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Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungspflicht von Dokumenten für Gewerbetreibende

Zahlreiche Schriftstücke sammeln sich im Laufe der Jahre an, für die es verschiedene Aufbewahrungsfristen gibt. Die Gesetzgebung bietet hierfür keine einheitlichen Regelungen. Ein wesentlicher Unterschied besteht zwischen Selbstständigen, Gewerbetreibenden und Privatleuten.

Wenn Sie ohne es zu wissen, Schriftstücke aussortieren und wegwerfen, können Sie sich damit Probleme einhandeln, sobald die Dokumente wieder gebraucht werden. Besonders problematisch ist es, wenn Sie ein eigenes Gewerbe betreiben und sich nicht sicher sind, welche Aufbewahrungspflicht Sie haben.

Dieser Beitrag soll Ihnen helfen, einen Überblick darüber zu bekommen, wie lange Sie beispielsweise Rechnungen aufbewahren müssen, um als Gewerbetreibender den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gerecht zu werden.

Welche Aufbewahrungsfristen und Pflichten existieren für Gewerbetreibende?

Laut dem Handelsgesetzbuch sind Gewerbetreibende dazu verpflichtet, alle kaufmännischen Dokumente über einen festgelegten Zeitraum aufzubewahren. Dieser Grundsatz gehört zur Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht Hierbei gilt die Abgabenordnungen (AO). Prinzipiell unterscheidet das Gesetz zwischen der Sechs- und Zehn-Jahres-Frist.

Ebenso wird am Gewinn eines Unternehmens ausgemacht, inwiefern Bücher geführt werden müssen und ob eine Aufbewahrungspflicht für Dokumente besteht. Laut Gesetz sind Gewerbetreibende zur Buchführung verpflichtet, wenn sie über 500.000 EUR Umsatz im Jahr oder mehr Gewinn als 50.000 EUR gemachten haben.

Die Gesetzliche Aufbewahrungsfrist beginnt immer mit dem Ende des Kalenderjahres, indem Sie die Unterlagen erhalten haben. Sollten die Dokumente für die Steuer notwendig sein, verlängern sich die Aufbewahrungsfristen automatisch.

Für welche Dokumente gibt es welche Aufbewahrungsfristen?

Grundsätzlich sind Sie als Gewerbetreibender dazu verpflichtet, alle Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, wenn sie für die Steuer von Bedeutung sind. In § 147 AO sind alle Unterlagen aufgelistet, die der Aufbewahrungspflicht unterliegen. Hierzu gehören:

  • Inventar,
  • Bücher und Aufzeichnungen,
  • Lageberichte,
  • Jahresabschlüsse mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung,
  • Eröffnungsbilanz,
  • Organisationsunterlagen,
  • alle Handels- und Geschäftsbriefe,
  • Buchungsbelege,
  • Zollunterlagen und
  • sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung wichtig sind.

Während Geschäfts- und Handelsbriefe bereits nach sechs Jahren vernichtet werden können, sind alle anderen aufgelisteten Unterlagen zehn Jahre lang aufzubewahren.

Es gibt auch eine gesetzlich festgelegte Aufbewahrungspflicht für Rechnungen. Sie gehören zu den Dokumenten, die ein Gewerbetreibender zehn Jahre lang aufheben muss. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen gibt es, weil sie nicht nur für die Steuer sehr wichtig sind, sie sind die wichtigsten Dokumente in der Buchhaltung Ihres Unternehmens. Mit Ihnen können Sie nachweisen, welche Einnahmen Sie gemacht haben.

Wie müssen Sie die Unterlagen aufbewahren?

Nach dem Umsatzsteuergesetz müssen die Unterlagen auch nach zehn Jahren gut lesbar sein. Außerdem nehmen die vielen Unterlagen, die sich im Laufe von zehn Jahren angesammelt haben, viel Platz ein. Aus diesem Grund entscheiden sich viele Gewerbetreibende für die elektronische Archivierung. Prinzipiell ist jeder für die Form der Aufbewahrung selbst verantwortlich.

Es muss aber jederzeit möglich sein, eine Einsicht in die Unterlagen zu bekommen. Daher ist es ratsam, dass Sie Kopien anfertigen, die auf Thermopapier gedruckt sind. Bitte achten Sie darauf, die Originale zusammen mit den Kopien aufzubewahren.

Insbesondere Jahresabschlüsse sowie Eröffnungsbilanzen müssen Sie unbedingt im Original aufheben. Für Handelsbriefe, Rechnungen oder Geschäftsbriefe können Sie auch die bildliche Wiedergabe nutzen.

