshalb sind in der Praxis die Prüfung der Bonität der Debitoren, die Fälligkeitsüberwachung und das Mahnwesen mitunter die wichtigsten Teile der Debitorenbuchhaltung.

Front einer Bank

Was ist ein Kreditor?

Der Kreditor ist Gläubiger des Unternehmens – Bilanz und Warenwirtschaft

Partner, die Hände schüttelnDer Kreditor gewährt Kredite und gilt somit als Gläubiger eines Unternehmens. Das Unternehmen schuldet einer Person oder einer Institution Geld, die im Rechnungswesen als Kreditor bezeichnet wird. Bei der Bilanzerstellung nach HGB sind die Kreditoren eines Unternehmens in einer eigenen Bilanzposition zu erfassen. Umgangssprachlich ist der Kreditor meist ein Lieferant des Unternehmens.

Im Datenraum von ERP- und Warenwirtschaftssystemen sind der Kreditor und sein Gegenspieler, der Debitor, häufig anzutreffen. Kreditoren und Debitoren sind natürliche Personen, Unternehmen oder juristische Personen des öffentlichen Rechts. In der Buchhaltung bezeichnet der Kreditor einen Gläubiger und der Debitor einen Schuldner des Unternehmens. Kreditor ist etwa der Lieferant, der dem Unternehmer Waren mit Zahlungsziel verkauft. Solange die Rechnung nicht bezahlt ist, handelt es sich bei dem Lieferanten buchhalterisch um einen Kreditor des Unternehmens – denn man schuldet ihm Geld.

Kreditoren des Unternehmens

In seiner betriebswirtschaftlichen Definition ist der Kreditor eine Person oder eine Institution, die Kredite an Kreditnehmer vergibt. Seinen Namen leitet der Kreditor vom lateinischen Wort „credere“ ab, das mit „glauben“ oder „anvertrauen“ übersetzt werden kann. Der Kreditor vertraut jemandem Geld oder Güter (Waren und Dienstleistungen) an. Zu den typischen Kreditoren eines Unternehmens gehören Lieferanten, kreditgebende Banken, der Steuerberater, der Vermieter, aber auch der Staat und das Finanzamt können als Kreditoren auftreten. Wenn beispielsweise Lohnsteuern der Mitarbeiter abgeführt werden müssen oder die Umsatzsteuerlast zu zahlen ist, tauchen Staat und Finanzamt als Kreditoren in der Unternehmensbuchhaltung auf. Der Gläubiger (Kreditor des Unternehmens) führt seinerseits das schuldende Unternehmen als Debitor in seiner Buchhaltung.

Der Kreditor im Rechnungswesen

Während der Kreditor im deutschen Rechnungswesen ein Gläubiger von Forderungen aus Lieferungen aus Leistungen ist, bezeichnet der Komplementärbegriff des Debitors den Schuldner von Forderungen. Der Kreditor übernimmt als Lieferant oder Dienstleister die Risiken eines Kreditgebers. Die Ansprüche des Kreditors ergeben sich aus den Verbindlichkeiten seines Abnehmers aus Lieferungen und Leistungen, wobei es sich in der Regel um Warenlieferungen oder Dienstleistungen handelt.

Risiko der Kreditoren

Das Risiko des Gläubigers ist, dass seine überlassenen Lieferungen und Leistungen nicht oder nicht vollständig bezahlt werden. Dem Kreditor steht der Rechtsweg offen (z.B. über das gerichtliche Mahnverfahren), solange sein Debitor nicht insolvent ist. Der Lieferant verwaltet dieses Ausfallrisiko in seiner Debitorenbuchhaltung. In der Debitorenbuchhaltung ist ein Debitor ein Kunde oder eine andere Person, die dem Unternehmen kurz- oder längerfristig Geld schuldet. Den Debitoren des Lieferanten können Kreditorenlimits eingeräumt werden. Ist das Limit überschritten, findet keine Lieferung von weiteren Waren an den Debitor statt. Erst nach einer Teilzahlung kann wieder bis zum Kreditorenlimit auf Ziel gekauft werden.

