Wie können Unternehmen ihre Dokumentensicherheit auch nach dem Austritt der Mitarbeiter gewährleisten?

Effektive Sicherheitsstrategien für Datenräume bei Mitarbeiteraustritt

Der Wechsel von Mitarbeitern in einem Unternehmen ist ein alltäglicher Prozess, der oft unauffällig vonstattengeht. Doch im Zeitalter der digitalen Transformation und des vermehrten Einsatzes von Datenräumen, in denen sensible Unternehmensinformationen gespeichert werden, wirft der Mitarbeiteraustritt eine wichtige Frage auf: Wie sicher sind unsere Daten, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen?

Studien zeigen, dass viele Unternehmen nicht zu 100 Prozent sicher sind, ob ehemalige Mitarbeiter nicht doch noch über Cloud-Dienste oder Firmenkonten auf ihre Geschäftsdaten zugreifen könnten. Dieser Unsicherheit gegenüber steht die Tatsache, dass der unbefugte Zugriff auf sensible Informationen und Datenexfiltration zu den häufigsten Bedrohungen für die Datensicherheit gehören.

In diesem Blogbeitrag werden wir uns eingehend mit den Risiken und Sicherheitsstrategien auseinandersetzen, die mit dem Ausscheiden von Mitarbeitern in Bezug auf Datenräume und IT-Sicherheit einhergehen. Wir werden nicht nur die potenziellen Gefahren beleuchten, sondern auch bewährte Praktiken und Lösungsansätze vorstellen, mit denen Unternehmen diese Risiken minimieren können. Erfahren Sie, wie Sie die Sicherheit Ihrer Datenräume gewährleisten können, selbst wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.

IT-Sicherheitsrisiken beim Ausscheiden von Mitarbeitern aus dem Unternehmen

 

Der Ausscheidensprozess von Mitarbeitern aus einem Unternehmen kann in Bezug auf Datenräume und die allgemeine IT-Sicherheit erhebliche Risiken mit sich bringen. Hier sind einige der wichtigsten Gefahren, die es zu beachten gilt:

  1. Unbefugter Zugriff: Einer der offensichtlichsten Risiken besteht darin, dass ehemalige Mitarbeiter, insbesondere solche mit hohem Zugriffsprivileg, versuchen könnten, auf Daten zuzugreifen, auf die sie eigentlich keinen Zugriff mehr haben sollten. Dies kann zu Datenschutzverletzungen und Verlust von vertraulichen Informationen führen.
  2. Datenexfiltration: Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen, könnten versucht sein, sensible Daten zu kopieren oder zu exfiltrieren, bevor sie gehen. Dies könnte vertrauliche Informationen in die falschen Hände gelangen lassen, sei es durch versehentliches Weitergeben oder absichtliche Datendiebstähle.
  3. Schwache Passwörter oder Zugangsdaten: Wenn Mitarbeiter ihre Zugangsdaten nicht sicher aufbewahren oder schwache Passwörter verwenden, könnten Angreifer leichter Zugriff auf Datenräume erlangen. Dies erhöht das Risiko von unbefugten Zugriffen erheblich.
  4. Unsachgemäße Deaktivierung von Zugriffsrechten: Es ist von entscheidender Bedeutung sicherzustellen, dass die Zugriffsrechte eines Mitarbeiters sofort und vollständig deaktiviert werden, wenn er das Unternehmen verlässt. Eine verspätete oder unvollständige Deaktivierung kann erhebliche Risiken mit sich bringen.
  5. Menschliches Versagen: Fehler bei der Verwaltung von Zugriffsrechten oder bei der Löschung von Daten können zu Datenlecks führen, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Menschliche Fehler sind leider nicht auszuschließen und können schwerwiegende Folgen haben.
  6. Physischer Zugang: In einigen Fällen könnten ehemalige Mitarbeiter immer noch physischen Zugang zu den Räumlichkeiten haben, in denen Datenräume oder die IT-Infrastruktur des Unternehmens untergebracht sind. Dies birgt zusätzliche Risiken für den Datenschutz und die Sicherheit.
Ein Datenraum bietet Sicherheit Ihrer Dokumente

Ein Datenraum bietet Sicherheit Ihrer Dokumente

Integration Azure AD – Sichere Benutzerverwaltung an einem Ort

Eine effiziente Verwaltung von Benutzerzugriffen und Sicherheitsberechtigungen ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Firmen stehen vor der Herausforderung, sensible Daten sicher zu speichern und gleichzeitig sicherzustellen, dass die richtigen Personen Zugriff darauf haben.  Um dieser Herausforderung effektiv zu begegnen hat docurex® eine nahtlose Integration mit Azure AD (Active Directory) entwickelt, die die Benutzerverwaltung auf ein neues Level hebt.