Was passiert, wenn Sie die Aufbewahrungsfristen nicht beachten?

Wenn Sie als Gewerbetreibender die geforderten Unterlagen nicht vorlegen können, ist das nicht sofort eine Ordnungswidrigkeit. Zwar führt das nicht zu einer Bestrafung, aber Sie können hieraus steuerliche Nachteile bekommen. Denn nun ist das Finanzamt dazu berechtigt, für die fehlenden Unterlagen eigene Schätzungen vorzunehmen.

Kritisch kann es werden, wenn andere Bedingungen vorliegen, die strafbar sind, wie beispielsweise Urkundenunterdrückung, Steuerhinterziehung oder Insolvenzstraftaten. Können Sie in diesen Fällen nicht mit Hilfe von Dokumenten Ihre Unschuld belegen, besteht die Gefahr, dass Geldstrafen oder Geldbußen auf Sie zu kommen. Im schlimmsten Fall kann es sogar zu einer Freiheitsstrafe kommen.

Wenn Sie sich an die gesetzlich festgelegten Aufbewahrungsfristen halten, können Sie als Gewerbetreibender nichts falsch machen und sind auf der sicheren Seite. Wer immer noch unsicher ist, kann sich auch gerne Rat bei einem Steuerberater holen oder im Internet weiter informieren.

Aufbewahrungspflicht fuer Privatpersonen

Welche Aufbewahrungspflichten und Fristen gelten für Privatpersonen?

Dass Unternehmen und Selbstständige von Gesetzeswegen dazu verpflichtet sind, eine Vielzahl von Dokumenten über Jahre und Jahrzehnte hinweg aufzubewahren, ist hinlänglich bekannt. Was aber nur wenige wissen, ist, dass auch Privatpersonen von dieser Aufbewahrungspflicht für bestimmte Unterlagen betroffen sind. Schnell ist es passiert, dass wichtige Rechnungen, Bescheide und Belege einer Aufräumaktion zum Opfer fallen und in der Papiertonne landen.

Spätestens im Bedarfsfall droht neben einem erheblichen zeitlichen Wiederbeschaffungsaufwand unter ungünstigen Umständen auch ein Griff ins Portemonnaie, da entweder gesetzliche Pflichten verletzt wurden oder Belege schlichtweg fehlen. Umso wichtiger ist es, zu wissen, welche Dokumente in jedem Fall sicher aufbewahrt werden müssen und bei welchen Unterlagen dies trotz fehlender Pflicht sinnvoll ist.

Müssen Rechnungen und Bankunterlagen aufbewahrt werden?

Gerade in Zeiten des Onlinehandels werden auch hochpreisige Güter wie Computer, Fahrräder oder Waschmaschinen immer häufiger online bestellt, womit sich die Anzahl der unachtsam weggeworfenen Rechnungen häuft. In der Regel ist dies auch nicht weiter schlimm, sollte es jedoch zu einem Schadensfall an einem solchen Gut kommen, greift in vielen Fällen die gesetzliche Gewährleistung gemäß §§ 437, 438 BGB, die es dem Käufer binnen eines Zeitraumes von zwei Jahren ermöglicht, das Produkt zu reklamieren.

Rechnungen und Kaufbelege höherwertiger Produkte gehören dementsprechend nicht in den Papierkorb, sondern bis zum Ablauf der gesetzlichen Gewährleistung in einen Aktenordner, wo sie im Idealfall zudem mit einem Kontoauszug oder Buchungsbeleg versehen werden. Sind diese Unterlagen hingegen nicht mehr vorhanden, ist die Erfolgsaussicht, Produkte zu reklamieren, eher gering.

Ein Sonderfall betrifft dabei Rechnungen, die im Zuge der Errichtung eines Eigenheims anfallen, denn dort beträgt die gesetzliche Verjährungsfrist fünf Jahre. Bankunterlagen wie Kontoauszüge sind indes mit Aufbewahrungsfristen von drei Jahren versehen und müssen für diese Frist aufbewahrt werden. Für Bankbelege über eine Immobilienveräußerung gilt darüber hinaus die Empfehlung zu einer lebenslangen Aufbewahrung, um den Verkaufserlös respektive Kaufpreis jederzeit belegen zu können.