Kundenindividuelles Kreditlimit

Der Kreditor kann die Risiken kundenindividuell abwägen. Sie ziehen dazu häufig Bankauskünfte, Jahresabschlüsse oder Büroauskünfte hinzu. Viele Warenwirtschaftssysteme ermöglichen die Anlage von kundenindividuellen Kreditorenlimits. Eine weitere Möglichkeit ist die Lieferung gegen Eigentumsvorbehalt, um im Falle der Insolvenz oder Nichtzahlung die Gegenstände aus dem Besitz des Debitors zurückzuholen. Der Eigentumsvorbehalt ist somit eine originäre Kreditsicherheit des Gläubigers.

Bilanzanalyse und Kreditorenziel

Taschenrechner und GeldscheineDie Überwachung und Verbuchung von Lieferantenverbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen erfolgt in der Kreditorenbuchhaltung des Unternehmens. Darüber hinaus übernimmt die Kreditorenbuchhaltung zudem die Fälligkeitsüberwachung der Lieferantenverbindlichkeiten. Fällig ist die Kreditorenverbindlichkeit mit dem Erreichen des Kreditorenziels. In der Bilanzanalyse ist das Kreditorenziel eine betriebswirtschaftliche Kennzahl für die Umschlaggeschwindigkeit der Kreditoren. Die Kennzahl drückt aus, wie schnell Verbindlichkeiten bezahlt werden. Sie spiegelt somit die Zahlungsmoral eines Unternehmens wider.

Berechnung des Kreditorenziels:

  • Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen x 360 / Aufwendungen für Roh-Hilfs- und Betriebsstoffe pro Jahr.
  • In die Berechnungen der Aufwendungen gehen alle im Produktionsprozess verbrauchten Materialien sowie die beanspruchten Fremdleistungen ein.

Interpretation des Kreditorenziels

Kurze Kreditorenlaufzeiten (schnelle Zahlung von Kreditorenverbindlichkeiten) werden bei der Bilanzanalyse als gute Liquidität gewertet. Lange Kreditorenlaufzeiten lassen lange Zahlungsziele, eine große Verhandlungsmacht oder schlechtes Kreditorenmanagement vermuten. Unternehmen mit großer Verhandlungsstärke können häufig lange Kreditorenziele erwirken. So können etwa große Einzelhandelsketten mit ihren Lieferanten ein Zahlungsziel von bis zu 90 Tagen vereinbaren.

Kreditoren in der Bilanz

Bei einem Jahresabschluss nach Handelsgesetzbuch (HGB) sind die Kreditoren den „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“ zugeordnet. Der Gesetzgeber hat zur Abgrenzung der Kreditorenposten mit § 266 Abs. 3 C 4 HGB diese neue Bilanzposition geschaffen. Die Debitoren (Schuldner) des Unternehmens werden der Bilanzposition der „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ zugewiesen. Das Handelsgesetz möchte mit dieser gesonderten Auflistung und Trennung der Debitoren und Kreditoren die Bilanzklarheit verbessern. Die Bilanzen von Unternehmen sowie Branchen sollen lesbar und vergleichbar sein. Denn der Gesetzgeber wünscht, dass sich ein sachkundiger Dritter ein Bild über den Anteil der Kreditorenverbindlichkeiten an den Gesamtverbindlichkeiten machen kann. Handelsrechtlich gehören die aufgelisteten Forderungen der Debitoren zum Umlaufvermögen des Unternehmens.

Saldierungsverbot in der Bilanz

Debitorische KreditorenbuchungenIm Jahresabschluss gilt das Saldierungsverbot. Kreditoren, deren Forderungen vom Unternehmen überzahlt wurden, werden als debitorische Kreditoren bezeichnet. Eventuelle Überzahlungen des Unternehmens an den Kreditor dürfen in der Bilanz des Unternehmens nicht schuldenmindernd in die Bilanzposition „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“ eingehen. Deshalb werden debitorische Kreditorenbuchungen im Rahmen der Jahresabschlussbuchungen als „sonstige Vermögensgegenstände“ (sonstige Forderungen) umgegliedert und als Guthaben ausgewiesen.