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Was sind neuronale Netze?

Unter dem Begriff neuronale Netze versteht man eine komplexe Struktur von verbundenen Knoten. Als Vorbild dient das Gehirn von Lebewesen. Hier sind unzählige Nervenzellen, die Neuronen, verknüpft und beeinflussen sich gegenseitig. Künstliche neuronale Netze (KNN) bilden dieses Prinzip nach. Ziel ist es, dass Maschinen in die Lage versetzt werden, auf nicht vordefinierte Eingaben zu reagieren. Dies ist eine Grundlage für künstliche Intelligenz (KI).

Neuronale Netze allgemein

Neuronale Netze sind, einfach ausgedrückt, miteinander verknüpfte Nervenzellen. Neuronen haben mehrere Eingänge und einen Ausgang. Über die Eingänge nehmen sie Signale auf, die von außen oder von anderen Neuronen stammen können. Sie haben dabei eine Erregungsschwelle, ab der sie reagieren. Dies dient beim Menschen beispielsweise zur Filterung irrelevanter Einflüsse, um die Konzentration nicht unnötig zu stören. Die Reaktion kann nach außen oder auf andere Nervenzellen erfolgen.

Kennzeichnend ist, dass die Erregungsschwelle variabel ist. Sie wird durch Erfahrungen und äußere Umstände permanent verändert. So können Umstände unangenehmer Erfahrungen zu einer Aktivierung von Neuronen führen und entsprechende Reaktionen hervorrufen.

Ebenso ist wichtig, dass die Reaktion der Neuronen nicht vorhersagbar ist. Es werden nicht zwingend nur objektive Merkmale verarbeitet. Vielmehr erfolgt die Wahrnehmung subjektiv und wird beeinflusst durch Lernprozesse, die aufnehmende Neuronen bereits durchlaufen haben.

Künstliche neuronale Netze

In der Informationstechnik möchte man sich neuronale Netze zunutze machen. Wenn eine Maschine mit Menschen interagieren soll, sind die Eingaben nicht immer im Vorfeld absehbar. Grundsätzlich müssten vom Programmierer alle möglichen Varianten entweder vorgesehen oder als ungültige Eingabe abgefangen werden. Auch bei der Sortierung von ungeordneten Datenbeständen müssen klare Kriterien erstellt werden, wenn es nicht zu Fehlbewertungen kommen soll.

Dies führt eine Maschine dann ihre Grenzen, wenn die Eingaben zu individuell sind. Handschriften weichen in Größe und Form voneinander ab. Sprachen unterscheiden sich unter anderem durch Lautstärke, Aussprache, Dialekte und Geschwindigkeit. Worte können zudem in unterschiedlichem Kontext eine andere Bedeutung haben.

Ein weiteres Problem kann die Vielzahl an unterschiedlichen Eingabevarianten sein. Es wäre ein unvorstellbarer Aufwand, diese für bestimmte Bereiche manuell zu erfassen.

Daher ist es zielführender, wenn die Maschine Muster erkennt, verarbeitet und „lernt“. Man spricht hierbei vom Machine Learning. Damit nicht klare Parameter definiert werden müssen, werden diese von den Objekten abstrahiert. Es werden nicht Objekte mit Eigenschaften verknüpft, sondern Eigenschaften untereinander. Dies ist vergleichbar mit dem menschlichen Lernen. Wenn in einer bestimmten Situation zufällig ein spezifischer Geruch auftritt, kann es sein, dass der Geruch den Menschen später wieder an diese Situation erinnert.

Wie funktionieren neuronale Netze?

Der Aufbau für künstliche neuronale Netze erfolgt in Schichten. Innerhalb dieser sind jeweils mehrere Neuronen als Knotenpunkte gruppiert. Es gibt eine Eingabeschicht (Input Layer), die von außen Werte aufnimmt. Diese leitet sie weiter an die verknüpften internen Schichten. Die inneren Bereiche, ihre Verknüpfung und ihre Arbeitsweise sind nicht ersichtlich. Daher nennt man sie versteckte Schichten (Hidden Layers). Die Reaktion erfolgt über die Ausgabeschicht (Output Layer).

