BWL-Artikel

Wie wird Monitoring im Unternehmen eingesetzt?

Unter Monitoring versteht man die systematische Beobachtung und Dokumentation von Vorgängen im Zeitverlauf. Es kann sich auf Prozesse, Systeme, die Entwicklung von Märkten, Unternehmen, etc. beziehen. Um aussagekräftige Ergebnisse zu liefern, erfolgt es in periodischen Abständen nach immer gleichen Prinzipien und Methoden.

Sinn kann dabei sein, die Objekte des Interesses nur zu beobachten und die Ergebnisse zu protokollieren. Meist bezweckt man damit jedoch auch, festzustellen, ob das Beobachtete eine gewünschte Entwicklung nimmt oder nicht, damit man bei Abweichungen Maßnahmen ergreifen kann.

Monitoring ermöglicht es, eine verlässliche und belastbare Daten- und Informationslage zu gewinnen, es erhöht die Transparenz und führt zur Versachlichung von Diskussionen. Es wird in beinahe jeder Wissenschaftsdisziplin eingesetzt und findet auch in der Betriebswirtschaft breite Anwendung, ebenso in der praktischen Unternehmensführung.

Häufig verwendet man die Begriffe Monitoring und Controlling synonym. Auch zu einer Verwechslung kann es kommen, was jedoch nicht richtig wäre. Monitoring beschränkt sich darauf, Daten und Informationen zu sammeln, aufzubereiten und zu protokollieren. Controlling hingegen sieht darüber hinaus bei Abweichungen aktive Gegenmaßnahmen im beobachteten Geschehen vor.

Monitoring in Unternehmen

Einsetzbar ist es in einem Unternehmen in unterschiedlichen Bereichen und zu unterschiedlichen Zwecken. Die

Monitoring

Was ist wichtig beim Monitoring?

wichtigsten Anwendungsgebiete sind: Wettbewerbs-, Marken-, Presse-, Patent-, und Social Media-Monitoring.

In einem Marktumfeld, das immer dynamischer wird und von ständigem Wandel geprägt ist, besteht die permanente Gefahr, selbst für etablierte Unternehmen, Wettbewerbsfähigkeit einzubüßen. Aus diesem Grund ist es wichtig, die am Markt relevanten Einflussgrößen für wettbewerbsorientierte Unternehmen zu monitoren. Dies schafft die Basis dafür, dass Unternehmen auf Entwicklungen rasch reagieren können.

Um professionell und qualitätsvoll monitoren zu können, greifen Unternehmen auf Datenbanken, Informationsdienste und Fachportale zurück, aber auch auf öffentlich zugängliche Informationsquellen. Je automatisierter die Prozesse sind, desto hilfreicher sind sie für die Unternehmen. Immer wieder stellt sich dabei die Frage ob es vorteilhaft ist, Monitoring- Aktivitäten aus dem Unternehmen auszulagern und professionelle Dienstleister damit zu beauftragen.

Wettbewerbs-Monitoring

Für Unternehmen ist es von entscheidender Bedeutung, die Aktivitäten und den Zustand anderer Unternehmen, die sich im gleichen Marktumfeld bewegen, zu verfolgen.

Als Informationsquellen bieten sich zunächst Zwangsmeldungen an. Dazu zählen Meldungen im Handelsregister, solche von Ämtern im Zusammenhang mit Schutzrechten wie Patenten, Mustern und Marken, oder Bekanntmachungen in Insolvenzverfahren. Überwacht werden diese Veröffentlichungen häufig automatisiert über Spezialdatenbanken. So können zum Beispiel Informationen über Sanierungsverfahren oder Veränderungen in der Organisation von Unternehmen (Wechsel in der Geschäftsführung oder im Kreis der Gesellschafter) zeitnah erkannt werden.

Marken-Monitoring

Unternehmen verwenden häufig Datenbanksysteme, um Marken- und Mustereintragungen zu beobachten und den Schutz bestehender Markenrechte zu überwachen. Wenn ein Unternehmen einen speziellen, besonders aktiven und kreativen Mitbewerber hat, dann kommt es auch vor, dass gezielt dessen Aktivitäten beobachtet werden.

Presse-Monitoring

Im Bereich des Presse-Monitorings kommen spezielle Medien-Datenbanken zur Anwendung, die bezogen auf

Monitoring

Was ist wichtig beim Presse-Monitoring?

