Virtuellen Datenraum einrichten: So geht’s richtig – sicher & DSGVO-konform

Die Einrichtung eines virtuellen Datenraums (VDR) ist kein technischer Nebenschritt, sondern ein strategischer Akt von entscheidender Bedeutung. In einer Geschäftswelt, in der sensible Informationen das wertvollste Gut eines Unternehmens darstellen, fungiert ein VDR nicht als simpler digitaler Aktenschrank, sondern als hochsicheres Kontrollzentrum. Er ist die Kommandozentrale für den Austausch vertraulicher Dokumente während kritischer Prozesse wie Fusionen und Übernahmen (M&A), Due-Diligence-Prüfungen oder Finanzierungsrunden. Wer hierbei lediglich Dokumente in einen Standard-Cloud-Speicher hochlädt, riskiert nicht nur organisatorisches Chaos, sondern im schlimmsten Fall auch schwerwiegende Compliance-Verstöße und irreparable Reputationsschäden. Ob für Due-Diligence-Prozesse, Fusionen oder das tägliche Dokumentenmanagement – ein VDR (Virtual Data Room) bietet die perfekte Plattform.

Die Einrichtung eines digitalen Datenraums erfordert keine IT-Expertise. Mit den richtigen Schritten lässt sich innerhalb weniger Stunden eine professionelle Arbeitsumgebung schaffen. Dabei spielen moderne Sicherheitsfunktionen eine zentrale Rolle, um Datenschutz und DSGVO-Konformität zu gewährleisten.

Von der Auswahl des passenden Anbieters bis zur Vergabe von Zugriffsrechten – jeder Schritt beim Datenraum einrichten muss durchdacht sein. Ein gut strukturierter virtueller Datenraum spart Zeit, reduziert Kosten und minimiert Sicherheitsrisiken im Dokumentenmanagement.

Wichtige Erkenntnisse

• Ein virtueller Datenraum bietet maximale Sicherheit für vertrauliche Dokumente
• Die Einrichtung erfolgt in wenigen Schritten ohne technische Vorkenntnisse
• DSGVO-Konformität und Verschlüsselung schützen sensible Daten
• Strukturierte Ordner und klare Zugriffsrechte vereinfachen die Zusammenarbeit
• Cloud-basierte Lösungen ermöglichen flexiblen Zugriff von überall
• Audit-Trails dokumentieren alle Aktivitäten im digitalen Datenraum

Was ist ein Datenraum? Definition & Einsatzgebiete

Ein virtueller Datenraum (VDR), auch digitaler Datenraum genannt, ist eine hochsichere, cloud-basierte Online-Plattform, die speziell für die Speicherung, Verwaltung und den kontrollierten Austausch vertraulicher Dokumente mit Dritten konzipiert wurde. Im Gegensatz zu allgemeinen Cloud-Speicherlösungen liegt der Fokus eines VDR auf maximaler Sicherheit, granularer Zugriffskontrolle und lückenloser Protokollierung aller Aktivitäten. Er schafft eine geschützte digitale Umgebung, in der sensible Geschäftsprozesse effizient und unter Einhaltung strengster Compliance-Anforderungen abgewickelt werden können.   

Die Einsatzgebiete für virtuelle Datenräume haben sich weit über ihren ursprünglichen Zweck hinaus entwickelt. Während sie nach wie vor das Standardwerkzeug für M&A-Transaktionen sind, haben sie sich zu einer vielseitigen Plattform für eine breite Palette von Geschäftsprozessen entwickelt, bei denen Vertraulichkeit und Nachvollziehbarkeit entscheidend sind.  

Zu den häufigsten Anwendungsfällen gehören:

• Mergers & Acquisitions (M&A): Die Bereitstellung von Dokumenten für die Due-Diligence-Prüfung ist der klassische Anwendungsfall. VDRs ermöglichen potenziellen Käufern einen strukturierten und sicheren Zugriff auf alle relevanten Unternehmensdaten.   
• Finanzierungsrunden und Fundraising: Start-ups und etablierte Unternehmen nutzen VDRs, um potenziellen Investoren (Venture Capital, Private Equity) Geschäftsunterlagen, Finanzdaten und Patente sicher zu präsentieren.   
• Börsengänge (IPOs): Während der Vorbereitung eines Börsengangs müssen enorme Mengen an vertraulichen Dokumenten mit Anwälten, Wirtschaftsprüfern und Banken ausgetauscht werden.   
• Immobilientransaktionen: Bei großen Immobilien-Deals (Asset Deals, Portfolio-Verkäufe) werden alle relevanten Unterlagen wie Grundbücher, Mietverträge und Gutachten in einem VDR für die Käuferprüfung bereitgestellt.   
• Joint Ventures und strategische Partnerschaften: Die Aushandlung und Verwaltung von Partnerschaften erfordert den Austausch sensibler Vertrags- und Technologiedaten.
• Compliance-Audits und interne Revisionen: Unternehmen nutzen VDRs, um externen Prüfern oder internen Revisionsteams einen kontrollierten Zugang zu relevanten Dokumenten zu gewähren.
• Gremienkommunikation: Die sichere Verteilung von Sitzungsunterlagen an Aufsichtsräte, Vorstände oder Beiräte ist ein wachsender Anwendungsfall, um Vertraulichkeit zu gewährleisten.   
• Geistiges Eigentum (IP) Management: Der Schutz und die Lizenzierung von Patenten, Marken und Urheberrechten erfordern eine hochsichere Umgebung für den Datenaustausch mit Partnern und Anwälten.

