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Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungspflicht von Dokumenten

Wie Ihnen geht es Millionen von Menschen, es stapeln sich die Papiere und Dokumente, bei denen Sie sich nicht sicher sind, wie lange sie aufbewahrt werden müssen. Am Einfachsten wäre es, wenn die Aufbewahrungsfristen einheitlich wären. Doch sie unterscheiden sich zwischen den Privathaushalten, den Gewerbetreibenden und den Selbstständigen.

Oft wird über Jahre von keiner Stelle die Vorlage eines Dokumentes gefordert. Aber ausgerechnet dann, wenn etwas vernichtet wurde, wird es benötigt. Nachfolgend geben wir Ihnen einen kleinen Einblick, welche Dokumente wie lange aufbewahrt werden müssen, um den Aufbewahrungsfristen gerecht zu werden.

Allgemeines zu Aufbewahrungsfristen

Unter Aufbewahrungsfristen ist der Zeitraum zu verstehen, in welchem noch der Zugriff für Verwaltungszwecke gewährleistet sein muss. Er wird in Jahren festgelegt. Der Zeitraum beginnt, wenn das Kalenderjahr abgelaufen ist, in welchem letzte Bearbeitungen an den Unterlagen vorgenommen wurden. Als Ende der Aufbewahrungsfrist ist wiederum der Ablauf des entsprechenden Kalenderjahres anzunehmen.

Aufbewahrungsfristen für Gewerbetreibende

Akten

Welche Dokumente müssen Gewerbetreibende verwahren?

Geltend für die Gewerbetreibenden ist die Abgabenordnung. In dieser ist im § 147 festgeschrieben, wie es sich mit der Aufbewahrungsfrist verhält. Die geordnete Aufbewahrung der diversen Unterlagen unterscheidet sich in der Regel zwischen 6 und 10 Jahren.

Bereits nach 6 Jahren können Geschäfts- und Handelsbriefe, welche empfangen wurden, vernichtet werden. Gleiches gilt für die ausgehende Korrespondenz. Unterlagen, welche für die Besteuerung relevant sind, müssen nach 6 Jahren nicht mehr aufbewahrt werden.

10 Jahre sind aufzubewahren:

  • Inventarverzeichnisse
  • Buchungsbelege
  • Aufzeichnungen, Bücher und Unterlagen die Organisation betreffend
  • Jahresabschlüsse, Lageberichte und Eröffnungsbilanzen
  • Zollunterlagen

Aufbewahrungsfristen für Selbstständige, Kleingewerbetreibende und Freiberufler

Bei den Aufbewahrungsfristen gelten auch die Selbstständigen bzw. Freiberufler die 6 bzw. 10 Jahre. Für Kleingewerbetreibende und auch Freiberufler besteht die Buchführungspflicht grundsätzlich nicht. Dennoch sind sie verpflichtet, ihre Betriebseinnahmen zu dokumentieren. Dies dient der Prüfung zwecks der Umsatzsteuer.

Zudem müssen diese ein Verzeichnis erstellen, in welchem die Anschaffungs- und Herstellungskosten von Wirtschaftsgütern aufgelistet sind, die nicht abgeschrieben werden können. Werden diese aus dem Anlagevermögen entnommen oder veräußert, kann dies steuerliche Folgen nach sich ziehen. Also besteht auch für Selbstständige, Freiberufler und Kleingewerbetreibende eine Aufbewahrungspflicht. Sie betrifft alle Unterlagen, die bei einer steuerlichen Überprüfung von Relevanz sein könnten.

Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen

Privatpersonen unterliegen ebenfalls den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Dabei ist bei ihnen zu differenzieren, ob es sich um,

  • Rechnungen von Handwerkern
  • Quittungen und Kaufbelege
  • Frist für Personen mit hohem Einkommen
  • Bankunterlagen
  • Steuerunterlagen
  • Rentenunterlagen und medizinische Unterlagen
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Die Fristen zu den eben genannten Punkten variieren allerdings.

Am wichtigsten ist die Aufbewahrung von Handwerkerrechnungen. Sie müssen laut § 14 b Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) 2 Jahre aufgehoben werden. Für die Rechnung der Frist ist davon auszugehen, dass diese erst zum Ende des Kalenderjahres beginnt, in welchem der Kunde die Rechnung erhalten hat. Mit dieser Gesetzgebung der Aufbewahrungspflicht, welche auch Privatpersonen unterliegen, soll der Schwarzarbeit ein Riegel vorgeschoben werden.

Nach § 437, 438 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) besteht eine Gewährleistungspflicht, welche der Verkäufer einhalten muss. Bis dahin sollten Kaufbelege aufbewahrt werden. Macht sich innerhalb dieser Zeit eine Reklamation für Neuwaren (Möbel, Elektrogeräte und dergleichen) erforderlich, diesen die Belege als Nachweis zum Kaufdatum.

