Was sind Sammelposten?

Bei der steuerlichen Wertung bestimmter Anschaffungen haben Selbstständige und Unternehmen in jedem Jahr die Wahl. Sie können sich für Behandlung als Geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) oder als Sammelposten entscheiden. Eine Abschreibungsmethode müssen sie aber wählen. Die Mischung von beiden Methoden der Abschreibung im selben Jahr ist nicht erlaubt.

Wie bildet man einen Sammelposten?

Bei der Abschreibung von geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG) ist es zulässig, sich in jedem Steuerjahr für eine Sammelabschreibung, auch bekannt als Poolabschreibung, zu entscheiden. Mit der Gewährung dieses Wahlrechts wollte der Gesetzgeber dafür sorgen, dass das Verfahren der Abschreibung vereinfacht wird. Die Wirtschaftsgüter aus dem Anlagevermögen werden in einem Sammelposten zusammengefasst, wenn sie bestimmte Kriterien erfüllen.

Die Kosten für die Anschaffung oder Herstellung dieser Güter dürfen nicht weniger als 250 Euro und nicht mehr als 1.000 Euro betragen. Diese Werte verstehen sich als Nettowerte. Das bedeutet, die Umsatzsteuer wird herausgerechnet. Eine Ausnahme bilden hier Unternehmer ohne Pflicht zur Umsatzsteuer. Für die Bewertung müssen sie den Bruttobetrag heranziehen. Grundsätzlich einbezogen werden Rabatte oder Skonti.

Die Wirtschaftsgüter müssen beweglich sowie abnutzbar sein. Zu den unbeweglichen Wirtschaftsgütern gehören zum Beispiel Teile von Gebäuden, Anbauten, Ladeneinbauten sowie immaterielle Wirtschaftsgüter. Die Wirtschaftsgüter müssen selbstständig nutzbar sein. Das heißt, die Anschaffung kann für sich genutzt werden und andere Teile aus dem Bestand des Unternehmers sind für die Nutzung nicht nötig. Gemeint sind damit also Güter wie etwa Computer, Telefone oder Büromöbel. Außerdem muss es sich um Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens handeln. Nicht infrage kommen Güter aus dem Umlaufvermögen.

Welche Rolle spielt der Anschaffungs-Zeitpunkt?

Für die Errechnung der Abschreibungssumme spielt es keine Rolle, zu welchem Zeitpunkt im Wirtschaftsjahr der Unternehmer den Gegenstand angeschafft hat. Die Sammelabschreibung ist also unabhängig vom Monat der Herstellung oder Anschaffung. Der Sammelposten wird im Jahr seiner Bildung und in den danach folgenden vier Jahren gleichmäßig abgeschrieben. Die gewinnmindernde Auflösung des Pools erfolgt mit je einem Fünftel des Anschaffungspreises oder der Herstellungskosten. Die Regel ist zwingend. Das bedeutet, es existieren keine Ausnahmen.

Dazu ein Beispiel:

Im Frühjahr 2020 kauft sich ein Einzelunternehmer einen Bürostuhl für 300 Euro. Im Sommer desselben Jahres lässt er sich einen Schreibtisch für 500 Euro anfertigen, im Dezember erwirbt er ein Regal, das optisch gut zu den beiden Büromöbeln passt. Die Kosten dafür: 400 Euro.

Alle drei Einrichtungsgegenstände liegen in ihrem Preis unter 800 Euro. Damit zählen sie jeweils als ein zu geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) und müssten daher noch im Jahr ihres Erwerbs bei der Steuer geltend gemacht werden. Der Unternehmer will seine Büromöbel aber mehrere Jahre lang abschreiben, was über die Poolabschreibung möglich ist. Dafür bildet er den „Pool 2020“ mit dem Betrag 1.200 Euro.

Bürostuhl 300 Euro + Schreibtisch 500 Euro + Regal 400 Euro = 1.200 Euro

Diesen Sammelposten schreibt er im Jahr 2000 mit 240 Euro ab. Diese Buchung wiederholt er in den nun folgenden vier Jahren. Die einmal in den Pool eingestellten Wirtschaftsgüter bleiben dort. Auch ihre Abschreibungssummer ändert sich nicht. Sie taucht über fünf Jahre mit je 240 Euro für jedes Jahr in der Steuererklärung auf.

