Datenraum Glossar– die wichtigsten Begriffe im Detail

Ein virtueller Datenraum klingt für viele nach komplizierter Technik. Doch wer einmal damit arbeitet, merkt schnell: Er ist das Rückgrat für jede sichere und effiziente Zusammenarbeit in sensiblen Projekten – von M&A über Immobilien-Deals bis hin zu Due-Diligence-Prüfungen.

Damit Sie sich im Fachjargon nicht verlieren, haben wir die wichtigsten Begriffe rund um den Datenraum für Sie erklärt. Kurz, präzise und mit Beispielen aus der Praxis. So wissen Sie sofort, was sich hinter Begriffen wie Audit Trail, Indexstruktur oder Redaction verbirgt – und können im Projekt jederzeit souverän mitreden.

Datenraum Glossar: Verständlich. Einfach. Auf den Punkt.

Datenraum (Virtual Data Room, VDR)

Ein sicherer, digitaler Raum zur Ablage und Freigabe vertraulicher Dokumente. Er wird z. B. bei Firmenverkäufen, Immobilien-Transaktionen oder großen Projekten genutzt.
👉 Beispiel: Beim Verkauf eines Unternehmens wird der Datenraum eingerichtet, damit potenzielle Käufer alle relevanten Unterlagen prüfen können – ohne Kopien per E-Mail versenden zu müssen.

Berechtigungen / Rechteverwaltung

Definiert, wer im Datenraum welche Aktionen ausführen darf (nur lesen, herunterladen, hochladen, bearbeiten). Damit wird sichergestellt, dass nur autorisierte Personen Zugang zu sensiblen Daten erhalten.
👉 Beispiel: Ein Verkäufer darf Dokumente hochladen, ein Käufer darf sie nur ansehen – nicht löschen.

Benutzerprotokoll

Detaillierte Aufzeichnung aller Aktivitäten eines Nutzers im Datenraum. Das Protokoll zeigt, wer sich wann eingeloggt hat, welche Dokumente angesehen oder heruntergeladen wurden und welche Aktionen ausgeführt wurden.

👉 Beispiel: Ein Administrator kann nachvollziehen, ob ein Prüfer ein bestimmtes Vertragsdokument geöffnet hat, und sicherstellen, dass nur berechtigte Personen Zugriff hatten.

Ordnerstruktur

Die hierarchische Ordnerstruktur im Datenraum, die den logischen Aufbau aller Dokumente vorgibt. Sie erleichtert die Navigation und beschleunigt den Prüfungsprozess.
👉 Beispiel: Ordner wie „Finanzen“, „Recht“, „Personal“, „Technologie“ geben Prüfern sofort Orientierung.

Q&A-Bereich

Ein Modul im Datenraum, über das Fragen zu Dokumenten gestellt und beantwortet werden können – ohne den Datenraum zu verlassen.
👉 Beispiel: Ein Käufer fragt nach, ob ein Vertrag noch gültig ist. Die Antwort wird direkt im Q&A protokolliert.

Audit Trail / Protokollierung

Automatische Aufzeichnung aller Aktivitäten im Datenraum: Wer hat sich wann eingeloggt, welche Dokumente wurden geöffnet oder heruntergeladen? Dies schafft Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
👉 Beispiel: Wenn ein Interessent behauptet, ein Dokument nicht gesehen zu haben, lässt sich im Audit Trail prüfen, ob er es geöffnet hat.

Wasserzeichen (Watermarking)

Individuelle Kennzeichnungen (z. B. Name, Zeitstempel), die automatisch beim Öffnen oder Herunterladen von Dokumenten eingeblendet werden. Sie verhindern Missbrauch und unbefugte Weitergabe.
👉 Beispiel: Jeder Nutzer sieht beim PDF-Download seinen eigenen Namen als Wasserzeichen eingeblendet.

Schwärzung (Redaction)

Möglichkeit, sensible Informationen (z. B. Namen, Kontonummern, vertrauliche Klauseln), zum Beispiel in pdf-Dateien unkenntlich zu machen, bevor Dokumente geteilt werden.
👉 Beispiel: Bei einem Mitarbeitervertrag wird das Gehalt geschwärzt, bevor der Vertrag hochgeladen wird.

Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

Eine zusätzliche Sicherheitsebene beim Login. Neben Benutzername und Passwort muss ein weiterer Code (z. B. per SMS oder App) eingegeben werden.
👉 Beispiel: Selbst wenn ein Passwort gestohlen wird, kann sich niemand ohne den zweiten Faktor einloggen.

Drag & Drop Upload

Komfortable Funktion, um Dokumente direkt per Mausbewegung in den Datenraum zu ziehen und hochzuladen.
👉 Beispiel: Ein ganzer Ordner mit 200 Dokumenten wird per Drag & Drop in wenigen Sekunden in den Datenraum übertragen.

Versionierung

Alle Änderungen an Dokumenten werden automatisch gespeichert. So bleibt die Historie nachvollziehbar, und frühere Versionen können bei Bedarf eingesehen werden.
👉 Beispiel: Ein Vertrag wird aktualisiert – beide Versionen (alt und neu) bleiben im Datenraum abrufbar.

Indexnummer

Eindeutige Kennziffer, die jedem Dokument oder Ordner zugeordnet wird. Sie dient der schnellen Referenz, insbesondere bei Due-Diligence-Checklisten.
👉 Beispiel: Ein Wirtschaftsprüfer fragt nach „Dokument 2.3.1“ – alle Beteiligten finden es sofort anhand der Indexnummer.

