Die Buchhaltung befasst sich mit der Buchführung in einem Unternehmen. Im alltäglichen Sprachgebrauch wird der Begriff „Rechnungswesen“ als Synonym hierfür verwendet. Verantwortlich für die Buchhaltung in den Unternehmen sind die Buchhalter.

Unterschied zwischen Buchhaltung und Buchführung

Auch, wenn die Begriffe Buchhaltung und Buchführung oft synonym verwendet werden, bestehen dennoch feine Unterschiede. Im Rahmen der Buchhaltung werden solche unternehmerischen Geschäftsvorgänge dokumentiert, die das Vermögen betreffen. Hierzu zählen beispielsweise Umsätze, Aufwendungen, Abschreibungen (Werteverzehr), Kredite sowie Aufwendungen für Löhne. Die Buchführung bedeutet hingegen die strukturierte Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge auf Basis von Belegen. Sie bildet den Status eines Unternehmens in Zahlen ab und liefert wichtige Informationen.

Wer ist zur Buchführung verpflichtet?

Folgende Unternehmen müssen Bücher führen:

• Kommanditgesellschaft (KG)
• Offene Handelsgesellschaft (OHG)
• Aktiengesellschaft (AaG)
• Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
• Gesellschaft mit beschränkter Haftung & Compagnie Kommanditgesellschaft (GmbH & Co. KG)

Die Pflicht zur doppelten Buchführung gilt außerdem für alle Gewerbetreibende oberhalb einer Einkommensgrenze. In der Buchhaltung wird grundsätzlich zwischen zwei Verfahren zur Gewinnermittlung unterschieden:

• doppelte Buchführung
• Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)

Welches Verfahren für ein Unternehmen gefordert ist, hängt von folgenden Kriterien ab: der Rechtsform, der Eintragung im Handelsregister sowie dem Jahresumsatz und dem Jahresüberschuss. Die EÜR ist deutlich unkomplizierter als die doppelte Buchführung.

Einkommensgrenzen

Nicht buchführungspflichtig sind Einzelunternehmer, die in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren einen Umsatz von 600000 Euro und einen Jahresüberschuss von 60000 Euro unterschreiten (§ 241a HGB).

Buchhaltung bei Freiberuflern

Die Verpflichtung zur doppelten Buchführung gilt nicht für Freiberufler. Gleichwohl müssen auch diese ihre Betriebseinnahmen und -ausgaben übersichtlich darstellen. Die Belege sind zu sammeln und in einer Tabelle auszuweisen. Dabei muss nach Erlös- bzw. Kostenarten sortiert werden. Für das Finanzamt ist eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung durchzuführen, in der die Einnahmen und Ausgaben transparent dargestellt werden. Eine Buchhaltungssoftware erleichtert die Dokumentation.

Buchhaltung bei Kleinunternehmern

Den Status Kleinunternehmer haben Selbstständige, Gewerbetreibende und Freiberufler, sofern sie weniger als 17500 Euro im Jahr verdienen. Auch Steuerpflichtige, die im laufenden Jahr voraussichtlich ein Einkommen unterhalb von 50000 Euro erzielen und im Vorjahr nicht mehr als 17500 Euro verdient haben, können den Status Kleinunternehmer in Anspruch nehmen.

Kleinunternehmern wird das Verfahren der EÜR gewährt

Ebenso wie Freiberufler sind auch Kleinunternehmer nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet. Sie führen ihre EÜR durch, auf deren Grundlage das Finanzamt die Steuerschuld berechnet. Kleinunternehmer sind aber gehalten, die Belege für Einnahmen und Ausgaben vollständig und sorgfältig aufzubewahren. In der Regel fordert das Finanzamt, dass diese in Papierform eingereicht werden.

Für Gewerbetreibende, die nicht den Status von Kleinunternehmern haben oder als Handelsgesellschaft angemeldet sind, gilt die Pflicht zur doppelten Buchführung. Da diese Art der Gewinnermittlung aufwendig ist, engagieren die meisten Gewerbetreibenden hierfür einen Steuerberater oder Buchhalter.

Bücher in der Buchhaltung

Bei der Buchhaltung werden drei Arten von Büchern unterschieden: das Grundbuch, das Hauptbuch und die Nebenbücher.

Grundbuch

Das Grundbuch bezeichnet man auch als Journal oder Tagebuch. Es enthält alle Geschäftsvorgänge in ihrer chronologischen Reihenfolge. Dabei erfolgt eine Nummerierung sowie Verknüpfung eines jeden Geschäftsvorgangs mit folgenden Informationen.