Zentrale Benutzerverwaltung

Einer der Vorteile der Integration von docurex® mit Azure AD ist die Möglichkeit zur zentralen Verwaltung von Benutzernamen. Dies bedeutet, dass Unternehmen nicht mehr separate Benutzerkonten innerhalb des Datenraums erstellen und verwalten müssen. Stattdessen können sie die Zugriffsrechte für docurex® direkt in Azure AD steuern. Diese Berechtigungen werden dann automatisch und nahtlos auf docurex® übertragen. Das Ergebnis ist eine effiziente und konsistente Benutzerverwaltung, die Unternehmen Zeit und Ressourcen spart.

Effizientes Sicherheitsmanagement

Die nahtlose Integration mit Azure AD bietet eine besonders wichtige Funktion im Zusammenhang mit der Mitarbeiterverwaltung. Wenn Mitarbeiter das Unternehmen betreten oder verlassen, müssen ihre Zugriffsrechte unverzüglich angepasst werden. Dies ist entscheidend, um sicherzustellen, dass sensible Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Mit Azure AD können Unternehmen diese Anpassungen schnell und präzise vornehmen. Die Änderungen werden automatisch auf docurex® übertragen, was ein effizientes Sicherheitsmanagement gewährleistet. Dies ist besonders wichtig in einer Zeit, in der die Mitarbeiterfluktuation in vielen Unternehmen zunimmt.

Single Sign-On (SSO) für Benutzer

Die Integration mit Azure AD bietet jedoch nicht nur Unternehmen Vorteile, sondern auch den Benutzern selbst. Dies wird durch die „Single Sign-On“ (SSO) Technologie ermöglicht. SSO ermöglicht es Benutzern, sich einmalig in Azure AD anzumelden, und anschließend nahtlos auf docurex® zuzugreifen, ohne sich bei jedem Zugriff erneut anmelden zu müssen. Dies erhöht den Komfort erheblich, da Benutzer sich nicht mehr mit verschiedenen Benutzernamen und Passwörtern für verschiedene Plattformen herumschlagen müssen. Die SSO-Technologie bietet eine reibungslose und zeitsparende Benutzererfahrung, die die Produktivität steigert und die Frustration minimiert.

Wie können Unternehmen ihre Dokumentensicherheit auch nach dem Austritt der Mitarbeiter gewährleisten? Sicherheitsstrategien

Wie können Unternehmen ihre Dokumentensicherheit auch nach dem Austritt der Mitarbeiter gewährleisten?

Was können Sie sonst tun, um Ihre Daten zu schützen?

Führen Sie regelmäßige Schulungen durch

Eine der ersten Verteidigungslinien gegen Sicherheitsrisiken im Zusammenhang mit dem Ausscheiden von Mitarbeitern ist die Schulung der Mitarbeiter. In solchen Schulungen lernen die Angestellten, wie sie sicher mit sensiblen Daten umgehen und auf mögliche Bedrohungen achten können. Dies umfasst das Erkennen von Phishing-E-Mails, das sichere Passwortmanagement und die Identifizierung von verdächtigem Verhalten. Durch Schulungen wird das Bewusstsein für Sicherheitsfragen geschärft und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern oder Nachlässigkeiten verringert.

Schränken Sie Zugriffsrechte ein

Die Prinzipien der Minimalpriviligierung sollten hier angewandt werden. Das bedeutet, dass Mitarbeiter nur Zugriff auf die Informationen und Ressourcen haben sollten, die für die Erfüllung ihrer spezifischen Aufgaben unbedingt erforderlich sind. Diese Einschränkung minimiert das Risiko, dass sensible Daten in die falschen Hände geraten, selbst wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.

Deaktivieren Sie Zugriffsrechten schnell

Es ist entscheidend, dass Zugriffsrechte unmittelbar nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters deaktiviert werden. Dies erfordert eine klare Prozedur, die es ermöglicht, den Zugriff auf alle relevanten Systeme und Daten sofort zu blockieren. Dadurch wird verhindert, dass ein ehemaliger Mitarbeiter nach seinem Ausscheiden weiterhin auf vertrauliche Informationen zugreifen kann.

Überwachung und Protokollierung

Um verdächtige Aktivitäten zu erkennen und nachzuverfolgen, wer auf welche Daten zugegriffen hat, ist die Implementierung von Überwachungsmechanismen und Protokollierung von entscheidender Bedeutung. Dies ermöglicht es, ungewöhnliches Verhalten oder mögliche Sicherheitsverletzungen schnell zu identifizieren und darauf zu reagieren. Es dient auch dazu, die Verantwortlichkeit für den Zugriff auf bestimmte Daten zu klären.

Katharina Berger