Download-Schutz

Einstellung, die verhindert, dass Dokumente lokal gespeichert werden. Nutzer können Dateien nur im Viewer einsehen.
👉 Beispiel: Ein Käufer darf ein Dokument anschauen, aber nicht speichern oder weitergeben.

Viewer (docuView)

Integriertes Anzeige-Tool im Datenraum, das ermöglicht, Dokumente im Browser zu lesen, ohne sie herunterzuladen.
👉 Beispiel: Ein Prüfer sieht ein Word- oder Excel-Dokument direkt online – ohne es lokal zu öffnen.

Künstliche Intelligenz (KI)

Technologie, die Daten analysiert, Muster erkennt und Aufgaben automatisiert. Im Datenraum hilft KI dabei, Dokumente schneller zu finden, zu kategorisieren und auszuwerten.
👉 Beispiel: Statt tausende Seiten manuell zu durchsuchen, schlägt die KI direkt relevante Passagen vor.

docuKI-Chat

Ein interaktiver Chat-Assistent direkt im Datenraum. Nutzer können Fragen in natürlicher Sprache stellen („Welche Verträge laufen 2026 aus?“) – die KI liefert die passende Antwort auf Basis der hochgeladenen Dokumente.
👉 Beispiel: Ein Prüfer spart Stunden an manueller Suche, indem er gezielt über den Chat Antworten erhält.

docuKI-Summary

Automatische Zusammenfassungsfunktion: Lange Dokumente werden in Sekunden in kurze, präzise Übersichten verwandelt.
👉 Beispiel: Aus einem 120-seitigen Vertrag erstellt docuKI eine einseitige Management-Zusammenfassung.

Intelligente Dokumentensuche

KI-gestützte Volltextsuche, die auch Synonyme und ähnliche Begriffe erkennt.
👉 Beispiel: Eine Suche nach „Gehaltsvereinbarung“ findet auch Dokumente mit „Vergütungsvertrag“.

ISO 27001

Internationale Norm für Informationssicherheits-Managementsysteme. Sie bestätigt, dass docurex® nach strengen Sicherheitsstandards arbeitet.
👉 Beispiel: Unternehmen können darauf vertrauen, dass sensible Daten nach ISO 27001 geschützt sind.

DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung)

Europäische Verordnung zum Schutz personenbezogener Daten. Jeder Datenraum von docurex® ist DSGVO-konform.
👉 Beispiel: Zugriff auf personenbezogene Daten wird streng protokolliert und abgesichert.

Verschlüsselung (Encryption)

Technische Maßnahme, um Dokumente während Übertragung und Speicherung zu sichern.
👉 Beispiel: Selbst wenn jemand Daten abfängt, sind sie ohne Schlüssel unlesbar.

Single Sign-On (SSO)

Login-Verfahren, bei dem Nutzer sich nur einmal anmelden und dann Zugriff auf alle Systeme haben.
👉 Beispiel: Ein Mitarbeiter loggt sich über sein Firmenkonto ein und ist sofort im docurex®-Datenraum angemeldet.

Reporting

Erstellung von Berichten zu Aktivitäten im Datenraum. Liefert Überblick über Logins, Dokumentennutzung und Nutzeraktivitäten.
👉 Beispiel: Ein Administrator sieht, welche Dokumente besonders oft aufgerufen wurden.

Volltextindexierung

Automatische Erfassung aller Inhalte in Dokumenten, damit sie über die Suchfunktion auffindbar sind.
👉 Beispiel: Eine Suche nach „Kündigungsfrist“ zeigt auch alle PDF-Dokumente, in denen dieser Begriff vorkommt.

CI (Corporate Identity)

Der Datenraum kann an das Corporate Design des Unternehmens angepasst werden (Logo, Farben, Layout).
👉 Beispiel: Käufer sehen den Datenraum in der Markenoptik des Verkäufers.

Mandantenverwaltung

Funktion zur Trennung mehrerer unabhängiger Datenräume innerhalb einer Organisation. Ideal für Unternehmen mit vielen Projekten oder Tochtergesellschaften.
👉 Beispiel: Eine Kanzlei betreibt für verschiedene Mandanten separate, geschützte Datenräume.

SaaS (Software as a Service)

docurex® ist eine cloudbasierte Lösung – keine Installation, immer aktuell, sofort einsatzbereit.
👉 Beispiel: Nutzer greifen einfach über den Browser auf den Datenraum zu, ohne Software installieren zu müssen.

API-Schnittstelle

Ermöglicht die Anbindung des Datenraums an andere Systeme (z. B. CRM, ERP oder DMS).
👉 Beispiel: Dokumente können direkt aus dem CRM-System in den Datenraum übertragen werden.

Mehrsprachigkeit

docurex® unterstützt verschiedene Sprachen, damit internationale Teams problemlos zusammenarbeiten können.
👉 Beispiel: Käufer aus Frankreich sehen die Oberfläche auf Französisch, während deutsche Verkäufer parallel die deutsche Ansicht nutzen.

Ihr sicherer Weg durch den Datenraum

Mit diesem Glossar haben Sie die wichtigsten Begriffe rund um den docurex® Datenraum auf einen Blick – von klassischen Funktionen über Sicherheits- und Compliance-Maßnahmen bis hin zu intelligenten KI-Features. So behalten Sie jederzeit den Überblick, können effizient arbeiten und sensible Daten optimal schützen.

Unsere Berater helfen Ihnen gern, den Datenraum optimal einzurichten und genau auf Ihre Projekte abzustimmen. Kontaktieren Sie uns noch heute, um Ihre Fragen zu klären oder eine individuelle Demo zu vereinbaren.