Warum auch Privatpersonen Rechnungen aufbewahren müssen

Dass Handwerkerrechnungen aufbewahrt werden sollten, liegt alleine aus steuerlicher Hinsicht schon auf der Hand. Dass Privatpersonen hierzulande aber tatsächlich dazu verpflichtet sind, dies zu tun, ist indes weniger geläufig. Hinter dieser in der Bundesrepublik gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen steckt dabei die Bekämpfung der Schwarzarbeit, indem durch das Vorhandensein von adäquaten Rechnungen sichergestellt werden kann, dass Arbeiten nicht unter der Hand ausgeführt, sondern ordentlich versteuert worden sind.

Abgesehen von individuellen Sonderfällen, die jeweils auf einer Rechnung vermerkt sind, beträgt die Aufbewahrungsfrist zwei Jahre. Der Zeitraum beginnt jedoch erst mit dem Ende des laufenden Kalenderjahres. Wer also im Oktober 2016 eine Rechnung von einem Installateur bekommt, darf diese erst am 31.12.2018 entsorgen. Zu beachten ist in diesem Zusammenhang auch die Rechnungen betreffende Verjährungsfrist von drei Jahren, mit der beispielsweise uneingeforderte Ansprüche des Rechnungsstellers entfallen.

Archivieren von Steuerunterlagen auch ohne Pflicht sinnvoll

Im Gegensatz zu Unternehmen und Selbstständigen müssen Privatpersonen ihre Steuerunterlagen nicht über einen Zeitraum von mindestens zehn Jahren aufbewahren. Nichtsdestotrotz ist es dringend zu empfehlen, zumindest die Steuerbescheide der vergangenen zehn Jahre sicher zu archivieren, da dies diverse Vorgänge, im Rahmen derer Einkommensnachweise erforderlich sind, erheblich erleichtert. Steuerbescheide, die mit dem Vermerk »vorläufig« versehen sind, sollten bis zur endgültigen Festsetzung ebenfalls für mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden.

Aufbewahrungspflicht für Vielverdiener

Weitere das Einkommen betreffende Aufbewahrungspflichten sind hierzulande rar gesät. Eine Ausnahme bildet jedoch die Aufbewahrung aller steuerlich relevanten Dokumente von Angestellten, die im Jahr mehr als 500.000 Euro an Einnahmen aus ihrem Angestelltenverhältnis generieren. In diesem Fall gilt eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Fehlen die einschlägigen Belege, kann es zu Steuerschätzungen des Finanzamtes kommen, was in der Regel zu hohen Nachzahlungsforderungen des Fiskus führt.

Welche Unterlagen sollten lebenslang aufbewahrt werden?

Auch wenn sich die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Privatpersonen in Grenzen halten, bedeutet dies noch lange nicht, dass alle anderen Dokumente nicht archiviert werden sollten. Während juristische Unterlagen wie Urteile und Prozessakten beispielsweise eine Gültigkeit von 30 Jahren haben und dementsprechend ebenso lange aufbewahrt werden sollten, gibt es offensichtlicherweise auch eine Vielzahl von weiteren Dokumenten, die bis auf Weiteres archiviert werden sollten. Dazu zählen unter anderem:

  • Ausbildungsurkunden
  • Abschlusszeugnisse
  • Geburts-, Tauf- und Heiratsurkunden
  • Medizinische Gutachten
  • Passdokumente
  • Versicherungspolicen
  • Unterlagen zur Rechtenberechnung (u.a. Sozialversicherungsunterlagen)

Sind beispielsweise die Unterlagen zur Rentenberechnung nicht mehr vorhanden, ist es nur noch schwer möglich, die Korrektheit der berechneten Rentenansprüche zu überprüfen, zumal sich diese oft als zu niedrig herausstellen.

Chancen der digitalen Archivierung nutzen

Unter dem Strich füllen alle diese Dokumente mit den Jahren ganze Aktenordner und tragen alleine durch ihre Anzahl bereits dazu bei, dass Sie schnell den Überblick verlieren und im Zweifelsfall lange brauchen, bis Sie das richtige Dokument in Händen halten, sofern Sie es überhaupt noch finden. Sie sollten sich also auch in diesem Zusammenhang die Vorteile der Digitalisierung zunutze machen und die betreffenden Unterlagen und Dokumente bequem in einer speziell gesicherten Online-Datenbank verwalten.

Das Ende des Papierkrieges verspricht dabei neben der omnipräsenten Verfügbarkeit der Unterlagen selbstredend auch eine erhebliche Platz- und Zeitersparnis, da das gesuchte Dokument nur wenige Klicks entfernt ist.