 

Kernfunktionen, die einen VDR auszeichnen

 

Die Überlegenheit eines VDR gegenüber anderen Lösungen basiert auf einer Kombination spezialisierter Funktionen, die in vier Kernbereiche unterteilt werden können:

• Sicherheit: Dies ist das Fundament jedes VDR. Zu den essenziellen Sicherheitsmerkmalen gehören eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (typischerweise 256-Bit-AES), eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) für den Login, dynamische Wasserzeichen, die Dokumente mit der Identität des Betrachters versehen, sowie die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte IP-Adressen oder Zeiträume zu beschränken.  Ein Beispiel dafür sind virtuelle Datenräume von docurex®. Zu den wichtigsten Sicherheitsmerkmalen zählen vor allem ISO27001-zertifizierte Rechenzentren mit Serverstandorten ausschließlich in Deutschland, Single Sign-On (SSO), durchgängige 256-Bit-Verschlüsselung, granular steuerbare Benutzerrechte, Zwei-Faktor-Authentifizierung, lückenlose Protokollierung aller Aktivitäten sowie der Betrieb aller KI-Funktionen ausschließlich lokal – ohne Speicherung oder Verarbeitung außerhalb Deutschlands. Damit erfüllt docurex® höchste Anforderungen an Datenschutz und Sicherheit und ist vollständig DSGVO-konform.  Kontrolle: Ein VDR bietet eine feingranulare, rollenbasierte Zugriffskontrolle. Administratoren können für jeden einzelnen Nutzer oder jede Nutzergruppe exakt festlegen, welche Ordner oder Dokumente eingesehen werden dürfen. Darüber hinaus lässt sich steuern, ob ein Nutzer Dokumente nur ansehen (View-Only), herunterladen, drucken oder kommentieren darf. Diese Kontrolle ist entscheidend, um den Informationsfluss präzise zu steuern.   
• Transparenz: Jede einzelne Aktion innerhalb des Datenraums wird in einem detaillierten, revisionssicheren Protokoll (Audit-Trail) aufgezeichnet. Es wird dokumentiert, wer wann welches Dokument wie lange angesehen, heruntergeladen oder gedruckt hat. Diese lückenlose Nachvollziehbarkeit ist für Compliance-Zwecke und zur Analyse des Bieterverhaltens unerlässlich.   
• Effizienz: Moderne VDRs sind darauf ausgelegt, komplexe Prozesse zu beschleunigen. Funktionen wie ein integriertes Q&A-Modul ermöglichen eine strukturierte Kommunikation direkt im System und ersetzen unübersichtliche E-Mail-Ketten. Massen-Uploads per Drag-and-Drop, eine Volltextsuche (oft mit OCR-Texterkennung) und eine automatische Indexierung der Dokumente sparen wertvolle Zeit für alle Beteiligten.   

Besonders beim Datenraum für M&A-Prozesse einrichten profitieren Unternehmen von der strukturierten Dokumentenablage. Die sichere Umgebung ermöglicht autorisierten Personen den kontrollierten Zugriff auf sensible Informationen.

Virtueller vs. physischer Datenraum: Vor- und Nachteile

Die Wahl zwischen virtuellen und physischen Datenräumen beeinflusst Effizienz und Kosten erheblich:

Tabelle 1: Kritischer Vergleich: VDR vs. Physischer Datenraum vs. Standard-Cloud-Speicher

Moderne Unternehmen setzen beim Datenraum für Due Diligence einrichten auf virtuelle Lösungen. Diese bieten automatische Aktivitätsprotokolle, verschlüsselte Datenübertragung und flexible Zugriffsverwaltung. Die cloud-basierte Plattform spart Zeit und reduziert Reisekosten für alle Beteiligten.

Datenraum einrichten: Das sollten Sie zuerst tun

Der größte Fehler beim Einrichten eines virtuellen Datenraums ist der sofortige Sprung zur Softwareauswahl, ohne eine strategische Grundlage geschaffen zu haben. Die Qualität der Vorbereitungsphase steht in direktem kausalem Zusammenhang mit dem Erfolg und der Effizienz des gesamten Projekts. Eine unzureichende Planung führt fast zwangsläufig zu den später beschriebenen Problemen wie einer chaotischen Struktur, falschen Berechtigungen und Sicherheitslücken.  Dieser vorbereitende Schritt ist daher keine Bürokratie, sondern aktives Risikomanagement.

Die strategische Grundlage legen

Bevor auch nur ein Dokument hochgeladen wird, müssen die fundamentalen Projektanforderungen klar definiert und dokumentiert werden. Dieser Prozess stellt sicher, dass der Datenraum exakt auf die Bedürfnisse des Projekts zugeschnitten ist.   