Innerhalb der Schichten gibt es unterschiedliche Interaktionsmodelle. In der einfachsten Form werden beim einschichtigen Feedforward-Netz Informationen aufgenommen und eine Ausgabe erzeugt, sofern der Schwellwert überschritten ist. Es können mehrere Neuronen parallel Informationen verarbeiten, es gibt hier keine Hidden Layers.

Komplexer ist ein mehrschichtiges Feedforward-Netz. Dieses besteht aus einer beliebigen Anzahl an versteckten Schichten und jeweils einer Ein- und Ausgabeschicht. Die Beeinflussung erfolgt nur in die Richtung der Ausgabe. Eine Rückkopplung nachgelagerter Schichten gibt es nicht.

Der Trainingsprozess

Im rekurrenten Netz erfolgt ein Feedback an die Knotenpunkte aus nachgelagerten Schichten. Dies bedeutet, dass sie lernen können, da die Art der Rückmeldung von ihren eigenen Ausgaben abhängt.

Im Unterschied zu Nervenzellen von Lebewesen, können künstliche neuronale Netze nur durch Computer repräsentierbare Werte zurückgeben. Es sind drei mögliche Reaktionen eines Neurons zur Einflussnahme auf die weiteren Neuronen vorgesehen: Verstärkung, Hemmung und Neutralität. Die Stellschraube für den Lernprozess ist daher die Gewichtung, ab dessen Wert eine Reaktion erfolgt.

Neuronale Netze werden trainiert durch Eingabe relativ zufälliger Ausgangswerte für die Gewichtung an jedem Knoten. Im Verlaufe des Trainingsprozesses werden diese dann nach jedem Durchgang angepasst und optimiert. Die Anpassung erfolgt schrittweise, beispielsweise als Durchschnittswert bisheriger Ergebnisse. Die Gewichtung wird also mit jedem Trainingsdurchlauf weiter verfeinert.

Dabei kann gelernt werden, dass manche Faktoren irrelevant oder nur unter bestimmten Bedingungen von Bedeutung sind.

Als Praxisbeispiel sei eine Maschine aufgeführt, die Kraftfahrzeuge klassifizieren soll. Das Merkmal „Stoßstange vorhanden“ wird sich schnell als unbrauchbar herausstellen, um Pkw zu unterscheiden. Schließlich hat nahezu jedes Fahrzeug mit einer Straßenzulassung eine Stoßstange. Wenn aber aus einer anderen Schicht die Rückmeldung erfolgt, es handele sich um einen Rennwagen, kann das die Gewichtung verändern. Als Unterscheidungskriterium zwischen einem Formel-1-Rennauto und einem Rallye-Fahrzeug taugt es durchaus. Neuronale Netze erhalten ihre Intelligenz also durch die korrekte Verknüpfung von Mustern oder Merkmalen.

Neuronale Netze in der künstlichen Intelligenz

Die künstliche Intelligenz benötigt eine Basis, die sie dazu befähigt, Informationen aufzunehmen und zu bewerten. Ist diese statisch, spricht man nicht von einer echten künstlichen Intelligenz. Das System muss vielmehr in der Lage sein, eigenständig Informationen aufzunehmen und seine Ausgaben daraufhin anzupassen. Diese Dynamik in der künstlichen Intelligenz erfordert, dass die Maschine lernen können muss. Neuronale Netze sind diese Basis des sich ständig ändernden Wissens der Maschine.

Insbesondere sind neuronale Netze Voraussetzung für das Deep Learning. Für manche Fachleute sind die Begriffe sogar synonym anwendbar. Das Besondere am Deep Learning ist die Vielschichtigkeit, die Tiefe, der verwendeten Struktur.

