BWL-Artikel

Was ist eigentlich Controlling?

Auf den ersten Blick scheint der Begriff „Controlling“ die englische Übersetzung für „Kontrolle“ zu sein. Dies ist aber nicht zutreffend. Zwar leitet sich der Begriff von „to control ab. Aber dieser Aufgabenbereich ist viel umfassender. Die Kernfunktion ist die Planung, Steuerung und Kontrolle aller Unternehmensbereiche. Diese Aufgabe vollzieht sich daher in einem Kreislauf aus

  • Planung
  • Information und Dienstleistung
  • Kontrolle und Analyse
  • Steuerung
  • Controlling und Buchhaltung

Entstanden aus der Buchhaltung geht das Controlling mittlerweile weit darüber hinaus. Dieser Aufgabenbereich bezieht sich nicht wie die Buchhaltung auf vergangene Perioden, sondern ist auf die zukünftige Entwicklung fokussiert. Dabei orientieren sich Controller an den Unternehmenszielen, an deren Formulierung sie selbst mitwirken. Auf dieser Grundlage steuert man betriebliche Abläufe und Projekte. Ohne die Tätigkeit der Controller liefe ein Unternehmen Gefahr, unbemerkt in eine falsche Richtung zu treiben bzw. ohne klares Ziel gesteuert zu werden.

Strategisches und operatives Controlling

Um diese Aufgaben erfüllen zu können, greifen Controller auf verschiedene Instrumente zurück. Unterscheiden muss man dabei zwischen dem strategischen und dem operativen Controlling.

Strategisches Controlling

Das strategische Controlling ist langfristig angelegt und soll den unternehmerischen Erfolg sichern. Zu den Instrumenten des strategischen Controllings zählen die SWOT-Analyse, die Wettbewerbsanalyse, ProduktportfolioanalyseStakeholder-Analyse, Six-Sigma und Benchmarking. Lesen Sie hier alles über Benchmarks.

Operatives Controlling

Dagegen befasst sich das operative Controlling mit dem Tagesgeschäft, treibt die Planung voran und sichert die Zielorientierung. Zu den Instrumenten gehören die ABC-Analyse, die Break-Even-Analyse, die Deckungsbeitragsrechnung, die Kosten- und LeistungsrechnungInvestitionsrechnung, der Soll-Ist-Vergleich und die Abweichungsanalyse. Darüber hinaus zählen Budgetierung und Budgetkontrolle sowie das Berichtswesen zum Instrumentarium.

Organisation des Controllings

Im Einzelnen sind die Aufgaben des Controllings abhängig von der Größe des Unternehmens. Manche Unternehmen lagern diesen Aufgabenbereich an eine externe Gesellschaft aus. In kleineren Firmen nimmt man die Controller-

Controlling

Wer ist für welchen Bereich zuständig?

Aufgaben oft zusammen mit dem internen Rechnungswesen wahr. Dagegen verfügen größere Unternehmen üblicherweise über eigene Controller-Abteilungen. Mitunter ist das Controlling funktional gegliedert, beispielsweise in das Marketingcontrolling, das Finanzcontrolling und das Investitionscontrolling.

Planung

Die Controller entwickelt ein System aus Zielen. Auf der Grundlage dieser Unternehmensziele legen die Controller die Budgetierung für die Unternehmensbereiche oder Projekte fest. Zur höheren Verbindlichkeit legt man Verfahren fest (zum Beispiel in Form von Zeitplänen oder Checklisten). Auf dieser Grundlage können die Controller später die Prozesse überwachen. Die Führungskräfte der einzelnen Bereiche bringen ihre Vorstellungen bezüglich der jeweiligen Ziele ein. Das Controlling überprüft dabei aber, ob diese Vorstellungen im Hinblick auf den Gesamtplan stimmig sind.

Information und Dienstleistung

Die Controller überwachen die Unternehmenskennzahlen und berichten regelmäßig über die aktuelle Unternehmensentwicklung. Mit Hilfe eines Informationssystems unterstützen die Funktionsträger des Controllings das Management dabei, Unternehmensziele und geeignete Maßnahmen für deren Erreichung festzulegen. Dazu werden die wirtschaftlichen Aktivitäten in Form von Kennzahlen transparent gemacht. Dabei werden sowohl die interne Unternehmenssituation als auch das Unternehmensumfeld mit seinen Chancen und Risiken beleuchtet.