• Projektzweck präzise definieren: Was ist das exakte Ziel des Datenraums? Handelt es sich um eine Due-Diligence-Prüfung im Rahmen eines Unternehmensverkaufs, eine Kapitalbeschaffung, einen Compliance-Audit oder die Verwaltung eines komplexen Bauprojekts? Der Zweck bestimmt maßgeblich die benötigte Ordnerstruktur, die erforderlichen Sicherheitsfeatures (z.B. Q&A-Modul bei M&A) und die einzuladenden Nutzergruppen. Eine klare Zieldefinition ist der Kompass für alle weiteren Entscheidungen.   
• Nutzergruppen identifizieren und analysieren: Wer genau benötigt Zugriff auf die Informationen? Erstellen Sie eine Liste aller potenziellen internen und externen Stakeholder.
  • Interne Nutzer: Management, Controlling, Rechtsabteilung, Fachabteilungen.
  • Externe Nutzer: Potenzielle Käufer, Investoren, Anwaltskanzleien, Wirtschaftsprüfer, Berater, Behörden. Für jede dieser Gruppen sollte eine erste Einschätzung erfolgen, auf welche Datenkategorien sie Zugriff benötigen werden. Diese Analyse ist die unverzichtbare Grundlage für das spätere, granulare Rechtemanagement.   
  • Dokumentenumfang und -art festlegen: Welche Dokumente sind für den definierten Projektzweck relevant? Sammeln und sichten Sie alle notwendigen Unterlagen im Vorfeld. Dazu gehören typischerweise Verträge, Finanzberichte, Personalunterlagen, IP-Dokumente und Marktanalysen. Die frühzeitige Sammlung verhindert Verzögerungen und stellt sicher, dass der Datenraum bei der Freischaltung für externe Parteien vollständig ist.  
  • Zeitrahmen und Budget planen: Wie lange wird der Datenraum aktiv benötigt? Handelt es sich um ein kurzfristiges Projekt von wenigen Wochen (z.B. eine schnelle Due Diligence) oder um eine langfristige Nutzung über Monate oder sogar Jahre (z.B. Compliance-Archiv, Gremienkommunikation)? Die geplante Nutzungsdauer hat direkten Einfluss auf die Wahl des passenden Preismodells (z.B. Pay-per-Use vs. Flatrate) und sollte daher frühzeitig festgelegt werden.   

Diese strategische Vorbereitung verwandelt die Einrichtung eines Datenraums von einer reaktiven IT-Aufgabe in einen proaktiven, geschäftsorientierten Prozess. Sie ist die beste Versicherung gegen spätere Komplikationen und stellt sicher, dass der VDR sein volles Potenzial als strategisches Werkzeug entfalten kann.

Die Wahl des richtigen Partners: Kriterien für die Auswahl eines VDR-Anbieters

Die Auswahl des VDR-Anbieters ist eine der kritischsten Entscheidungen im gesamten Prozess und kann über Erfolg oder Misserfolg eines Projekts entscheiden. Es geht nicht nur um den Kauf einer Software, sondern um die Wahl eines strategischen Partners, dem die vertraulichsten Unternehmensdaten anvertraut werden. Ein erstklassiger Anbieter unterscheidet sich von der Konkurrenz durch nachweisbare Sicherheit, herausragende Benutzerfreundlichkeit und verlässlichen Support. Der Markt bietet eine Vielzahl von Lösungen, doch ein genauer Blick auf fundamentale Kriterien trennt die Spreu vom Weizen.   

Must-Have-Kriterien für die Anbieterauswahl

Eine systematische Evaluation anhand einer Checkliste stellt sicher, dass alle relevanten Aspekte berücksichtigt werden. Dabei gibt es einen signifikanten Unterschied zwischen reinen „Checklisten-Features“ und einer unternehmensreifen Vertrauenswürdigkeit. Letztere manifestiert sich in von Dritten geprüften Zertifizierungen und architektonischen Sicherheitsprinzipien.

• Sicherheit & Compliance: Dies ist das wichtigste Kriterium. Vage Sicherheitsversprechen sind wertlos. Suchen Sie nach konkreten, nachprüfbaren Standards.
  • Serverstandort Deutschland: Eine unabdingbare Voraussetzung für die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Nur so kann rechtssicher ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geschlossen werden.   
  • Zertifizierungen (ISO 27001): Die ISO 27001-Zertifizierung bestätigt ein funktionierendes Informationssicherheits-Managementsystem.
  • Benutzerfreundlichkeit (Usability): Ein VDR wird von vielen verschiedenen Personen mit unterschiedlichem technischen Hintergrund genutzt. Eine komplexe, schwer verständliche Oberfläche führt zu Frustration, Fehlern und verlangsamt den gesamten Prozess.   
  • Intuitive Oberfläche: Die Plattform muss selbsterklärend sein und sowohl internen Administratoren als auch externen Prüfern eine schnelle Einarbeitung ermöglichen.   
  • Technologie: Ein rein browserbasierter Zugriff ohne die Notwendigkeit, Plugins oder zusätzliche Software zu installieren, ist heute Standard. Eine leistungsfähige mobile Nutzbarkeit über alle gängigen Endgeräte ist ebenfalls essenziell.   
  • Funktionsumfang: Die angebotenen Funktionen müssen zum geplanten Projektzweck passen. Ein Q&A-Modul ist für M&A-Prozesse unverzichtbar, während für die Gremienkommunikation eventuell andere Features im Vordergrund stehen.   
  • Support: Im Ernstfall ist schnelle und kompetente Hilfe entscheidend. Prüfen Sie die Qualität des Supports. Idealerweise bietet der Anbieter einen 24/7-Support per Telefon und E-Mail, der mehrsprachig ist und feste Ansprechpartner zur Verfügung stellt.   
  • Preisstruktur: Die Kosten müssen transparent und planbar sein. Versteckte Gebühren für zusätzliche Nutzer, mehr Speicherplatz oder pro hochgeladener Seite können das Budget sprengen. Vergleichen Sie Flatrate-Modelle (ideal für langfristige Projekte mit vielen Nutzern) mit Pay-per-Use-Modellen (oft günstiger für kurze Projekte).  
  • Testphase: Ein seriöser Anbieter wird eine kostenlose und uneingeschränkte Testphase anbieten. Nutzen Sie diese intensiv, um die Plattform nicht nur oberflächlich zu betrachten, sondern einen realen Workflow mit echten Dokumenten und Testnutzern zu simulieren.   