Unternehmen oder spezielle Inhalte monitoren können. Für ein qualitätsvolles und aussagekräftiges, vollständiges Presse-Monitoring sind freie Suchmaschinen wie zum Beispiel Google News übrigens nicht ausreichend. Man muss vielmehr auf Einzeldatenbanken zurückgreifen, die meist von spezialisierten Anbietern betrieben werden.
Dazu kommt eine sorgfältige Beobachtung von Fachmedien.

 

Patent-Monitoring

Dies ist vor allem für Unternehmen, die sich in einem sehr kompetitiven, innovativen Umfeld bewegen und selbst viel forschen und entwickeln, von essentieller Bedeutung. Deshalb beobachten solche Unternehmen regelmäßig die diesbezüglichen Aktivitäten ihrer Mitbewerber sowie Veröffentlichungen zu bestimmten Sachgebieten und Technologien. Natürlich werden auch Veröffentlichungen über die Einreichung und Genehmigung neuer Patente verfolgt.

Auch in diesem Bereich geschieht die Überwachung typischerweise über Spezialdatenbanken, weil die öffentlichen Informationssysteme der Patentämter zwar durchaus Informationen liefern, aber nicht für eine umfassende und systematisierte laufende Beobachtung konzipiert sind.

Social Media-Monitoring

Den sozialen Netzwerken kann sich heutzutage kaum ein Unternehmen mehr entziehen, unabhängig davon, in welcher Branche es tätig ist. Dies deshalb, weil sich Kunden und Mitbewerber dort austauschen, sich Meinungen bilden und damit letztlich auch Kaufentscheidungen beeinflusst werden.

Es ist also einerseits wichtig zu wissen, was an für das Unternehmen Relevantem in den sozialen Netzwerken geschieht, andererseits ist Monitoring unabdingbar, wenn ein Unternehmen Social Media Aktivitäten implementieren möchte. Zu Beginn sollte das Verhalten von Kunden, Interessenten, Wettbewerbern, Lieferanten und Meinungsbildnern untersucht werden. Insbesondere gilt es, basierend auf diesen Informationen, die Entscheidung zu treffen, welche der vielen in Frage kommenden Plattformen für die Social Media Aktivitäten des Unternehmens genutzt werden soll.

Die Beobachtung des Social Media-Umfelds ist für unterschiedliche Unternehmensbereiche relevant. Dazu gehören vor allem aber für das Management, die Produktentwicklung, das Marketing, die Unternehmenskommunikation und den HR-Bereich. Lesen Sie hier alles zum Bereich HR.

Unterschiedliche Tools erleichtern das Monitoring und sind auf einzelne Kanäle spezialisiert. So gibt es Lösungen für Facebook, die Beobachtung von Blogs und Foren oder von Twitter.

Machen externe Dienstleister Sinn?

Es gibt sowohl kostenfreie als auch kostenpflichtige Werkzeuge, wobei sich erstere besonders für den Einstieg eignen. Später lassen sie sich mit erweiterten Tools kombinieren. Werden die Social Media Aktivitäten intensiviert, und ergeben sich spezielle Anforderungen, wird man zu kostenpflichtigen Tools wechseln müssen. Diese zeichnen sich durch zahlreichere und meist auch genauere Funktionalitäten und Individualisierungsmöglichkeiten aus.

Monitoring

Externe Dienstleister bringen starke Netzwerke mit.

Für viele Unternehmen stellt sich die Frage, ob es sinnvoll ist, das Social Media-Monitoring an externe Dienstleister auszulagern. Ein derartiges Outsourcing kann durchaus vorteilhaft sein, wenn die Anforderungen steigen, das Umfeld dynamischer wird, und das Unternehmen keine eigenen Ressourcen für das Monitoring aufbauen möchte. Davon abgesehen verfügen externe Dienstleister über entsprechende Erfahrung und haben hochspezialisierte Tools zur Hand. Weiters können sie in der Regel auch auf umfassende Branchenkenntnisse zurückgreifen und arbeiten mit Partner-Netzwerken zusammen.

Wie bei allen Fällen von Outsourcing gilt auch hier, dass es die Auslagerung aus dem Unternehmen möglich macht, sich auf seine Kernprozesse zu konzentrieren und den Fokus auf die Gewinnung von Kunden und Umsätzen zu legen.

Was ist eigentlich Controlling?