Zu den wesentlichen Kennzahlen gehören der Deckungsbeitrag, der Unternehmenswert und die Rentabilität. Diese Daten werden durch die Controller übersichtlich aufbereitet und so präsentiert, dass das Management Hinweise für die Entwicklung des Gesamtplans erhält. Auf Grundlage diese Berichte können strategische Entscheidungen begründet getroffen werden. Dabei beraten die Controller die Unternehmensführung und geben Handlungsempfehlungen. Außerdem wird es auf diese Weise ermöglicht, die verschiedenen Unternehmensbereiche miteinander zu vergleichen und gegebenenfalls Zielabweichungen einzelnen Bereichen zuordnen zu können.

Kontrolle und Analyse

Controller müssen regelmäßig überprüfen, ob die festgesetzten Ziele erreicht wurden oder ob man zusätzliche Maßnahmen ergreifen muss, um die Zielerreichung zu gewährleisten. Soweit Ziele nicht erreicht werden, analysiert

Controlling

Zeitlich festgelegte Überprüfungen sind relevant

das Controlling die Zielabweichungen und identifiziert Gründe dafür. Gleichzeitig überprüfen die Controller auf diesem Weg die Ziele. Wenn sich Unternehmensziele als nicht mehr geeignet erweisen, werden diese neu formuliert. Das Controlling beobachtet außerdem kontinuierlich das Unternehmensumfeld, um kritische Ereignisse, die das Unternehmen betreffen, rechtzeitig zu erkennen.

 

Steuerung

Unternehmensziele müssen in Maßnahmen und Projekte transformiert sein. Hierzu gehören beispielsweise Investitionsentscheidungen, Effizienzsteigerungen und Maßnahmen zur Kostensenkung. Das Controlling ist dabei für die Koordinierung verantwortlich. Wenn erforderlich, entwickelt das Controlling neue Maßnahmen, um die Unternehmensziele zu erreichen. Auch lassen sich Prozesse optimieren, um die Zielerreichung abzusichern. Mit Hilfe von Prognosen über die Entwicklung der Kennziffern lässt sich gewährleisten, dass man Abweichungen zwischen Ist-Werten und Soll-Werten rechtzeitig erkennt.

Anforderungen an Controller

Aufgrund der herausragenden Bedeutung des Controlling für die Unternehmensführung müssen die Funktionsträger über entsprechende fachliche Qualifikationen und persönliche Stärken verfügen.

Ausbildung und Studium

Controller benötigen umfassendes betriebswirtschaftliches Wissen. Sie müssen daher ein Studium der Betriebswirtschaftslehre oder eine vergleichbare Ausbildung absolviert haben. Im weiteren Sinnen zählen hierzu alle Studiengänge aus dem Bereich der Wirtschaftswissenschaften. Idealerweise sollte ein Schwerpunkt in Controlling oder Rechnungswesen nachgewiesen sein. Manche Hochschulen bieten spezialisierte Bachelor- und Master-Studiengänge an, damit Absolventen auf diese zentrale Aufgabe vorbereitet sind. Auch im Rahmen eines berufsbegleitenden Studiums oder Fernstudiums lassen sich die erforderlichen Qualifikationen erwerben. Die Industrie- und Handelskammer bietet eine Weiterbildung zum Controller an. In der Regel ist ein solches Programm an Voraussetzungen geknüpft, beispielsweise an einen Studienabschluss, eine kaufmännische Ausbildung oder einen bestimmten Umfang an Berufserfahrungen.

Persönliche Voraussetzungen

Außerdem sollten Controller eine Affinität zu Zahlen haben und flexibel sein. Sie sollten logisch und analytisch

Controlling

Wie sieht das Profil eines perfekten Controllers aus?

denken. Darüber hinaus kennzeichnen kommunikative Fähigkeiten und Präsentationstalent einen guten Controller. Manche Controller sind spezialisiert, beispielsweise auf das Personal, die Produktion, den Einkauf, Logistik, Vertrieb oder auf einzelne Projekte. Hiermit sind spezifische persönliche Anforderungen verbunden.