 

Die Schritt-für-Schritt-Anleitung: So richten Sie Ihren Virtuellen Datenraum professionell ein

Nach der strategischen Vorbereitung und der Auswahl des passenden Anbieters folgt die eigentliche Einrichtung des Datenraums. Ein systematisches Vorgehen ist hierbei entscheidend, um eine sichere, effiziente und benutzerfreundliche Umgebung zu schaffen. Die folgenden Schritte führen durch den gesamten Prozess.

Schritt 1: Datenraum anlegen und benennen

Der erste administrative Schritt ist das Anlegen des Projekts im System des Anbieters. Wählen Sie einen klaren und selbsterklärenden Projektnamen, der den Zweck des Datenraums eindeutig widerspiegelt (z.B. „Projekt Phoenix – Due Diligence Q4 2024“). Dies dient nicht nur der internen Organisation, sondern hilft auch allen externen Teilnehmern, den Kontext sofort zu erfassen.   

Dies ist der kritischste Schritt für die spätere Benutzerfreundlichkeit und Effizienz. Eine unstrukturierte oder unlogische Ordnerhierarchie ist einer der häufigsten Fehler und führt zu Frustration und Zeitverlust bei allen Beteiligten.   

• Best Practices für die Strukturierung:
  • Logik und Intuition: Die Struktur muss für eine externe Person, die das Unternehmen nicht kennt, auf den ersten Blick nachvollziehbar sein.
  • Hierarchietiefe begrenzen: Halten Sie die Ordnerstruktur flach. Eine maximale Tiefe von drei Ebenen ist ein bewährter Richtwert, um endlose „Klick-Pfade“ zu vermeiden.   
  • Nummerierung verwenden: Eine numerische Vorsilbe für die Hauptordner (z.B. 01_Unternehmen, 02_Finanzen) stellt eine logische Reihenfolge sicher und erleichtert die Navigation.   
• Bewährte Strukturierungsmodelle:
  • Nach Abteilungen: Ideal für interne Audits oder komplexe Due-Diligence-Prüfungen (z.B. Hauptordner für Finanzen, Legal, HR, IT).   
  • Nach Projektphasen: Sinnvoll für transaktionsorientierte Prozesse (z.B. 01_Vorbereitung, 02_Due_Diligence, 03_Vertragsverhandlung, 04_Abschluss).   
  • Nach Dokumententypen: Geeignet für kleinere Projekte mit weniger Teilnehmern (z.B. 01_Verträge, 02_Bilanzen, 03_Präsentationen).
• Effizienz durch Indexvorlagen: Viele führende VDR-Anbieter bieten vorgefertigte Ordnerstrukturen, sogenannte „Datenraum-Indizes“, für typische Anwendungsfälle wie M&A, Immobilienverkäufe oder IPOs an. Die Nutzung dieser Vorlagen ist ein enormer Effizienzgewinn. Sie basieren auf Best Practices der Branche, stellen sicher, dass keine wichtigen Dokumentenkategorien vergessen werden, und nehmen dem Administrator die entmutigende Aufgabe ab, eine komplexe Struktur von Grund auf neu erstellen zu müssen.   

 

Schritt 3: Dokumente hochladen und benennen

Mit einer soliden Ordnerstruktur als Basis können nun die Dokumente effizient in den Datenraum geladen werden.

• Effizienter Upload: Nutzen Sie moderne Upload-Methoden. Das Hochladen einer kompletten, auf Ihrem lokalen Computer vorbereiteten Ordnerstruktur als ZIP-Datei ist bei vielen Anbietern möglich und sehr effizient. Alternativ ermöglichen Drag-and-Drop-Funktionen und Massen-Uploads das schnelle Hinzufügen großer Datenmengen.   
• Konsistente Dateibenennung: Dies ist ebenso wichtig wie die Ordnerstruktur. Eine inkonsistente Benennung erschwert die Suche und das Verständnis erheblich. Etablieren Sie ein einheitliches Schema und halten Sie es konsequent ein.
  • Schema: JJJJ-MM-TT_Dokumenttyp_Beschreibung_Version.pdf (z.B. 2024-10-15_Bilanz_Muster_GmbH_v02.pdf).   
  • Regeln: Vermeiden Sie Sonderzeichen und Leerzeichen im Dateinamen.  
  • Versionskontrolle: Kennzeichnen Sie Versionen klar (z.B. _v01, _v02_final). Viele VDRs bieten auch eine automatische Versionierung, die aktiviert werden sollte.   

