BWL-Artikel

Was ist ein Debitor? Debitorenbuchhaltung innerhalb eines Unternehmens.

Was ist ein Debitor?

Debitor ist ein Begriff aus dem Rechnungswesen, der aus dem lateinischen Wort „debere“ für „schulden“ bzw. „debit“ für „Schuld“ abgeleitet wurde. Der Debitor ist ein grundlegend wichtiger Begriff für die Datenraumbuchhaltung, weil der Debitor im Bereich der Finanzbuchhaltung eines Unternehmens eine der Hauptrollen einnimmt.

Debitorenbuchhaltung – was sich dahinter verbirgt

Personen im MeetingEinen Hinweis auf die Bedeutung vom Debitor für das Unternehmen gibt die Bezeichnung Debitorenbuchhaltung. Die Buchhaltung rund um den Debitor ist die Sektion der Finanzbuchhaltung eines Unternehmens. Diese befasst sich mit der Verbuchung der Lieferungen und Leistungen des Unternehmens. Es geht um Dokumentation und kaufmännische Verwaltung der Unternehmensforderungen. Letztlich auch um Realisierung der offenen Posten, wenn der Debitor die Lieferung/Leistung noch nicht vergütet hat. Kurzum: Die Debitorenbuchhaltung ist der Teil der Finanzbuchhaltung, in der alle laufenden Geschäftsvorfälle bearbeitet werden. Also solche, die die Beziehung des Unternehmens zu seinen Kunden betreffen. Bis hin zur Durchführung von Lastschriften und Regulierung des Mahnwesens, dieser spezielle Teil der Debitorenbuchhaltung ist auch als Forderungsmanagement bekannt.

Jeder Kunde, an den ein Unternehmen eine Lieferung oder Leistung erbracht hat, ist buchhalterisch so lange ein Debitor, wie er noch Schuldner des Unternehmens ist. Zum Schuldner des Unternehmens wird er durch Erhalt einer Rechnung über eine Lieferung oder Leistung des entsprechenden Unternehmens, er bleibt Schuldner = Debitor, bis diese Rechnung bezahlt ist. Ganz praktisch gesehen, spielt die Debitorenbuchhaltung deshalb eine so wesentliche Rolle für jedes Unternehmen, weil mit ihr die offenen Außenstände beobachtet und möglichst kontrolliert werden.

Der Debitor: ein Beispiel

Im konkreten Leben gestaltet sich diese Beziehung z. B. in folgender Form: Das Unternehmen „KreaVino“ liefert dem Kunden „Debi-Beratung“ 3 Kartons vom Spitzenwein „Buchhalters Choice“. Mit im Karton oder extra mit der Post geht dem Kunden „Debi-Beratung“ die Rechnung über diese Lieferung zu. Bis die Rechnung beglichen wurde, ist Auftraggeber/Kunde „Debi-Beratung“ in der Bilanz als Debitor zu führen. Sein Auftragnehmer/Lieferant „KreaVino“ ist zugleich sein Kreditor (weil er – wie eine Bank bei einem Kredit – von „Debi-Beratung“ eine Zahlung fordern darf, eben die Bezahlung der Rechnung).

Welche Ansprüche gegen den Debitor ergeben sich?

Die Ansprüche gegen den Debitor sind nicht immer nur Forderungen von Warenlieferanten. Sondern die Bilanzposition des § 266 Abs. 2 B II Nr. 1 HGB (Gliederung der Bilanz), die diese Forderungen gegen andere Forderungen abgrenzt, betrifft auch alle Forderungen aus Leistungen. Sie umfasst also auch das gesamte große Feld der Dienstleistungen eines Unternehmens/Auftragnehmers für seine Kunden/Auftraggeber.

Diese Abgrenzung in einer speziellen Bilanzposition dient der Bilanzklarheit: Ein sachkundiger Dritter soll sich mit geringem Aufwand ein Bild über diese Forderungen des Unternehmens verschaffen können; auch über deren Anteil an den gesamten Forderungen, die einem Unternehmen zustehen. Die Abgrenzung rechtfertigt sich zudem dadurch, dass für die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen in der Regel ähnliche Zahlungsziele gelten. Bei den in § 266 Abs. 2 B II Nr. 2 und 3 HGB gelisteten Forderungen (Forderungen gegen verbundene Unternehmen bzw. Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht) sind sehr individuelle Vereinbarungen üblich.

