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Was ist Versionierung?

Sie sind dazu angehalten, ein wichtiges, längeres Schreiben aufzusetzen? Müssen vielleicht sogar eine wichtige Arbeit verfassen oder sind der Lektor eines solchen Schriftstücks? Nicht selten passiert es, dass bei redaktionellen Vorgängen dieser Art eine Vielzahl von vermeintlich fertigen Fassungen entstehen. Dokument 1, Dokument 1 fertig, Dokument 1 fertig_final – mit solchen Einordnungen musste sich wohl jeder schon einmal beschäftigen. Welche Form ist nun aber die richtige? Um nicht mehr vor solch einer Frage zu stehen, drehen wir uns heute um das Thema der Versionierung.

Unter Versionierung versteht man die Funktion, die das Erfassen von Änderungen an Dokumenten oder Dateien möglich macht. Wird das Dokument geändert, speichert ein Archiv automatisch die aktuellste Version. Die Version unterscheidet somit zwischen dem alten und dem neuen Dokument und zeigt die Differenzen auf. Der Archivierungsvorgang erfolgt automatisch. Wird die Datei klar abgegrenzt abgespeichert? Glücklicherweise ja, die Speicherung enthält eine Auflistung aller Änderungspunkte sowie eine fortlaufende Versionierungsnummer. Die genannten Änderungen sind für jeden jederzeit einsehbar. Derjenige, der das Dokument gerade vor sich hat, erkennt genau, wann es von wem verändert wurde.

Manuelle oder automatische Versionierung, was ist besser?

Bei der manuellen Versionierung obliegt es dem Bearbeiter des Dokuments, wann die Änderungen final sind und das neue Papier abgespeichert werden kann. Die neue Datei wird per Hand unter neuem Namen abgespeichert. Der Versionierungsprozess startet nun und verlangt vom Bearbeiter einige Schritte:

  1. Versionsinformation (Nummer oder Beschreibung zur eindeutigen Identifikation) erstellen
  2. Übersichtliche Speicherung
  3. Sorgfaltspflicht für die nachfolgenden Bearbeiter beachten
Versionierung

Wer kennt die korrekte Datei?

Erkennen, zu welchem Zeitpunkt das Dokument in Bearbeitung ist, kann man nicht. Somit kann es durchaus passieren, dass etwas ohne Wissen überschrieben wird oder falsche Dateien verwendet werden. Wer sich also für die manuelle Versionierung entscheidet, muss einen hohen Aufwand betreiben, der ihm nicht die automatisch gewünschte Sicherheit der Qualität bietet.

Was spricht für die Versionierung?

  • Pflicht der Absicherung gegenüber Datenverlust
  • Vorsorge vor Schäden an PC und Hardware
  • Gesetzliche Aufbewahrungspflichten könnten verletzt werden
  • Einfachere Zusammenarbeit mit den Bearbeitern
  • Chance, Änderungen genau nachzuvollziehen

Versionierung und Dokumenten-Management-System

Damit die Versionierung reibungslos funktioniert, wird ein Dokumenten Management System (DMS) oder ein Enterprise Content Management System notwendig. Diese enthalten die Verwaltung zur Versionierung automatisch. Die Daten werden in einem zentralen Verzeichnis abgelegt. Sind Sie in Besitz einer Client-Software, ist der Zugriff gewährt. Alle Versionen, die vom betreffenden Dokument existieren, sichert man mit einem Zeitstempel und einer Benutzererkennung. Lesen Sie hier alles über Clients.

Dadurch wird sichergestellt, dass spätere Wiederherstellungen problemlos funktionieren. Somit hat jeder die

Versionierung

Überprüfen Sie die Versionen!

Möglichkeit, schnell und übersichtlich nachverfolgen zu können, wer welche Sache geändert hat. Sie wollen zu einer früheren Version wechseln oder eine komplette Historie der Veränderungen überblicken? Auch das ist Dank des DMS möglich. Es wird ein Stapel gebildet, der alle Versionen enthält. Wie viele Versionen des Dokuments der Stapel beinhalten? Hier sind keine Grenzen gesetzt!

Die Hauptaufgaben einer Versionsverwaltung

  • Protokollierung von allen Änderungen, um lückenlos nachvollziehen zu können, was mit dem Ursprungsdokument passiert ist.
  • Archivierung von allen einzelnen Ständen: Auch das Wiederherstellen von alten Ständen gehört dazu.
  • Koordinierung der Zugriffe, sodass mehrere Ersteller mit Dokumenten arbeiten können.

Wie arbeiten die Dokumente zusammen?

Nicht selten arbeiten mehrere Personen im gleichen Dokument. Somit ist es äußerst wichtig, dass jeder den genauen Veränderungsprozess des Dokuments nachvollziehen kann. Jedes DMS arbeitet nach eigenen Regeln, die koordinierte Zusammenarbeit ist stets gewährleistet. Der änderbare Zustand eines Dokuments wird fest definiert und erhält einen eindeutig identifizierbaren Status.