Anwendungsgebiete

Künstliche neuronale Netze finden dort Anwendung, wo eine Vielzahl an Daten strukturiert werden muss. Weiterhin dort, wo es keine oder unüberschaubar viele Ordnungskriterien gibt.

Dies ist beispielsweise im Bereich des Data-Mining der Fall, wo Muster und Zusammenhänge in großen Datenbeständen gefunden werden sollen. Aufgrund der Komplexität der erforderlichen Berechnung war dies lange Zeit nur auf Großrechenanlagen, beispielsweise in der Wetter-Forschung und bei Frühwarnsystem darstellbar.

Inzwischen ist es aber auch möglich, künstliche neuronale Netze auf kleineren Rechnern auszuführen. Dadurch haben künstliche neuronale Netze Einzug in Firmen- und Privatanwendungen gefunden. Sie werden beispielsweise für eine intelligente Texterkennung genutzt. Dies kann sowohl bei der Erfassung von handschriftlichen Notizen als auch bei der Klassifizierung von Dokumenten genutzt werden. Bei docurex wird eine künstliche Intelligenz zur Verarbeitung im Dokumenten-Management-System (DMS) integriert.

Als Privatanwender begegnen Ihnen künstliche neuronale Netze im Zusammenhang mit Spracherkennung und Sprach-Assistenten am Smartphone oder PC. Auch automatische Übersetzer nutzen künstliche neuronale Netze. Ein bloßes Aneinanderreihen der übersetzten Einzelwörter reicht in der Regel nicht aus, um sinnvolle Sätze zu erhalten.

Nicht zuletzt profitieren viele Privatanwender in der Spieleentwicklung auf PC oder Konsole von den Fortschritten in der künstlichen Intelligenz. Neuronale Netze werden auch hier eingesetzt und schaffen interessante, nicht vorhersehbare Umgebungen und Spielgegner.

Neuronale Netze – Grenzen und Schwächen

Ein Problem ist, dass künstliche neuronale Netze selbst für ihre Entwickler nach der Schaffung eine Blackbox sind. Es ist für sie weder vorhersehbar, noch im Detail erklärbar, wie die versteckten Schichten sich beeinflussen. Zudem sind sehr viele und präzise Trainingsdaten notwendig.

Dadurch sind manche Anwendungen sehr gut geeignet, künstliche neuronale Netze zu implementieren. Wenn das Ergebnis eindeutig mit „richtig“ oder „falsch“ bewertet werden kann, ist eine gute Voraussetzung gegeben. Bei einem Dokumentenmanagement sind Trainingsdaten beispielsweise einfach herstellbar. Die erzielten Ergebnisse sind zudem eindeutig. In der Trainingsphase kann zweifelsfrei gesagt werden, ob ein Dokument korrekt kategorisiert wurde.

Künstliche neuronale Netze bergen Risiken eher in Bereichen, wo die Aussagekraft der Trainingsdaten interpretierbar ist. Dies kann bei Frühwarnsystemen der Fall sein. Insbesondere natürlich dann, wenn auf Basis der Ergebnisse wichtige Entscheidungen zu treffen sind.

Was ist KI?

Mit dem Begriff künstliche Intelligenz (KI) werden Technologien und hoch entwickelte Prozesse bezeichnet, in deren Rahmen Maschinen bzw. Computerprogramme ein menschenähnliches Denkvermögen simulieren können. Künstliche Intelligenz (KI) gibt Maschinen die Möglichkeit, aus Erfahrung zu lernen und mit neuen Informationen ihre Fähigkeit zum Bewältigen neuer Aufgaben auszubauen. Einige prominente Beispiele für KI sind Systeme wie Google Home oder Amazon Alexa, die auf natürlicher Sprachverarbeitung und Deep Learning basieren.