Fazit

Insgesamt lässt sich das Controlling in folgende Teilgebiete gliedern:

  • Überwachung der Unternehmenskennzahlen
  • Aufbereitung der Zahlen für das Management
  • Unterstützung des Managements bei der Zieldefinition und –erreichung
  • Steuerung und Planung von Projekten
  • Ergebnis- und Zielkontrolle (z. B. durch Soll-Ist-Vergleiche)
  • Durchführung von Wirtschaftlichkeitsberechnungen
  • Kosten- und Leistungsrechnung
  • Prozessoptimierungen

Was ist eine ABC-Analyse?

Wer in einem Unternehmen im Management tätig ist, Projekte leitet oder in anderen Zusammenhängen an Entscheidungsfindungen beteiligt ist, der benötigt Methoden, mit denen man bestimmte Situationen und Sachverhalten analysieren und bewerten kann. Eine solche Methode hat der ehemalige General Motors Manager H. Ford Dickie entwickelt und im Jahr 1951 in dessen Veröffentlichung, einem Artikel namens „ABC Inventory Analysis Shoots for Dollars, not Pennies„, der Wissenschaft und Praxis offengelegt. Dickie baute mit seiner ABC-Analyse auf die Arbeiten seiner Kollegen Pareto und Lorenz auf, die mit dem Paretoprinzip und der Lorenzkurve bereits die Grundlagen der ABC-Analyse geschaffen hatten.

Was ist die ABC-Methode wissenschaftlich betrachtet?

Bei dieser Methode handelt es sich um eine sogenannte Programmstrukturanalyse. Sie gehört zu den primären betriebswirtschaftlichen Analyseverfahren. Ziel der Analyse ist es, Objekte oder Prozesse zu analysieren, zu bewerten und zu kategorisieren. Dabei schafft man üblicherweise Klassen, in die die zu bewertenden Objekte mit absteigender Relevanz einsortiert werden. Möchte man zum Beispiel Standorte bewerten, so kommen in eine Klasse A die stärksten, also zum Beispiel die Standorte mit dem höchsten Umsatz und in die Klassen B und C die weniger starken Standorte. Was genau die ABC-Methode bewerten soll, ist wissenschaftlich betrachtet zunächst irrelevant, es muss lediglich eine Sortierung anhand einer Bewertung möglich sein. Die ABC-Analyse ist damit in sehr vielen Fällen einsetzbar und produziert vergleichsweise eindeutige Ergebnisse. Insbesondere in den Bereichen Unternehmensführung, Projektmanagement und Personalmanagement ist die ABC-Analyse aus der heutigen Wirtschaftspraxis daher nicht mehr wegzudenken.

Welche Ziele verfolgt die ABC-Analyse in betriebswirtschaftlicher Hinsicht?

Die ABC-Analyse wuchs in einer Zeit, als Controlling noch nicht überwiegend durch den Einsatz von Rechnern

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Die ABC-Analyse verhalt dem Controlling zur jetzigen Stärke

funktionierte. Controllern gab man mit der ABC-Analyse eine Methode zu Hand, um das wirtschaftliche Handeln besser überwachen, überprüfen und nachjustieren zu können. Dickie selbst nannte 1951 in seinem Artikel die Motivation der Controlling-Mitarbeiter als einen der fünf großen Vorteile durch seinen Ansatz. Doch vor allem sah man die Verbesserung von Planungsprozessen, eine damit einhergehende Steigerung der Effizienz der eigenen Verwaltung und die Reduzierung der Lagerkosten, die man durch die ABC-Analyse erzielen sollte. Unter dem Strich sollte schließlich der fünfte große Vorteil sichtbar werden und das war erwartungsgemäß ein höherer Gewinn.

Viele Studien und Versuche haben sich seitdem intensiv mit der Methode auseinandergesetzt und nach wie vor gilt, dass die ABC-Analyse in ihren Festen unerschütterlich bleibt und bei richtiger Ausführung entsprechende Resultate liefert.