Der klassische Weg eines Dokuments sieht wie folgt aus:
  1. Erstellen/Bearbeiten
  2. Prüfen
  3. Freigeben
  4. Archivieren
  5. Versionieren

Wie wird der Status kenntlichgemacht?

Status der Bearbeitung: Die Dokumente lassen sich nach der Erstellung bearbeiten oder auch löschen. Ist eine Person nicht zur Bearbeitung berechtigt, ist der Zugriff gesperrt. Vergleichbar ist dieser Prozess in etwa mit einem Dokument, das man in einem Schreibtisch verwahrt und diesen absperrt.

Status der Prüfung: Ein zuvor festgelegter Personenkreis ist zur Prüfung des Dokuments befugt. Verändert werden kann es in diesem Schritt NICHT, eine Löschung aber ist möglich. Auch die Verschiebung in einen anderen Status ist machbar.

Versionierung

Verschiedene Stufen stehen an.

Status der Freigabe: Alle berechtigten Benutzer können ein Dokument finden und visualisieren. Es lässt sich nun allerdings nicht mehr verändern oder löschen, denn es ist bereits archiviert worden.

Status des Archivs: Hierbei geht es um alte Versionen eines Dokuments, die nicht mehr benötigt werden. Nun werden sie im Archiv aufbewahrt und versioniert. In diesen Status geschoben wird diese Version von der nächst neueren Stufe.

Die einzelnen Schritte arbeiten unkompliziert zusammen, auch die Zugriffsrechte lassen sich spielerisch leicht regeln. Ist ein roter Balken sichtbar, ist das Dokument in diesem Moment geblockt und nicht bearbeitbar. Ob ein Lesezugriff besteht, ist individuell anpassbar. Ist die Bearbeitung abgeschlossen, entsteht automatisch eine neue Version. Der zweite Bearbeiter wird darüber meist benachrichtigt, denn nun ist er mit der Prüfung an der Reihe. Die Sperre zum Bearbeiten, die zuvor verhängt wurde, ist ab sofort logischerweise aufgehoben. Ein Dokument kann sich also zum gleichen Zeitpunkt in mehreren Statusvarianten befinden. Das funktioniert jedoch nur, wenn jeweils eine Version erzeugt wurde.

Wenn Sie sich für Ihr Unternehmen noch nicht mit Versionierung auseinandergesetzt haben, holen Sie dies doch am besten so schnell wie möglich nach! Docurex bietet Ihrer Unternehmung seit Kurzem das allumfassende Rundherum-Sorglos-Paket an!

BWL-Artikel

Was ist ein Joint Venture?

Bei einem Joint Venture (zu Deutsch etwa „gemeinsames Wagnis“) handelt es sich um einen Zusammenschluss von mindestens zwei Unternehmen, die kooperieren, um ein Ziel zu erreichen. Rechtlich und wirtschaftlich bleiben die Unternehmen unabhängig. Als Gesellschafter jedoch teilen sie das wirtschaftliche Risiko, die Verantwortung sowie die Führungsaufgaben des Joint Ventures. Die Grundlage der Zusammenarbeit bildet dabei ein Vertrag. Darin definieren die Unternehmen Zielsetzung sowie die rechtlichen und wirtschaftlichen Punkte ihrer Kooperation.

Historisch betrachtet gehen Joint Ventures auf die Nachkriegszeit zurück. Insbesondere US-Unternehmen ging es darum, mithilfe von Joint Ventures schnellen Zugang zu ausländischen Märkten zu erlangen.

Welche Gründe sprechen für ein Joint Venture?

Reizvoll ist ein Joint Venture für Unternehmen, denen es darum geht, schnell in Märkten erfolgreich zu sein, auf denen sie bisher kaum oder gar keine Erfahrungen haben sammeln können. Durch die Kooperation mit einem anderen Unternehmen verringern sie ihre Risiken und Kosten. Auf der anderen Seite gelangen sie an Know-how, Fähigkeiten, Betriebsstätten und an vieles mehr, das es ihnen ermöglicht, Synergieeffekte zu nutzen und auf diese Weise schnell eine starke Marktposition aufzubauen. Eigene Schwächen werden durch die Stärken des anderen Unternehmens ausgeglichen. Sich den Marktzugang allein zu erschließen, würde den Unternehmen sehr viel mehr Zeit, Geld und Risikobereitschaft abverlangen. Großprojekte, die für einzelne Unternehmen nur schwer zu stemmen wären, wie beispielsweise Grundlagenforschung oder die Entwicklung neuer Produkte, werden oft erst durch Joint Ventures realisierbar.

In der Regel beruhen Joint Ventues auf freiwilliger Kooperation. In Entwicklungs– und Schwellenländern kommt es jedoch auch vor, dass ein Unternehmen dazu gezwungen wird, ein regional verwurzelten Partnerunternehmen an der Gründung zu beteiligen. Dabei nutzen die Staaten Joint Ventures, um Reglementierungen durchzusetzen.