Überschreiten die jährlichen Einnahmen einen Betrag von 500.000 Euro, greift die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren. Sie betrifft die relevanten Kontoauszüge.

Bei den Bankunterlagen sind auch Privatpersonen verpflichtet, diese aufzubewahren. Die vorgeschriebene Zeit der Aufbewahrungsfrist beträgt 3 Jahre. Kontoauszüge, Quittungen und Belege, aus denen beispielsweise ein Immobilienverkauf hervorgeht, sollten dennoch lebenslang aufbewahrt werden.
Rein nach den Gesetzmäßigkeiten besteht für Privatpersonen keine Aufbewahrungspflicht für Steuerunterlagen. Dennoch heben sich viele Menschen wenigstens die Steuerbescheide der letzten Jahre auf.

Möglichkeiten der Aufbewahrung

Aufbewahrungsfristen mit einem DMS einhalten

Mit einem DMS lassen sich Unterlagen einfach elektronisch verwalten.

In den Mittelpunkt rückt immer mehr die elektronische Archivierung, wenn es um das Einhalten den Aufbewahrungsfristen geht. Papier nimmt eine Unmenge von Platz in Anspruch. Viele Privatpersonen, aber auch Firmen steht dieser nicht zur Verfügung. Ein Begriff, welcher in diesem Zusammenhang immer häufiger fällt, ist die revisionssichere elektronische Archivierung. Doch was ist darunter zu verstehen und werden sie den Bestimmungen des Handelsgesetzbuches und der AO gerecht?

Fakt ist, wer verpflichtet ist Unterlagen über Jahre hinweg aufzubewahren, ist für die Form selbst verantwortlich. Grundsätzlich ist hierbei die Bedingung zu erfüllen, dass jederzeit eine Einsichtnahme der Unterlagen möglich ist. Übersichtlich sollten Belege und Rechnungen der Buchführung abgelegt sein. Im Umsatzsteuergesetz § 14b Abs. 1 Satz 2 steht geschrieben, dass die Lesbarkeit auch nach Jahren der Aufbewahrung nicht beeinträchtigt sein darf. Zur eigenen Sicherheit sollten Kopien von Dokumenten anfertigen, die auf Thermopapier ausgedruckt worden. Denn nach 10 Jahren kann es mit der Qualität nicht mehr so gut bestellt sein. In diesem Fall sind Originale und Kopien zusammen aufzubewahren.

Der § 147 Abs. 2 AO sagt aus, dass Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen im Original aufzubewahren sind.
Die § 14, 14b UStG beinhalten, dass die bildliche Wiedergabe für Handelsbriefe, Rechnungen und Geschäftsbriefe zulässig ist.
Die Aufbewahrung für elektronisch übermittelte Rechnungen ist im BMF-Schreiben vom 12. Juli 2012 definiert.

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Am häufigsten werden Dokumentenmanagementsysteme (DMS) zur Aufbewahrung eingesetzt. Es handelt sich um eine sichere Software, welche die Schriftgutverwaltung durchführt. Der Begriff DMS stammt aus dem Englischen und steht für „Document Management System“. Die papiergebundenen Dokumente werden als elektronische Dokumente in einer Datenbank verwaltet. Während der Begriff Schriftgutverwaltung die Aufbewahrung und Verwaltung von Papierdokumenten steht, wurde für die bessere Unterscheidung die englische Bezeichnung Electronic Document Management, kurz EDM, eingeführt.

Bei der Aufbewahrung von Originalen gibt es keine andere Möglichkeit, wobei die Anfertigung von Kopien, die mit den Originalen gemeinsam aufzubewahren, ratsam ist. Sonst kommt die bildliche bzw. inhaltliche Aufbewahrung in Betracht. In jedem Fall ist es eine gute, vor allem platzsparende Alternative. Wahlweise stehen hierfür digitale und analoge Speicherungen zur Verfügung. Jedoch gibt es auch hier wieder einiges zu beachten.

An erster Stelle steht die originalgetreue Übertragung. So kann es sein, dass dem Speichermedium die Originalfarbe zu entnehmen sein muss. Diese gibt im Zweifelsfall Auskunft darüber, ob es sich um ein Original der Rechnung oder eine Kopie handelt. Wurde die Rechnung im Original gescannt, muss das Original nicht mehr aufbewahrt werden. Es sind nämlich die Voraussetzungen der Abgabenordnung § 147 Abs. 2 mitTeilziffer 8 GoBS erfüllt. GoBS ist die Abkürzung für Grundsätze ordnungsmäßiger DB-gestützter Buchführungssysteme. Um diesen Vorschriften gerecht zu werden, sind einige Bedingungen daran geknüpft.