Schritt 4: Benutzer anlegen und Zugriffsrechte präzise verwalten

Dies ist der sicherheitskritischste Teil der Einrichtung. Das oberste Gebot ist das Prinzip der minimalen Rechtevergabe (Principle of Least Privilege): Jeder Nutzer erhält exakt nur die Berechtigungen, die er für die Ausübung seiner Rolle benötigt – und keinen Zugriff mehr.   

• Legen Sie Benutzergruppen fest und bestimmen  Sie, welchen Zugriff sollen die Gruppen bekommen
• Granulare Kontrolle: Ein professioneller VDR ermöglicht die Steuerung von Rechten weit über die reine Sichtbarkeit hinaus. Konfigurieren Sie für jede Rolle oder sogar für jeden einzelnen Nutzer:
  • Welche Ordner und/oder Dokumente sind sichtbar?
  • Dürfen Dokumente heruntergeladen werden?
  • Dürfen Dokumente gedruckt werden?
  • Sollen dynamische Wasserzeichen beim Ansehen oder Herunterladen angewendet werden?    
  • Ist der Zugriff auf das Q&A-Modul erlaubt?

Schritt 5: Onboarding und Testlauf

Bevor Sie externe Parteien in den Datenraum einladen, ist ein finaler Qualitätssicherungs-Schritt unerlässlich.

• Interner Testlauf: Melden Sie sich mit einem Test-Account an, der die Rechte eines externen Viewers hat. Navigieren Sie durch die Ordnerstruktur und überprüfen Sie, ob Sie wirklich nur das sehen, was für diese Rolle vorgesehen ist. Dieser „Perspektivwechsel“ deckt oft Konfigurationsfehler auf, bevor sie zu einem Problem werden.   
• Nutzer einladen und onboarden: Versenden Sie die Einladungen direkt über die integrierte E-Mail-Funktion der VDR-Plattform. Stellen Sie den eingeladenen Nutzern eine kurze Anleitung oder ein Onboarding-Dokument zur Verfügung, das die Struktur des Datenraums und die Nutzung wichtiger Funktionen (insbesondere des Q&A-Moduls) erklärt. Dies reduziert Rückfragen und sorgt für einen reibungslosen Start.  

Deep Dive Sicherheit: Wie Ihr Datenraum zur digitalen Festung wird

Ein virtueller Datenraum ist nur so sicher wie seine schwächste Stelle. Um eine digitale Festung zu errichten, bedarf es eines mehrschichtigen Sicherheitskonzepts, das weit über ein einfaches Passwort hinausgeht. Die Sicherheit eines professionellen VDRs ruht auf drei fundamentalen Säulen: einer robusten und zertifizierten Infrastruktur, einer durchgängigen Datenverschlüsselung und einer lückenlosen Zugriffskontrolle.

 

Die drei Säulen der VDR-Sicherheit

1. Infrastruktur & Zertifizierungen (Die Festungsmauern)

Die Grundlage jeder Sicherheitsarchitektur ist die physische und organisatorische Sicherheit der zugrundeliegenden Infrastruktur.

• Physische Sicherheit: Ein vertrauenswürdiger Anbieter betreibt seine Server ausschließlich in hochsicheren, zertifizierten Rechenzentren. Für den europäischen Markt ist ein Serverstandort in Deutschland oder der EU nicht nur eine Empfehlung, sondern eine Notwendigkeit zur Gewährleistung der DSGVO-Konformität. Diese Rechenzentren verfügen über mehrstufige Zugangskontrollen, redundante Strom- und Internetversorgung sowie umfassende Brand- und Katastrophenschutzmaßnahmen.   
• Organisatorische Sicherheit und Zertifizierungen: Unabhängige Audits und Zertifizierungen sind der einzige objektive Nachweis für die Wirksamkeit von Sicherheitsmaßnahmen. Standards sind hierbei von zentraler Bedeutung: ISO/IEC 27001: Dieser international anerkannte Standard definiert die Anforderungen an ein Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS). Eine Zertifizierung belegt, dass der Anbieter systematische Prozesse zur Identifizierung, Bewertung und Behandlung von Informationssicherheitsrisiken etabliert hat.   

