Die digitale Eingangstür zu Ihrem Deal: Warum Zwei-Faktor-Authentifizierung für Ihren Datenraum unverhandelbar ist

Bei Transaktionen mit hohem Einsatz – sei es eine M&A-Due-Diligence, eine komplexe Immobilienfinanzierung oder eine entscheidende Investorenrunde – ist der virtuelle Datenraum (VDR) das Herzstück des gesamten Prozesses. Er ist weit mehr als nur ein digitaler Aktenschrank; er ist der gesicherte Verhandlungsraum, das strategische Zentrum, in dem über immense Unternehmenswerte entschieden wird. In diesem hochsensiblen Umfeld zählt jedes Detail, insbesondere die Sicherheit. Doch wie robust ist die digitale Eingangstür zu diesem kritischen Raum wirklich?

Die alarmierende Wahrheit ist, dass viele Unternehmen sich immer noch auf eine einzige, veraltete Sicherheitsmaßnahme verlassen: das Passwort. In einer Zeit, in der die Kosten für Cyberkriminalität bis 2025 voraussichtlich auf $10,5 Billionen jährlich ansteigen werden, ist dies ein untragbares Risiko. Dieser Artikel beleuchtet, warum ein einfaches Passwort die größte Schwachstelle in Ihrem Deal darstellt und warum die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) keine optionale Zusatzfunktion, sondern eine unverhandelbare Notwendigkeit für jeden professionellen Datenraum ist.

Das Milliarden-Dollar-Problem: Warum Passwörter allein eine grobe Fahrlässigkeit sind

Die größte Bedrohung für die Sicherheit Ihres Datenraums geht nicht von hochkomplexen Hackerangriffen aus, die man aus Filmen kennt. Die Realität ist weitaus banaler und gerade deshalb so gefährlich: Die primäre Schwachstelle ist und bleibt der Mensch und sein Umgang mit Passwörtern.

Die Statistik lügt nicht: Das Zeitalter der gestohlenen Zugangsdaten

Die Zahlen zeichnen ein düsteres, aber eindeutiges Bild. Eine überwältigende Mehrheit von 86 % aller Datenschutzverletzungen wird durch die Verwendung gestohlener oder kompromittierter Zugangsdaten verursacht. Das bedeutet, in fast neun von zehn Fällen müssen Angreifer keine komplexen Systeme knacken; sie spazieren einfach mit dem gestohlenen Schlüssel – dem Passwort – durch die Vordertür.

Diese Bedrohung eskaliert rasant. Anfang 2025 wurde bereits ein Anstieg kompromittierter Zugangsdaten um 160 % im Vergleich zum Vorjahr verzeichnet. Cyberkriminelle nutzen dabei simple, aber effektive Methoden:

• Phishing: Täuschend echt aussehende E-Mails verleiten Mitarbeiter dazu, ihre Anmeldedaten auf gefälschten Webseiten einzugeben. Einer von 25 Marken-E-Mails ist ein solcher Phishing-Versuch.

• Malware: Schadsoftware auf den Rechnern von Nutzern zeichnet Tastatureingaben auf und stiehlt so Passwörter im Hintergrund.

• Wiederverwendung von Passwörtern: Der häufigste Fehler. Ein Nutzer verwendet dasselbe Passwort für seinen Social-Media-Account wie für den Zugang zum hochsensiblen Datenraum. Wird der Social-Media-Dienst gehackt, haben Kriminelle den Schlüssel zu Ihren vertraulichsten Unternehmensdaten.

Das Problem ist nicht nur die Häufigkeit, sondern auch die Langlebigkeit des Schadens. Es dauert durchschnittlich 292 Tage, um eine Verletzung durch gestohlene Anmeldedaten zu identifizieren und einzudämmen. Fast zehn Monate, in denen Angreifer unbemerkt auf Ihre Daten zugreifen, sie kopieren und manipulieren können.

Die M&A-Arena: Wenn ein Datenleck den gesamten Deal gefährden kann

Im Kontext von Fusionen und Übernahmen (M&A), Due-Diligence-Prüfungen oder anderen Kapitalmarkttransaktionen werden die allgemeinen Risiken eines Datenlecks potenziert. Hier geht es nicht nur um den Verlust von Daten, sondern um das potenzielle Scheitern von Deals im Wert von Millionen oder Milliarden.

Der finanzielle Dominoeffekt einer Sicherheitslücke

Ein unbefugter Zugriff auf den Datenraum während einer M&A-Transaktion kann eine katastrophale Kettenreaktion auslösen:

• Direkte Wertminderung der Transaktion: Das bekannteste Beispiel ist die Übernahme von Yahoo durch Verizon. Nachdem zwei massive, zuvor unentdeckte Datenlecks ans Licht kamen, wurde der Kaufpreis um $350 Millionen reduziert. Cybersicherheit ist heute ein harter, bewertungsrelevanter Faktor.