Praktische Anwendungen des Prinzips heute

Heutzutage dient die ABC-Methode freilich nicht mehr der Motivation von Controlling-Mitarbeitern. Der Fokus liegt im Projektmanagement, der Unternehmensführung und auch im Personalwesen, vor allem in der Verteilung von Personal. Ziel dabei ist es, sich der Komplexität großer Zahlen anzunähern und diese handhabbar zu bekommen. Zudem ermöglicht es die ABC-Analyse, das Wesentliche vom weniger Wesentlichen bzw. dem Unwesentlichen zu unterscheiden und zu trennen. So sollen zum einen richtige Entscheidungen getroffen werden, vor allem aber unwirtschaftliche Vorhaben gestoppt bzw. gar nicht erst begonnen werden. Das führt im Ergebnis zu einer Steigerung der Effizienz und Wirtschaftlichkeit sowie zu einem verbesserten Risikomanagement. Lesen Sie hier alles zum Risikomanagement.

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Nicht immer läuft es wie gewünscht

Die ABC-Analyse wird zudem regelmäßig im Rahmen von Rationalisierungen, Umstrukturierungen und in Krisenzeiten angewendet. Anhand der ABC-Methode kann schnell detailliert herausgefunden werden, welche Teile eines Unternehmens gewinnbringend und welche verlustreich sind. Insbesondere der wirtschaftliche Wert eigener Produkte, eigener Mitarbeiter und Ressourcen kann somit schnell ermittelt und in die Entscheidungsfindung eingebracht werden.

Kann die ABC-Analyse auch erweitert werden?

Neben der ABC-Variante haben sich auch die XYZ-Analyse und die GMK-Analyse etablieren können. Bei der XYZ-Analyse wird die ABC-Variante durch eine zusätzliche Klassifikation von Produkten oder Rohstoffen nach deren jeweiligen Verbrauch bzw. Verkauf ergänzt. Diese Variante, die in der Literatur auch als ABC/XYZ-Analyse bezeichnet wird, kann wiederum um die GMK-Analyse erweitert werden. Bei dieser wird zusätzlich noch die Größe der zu betrachtenden Objekte – nämlich Groß, Mittel und Klein – in die Analyse miteinbezogen.

Ein Beispiel: Die ABC-Analyse im Praxistest

Was in der Theorie zunächst einleuchtend klingt, muss aber natürlich auch den Praxistest überstehen. Ein praktischer Anwendungsfall ist die Bewertung der eigenen Produkte im Rahmen von Rationalisierungen bzw. Fokussierung. Um eigene Produkte bewerten zu können, muss zunächst eine Beschreibung anhand einer Kenngröße stattfinden. Kenngrößen für die Bewertung von Produkten sind zum Beispiel a) die Anzahl der Verkäufe, b) der Umsatz, den man durch diese Verkäufe generiert und c) die Marge pro Produkt. Nun muss man sinnvolle Klassen einteilen. In diesem Schritt ist zunächst zu prüfen, ob die Kenngrößen eine solche Unterteilung zulassen. Sind zum Beispiel die Margen alle sehr ähnlich oder ist der Umsatz pro Produkt ungefähr ausgeglichen, andere Faktoren stimmen aber nicht überein, scheidet eine Klassifizierung nach dieser Kenngröße aus.

Die Festlegung der Klassengrenzen hängt zudem von der Zielsetzung aus. Ist es das Ziel, nur einige wenige

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Welches Produkt wandert in welche Klasse?

Produkte herauszufiltern, müssen die Grenzen entsprechend so gesetzt sein, dass ein Großteil möglichst in die Klasse A gehört und eine scharfe Abgrenzung zwischen den Klassen B und C erfolgen kann. Ziel könnte es in diesem Szenario sinnvollerweise sein, herauszufinden ob einige wenige Produkte im Sinne des Paretoprinzips den größten Teil am Umsatz oder der Marge des Unternehmens ausmachen. Abschließend lassen sich die Ergebnisse der ABC-Analyse in einem ABC-Diagramm darstellen und somit visualisierbar machen.

Nachteile der ABC-Analyse & Kritik

Unzweifelhaft kann die ABC-Analyse nur den aktuellen, also den IST-Zustand, darstellen. Daraus müssen und können zwar Handlungsanleitungen für die Zukunft abgelesen werden, eine Prognose für die Zukunft darf man aber nicht erwarten. Auch gibt es Kritik dahingehend, dass die grobe Einteilung schnell zu Unterkomplexität führen kann.