Intelligente Maschinen

Künstliche Intelligenz (KI) soll Computern die Fähigkeit verleihen, Probleme eigenständig zu bearbeiten und zu lösen. In Computerspielen wird beispielsweise durch den Einsatz einfacher Algorithmen ein scheinbar „intelligentes Verhalten“ simuliert. Künstliche Intelligenz (KI) umfasst eine Vielzahl unterschiedlicher Teilgebiete, wie zum Beispiel:

–       wissensbasierte Systeme

–       Musteranalysen und Mustererkennung, wie Sie beispielsweise bei dem webbasierten Dokumenten-Management-System Docurex zum Einsatz kommen

–       Robotik und Modellierung in verschiedenen Industriebranchen

–       künstliches Leben

Lernen anhand von Mustern und Merkmalen

KI-Software soll anhand von Merkmalen oder Mustern in Daten lernen. Zu diesem Zweck werden gigantische Datenmengen mit iterativen Berechnungen und intelligenten Algorithmen kombiniert. Das Forschungsfeld der künstlichen Intelligenz ist breit aufgestellt und nutzt viele unterschiedliche Methoden, Technologien und Theorien. Zu den bedeutendsten Teilbereichen der KI gehören:

–       Neuronale Netze

Neuronale Netze begünstigen maschinelles Lernen, indem miteinander verbundene Knoten (Nodes) Datensätze verarbeiten. Die Funktionsweise dieser Knoten entspricht der der Neuronen im menschlichen Gehirn: Sie reagieren auf neue Datensätze und verteilen Informationen auf andere Knoten. Neuronale Netze versuchen in mehreren Iterationen (Durchläufen) relevante Verbindungen im Datensatz und undefinierte Daten zu evaluieren.

–       Maschinelles Lernen

Maschinelles Lernen gibt Computerprogrammen die Fähigkeit, auch nicht explizit programmierte Lösungen zu finden. Um dies zu erreichen, bedient sich die künstliche Intelligenz (KI) verschiedener Methoden aus Statistik, Physik und neuronalen Netzen.

–       Deep Learning

Das tief gehende Lernen (Deep Learning) wird in erster Linie bei Sprach- und Bilderkennung eingesetzt. Zu diesem Zweck werden größere neuronale Netze genutzt, die aus Verarbeitungsknoten in mehreren Schichten zusammengesetzt sind. Mit Deep Learning lassen sich bestimmte Muster aus großen Datenmengen äußerst effektiv erlernen.

–       Computer Vision

Inhalte von Videos und Bildern lassen sich mit Deep Learning-Methoden effizient interpretieren. Durch den Einsatz von maschinellem Sehen (Computer Vision) können solche Inhalte in Echtzeit analysiert und im Kontext des Umfeldes interpretiert werden.

–       Natürliche Sprachverarbeitung (Natural Language Processing)

Künstliche Intelligenz soll in der Lage sein, die menschliche Sprache analysieren, verstehen und selbst erzeugen zu können. Das Ziel der natürlichen Sprachverarbeitung ist es, letztlich eine Interaktion zwischen Menschen und Maschinen in natürlicher Sprache zu ermöglichen. NLP-Systeme werden heute schon in unterschiedlichen Geräten eingesetzt, wie beispielsweise Amazon Alexa, Google Home und zahlreichen anderen Sprachassistenten.

Anwendungsbereiche von KI

Der Bedarf an intelligenten Systemen mit KI-Fähigkeiten ist gigantisch. Sollen Kundenanfragen automatisch beantwortet werden, Dokumente automatisiert analysiert und archiviert werden oder Risikohinweise gegeben werden, sind Systeme im Einsatz, die durch künstliche Intelligenz unterstützt werden. Zu den Branchen, in denen KI-Systeme in den letzten Jahren immer stärker eingesetzt werden, gehören:

–       Gesundheitswesen und Sport

Im Gesundheitswesen entwickeln sich KI-Systeme immer mehr zu persönlichen Gesundheitsassistenten. KI kann Benutzer beispielsweise an die Einnahme von Medikamenten erinnern oder durch die kontinuierliche Überwachung der Schlafgewohnheiten ihrer Benutzer einen gesunden Schlafrhythmus fördern. Im Sportbereich kann KI (Künstliche Intelligenz) genutzt werden, um beispielsweise die Spielvorbereitung (Vorbereitung, Aufstellung, Training) zu optimieren.