Wann genau muss die Einstellung in einen Sammelposten erfolgen?

Die Einstellung eines Wirtschaftsguts in einen Sammelposten erfolgt immer dann, wenn sich der Unternehmer oder der Selbstständige endgültig für das betreffende Steuerjahr für diese Art der Abschreibung entschieden hat.

Zur Erinnerung: Für die Abschreibung stehen einem Unternehmer oder einem Selbstständigen unterschiedliche Varianten zur Verfügung.

Variante 1:
Selbstständig benutzbare Wirtschaftsgüter aus Anlagevermögen können Unternehmer zu 100 Prozent sofort im Jahr der Herstellung oder Anschaffung abschreiben. Voraussetzung: Das betreffende Wirtschaftsgut hat netto nicht mehr als 800 Euro gekostet. Entscheidet sich der Unternehmer dafür, darf er für keine anderen Wirtschaftsgüter mit Kosten bis zu 1.000 Euro einen Sammelposten bilden, so Paragraf 6 Abs. 2a EstG. Er muss diese dann über die Nutzungsdauer laut AfA-Tabelle abschreiben.
Variante 2:
Unternehmer dürfen selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die weniger als 250 Euro gekostet haben, sofort im Anschaffungs- oder Herstellungsjahr abschreiben, und zwar zu 100 Prozent. Selbstständig benutzbare Wirtschaftsgüter, die mit Kosten zwischen 251 bis 1.000 Euro zu Buche schlagen, müssen dann in den Sammelposten. Dieser wird – auf 5 Jahre verteilt – abgeschrieben.

Das Buchungskonto, auf das der Unternehmer oder Selbstständige alle Anschaffungen zwischen 251 und 1.000 Euro Kosten bucht, heißt „Wirtschaftsgüter (Sammelposten)“.

5 Jahre herrscht Planungssicherheit.

Dieser Sammelposten bleibt für fünf Jahre unverändert bestehen. Das gilt auch dann, wenn das angeschaffte Wirtschaftsgut vor dem Ablauf der Frist aus dem Betriebsvermögen scheidet. Dabei spielt es keine Rolle, ob es verkauft wird oder unbrauchbar ist. Das bedeutet. Kauft ein Unternehmer ein Wirtschaftsgut für 800 Euro und verkauft es kurz danach wieder, wird der Erlös zwingend als Ertrag verbucht und deshalb auch voll versteuert. Aus dem Pool darf der Unternehmer das Gut nicht ausbuchen.

Unerheblich ist darüber hinaus die Nutzungsdauer des einzelnen Wirtschaftsguts. In den Sammelposten kommen also sowohl einzelne Büromöbel mit 13 Jahren Nutzungsdauer als auch ein PC mit nur 3 Jahren Nutzungsdauer Lesen Sie hier alles zur Nutzungsdauer.

Jedes Jahr neu

Unternehmer können in jedem Jahr einen neuen Sammelposten bilden. Das ist unabhängig davon möglich, wofür sie sich im Jahr davor entschieden haben. Jeder neue sammelposten ist auch erneut mit der Frist von 5 Jahren abzuschreiben.

Wann lohnt sich die Sammelabschreibung?

Mittel der Wahl ist eine Sammelabschreibung, um Betriebsausgaben über mehrere Jahre zu strecken und damit den Gewinn und nach Möglichkeit die Steuern zu senken.

Eine Sammelabschreibung empfiehlt sich, wenn Unternehmen Wirtschaftsgüter mit einer laut AfA-Tabelle langen Nutzungsdauer in kürzerer Frist abschreiben wollen. Sie lohnt sich zum Beispiel für Büromöbel, die mehr als 800 Euro, aber weniger als 1.000 Euro kosten. Ein Aktenschrank für 900 schreibt ein Unternehmer über ganze 13 Jahre ab. Als Sammelposten reduziert sich die Zeit auf fünf Jahre.