Ein Debitor kann eine natürliche Person sein (Hausfrau X bestellt Backzutaten), ein Unternehmen (Bauunternehmer Y bestellt Ziegel beim Baustoffhändler) oder eine juristische Person des öffentlichen Rechts (die Senatsverwaltung Z bestellt Büromöbel).

Vom Käufer zum Debitor

Abschluss eines VertragsWenn das Unternehmen nicht auf Rechnung liefert, sondern der Auftraggeber die Ware oder Dienstleistungen sofort nach Aushändigung bzw. Erbringung bezahlt, entsteht bei diesem Bargeschäft keine Beziehung zwischen Debitor und Kreditor. Beziehungsweise, sie entsteht nicht, wenn alles gut geht. Wenn der Kunde beim Bezahlen verschämt im Portemonnaie kramt, sowie um Anschreiben bittet und das Unternehmen trotzdem gestattet, dass er die Ware im Einkaufskorb mitnimmt, wird dieser Kunde dadurch zum Debitor dieses Unternehmens. Wenn der Kunde die sofort bezahlte Ware zu Recht reklamiert hat und das Unternehmen ihm der Kaufpreis zurückerstatten muss, gilt das Unternehmen als Debitor des Kunden, wenn es ihm nicht sofort das Geld aushändigt.

Auch außerhalb des Bargeschäfts kommen Situationen vor, in dem ein Unternehmen seinem Kunden und Debitor Geld schuldet – das ist beispielsweise bei allen Fällen gegeben, wenn der Kunde/Debitor wegen beschädigter, minderwertiger, nicht vollzähliger Ware eine Rückzahlung verlangen kann. Da es maximal begriffsverwirrend wäre, den Kunden während dieser Zeit der Hin- und Her-Überweisung bzw. Verrechnung der von ihm geschuldeten Summe gegen die Rückzahlung als (teilweisen) Kreditor zu bezeichnen, hat sich für diese Kunden die Bezeichnung kreditorischer Debitor ausgebildet.

Einbuchung und Ausbuchung von Schulden

Die Einbuchung und Ausbuchung der Schulden vom Debitor erfolgt nach besonderen Bilanzierungsregeln, die der Gewinn- und Ertragslage Rechnung tragen, in der sich ein Unternehmen mit Beziehung zu einem Debitor befindet: Die offenen Forderungen sind zwar Einnahmen des Unternehmens, können aber wegen des Gebots der Bilanzklarheit noch nicht bei den Einnahmen verbucht werden, bis sie tatsächlich bezahlt sind. Da dieses „bereits verdiente Geld“ aber in der Bilanz irgendwie abgebildet werden muss, enthält das Handelsgesetzbuch Regelungen, wie mit diesen offenen Forderungen bilanztechnisch zu verfahren ist. Sie müssen ab einem bestimmten Zeitpunkt unter der Bilanzposition (offene) „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ gebucht werden. Zu einem anderen genau geregelten Zeitpunkt aus dieser Bilanzposition müssen diese wieder ausgebucht werden, um den Umsatzerlösen zugeschlagen zu werden.

Der Zeitpunkt der bilanzwirksamen Aktivierung der offenen Forderungen aus Warenlieferungen ist für den Lieferanten/Unternehmer in dem Moment gekommen, wenn die Preisgefahr auf den Käufer/Debitor übergegangen ist. Denn ab Übergang der Preisgefahr trägt der Käufer das Risiko des Untergangs oder der Verschlechterung der Sache, selbst wenn diese zufällig bzw. durch höhere Gewalt geschieht. Die Preisgefahr geht nach § 446 BGB grundsätzlich mit der Übergabe auf den Käufer/Debitor über. Für den Versendungskauf gilt die Spezialregel des § 447 Abs. 1 BGB, nach dem die Preisgefahr bereits mit Aushändigung der Ware an den Transportunternehmer auf den Debitor übergeht.