 

2. Datenverschlüsselung (Der Tresor im Inneren)

Verschlüsselung ist der Prozess, bei dem lesbare Daten (Klartext) mithilfe eines Algorithmus und eines Schlüssels in ein unlesbares Format (Geheimtext) umgewandelt werden. Nur wer den richtigen Schlüssel besitzt, kann die Daten wieder entschlüsseln. Ein umfassendes Verschlüsselungskonzept schützt Daten in allen drei Zuständen:   

• Data-at-Rest (Gespeicherte Daten): Alle auf den Servern des Anbieters gespeicherten Dokumente und Metadaten müssen verschlüsselt sein. Der Industriestandard hierfür ist der Advanced Encryption Standard (AES) mit einer Schlüssellänge von 256 Bit. Dies stellt sicher, dass die Daten selbst bei einem physischen Diebstahl von Festplatten für Unbefugte wertlos sind.   
• Data-in-Transit (Übertragene Daten): Wenn Daten zwischen dem Nutzer und dem VDR-Server übertragen werden (z.B. beim Hoch- oder Herunterladen), muss diese Verbindung ebenfalls stark verschlüsselt sein. Dies geschieht mittels Transport Layer Security (TLS), dem Nachfolger von SSL. Eine aktuelle TLS-Implementierung verhindert, dass Angreifer die Daten während der Übertragung abfangen und mitlesen können („Man-in-the-Middle“-Angriffe).   
• Data-in-Use (Daten in Verarbeitung): Dies ist die fortschrittlichste Form der Verschlüsselung und ein Merkmal von High-Security-Anbietern. Sie bezieht sich auf den Schutz von Daten, während sie aktiv im Arbeitsspeicher (RAM) eines Servers verarbeitet werden. Technologien wie Confidential Computing schaffen geschützte „Enklaven“ im Prozessor, in denen Daten selbst vor dem Cloud-Provider oder einem kompromittierten Betriebssystem geschützt sind. Dies schließt eine der letzten verbleibenden Sicherheitslücken im Cloud-Computing.   

 

3. Zugriffskontrolle & Anwendungs-Features (Die Wachen am Tor)

Die beste Infrastruktur und Verschlüsselung sind nutzlos, wenn der Zugriff auf die Anwendungsebene nicht rigoros kontrolliert wird.

• Starke Authentifizierung: Ein einfaches Passwort reicht nicht aus. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), bei der neben dem Passwort ein zweiter Faktor (z.B. ein Code von einer App auf dem Smartphone) abgefragt wird, sollte als Standard für alle Nutzer aktiviert sein.   
• Dokumentenschutz auf Anwendungsebene:
  • Dynamische Wasserzeichen: Diese überlagern Dokumente beim Anzeigen oder Drucken mit Informationen wie dem Namen des Nutzers, seiner IP-Adresse und dem genauen Zeitstempel. Sie haben eine stark abschreckende Wirkung gegen das Anfertigen von Screenshots oder das unbefugte Weitergeben von Ausdrucken.   
  • Funktionseinschränkungen: Die Möglichkeit, das Herunterladen, Drucken, Kopieren von Text oder das Erstellen von Screenshots für bestimmte Nutzer oder Dokumente gezielt zu deaktivieren (View-Only-Modus), ist eine essenzielle Kontrollfunktion.   
• Lückenlose Überwachung und Protokollierung: Der bereits erwähnte Audit-Trail ist ein zentrales Sicherheitsfeature. Er ermöglicht es Administratoren, jederzeit nachzuvollziehen, wer welche Aktionen im Datenraum durchgeführt hat. Dies ist nicht nur für die Compliance wichtig, sondern auch, um verdächtige Aktivitäten (z.B. ungewöhnlich hohe Download-Raten) schnell zu erkennen und darauf zu reagieren.  

Durch das Zusammenspiel dieser drei Säulen wird ein virtueller Datenraum zu einer robusten digitalen Festung, die selbst den höchsten Sicherheitsanforderungen gerecht wird.

Häufige Fehler beim Einrichten eines Datenraums – und wie Sie sie vermeiden

 

Die Einrichtung eines virtuellen Datenraums birgt trotz moderner, benutzerfreundlicher Plattformen einige Fallstricke. Die häufigsten Fehler sind dabei selten rein technischer Natur, sondern meist Symptome einer fehlerhaften strategischen Herangehensweise – nämlich der Annahme, ein VDR sei nur ein einfacher Datei-Ablageort anstatt eines gemanagten Kontrollraums. Die Kenntnis dieser Fehlerquellen ermöglicht es, sie von vornherein zu vermeiden.

Fehler #1: Chaotische Ordnerstruktur und inkonsistente Benennung

• Das Problem: Ein Datenraum wird ohne vorherige Planung mit Dokumenten gefüllt. Ordner werden ad hoc erstellt, Dateinamen sind kryptisch (Scan_001.pdf, Vertrag_final_final_v3.docx). Die Folge ist ein digitales Chaos, in dem sich weder interne noch externe Nutzer zurechtfinden. Dokumente sind schwer auffindbar, was den gesamten Prozess massiv verlangsamt und bei externen Partnern einen unprofessionellen Eindruck hinterlässt. Analysen zeigen, dass bis zu 30% aller Rückfragen in einem Due-Diligence-Prozess allein darauf zurückzuführen sind, dass Bieter benötigte Dokumente in einer unklaren Struktur nicht finden können.   
• Die Lösung: Dieser Fehler wird vollständig durch die Einhaltung der in Kapitel 4 beschriebenen Schritte vermieden. Planung ist alles. Entwickeln Sie die Ordnerstruktur, bevor Sie das erste Dokument hochladen. Nutzen Sie bewährte Strukturierungsmodelle oder die Indexvorlagen Ihres Anbieters. Definieren und kommunizieren Sie eine verbindliche Konvention für die Dateibenennung und setzen Sie diese konsequent durch. 