• Datum
• Betrag
• Erläuterungen
• Zuordnung zum Beleg
• Sollkonto
• Habenkonto

Auf der Basis der Eintragungen im Grundbuch überträgt man die Buchungen in das Hauptbuch.

Hauptbuch

Das Hauptbuch umfasst sämtliche Sachkonten. Dabei wird jeder Geschäftsvorgang nach sachlichen Kriterien im entsprechenden Konto gebucht. Aus dem Abschluss im Hauptbuch ergibt sich die Unternehmensbilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung. Der Jahresabschluss zählt zu den wesentlichen Elementen der Bilanzbuchhaltung. Ihn zieht man als Berechnungsgrundlage für die Gewerbesteuer und die Einkommens- bzw. Körperschaftssteuer heran. Auch Banken und Aktionäre interessieren sich für den Jahresabschluss. Wer eine Buchhaltungssoftware verwendet, braucht kein Hauptbuch zu führen, da sich die Buchungen automatisch in das Hauptbuch übertragen lassen.

Nebenbücher

Die Funktion der Nebenbücher ist es, den Konten im Hauptbuch ausführlichere Erläuterungen beizufügen. Zu den üblichen Nebenbüchern gehören das Kassenbuch, das Warenbuch und das Kontokorrentbuch. Im Kassenbuch werden alle Bargeldbewegungen ausgewiesen. Das Warenbuch umfasst sämtliche Wareneingänge und –ausgänge. Im Kontokorrentbuch sind Informationen zu den Kunden und Lieferanten enthalten.

Konten in der Buchführung

Ein Geschäftsvorgang wird jeweils auf mehreren Konten gebucht. Das Konto ist gegliedert in eine Soll-Seite (linke Spalte) und einer Haben-Seite (rechte Spalte). Wegen der Form wird dieses Konto auch als „T-Konto„ bezeichnet.

Soll und Haben

Der Sinn der Begriffe Soll und Haben erschließt sich nicht so leicht, wenn man von ihrer alltagssprachlichen Bedeutung ausgeht. Auf der Soll-Seite stehen die Forderungen, die das Unternehmen gegenüber den Kunden hat. Es handelt sich also um die Vermögenswerte. Auf der Haben-Seite stehen dagegen die Verbindlichkeiten des Unternehmens gegenüber Dritten. Hierbei handelt es sich um die Schuldwerte.

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung sind im HGB (§ 238 ff.) festgeschrieben. Präzisiert werden die GoB seit 2015 in den GoBD. Mit den GoB werden vor allem Vorschriften zur Dokumentation der Belege formuliert.

• Belegpflicht
  Grundsätzlich darf eine Buchung nur mit Beleg erfolgen. Ohne Beleg ist keine korrekte Buchung möglich.
• Vollständigkeit
  Die Buchführung muss lückenlos erfolgen. Dies bedeutet, dass jeder Geschäftsvorgang ausgewiesen werden muss.
• Klarheit und Übersichtlichkeit
  Die Bücher sind übersichtlich zu führen. Dies ist Voraussetzung dafür, dass das Finanzamt die Darstellung lückenlos nachvollziehen kann.
• Nachprüfbarkeit
  Die Bücher sind so zu führen, dass die Aufzeichnungen nachgeprüft werden können. Diese Anforderung ist zu erfüllen, indem jedem Geschäftsvorgang ein Beleg beigefügt und dieser im Grundbuch ausgewiesen wird. Auch Änderungen müssen entsprechend transparent gemacht werden. Jede Korrektur im Falle einer falschen Buchung muss daher als Korrekturbuchung erfolgen.
• Richtigkeit
  Jeder Geschäftsvorgang muss sowohl formal als auch inhaltlich (=materiell) korrekt gebucht werden. Die formale Richtigkeit bedeutet, dass jede Buchung auf dem richtigen Konto erfolgt und die Belege mit den Buchungen übereinstimmen. Materielle Richtigkeit bedeutet, dass der Wert und der Inhalt der jeweiligen Buchung korrekt erfasst werden.
• Zeitgerechtheit
  Buchungen sind fristgerecht und in der erforderlichen zeitlichen Reihenfolge durchzuführen.
• Aufbewahrung und Sicherheit
  Alle steuerrelevanten Unterlagen sind an die gesetzliche Aufbewahrungspflicht nach § 257 HGB gebunden. Diese Aufbewahrungsfrist erstreckt sich meist auf einen Zeitraum von sechs bzw. zehn Jahren. Es muss gewährleistet sein, dass die ordentliche Buchführung innerhalb dieser Fristen erfolgt.