Geht es um Forderungen aus (Dienst-)Leistungen, darf man diese unter der Bilanzposition (offene) Forderungen aus (Lieferungen und) Leistungen verbuchen. Allerdings erst, sobald man die vertraglich geschuldete Leistung erbracht hat. Darüber hinaus gilt es, die Abrechnung zu erstellen. Die Ausbuchung aus der Bilanzposition „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ erfolgt mit vollständiger Bezahlung der Forderung. Bleibt diese Bezahlung ganz oder teilweise aus, wird eine Ausbuchung fällig, die durch Wertberichtigung bzw. Abschreibung auf Forderungen erfolgt.

Das Debitorenrisiko

Münzen auf einem Haufen.Der letzte Satz deutet es schon an: Eng mit dieser Bilanzposition „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ ist der Begriff „Debitorenrisiko“ verbunden. Denn die Bilanzposition „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ gibt nur theoretisch Auskunft darüber, wie viele Debitor-Forderungen den eigenen Verbindlichkeiten, also offenen Rechnungen des Unternehmens gegenüberstehen – es handelt sich um eine Abbildung des Geschäftserfolges, die auf der Hoffnung einer guten Zahlungsmoral des Kunden basiert. Jedes Unternehmen, das nicht auf sofortige Barzahlung des Käufers oder auf Vorauskasse besteht, unterliegt diesem Debitorenrisiko. Denn es ist möglich, dass der Kunde nicht zahlt, die Buchung auf das Konto „offene Forderungen“ ist nur eine Art Zwischenbuchung, die nach Zahlungseingang in eine Buchung als Umsatzerlös mündet.

Verneint der Kunde die Zahlung, muss man die offene Position in Höhe der Ausfallwahrscheinlichkeit auf das Konto „zweifelhafte Forderungen“ umbuchen. Bleibt der Debitor die Zahlung sicher schuldig (und bestehen wenig Aussichten, durch ein Gerichtsverfahren zur Zahlung zu kommen), muss man die oben erwähnte Wertberichtigung oder gar eine Abschreibung verbuchen, die zu einer Kürzung des Unternehmensgewinns führt. Deshalb sind in der Praxis die Prüfung der Bonität der Debitoren, die Fälligkeitsüberwachung und das Mahnwesen mitunter die wichtigsten Teile der Debitorenbuchhaltung.

Das Prinzip der Eröffnungsbilanz (Q: Centipede, Wikipedia)

Was ist eine Eröffnungsbilanz

Unter einer Eröffnungsbilanz wird eine Bilanz verstanden, die bei der Gründung eines Unternehmens oder zu Anfang eines neuen Wirtschaftsjahrs erstellt wird. Jeder Unternehmer, der nach § 242 HGB verpflichtet ist, regelmäßig Bilanzen zu erstellen, muss also auch eine Eröffnungsbilanz anfertigen.

Welcher Zweck steckt hinter Eröffnungsbilanzen?

Das Prinzip der Eröffnungsbilanz (Q: Centipede, Wikipedia)

Das Prinzip der Eröffnungsbilanz (Q: Centipede, Wikipedia)

Zum einen verfolgen Bilanzen wie die Eröffnungsbilanz eine Dokumentationsfunktion. Bei ihr werden sich Vermögen und Schulden bei der Gründung eines neuen Unternehmens bzw. zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres gegenüber gestellt. So kann die wirtschaftliche Lage eines Unternehmens auch von Außenstehenden erfasst werden. Bei bereits bestehenden Unternehmen ist zu beachten, dass sich die eröffnende Bilanz mit der Schlussbilanz decken muss. Diese Tatsache wird auch als Bilanzkontinuität bezeichnet.

Die Dokumentationsfunktion der eröffnenden Bilanzform erstreckt sich beispielsweise auf die Höhe der Einlagen der Gesellschafter und die Ausgestaltung der Sacheinlagen. Ein anderer Zweck von Eröffnungsbilanzen ist, dass die Unternehmen selbst einen Überblick über die finanziellen Mittel erhalten, die ihnen im kommenden Jahr zur Verfügung stehen. Unternehmen, die nicht erst neu gegründet wurden, können zudem die eröffnende Jahresbilanz dieses Jahres mit der Vorjahresbilanz vergleichen und dadurch sehen, wie erfolgreich sich das Unternehmen langfristig entwickelt hat bzw. zukünftig entwickeln könnte. Diese Bilanzform kann also auch als Prognoseinstrument fungieren.