• Scheitern des Deals: Vertrauen ist die Währung jeder Verhandlung. Ein Sicherheitsvorfall kann dieses Vertrauen irreparabel zerstören und zum sofortigen Abbruch der Verhandlungen führen.

• Regulatorische Strafen und Klagen: Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sieht bei Verstößen Strafen von bis zu 4 % des weltweiten Jahresumsatzes vor. Hinzu kommen oft kostspielige Sammelklagen von betroffenen Parteien.

• Reputationsschaden: Der Verlust des Ansehens kann langfristig schädlicher sein als jede Geldstrafe. Er schreckt zukünftige Partner, Investoren und Kunden ab.

• Geerbtes Risiko: Als Käufer übernehmen Sie die unentdeckten Sicherheitsschwachstellen und Compliance-Probleme des Zielunternehmens. Erschreckenderweise decken 40 % der Käufer Cybersicherheitsprobleme erst nach Abschluss eines Deals auf.

Die Wahl des virtuellen Datenraums ist somit keine rein operative IT-Entscheidung mehr. Sie ist eine strategische Komponente des Risikomanagements, die auf C-Level-Ebene getroffen werden muss. Sich hier auf eine Plattform zu verlassen, die nur durch ein Passwort geschützt ist, grenzt an grobe berufliche Fahrlässigkeit.

Die Lösung in Ihrer Tasche: Wie Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) funktioniert

Die gute Nachricht ist, dass die effektivste Verteidigung gegen die größte Bedrohung – gestohlene Passwörter – erstaunlich einfach und weithin verfügbar ist: die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA).

2FA ist eine Sicherheitsmethode, die zwei unterschiedliche Nachweise Ihrer Identität erfordert, bevor der Zugang gewährt wird. Sie kombiniert zwei der folgenden drei Faktoren:

• Etwas, das Sie wissen: Ihr Passwort.

• Etwas, das Sie besitzen: In der Regel Ihr Smartphone.

• Etwas, das Sie sind: Ein biometrisches Merkmal wie Ihr Fingerabdruck oder Gesichtsscan.

Im Kontext eines Datenraums wie docurex® funktioniert der Prozess typischerweise so:

1. Erster Schritt: Sie geben wie gewohnt Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein (der „Wissensfaktor“).

2. Zweiter Schritt: Das System fordert Sie nun auf, einen zweiten Faktor nachzuweisen. docurex® sendet Ihnen einen einmaligen, zeitlich begrenzten Code an Ihr registriertes Mobiltelefon – entweder per SMS oder generiert durch eine Authenticator-App wie den Google Authenticator (der „Besitzfaktor“).

3. Zugang: Erst nach der korrekten Eingabe dieses zweiten Codes wird Ihnen der Zugang zum Datenraum gewährt.

Dieser simple zweite Schritt ist ein revolutionärer Sicherheitsgewinn. Selbst wenn ein Angreifer Ihr Passwort gestohlen hat, bleibt ihm der Zugang verwehrt, da er keinen Zugriff auf Ihr physisches Smartphone hat. 2FA fungiert als digitaler „Schutzschalter“, der die Gefahr gestohlener Passwörter effektiv neutralisiert.

Mehr als nur ein Schloss: 2FA als Säule der docurex®-Sicherheitsfestung

Bei docurex® verstehen wir, dass echte Sicherheit niemals auf einer einzigen Maßnahme beruhen darf. Sie muss ein vielschichtiges, ineinandergreifendes System sein – eine digitale Festung. Deshalb ist die Zwei-Faktor-Authentifizierung bei uns kein optionales Extra, das man hinzubuchen kann, sondern ein standardmäßiger und unverhandelbarer Bestandteil in allen unseren Tarifen.

Diese Verpflichtung zur Sicherheit ist eine von über 20 Sicherheitsmaßnahmen, die Ihre vertraulichsten Daten schützen. 2FA ist dabei die erste und wichtigste Verteidigungslinie, die durch weitere, ebenso kritische Schutzwälle ergänzt wird:

• 256-Bit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung

• Secure Document Viewer

• Dynamische Wasserzeichen

• Revisionssichere Protokollierung

• Hosting in Deutschland

Die falsche Ökonomie: Warum generische Cloud-Speicher für Due Diligence ungeeignet sind

Warum nicht einfach einen gängigen Cloud-Speicher oder E-Mail für den Datenaustausch nutzen? Die Antwort ist einfach: Diese Werkzeuge wurden für die allgemeine Zusammenarbeit entwickelt, nicht für die hochriskante, von Misstrauen geprägte und rechtlich sensible Umgebung einer Due Diligence.