  • Wann erfolgte das Scannen der Unterlagen?
  • Wurde das Scannen durch eine dafür berechtigte Person vorgenommen?
  • Die Dokumentation darüber, was genau gescannt wurde.
  • Kontrolle der Qualität und gegebenenfalls sind Fehler zu protokollieren.

Für die inhaltliche Wiedergabe sind Speichermedien zu nutzen, die garantieren, dass nicht nur der Inhalt korrekt ist, sondern die Daten auch nach den vielen Jahren der Aufbewahrung noch verwertbar sind.

Gesetzmäßigkeiten

Juristische Folgen bei Nichtachtung der Aufbewahrungsfrist

Die gesetzlichen Vorgaben für Aufbewahrungsfristen und Pflichten begründen sich auf verschiedene Regularien.

Eine zentrale Rolle für die Aufbewahrungsfristen sind die Gesetze, welche in Verbindung mit dem Steuer- und Handelsrecht stehen. Aber es gibt weitere zahlreiche Gesetze, die zu beachten sind, wenn es darum geht, Dokumente zu archivieren oder zu vernichten.

Gesetze des Steuer- und Handelsrechtes für unterschiedliche Branchen beginnen damit, dass sie länderspezifischen Regelungen unterworfen sind.
Genau festgeschrieben für Deutschland sind die Regelungen zum einen in der Abgabenordnung (AO) unter § 147 und zum anderen im Handelsgesetzbuch (HGB) unter § 257. Teilweise kommt das Umsatzsteuergesetz (UStG) § 14 b zur Anwendung. Zwei Zahlen sind für die Aufbewahrung bzw., Vernichtung markant. Handelt es sich um Dokumente bzw. Unterlagen, die der Frist von 6 Jahren oder von 10 Jahren unterliegen.

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Zu beachten sind auch noch Ausnahmen, die dazu führen können, dass sich die Frist für die Aufbewahrung verlängert. Ist die Festsetzungsfrist noch nicht verstrichen, kann dieser Fall eintreten. Nachzulesen ist diese in der Abgabenordnung unter § 147, Abs. 3.

Es sind noch branchen- bzw. anwendungsspezifische Aufbewahrungsfristen zu beachten. Diese gelten beispielsweise für:

  • Krankenhäuser
  • Bauwesen
  • Umweltschutz
  • Telekommunikation
  • öffentliche Verwaltung,

um nur einige zu nennen.

Bei den Aufbewahrungsfristen gelten in Österreich das Unternehmensgesetzbuch (UGB), die Bundesabgabenordnung (BAO) und auch das Umsatzsteuergesetz (UStG). Während für die Aufbewahrungsfristen für die Schweiz das SchweizerischeMehrwertsteuergesetz und auch das Schweizerische Obligationenrecht (OR).

Konsequenzen bei Missachtung der Aufbewahrungspflichten

Die gute Nachricht gleich zu Beginn. Ist der Unternehmer nicht in der Lage geforderte Unterlagen vorzulegen, handelt es sich nicht automatisch um eine Ordnungswidrigkeit. Es führt zwar zu keiner Bestrafung, dennoch können sich daraus steuerliche Nachteile ergeben. Das Finanzamt ist in solchen Fällen berechtigt, Schätzungen vorzunehmen. Sind aber weitere Voraussetzungen erfüllt, zum Beispiel:

  • Steuerhinterziehung
  • Insolvenzstraftaten
  • Urkundenunterdrückung

können empfindliche Strafen verhängt werden. Liegt ein Verdacht in dieser Richtung vor, können Geldbußen oder Geldstrafen verhängt werden. Es kann sogar mit Freiheitsstrafen enden. Nachzulesen ist dies im Strafgesetzbuch § 283 ff., in der AO § 370, im Strafgesetzbuch § 274, um nur einige zu nennen.

Fazit

In Zeiten, in welchen der Computer nicht nur im gewerblichen, sondern auch im privaten Bereich Einzug gehalten hat, leeren sich die Ordner dennoch nicht. Viele haben Sorge, die Aufbewahrungspflicht nicht einzuhalten. Dabei sind es vor allem für Privathaushalte nur wenige Papiere, die aufgehoben werden müssen. Für Gewerbetreibende, Selbstständige, Freiberufler und Kleingewerbetreibende sind es wesentlich mehr Fristen, die es hierbei zu beachten gilt.

Wer sich nach diesem Beitrag noch nicht sicher ist, wann welche Unterlagen vernichtet werden können, kann im Internet Merkblätter für Steuerberater und Mandanten aufrufen. Dort ist meist alphabetisch geordnet nachzulesen, welcher Beleg, wie lange aufgehoben werden muss. In den meisten Fällen handelt es sich schließlich um steuerrelevante Unterlagen. Größere Unternehmen können sich auch an Experten wenden und diese mit der Vernichtung beauftragen. Diese wurden bezüglich der Fristen, deren Beginn und deren Ablauf geschult.