Weiterhin ist es wichtig zu wissen, dass die Erstellung einer Schlussbilanz zum Ende eines Geschäftsjahres nur möglich ist, wenn die Vermögens- und Kapitalverhältnisse zu Beginn eines Geschäftsjahres bekannt sind.

Wie wird eine Eröffnungsbilanz erstellt?

Eröffnungsbilanzen bestehen wie in der „normalen“ Bilanz aus einer Aktiv und einer Passiv Seite. Wie bei anderen Bilanzen auch, werden Gegenstände des Unternehmens im Eröffnungsbilanzkonto entweder auf der Soll oder der Haben Seite aufgelistet. Auf der Haben Seite finden sich beispielsweise Posten wie das Eigenkapital oder Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten, während auf der Soll Seite des Eröffnungsbilanz-Kontos der Besitz von Sachanlagen, die Kasse oder der Stand des Warenlagers aufgelistet wird.

Das Eröffnungsbilanzkonto hat dabei den Zweck, die Bestandskonten zu eröffnen. Zwar könnten die Bestandskonten auch ohne eine Gegenbuchung verzeichnet werden, allerdings widerspreche dieses Vorgehen dem Prinzip der doppelten Buchführung. Wer über eine Buchhaltungssoftware verfügt, kann sich glücklich schätzen, da sich bei ihr in aller Regel die Eröffnung der Konten automatisch ergibt. Grundsätzlich werden im Eröffnungsbilanzkonto (EBK) alle Gegenstände erfasst, die aus dem Vorjahr übernommen wurden.

In welchem Zusammenhang stehen Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse?

Die eröffnende Bilanz muss auch deswegen erstellt werden, um den Jahresabschluss am Ende des Wirtschaftsjahres anfertigen zu können. Die Schlussbilanz wird gebildet, indem die Eröffnungsbilanz, sowie die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) gegeneinander aufgerechnet werden. In der Schlussbilanz wird das Verhältnis von Aufwand und Ertrag eines Jahres abgebildet. Gemäß des § 257 HGB sowie der § 147 AO müssen Eröffnungsbilanzen übrigens 10 Jahre lang aufbewahrt werden.

In welchen Fällen müssen Eröffnungsbilanzen erstellt werden?

Sowohl bei einer Unternehmensgründung, als auch bei einer Unternehmensumwandlung müssen Sie zwingend Eröffnungsbilanzen erstellen. Das gleiche gilt für den Fall, dass zwei Unternehmen fusionieren oder sich in einem Unternehmen ein Besitzerwechsel vollzieht. Ebenfalls sollten Sie beim Wechsel der Rechtsform oder beim Ausscheiden eines Gesellschafters aus einer Personengesellschaft die Pflicht zur Erstellung von Eröffnungsbilanzen beachten. Für Eröffnungsbilanzen gelten gemäß § 242 Abs. 1 HGB die gleichen Vorschriften wie für die Erstellung einer Jahresbilanz.

Wer muss Eröffnungsbilanzen erstellen?

Die Geschäftsführer von Kapitalgesellschaften – also AG, GmbH oder auch UG – sind dazu verpflichtet, Bilanzen und damit auch Eröffnungsbilanzen, zu erstellen. Unterschrieben werden muss diese Bilanzform von allen Führungskräften.

Lese-Tipp: Welche Rechtsform passt besser für Gründer – AG oder GmbH?

Welche Frist gilt für die Erstellung von Eröffnungsbilanzen?

Aktiengesellschaften und große bis mittelständische GmbHs müssen ihre Eröffnungsbilanzen innerhalb von 3 Monaten nach ihrer Gründung fertigstellen. Bei UGs, sowie kleineren GmbHs, werden Erstellungsfristen von bis zu 6 Monaten akzeptiert. Bevor Sie also fälschlicherweise von einer 6 monatigen Abgabefrist ausgehen, sollten Sie sich über die in Ihrem Fall geltenden Fristen informieren. So entgehen Sie möglichen unangenehmen Konsequenten von Seiten des Finanzamts oder gar strafrechtlichen Folgen.

Dieser Blog-Beitrag ist Teil der BWL-Fachbegriffe, die wir im Blog von docurex.com erläutern.