–       Daten- und Dokumentenarchivierung

Künstliche Intelligenz kommt auch bei Dokumenten-Management-Systemen, wie beispielsweise Docurex, zum Einsatz. Bei dem webbasierten DMS-System Docurex wird künstliche Intelligenz (KI) u.a. genutzt, um den Prozess der Klassifizierung von Dokumenten zu automatisieren. Die künstliche Intelligenz entscheidet bei Docurex selbst darüber, ob ein Dokument etwa ein Vertrag oder eine Rechnung ist.

–       Einzelhandel

Schon heute werden Benutzern beim Online-Einkauf personalisierte Empfehlungen geboten. Künstliche Intelligenz (KI) unterstützt beim virtuellen Einkauf, indem Kunden zum Beispiel weitere Kaufoptionen vorgeschlagen werden, die diese eventuell interessant finden. Solche KI-Systeme lernen u.a. auch von den Einkäufen anderer Nutzer sowie von deren Such- und Surfgewohnheiten.

–       Fertigung

Mit KI-Systemen können Nachfrage und Auslastung relativ gut prognostiziert werden. Dazu übertragen intelligente Geräte der Fertigungsanlagen ihre Daten an das KI-System. Künstliche Intelligenz kümmert sich dann mit Deep Learning und neuronalen Netzen um die regelrechte Analyse der Daten.

Künstliche Intelligenz mit menschlichem Denkvermögen

Ein wesentlicher Teilbereich der Forschung rund um künstliche Intelligenz beschäftigt sich mit der Entwicklung von Software-Systemen und Maschinen, die sich wie Menschen verhalten sollen. Die große Herausforderung besteht in der „Digitalisierung des menschlichen Denkvermögens“. Da sich künstliche Intelligenz u.a. auch mit maschinellem Lernen befasst, sollen mit dem Nachbau des menschlichen Gehirns auch Maschinen bis zu einem gewissen Grad lernfähig werden. Diese Lernfähigkeit nennt man „neuronale Netze“.

Nutzen von künstlicher Intelligenz für die Gesellschaft

Im Gegensatz zu der weitverbreiteten Vorstellung sollen Systeme auf Basis von künstlicher Intelligenz den Menschen nicht ersetzen, sondern eher komplementieren. Von der künstlichen Intelligenz profitiert in erster Linie auch der Mensch. Künstliche Intelligenz kann zum Beispiel:

–       Analyseverfahren wie zum Beispiel Pattern Matching oder Zeitreihenanalysen optimieren

–       Sprach- und Übersetzungsbarrieren reduzieren oder sogar vollkommen eliminieren

–       Wichtige Analytics für die verschiedensten Bereiche und Branchen bereitstellen

–       Durch die Bereitstellung relevanter Daten die menschliche Fähigkeit der Entscheidungsfindung verbessern

aufbewahrungsfristen-aufbewahrungspflicht-rechnungen

Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungspflicht von Dokumenten

Wie Ihnen geht es Millionen von Menschen, es stapeln sich die Papiere und Dokumente, bei denen Sie sich nicht sicher sind, wie lange sie aufbewahrt werden müssen. Am Einfachsten wäre es, wenn die Aufbewahrungsfristen einheitlich wären. Doch sie unterscheiden sich zwischen den Privathaushalten, den Gewerbetreibenden und den Selbstständigen.

Oft wird über Jahre von keiner Stelle die Vorlage eines Dokumentes gefordert. Aber ausgerechnet dann, wenn etwas vernichtet wurde, wird es benötigt. Nachfolgend geben wir Ihnen einen kleinen Einblick, welche Dokumente wie lange aufbewahrt werden müssen, um den Aufbewahrungsfristen gerecht zu werden.

