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Immobilienobjekte erfolgreich verkaufen: So bereiten Sie sie effizient vor

Beim Immobilienverkauf stehen die Käufer vor einem komplexen Vorgang und müssen sich detaillierte Informationen über die Rahmenparameter des Deals verschaffen.

Diese Informationen sind sehr sensibel und zum Teil sehr umfangreich – sie können Tausende von Dokumenten umfassen. Deshalb gilt es für Verkäufer: Gefragt ist nicht nur ein kontrollierter sicherer Zugang zu den Dokumenten, sondern auch die Möglichkeit, Dokumente zu strukturieren, zu organisieren und so anzulegen, dass sich die Käufer einen schnellen Überblick verschaffen können. Und das alles absolut ortsunabhängig.

In unserem Blogbeitrag zeigen wir, wie Sie den gesamten Verkaufsprozess optimieren können und wie Sie dafür Datenräume nutzen können.

Schritt Nr. 1 – Analyse der Ziele des Verkäufers

Immobilienverkauf

Jeder Immobilienverkauf beginnt mit der Analyse der Verkaufsrahmenbedingungen. Das umfasst in der Regel folgende Schritte:

  1. Gründe für den Immobilienverkauf definieren
  2. Zeithorizont bestimmen
  3. Preisvorstellung abfragen
  4. Rahmenbedingungen analysieren (Eigentümerstruktur / Belastung durch Kredite)

Immobilienkäufer sind auf die Zuverlässigkeit der Wertermittlung angewiesen. Gleichzeitig müssen Kaufentscheidungen heute – besonders in den A-Märkten – sehr schnell getroffen werden. Diese Herausforderungen zu bewältigen erfordert schnelle Kommunikation und Abstimmung der Beteiligten. Schneller Zugang für die Berechtigten zu den Dokumenten kann dank eines Datenraums immer kontrollierter erfolgen. Sie definieren, wer den Zugriff auf die Dokumente haben darf und bekommen volle Kontrolle darüber, was mit den Dokumenten im Datenraum geschieht und können jede Zeit überprüfen, wer sie angesehen hat. Jede Änderung, jeder Abruf wird lückenlos dokumentiert. Unbefugtes Kopieren ist ausgeschlossen: Bei jedem Versuch einen Screenshot zu erstellen, schließt das Fenster. Dank ausgeklügelten Technologien kann man alle Dokumente mit zusätzlichen Schutzmechanismen sichern. So kann zum Beispiel das Ausdrucken der Dokumente unterdrückt werden.

 

Schritt Nr. 2 – Besichtigung und Bewertung des Objektes

  1. Gebäudewert (Bausubstanz, Lage, Investitionsbedarf)
  2. Ertragswert / Renditeberechnung
  3. Potentialanalyse (bauliche Erweiterung, Mieterhöhung)
  4. Marktanalyse (geforderte / realisierte Preise vergleichbarer Objekte)

Bei der Bewertung eines Objektes kommen jede Menge Informationen zusammen. Wenn man dabei die Prozesse nicht fest definiert, kann schnell Chaos entstehen. Datenräume helfen eine ordentliche Struktur in jeden Prozess zu bringen. Angefangen bei der Möglichkeit die gesamte Ordnerstruktur eins-zu-eins in den Datenraum zu übertragen bis hin zum reibungslosen Export des gesamten Datenraumes auf einen Datenträger.

 

Schritt Nr. 3 – Vereinbarung der weiteren Zusammenarbeit

  1. Präsentation der Objektbewertung
  2. Darstellung von Vermarktungsoptionen
  3. Gegenüberstellung der Ziele des Verkäufers
  4. Mediation zwischen den Miteigentümern bei unterschiedlichen Vorstellungen
  5. Entscheidung über weitere Zusammenarbeit

Bei der Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Interessenten (Investoren, Verkäufer, Käufer), ist es wichtig sicherzustellen, dass alle Beteiligten die aktuellen Änderungen mitbekommen und bei Bedarf zeitnah darauf reagieren können. Ein Datenraum hilft, die Kommunikation zwischen den Interessenten effizient einzurichten. So können Investoren per Mail benachrichtigt werden, sobald eine Frage gestellt wurde  oder neue Dokumente hochgeladen wurden.