Auf den ersten Blick scheint der Begriff „Controlling“ die englische Übersetzung für „Kontrolle“ zu sein. Dies ist aber nicht zutreffend. Zwar leitet sich der Begriff von „to control ab. Aber dieser Aufgabenbereich ist viel umfassender. Die Kernfunktion ist die Planung, Steuerung und Kontrolle aller Unternehmensbereiche. Diese Aufgabe vollzieht sich daher in einem Kreislauf aus

  • Planung
  • Information und Dienstleistung
  • Kontrolle und Analyse
  • Steuerung
  • Controlling und Buchhaltung

Entstanden aus der Buchhaltung geht das Controlling mittlerweile weit darüber hinaus. Dieser Aufgabenbereich bezieht sich nicht wie die Buchhaltung auf vergangene Perioden, sondern ist auf die zukünftige Entwicklung fokussiert. Dabei orientieren sich Controller an den Unternehmenszielen, an deren Formulierung sie selbst mitwirken. Auf dieser Grundlage steuert man betriebliche Abläufe und Projekte. Ohne die Tätigkeit der Controller liefe ein Unternehmen Gefahr, unbemerkt in eine falsche Richtung zu treiben bzw. ohne klares Ziel gesteuert zu werden.

Strategisches und operatives Controlling

Um diese Aufgaben erfüllen zu können, greifen Controller auf verschiedene Instrumente zurück. Unterscheiden muss man dabei zwischen dem strategischen und dem operativen Controlling.

Strategisches Controlling

Das strategische Controlling ist langfristig angelegt und soll den unternehmerischen Erfolg sichern. Zu den Instrumenten des strategischen Controllings zählen die SWOT-Analyse, die Wettbewerbsanalyse, ProduktportfolioanalyseStakeholder-Analyse, Six-Sigma und Benchmarking. Lesen Sie hier alles über Benchmarks.

Operatives Controlling

Dagegen befasst sich das operative Controlling mit dem Tagesgeschäft, treibt die Planung voran und sichert die Zielorientierung. Zu den Instrumenten gehören die ABC-Analyse, die Break-Even-Analyse, die Deckungsbeitragsrechnung, die Kosten- und LeistungsrechnungInvestitionsrechnung, der Soll-Ist-Vergleich und die Abweichungsanalyse. Darüber hinaus zählen Budgetierung und Budgetkontrolle sowie das Berichtswesen zum Instrumentarium.

Organisation des Controllings

Im Einzelnen sind die Aufgaben des Controllings abhängig von der Größe des Unternehmens. Manche Unternehmen lagern diesen Aufgabenbereich an eine externe Gesellschaft aus. In kleineren Firmen nimmt man die Controller-

Controlling

Wer ist für welchen Bereich zuständig?

Aufgaben oft zusammen mit dem internen Rechnungswesen wahr. Dagegen verfügen größere Unternehmen üblicherweise über eigene Controller-Abteilungen. Mitunter ist das Controlling funktional gegliedert, beispielsweise in das Marketingcontrolling, das Finanzcontrolling und das Investitionscontrolling.

Planung

Die Controller entwickelt ein System aus Zielen. Auf der Grundlage dieser Unternehmensziele legen die Controller die Budgetierung für die Unternehmensbereiche oder Projekte fest. Zur höheren Verbindlichkeit legt man Verfahren fest (zum Beispiel in Form von Zeitplänen oder Checklisten). Auf dieser Grundlage können die Controller später die Prozesse überwachen. Die Führungskräfte der einzelnen Bereiche bringen ihre Vorstellungen bezüglich der jeweiligen Ziele ein. Das Controlling überprüft dabei aber, ob diese Vorstellungen im Hinblick auf den Gesamtplan stimmig sind.

Information und Dienstleistung

Die Controller überwachen die Unternehmenskennzahlen und berichten regelmäßig über die aktuelle Unternehmensentwicklung. Mit Hilfe eines Informationssystems unterstützen die Funktionsträger des Controllings das Management dabei, Unternehmensziele und geeignete Maßnahmen für deren Erreichung festzulegen. Dazu werden die wirtschaftlichen Aktivitäten in Form von Kennzahlen transparent gemacht. Dabei werden sowohl die interne Unternehmenssituation als auch das Unternehmensumfeld mit seinen Chancen und Risiken beleuchtet.