Darüber hinaus signalisiert die Wahl des Werkzeugs auch Professionalität. Die Verwendung eines generischen Tools kann von der Gegenseite als mangelnde Sorgfalt oder organisatorische Unreife interpretiert werden, was Ihre Verhandlungsposition schwächen kann.

Fazit: Sichern Sie Ihren Deal, sichern Sie Ihre Reputation

In der digitalen Welt von heute ist die Wahl Ihres Datenraums eine strategische Entscheidung, die direkt über den Erfolg und die Sicherheit Ihrer wertvollsten Transaktionen entscheidet. Sich allein auf ein Passwort zu verlassen, ist keine Option mehr – es ist ein kalkuliertes Risiko, das kein verantwortungsbewusster Entscheidungsträger eingehen sollte.

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung ist die grundlegende, unverzichtbare Sicherheitsmaßnahme, die die größte Schwachstelle im System schließt. Bei docurex® ist 2FA nicht nur eine Funktion, sondern Teil unserer DNA – ein Versprechen, dass wir die Sicherheit Ihrer Daten genauso ernst nehmen wie Sie den Erfolg Ihres Deals.

Gehen Sie bei der Sicherheit Ihrer Transaktion keine Kompromisse ein. Vertrauen Sie auf eine Plattform, die Sicherheit nicht als Option, sondern als Fundament betrachtet.

👉 Erfahren Sie mehr über das Sicherheitskonzept von docurex® oder kontaktieren Sie uns, um zu besprechen, wie wir Ihre nächste Transaktion absichern können.

FAQ – Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) bei docurex®

1. Was ist Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)?

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung ist ein Sicherheitsverfahren, das zwei unterschiedliche Nachweise Ihrer Identität erfordert, bevor Sie Zugang zu Ihrem docurex®-Datenraum erhalten. Dabei kombinieren Sie etwas, das Sie wissen (Passwort), mit etwas, das Sie besitzen (z. B. Smartphone) oder etwas, das Sie sind (biometrisches Merkmal).

2. Warum brauche ich 2FA für meinen Datenraum?

2FA schützt vor unbefugtem Zugriff, selbst wenn Ihr Passwort gestohlen wurde. Gerade in hochsensiblen Umgebungen wie M&A-Deals, Immobilienfinanzierungen oder Investorenrunden verhindert 2FA, dass Kriminelle allein durch kompromittierte Passwörter auf Ihre vertraulichen Daten zugreifen können.

3. Wie richte ich 2FA bei docurex® ein?

1. Melden Sie sich wie gewohnt mit Benutzername und Passwort an.

2. Sie erhalten einen einmaligen Code per SMS oder über eine Authenticator-App (z. B. Google Authenticator).

3. Geben Sie den Code ein, um den Zugriff auf Ihren Datenraum zu bestätigen.

4. Welche Geräte kann ich für 2FA verwenden?

Hauptsächlich Smartphones, entweder per SMS oder über eine Authenticator-App. Auch Tablets können mit Authenticator-Apps genutzt werden. Biometrische Merkmale wie Fingerabdruck oder Gesichtserkennung können als zusätzlicher Faktor dienen, falls Ihr Gerät dies unterstützt.

5. Was passiert, wenn ich mein Smartphone verliere?

docurex® bietet Backup-Methoden, z. B. Backup-Codes, die Sie sicher aufbewahren sollten. Sie können den Zugang über ein anderes registriertes Gerät oder durch unseren Support wiederherstellen.

6. Kann ich 2FA umgehen?

Nein. Bei docurex® ist 2FA standardmäßig aktiviert und nicht optional. Dies gewährleistet maximalen Schutz für Ihre Daten und Compliance-Sicherheit.

7. Funktioniert 2FA auch bei mehreren Nutzern im Datenraum?

Ja. Jeder Nutzer muss 2FA individuell einrichten. Dabei können Administratoren Zugriffsrechte granular steuern (nur ansehen, herunterladen oder drucken).

8. Ist 2FA kompliziert oder zeitaufwendig?

Nein. Die Eingabe des Codes dauert nur wenige Sekunden, und der Aufwand steht in keinem Verhältnis zum Schutz Ihrer sensiblen Unternehmensdaten.

9. Welche Vorteile bietet 2FA zusätzlich zum Passwort?

• Schutz vor gestohlenen Passwörtern

• Reduzierung des Risikos von Datenlecks

• Einhaltung von Compliance-Vorgaben

• Schutz der Reputation und Investitionswerte

10. Was mache ich, wenn der 2FA-Code nicht funktioniert?

Überprüfen Sie Uhrzeit und Datum Ihres Geräts, da Codes zeitlich begrenzt sind. Bei Problemen können Sie den Zugriff über Backup-Codes oder den docurex® Support wiederherstellen.