Fehler #2: Ungenaue oder zu großzügige Zugriffsrechte

 

• Das Problem: Dies ist der schwerwiegendste Sicherheitsfehler. Aus Bequemlichkeit oder Unwissenheit werden Nutzern pauschale Zugriffsrechte erteilt („Alle aus Bietergruppe A dürfen alles sehen“). Dadurch erhalten einzelne Personen Zugriff auf hochsensible Informationen, die nicht für sie bestimmt sind, wie z.B. ungeschwärzte Personalakten oder strategische Planungsdokumente. Dies erhöht das Risiko von vorsätzlichen oder versehentlichen Datenlecks exponentiell und kann katastrophale rechtliche und finanzielle Konsequenzen haben.   
• Die Lösung: Wenden Sie das Prinzip der minimalen Rechtevergabe rigoros an. Erstellen Sie klar definierte Nutzerrollen mit spezifischen Berechtigungen. Vergeben Sie Rechte so granular wie möglich, idealerweise auf Dokumentenebene. Überprüfen Sie die Berechtigungen regelmäßig, insbesondere wenn neue Nutzer hinzukommen oder sich Rollen im Projekt ändern. Führen Sie vor der Freischaltung für Externe immer einen Testlauf aus der Perspektive der jeweiligen Nutzerrolle durch.   

 

Fehler #3: Mangelnde Nutzung von Sicherheitsfeatures und fehlendes Onboarding

 

• Das Problem: Viele Unternehmen nutzen nicht das volle Potenzial der Sicherheitsfunktionen, die ihr VDR-Anbieter zur Verfügung stellt. Essenzielle Features wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), dynamische Wasserzeichen oder IP-Beschränkungen bleiben deaktiviert, weil ihre Einrichtung als zu aufwendig empfunden wird. Gleichzeitig werden externe Nutzer ohne jegliche Einweisung in den Datenraum eingeladen. Dies führt nicht nur zu einem geringeren Sicherheitsniveau, sondern auch zu Unsicherheit und Bedienungsfehlern aufseiten der Nutzer, was wiederum den Support-Aufwand erhöht.   
• Die Lösung: Machen Sie sich vor dem Projektstart mit allen verfügbaren Sicherheitsfunktionen vertraut und aktivieren Sie alle relevanten Optionen. Die Aktivierung von 2FA sollte für alle Nutzer obligatorisch sein. Bereiten Sie ein kurzes Onboarding-Dokument oder ein kurzes Einführungsvideo für externe Nutzer vor. Erklären Sie darin die Ordnerstruktur, die wichtigsten Funktionen und den Prozess für Rückfragen (Q&A-Modul). Eine Investition von einer Stunde in das Onboarding kann Dutzende Stunden an späterem Support und Fehlerbehebung einsparen.   

Die Vermeidung dieser drei Fehler ist kein Hexenwerk, sondern das Ergebnis eines disziplinierten und planvollen Vorgehens. Sie stellt sicher, dass der Datenraum nicht zur Fehlerquelle, sondern zum Effizienztreiber und Sicherheitsgaranten des Projekts wird.

 

Datenraum einrichten mit docurex®: Vorteile & Funktionen

Mit docurex® gelingt die Einrichtung eines virtuellen Datenraums in weniger als 10 Minuten. Die Plattform bietet vorkonfigurierte Templates für verschiedene Geschäftsprozesse wie M&A-Transaktionen, Due-Diligence-Verfahren oder Immobilientransaktionen. Diese Vorlagen ermöglichen es Unternehmen, sofort mit der digitalen Zusammenarbeit zu beginnen.

Schnelle Einrichtung & intuitive Bedienung

Die Benutzeroberfläche von docurex® ist selbsterklärend gestaltet. Neue Nutzer finden sich ohne lange Einarbeitung zurecht. Der datenraum für digitale zusammenarbeit einrichten funktioniert in drei einfachen Schritten: Template auswählen, Dokumente hochladen und Nutzer einladen. Die drag-and-drop Funktion beschleunigt das Hochladen großer Datenmengen erheblich.

Höchste Sicherheit durch Verschlüsselung & DSGVO-Konformität

Die datenverschlüsselung bei docurex® erfolgt nach dem 256-Bit-AES-Standard. Alle Daten werden in deutschen Rechenzentren gespeichert. Die Plattform erfüllt sämtliche Anforderungen der DSGVO und garantiert maximalen Datenschutz. Zusätzliche Sicherheitsfeatures wie Wasserzeichen und Download-Beschränkungen schützen sensible Dokumente vor unbefugtem Zugriff.

Kosten für einen Datenraum: Was muss ich beachten?

Die Entscheidung für einen virtueller Datenraum hängt oft von den anfallenden Kosten ab. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ein passendes Preismodell zu finden, das ihren Bedürfnissen entspricht. Die monatlichen Gebühren für eine cloud-basierte Plattform können stark variieren und bewegen sich zwischen 100 und 2.000 Euro.