Zu den wesentlichen Kennzahlen gehören der Deckungsbeitrag, der Unternehmenswert und die Rentabilität. Diese Daten werden durch die Controller übersichtlich aufbereitet und so präsentiert, dass das Management Hinweise für die Entwicklung des Gesamtplans erhält. Auf Grundlage diese Berichte können strategische Entscheidungen begründet getroffen werden. Dabei beraten die Controller die Unternehmensführung und geben Handlungsempfehlungen. Außerdem wird es auf diese Weise ermöglicht, die verschiedenen Unternehmensbereiche miteinander zu vergleichen und gegebenenfalls Zielabweichungen einzelnen Bereichen zuordnen zu können.

Kontrolle und Analyse

Controller müssen regelmäßig überprüfen, ob die festgesetzten Ziele erreicht wurden oder ob man zusätzliche Maßnahmen ergreifen muss, um die Zielerreichung zu gewährleisten. Soweit Ziele nicht erreicht werden, analysiert

Controlling

Zeitlich festgelegte Überprüfungen sind relevant

das Controlling die Zielabweichungen und identifiziert Gründe dafür. Gleichzeitig überprüfen die Controller auf diesem Weg die Ziele. Wenn sich Unternehmensziele als nicht mehr geeignet erweisen, werden diese neu formuliert. Das Controlling beobachtet außerdem kontinuierlich das Unternehmensumfeld, um kritische Ereignisse, die das Unternehmen betreffen, rechtzeitig zu erkennen.

 

Steuerung

Unternehmensziele müssen in Maßnahmen und Projekte transformiert sein. Hierzu gehören beispielsweise Investitionsentscheidungen, Effizienzsteigerungen und Maßnahmen zur Kostensenkung. Das Controlling ist dabei für die Koordinierung verantwortlich. Wenn erforderlich, entwickelt das Controlling neue Maßnahmen, um die Unternehmensziele zu erreichen. Auch lassen sich Prozesse optimieren, um die Zielerreichung abzusichern. Mit Hilfe von Prognosen über die Entwicklung der Kennziffern lässt sich gewährleisten, dass man Abweichungen zwischen Ist-Werten und Soll-Werten rechtzeitig erkennt.

Anforderungen an Controller

Aufgrund der herausragenden Bedeutung des Controlling für die Unternehmensführung müssen die Funktionsträger über entsprechende fachliche Qualifikationen und persönliche Stärken verfügen.

Ausbildung und Studium

Controller benötigen umfassendes betriebswirtschaftliches Wissen. Sie müssen daher ein Studium der Betriebswirtschaftslehre oder eine vergleichbare Ausbildung absolviert haben. Im weiteren Sinnen zählen hierzu alle Studiengänge aus dem Bereich der Wirtschaftswissenschaften. Idealerweise sollte ein Schwerpunkt in Controlling oder Rechnungswesen nachgewiesen sein. Manche Hochschulen bieten spezialisierte Bachelor- und Master-Studiengänge an, damit Absolventen auf diese zentrale Aufgabe vorbereitet sind. Auch im Rahmen eines berufsbegleitenden Studiums oder Fernstudiums lassen sich die erforderlichen Qualifikationen erwerben. Die Industrie- und Handelskammer bietet eine Weiterbildung zum Controller an. In der Regel ist ein solches Programm an Voraussetzungen geknüpft, beispielsweise an einen Studienabschluss, eine kaufmännische Ausbildung oder einen bestimmten Umfang an Berufserfahrungen.

Persönliche Voraussetzungen

Außerdem sollten Controller eine Affinität zu Zahlen haben und flexibel sein. Sie sollten logisch und analytisch

Controlling

Wie sieht das Profil eines perfekten Controllers aus?

denken. Darüber hinaus kennzeichnen kommunikative Fähigkeiten und Präsentationstalent einen guten Controller. Manche Controller sind spezialisiert, beispielsweise auf das Personal, die Produktion, den Einkauf, Logistik, Vertrieb oder auf einzelne Projekte. Hiermit sind spezifische persönliche Anforderungen verbunden.

Fazit

Insgesamt lässt sich das Controlling in folgende Teilgebiete gliedern:

  • Überwachung der Unternehmenskennzahlen
  • Aufbereitung der Zahlen für das Management
  • Unterstützung des Managements bei der Zieldefinition und –erreichung
  • Steuerung und Planung von Projekten
  • Ergebnis- und Zielkontrolle (z. B. durch Soll-Ist-Vergleiche)
  • Durchführung von Wirtschaftlichkeitsberechnungen
  • Kosten- und Leistungsrechnung
  • Prozessoptimierungen