Auch Sicherheit spielt an dieser Stelle immer eine besonders große Rolle. Wenden Sie sich ausschließlich an solche Datenraumanbieter, die durch redundant ausgelegte Hochleistungsserver, Firewalls und Brandschutzvorrichtungen die Sicherheit der Daten gewährleisten können. Wichtig ist auch, dass sich die Serversysteme in gesicherten Rechenzentren in Deutschland befinden.

Schritt Nr. 4 – Marketing

  1. Identifikation der Zielgruppen für den Immobilienverkauf (Privat, Investoren)
  2. Bestimmung des „Buyer value“
  3. Auswahl der Vermarktungskanäle
  4. Aufbereitung aussagefähiger Vermarktungsunterlagen

Die Suche nach potenziellen Käufern kann mit Marketing-Maßnahmen unterstützt werden. Dafür kann man klassische Anzeigen in den Print Medien schalten oder Online Marketing Maßnahmen durchführen.

Vermarktungsunterlagen wie Flyer, Fachartikel, Bilder von Objekten und deren Umgebung helfen nicht nur potenzielle Käufer zu informieren, sondern auch positive Emotionen in Verbindung mit dem Kauf eines Objekte hervorzurufen.

Wichtig dabei ist es auch sich selbst als Immobilienexperte zu positionieren und bei den potenziellen Käufern in Erinnerung zu bleiben. Dafür kann der Datenraum sowohl von der Farbgebung als auch in Bezug auf Logos und Icons an die Corporate Identity des Immobilienunternehmens angepasst werden.

Schritt Nr. 5  Vermarktungsprozess /Verhandlung                                      

  1. Veröffentlichung des Angebots
  2. Durchführung von Besichtigungen
  3. Bereitstellung von notwendigen Unterlagen für Interessenten
  4. Austausch mit Banken und Notaren
  5. Unterstützung bei der Einigung aller Parteien über Vertragsinhalte
  6. Unterstützung bei der Gestaltung des Kaufvertrages

Organisatorische Herausforderungen kann man mit einem Datenraum schnell lösen. Dazu gehört unter anderem die Angebotserstellung. Dank eines Datenraumes kann ein Angebot in Sekunden mehreren Interessenten zugänglich gemacht werden, egal von welchem Ort. Dabei können die Interessengruppen natürlich anonym kontaktiert werden und sehen nicht, an wen das Angebot sonst versendet wurde.

Nach der Veröffentlichung des Angebots steigen der Dokumentenfluss und der Klärungsbedarf stark an. Alle Anfragen manuell zu bedienen wäre nicht umsetzbar. In einem Datenraum können Investoren, Mitarbeiter oder andere Benutzer Fragen zu bestimmten Dokumenten oder Ordnern stellen. Diese werden entsprechend einer Zuständigkeitsmatrix Mitarbeitern bzw. Abteilungen zugestellt, die sich direkt um die Anfrage kümmern können.

Beim Verhandlungsprozess kann man schnell durcheinander kommen. Fehler, die durch die Zusendung der falschen Version der Dokumente entstehen, sind nicht nur peinlich, sie können den gesamten Deal ruinieren. Ein Datenraum hilft solche Fehler zu vermeiden, da jede Aktivität im Datenraum protokolliert und dokumentiert wird.

 

Schritt Nr. 6 – Abwicklung und Nachbetreuung

  1. Notartermin (Austausch von Dokumenten)
  2. Übergabe des verkauften Objektes (Datenexport auf DVD)

Mit dem Immobilienverkauf  endet die Zusammenarbeit zwischen einem guten Immobilienunternehmen und dem Käufer noch nicht. Exzellenter Service auch nach dem Verkauf ist nicht nur selbstverständlich für einen professionellen Dienstleister, sondern auch eine wichtige Voraussetzung für den Erhalt einer guten Bewertung.

Gerade beim Abschluss eines Deals kann es zu ärgerlichen Fehlern kommen. Zum Beispiel: Treffen die erforderlichen Unterlagen nicht rechtzeitig oder vollständig beim Notar ein, kann der Deal  nicht stattfinden. Der Grund dafür ist, dass sich in der Regel die benötigten Papiere an unterschiedlichen Speicher-Orten befinden, so dass man sie auf Abruf nicht bereitstellen kann. Wichtig ist es darauf zu achten, dass die fertigen Dokumente immer griffbereit sind.

Nach dem Abschluss des Deals kann man den kompletten Datenraum problemlos auf einen Datenträger übertragen.