Preismodelle im Vergleich (Flatrate vs. Pay-per-Use)

Bei der Wahl eines VDR (Virtual Data Room) spielen die verfügbaren Preismodelle eine zentrale Rolle. Das Flatrate-Modell bietet unbegrenzte Nutzung für einen festen monatlichen Betrag. Diese Option eignet sich besonders für langfristige Projekte mit vielen Beteiligten. Pay-per-Use-Modelle rechnen nach tatsächlicher Nutzung ab. Bei kurzen Projekten oder wenigen Dokumenten ist diese Variante oft wirtschaftlicher.

docurex® bietet Interessenten eine Testphase ohne Einschränkungen. Alle Funktionen stehen während dieser Zeit zur Verfügung. Unternehmen können ihren digitaler Datenraum kostenlos testen und sich von der einfachen Handhabung überzeugen. Die intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht es, innerhalb kurzer Zeit alle wichtigen Einstellungen vorzunehmen und die ersten Dokumente hochzuladen.

FAQ

 

Was ist ein digitaler Datenraum und wofür wird er verwendet? Ein digitaler Datenraum ist eine hochsichere, cloud-basierte Plattform zur Speicherung, Verwaltung und gemeinsamen Nutzung vertraulicher Dokumente. Er wird hauptsächlich bei Due-Diligence-Prüfungen, M&A-Transaktionen, Immobiliengeschäften, Finanzierungsrunden und Compliance-Audits eingesetzt, um sensible Unternehmensdaten kontrolliert und nachvollziehbar mit externen Parteien zu teilen.   

Wie lange dauert es, einen VDR (Virtual Data Room) einzurichten? Mit modernen Plattformen wie docurex® kann die technische Grundeinrichtung in weniger als 10 Minuten erfolgen. Die vollständige Implementierung – inklusive des Hochladens aller Dokumente, der Strukturierung des Ordnersystems und der Konfiguration der Benutzerrechte – dauert je nach Komplexität und Umfang des Projekts typischerweise zwischen 2 und 8 Stunden.   

Welche Sicherheitsstandards sollte ein Datenraum für M&A-Prozesse erfüllen? Ein sicherer Datenraum für M&A-Prozesse muss zwingend über eine 256-Bit-AES-Datenverschlüsselung, eine ISO 27001-Zertifizierung und Server in deutschen oder EU-Rechenzentren zur Gewährleistung der DSGVO-Konformität verfügen. Weitere essenzielle Merkmale sind eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, detaillierte und revisionssichere Audit-Trails, dynamische Wasserzeichen, Download-Beschränkungen und die Möglichkeit zur IP-Zugriffsbeschränkung.

Was kostet die Einrichtung eines sicheren Datenraums? Die monatlichen Kosten für einen virtuellen Datenraum variieren je nach Anbieter, Funktionsumfang und Speicherplatz und bewegen sich typischerweise zwischen 300 und 2.000 Euro. docurex® bietet transparente Preismodelle ab 299 Euro monatlich ohne versteckte Gebühren. Die Einrichtung selbst ist in der Regel kostenlos, und viele Anbieter gewähren eine kostenlose Testphase.   

Wie funktioniert die Rechteverwaltung in einem digitalen Datenraum? Die Rechteverwaltung erfolgt über ein granulares, rollenbasiertes System mit verschiedenen Berechtigungsstufen. Administratoren können Zugriffsrechte sehr detailliert auf Dokumenten-, Ordner- oder Projektebene vergeben. Es lässt sich für jeden Nutzer oder jede Gruppe individuell konfigurieren, welche Aktionen erlaubt sind (z.B. nur ansehen, herunterladen, drucken, kommentieren). Zudem können Zugriffe zeitlich befristet werden.   

Welche Funktionen sollte ein Datenraum für digitale Zusammenarbeit bieten? Ein moderner Datenraum für die digitale Zusammenarbeit sollte über ein integriertes Q&A-Modul für strukturierte Kommunikation, Echtzeit-Benachrichtigungen bei neuen Dokumenten oder Aktivitäten, Kommentarfunktionen direkt am Dokument und leistungsstarke Dokumentenmanagement-Tools (z.B. Volltextsuche, automatische Versionierung) verfügen. Mobile Apps und ein browserbasierter Zugriff ohne Plugins erhöhen die Flexibilität für internationale Teams.   

Wie stelle ich DSGVO-Konformität beim Datenraum einrichten sicher? Um die DSGVO-Konformität sicherzustellen, wählen Sie einen Anbieter mit Serverstandort ausschließlich in Deutschland oder der EU. Schließen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO mit dem Anbieter ab. Die Plattform muss über umfassende technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) wie Verschlüsselung, strenge Zugriffskontrollen und Löschkonzepte verfügen. Revisionssichere Audit-Trails sind ebenfalls erforderlich, um alle Datenverarbeitungsvorgänge nachvollziehbar zu dokumentieren.   

Kann ich einen Datenraum für Due Diligence selbst einrichten oder benötige ich IT-Support? Moderne VDR-Plattformen wie docurex® sind so konzipiert, dass sie von Fachanwendern ohne spezielle IT-Kenntnisse eingerichtet und verwaltet werden können. Eine intuitive Benutzeroberfläche, vorkonfigurierte Index-Vorlagen und Drag-and-Drop-Funktionen machen dedizierten IT-Support in der Regel überflüssig. Für komplexe Projekte oder zur Einarbeitung bieten die meisten Anbieter jedoch professionelle Onboarding-Unterstützung und Schulungen an