Joint Venture

Eine Kooperation basiert auf freiwilliger Basis

Dies hat zum Ziel, die eigene Wirtschaft zu schützen und die Wettbewerbsposition heimischer Unternehmen zu stärken. Je attraktiver ein Markt ist, desto eher sind ausländische Unternehmen bereit, die mit dieser Regulierungen verbundenen Zwänge zu akzeptieren.

Welche Arten von Joint Ventues gibt es?

Joint Ventures lassen sich auf vielfache Weise unterscheiden. Grundlegend ist die Differenzierung nach der Kooperationsform in Equity Joint Venture und Contractual Joint Venture. Ein Equity Joint Venture zeichnet sich dadurch aus, dass durch die Gründung ein völlig neues, gemeinsam geführtes Unternehmen entsteht. Um die private Haftung der Gesellschafter auszuschließen, entscheiden sich diese zumeist für die Rechtsform einer Kapitalgesellschaft mit beschränkter Haftung. Rechtlich gesehen handelt es sich bei der Neugründung um eine eigenständige Drittgesellschaft, wobei die Gründer das Risiko, die Verantwortung und die Investitionen teilen. Bringen sich die beteiligten Unternehmen mit Investitionen in gleich großem Umfang ein, spricht man von einem paritätischen Joint Venture. Von einem Mehrheits-JointVenture ist die Rede, wenn eine der Parteien mehr Kapitalanteile als die andere einbringt, beispielsweise um Abstimmungsabläufe zu vereinfachen oder um einem nachteiligen Wissensabfluss entgegenzuwirken.

Bei einem Contractual Joint Venture entsteht kein selbstständiges sowie gemeinschaftlich geführtes Unternehmen. Die Grundlage der vergleichsweise losen Zusammenarbeit bildet ein Kooperationsvertrag, der die Höhe der Investitionen sowie die Kosten- und Gewinnverteilung zwischen den Partnern regelt. Diese Kooperationsform zeichnet sich durch die geringen Gründungskosten und die sehr flexible Vertragsgestaltung aus.

Wie ist die Branche ausgerichtet?

Differenzieren lässt sich auch hinsichtlich der Branchenausrichtung. Bei einem konzentrierten Joint Venture arbeiten Unternehmen aus verwandten Branchen zusammen, um Synergieeffekte zu nutzen. Als Beispiel lässt sich an ein Hotel denken, das mit einem Reiseveranstalter zusammenarbeitet. Kooperieren Unternehmen aus der gleichen Branche miteinander, handelt es sich um ein horizontales Joint Venture, so etwa dann, wenn ein Verlag

Joint Venture

Wie arbeiten die Branchen zusammen?

eine Kooperation mit einem Medienkonzern eingeht. Ein konglomerates Joint Venture zeichnet sich dadurch aus, dass die Unternehmen aus völlig verschiedenen Branchen stammen. Ein Beispiel hierfür ist die Zusammenarbeit eines Versicherers mit einem Autohersteller. Bei einem vertikalen Joint Venture finden sich Unternehmen zusammen, die verschiedene Positionen in einer Wertschöpfungskette einnehmen, wie es etwa der Fall ist, wenn ein Lieferant mit seinem Abnehmer kooperiert. Lesen Sie hier alles zur Wertschöpfungskette.

Der räumliche Aspekt ist bei Joint Ventures ebenfalls zu beachten. Hier lassen sich nationale sowie internationale Kooperationen unterscheiden. Bei ersteren kommen die Kooperationspartner aus dem gleichen Land, während bei zweiteren Direktinvestionen in mindestens zwei verschiedenen Ländern getätigt werden.

Welche Risiken können auftreten?

Neben den großen Chancen, die eine internationale Kooperation bietet, bestehen auch einige Risiken. Da die Kooperation oftmals staatlichen Regulierungen unterworfen ist, kann es leicht zu Zielkonflikten kommen. Ebenfalls erschwerend können sich sprachliche Barrieren, kulturelle Unterschiede und verschiedene Rechtsauffassungen bemerkbar machen. All diese Details müssen genau abgestimmt und koordiniert werden, damit die Zusammenarbeit der Partner auch tatsächlich gelingen kann. Der Koordinationsaufwand sollte auf keinen Fall unterschätzt werden. Daher ist es umso wichtiger, alle wichtigen Punkte vertraglich genau festzuhalten.

Joint Venture

Was ist Teamwork, was Ausnutzen?

Ungenaues Arbeiten führt sonst leicht zu großen Missverständnissen, die eine Vielzahl von Problemen nach sich ziehen und damit zu Lasten der Produktivität gehen können. Anders als komplett selbstständige Unternehmen gelten Joint Ventures mitunter als eher instabil.

Darüber hinaus besteht für ein Unternehmen im Rahmen einer Kooperation auch immer das Risiko, dass wichtige Interna und Know-how an den Kooperationspartner abfließt. Das ist besonders dann gefährlich, wenn die Unternehmen in der gleichen Branche als Konkurrenten agieren. Daher ist es sehr wichtig, mögliche Risiken schon vorab vertraglich so zu begrenzen, dass keines der Unternehmen einen das andere schädigenden Wettbewerbsvorteil aus der Kooperation ziehen kann.