Allgemeines zu Aufbewahrungsfristen

Unter Aufbewahrungsfristen ist der Zeitraum zu verstehen, in welchem noch der Zugriff für Verwaltungszwecke gewährleistet sein muss. Er wird in Jahren festgelegt. Der Zeitraum beginnt, wenn das Kalenderjahr abgelaufen ist, in welchem letzte Bearbeitungen an den Unterlagen vorgenommen wurden. Als Ende der Aufbewahrungsfrist ist wiederum der Ablauf des entsprechenden Kalenderjahres anzunehmen.

Aufbewahrungsfristen für Gewerbetreibende

Akten

Welche Dokumente müssen Gewerbetreibende verwahren?

Geltend für die Gewerbetreibenden ist die Abgabenordnung. In dieser ist im § 147 festgeschrieben, wie es sich mit der Aufbewahrungsfrist verhält. Die geordnete Aufbewahrung der diversen Unterlagen unterscheidet sich in der Regel zwischen 6 und 10 Jahren.

Bereits nach 6 Jahren können Geschäfts- und Handelsbriefe, welche empfangen wurden, vernichtet werden. Gleiches gilt für die ausgehende Korrespondenz. Unterlagen, welche für die Besteuerung relevant sind, müssen nach 6 Jahren nicht mehr aufbewahrt werden.

10 Jahre sind aufzubewahren:

  • Inventarverzeichnisse
  • Buchungsbelege
  • Aufzeichnungen, Bücher und Unterlagen die Organisation betreffend
  • Jahresabschlüsse, Lageberichte und Eröffnungsbilanzen
  • Zollunterlagen

Aufbewahrungsfristen für Selbstständige, Kleingewerbetreibende und Freiberufler

Bei den Aufbewahrungsfristen gelten auch die Selbstständigen bzw. Freiberufler die 6 bzw. 10 Jahre. Für Kleingewerbetreibende und auch Freiberufler besteht die Buchführungspflicht grundsätzlich nicht. Dennoch sind sie verpflichtet, ihre Betriebseinnahmen zu dokumentieren. Dies dient der Prüfung zwecks der Umsatzsteuer.

Zudem müssen diese ein Verzeichnis erstellen, in welchem die Anschaffungs- und Herstellungskosten von Wirtschaftsgütern aufgelistet sind, die nicht abgeschrieben werden können. Werden diese aus dem Anlagevermögen entnommen oder veräußert, kann dies steuerliche Folgen nach sich ziehen. Also besteht auch für Selbstständige, Freiberufler und Kleingewerbetreibende eine Aufbewahrungspflicht. Sie betrifft alle Unterlagen, die bei einer steuerlichen Überprüfung von Relevanz sein könnten.

Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen

Privatpersonen unterliegen ebenfalls den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Dabei ist bei ihnen zu differenzieren, ob es sich um,

  • Rechnungen von Handwerkern
  • Quittungen und Kaufbelege
  • Frist für Personen mit hohem Einkommen
  • Bankunterlagen
  • Steuerunterlagen
  • Rentenunterlagen und medizinische Unterlagen

Die Fristen zu den eben genannten Punkten variieren allerdings.

Am wichtigsten ist die Aufbewahrung von Handwerkerrechnungen. Sie müssen laut § 14 b Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) 2 Jahre aufgehoben werden. Für die Rechnung der Frist ist davon auszugehen, dass diese erst zum Ende des Kalenderjahres beginnt, in welchem der Kunde die Rechnung erhalten hat. Mit dieser Gesetzgebung der Aufbewahrungspflicht, welche auch Privatpersonen unterliegen, soll der Schwarzarbeit ein Riegel vorgeschoben werden.

Nach § 437, 438 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) besteht eine Gewährleistungspflicht, welche der Verkäufer einhalten muss. Bis dahin sollten Kaufbelege aufbewahrt werden. Macht sich innerhalb dieser Zeit eine Reklamation für Neuwaren (Möbel, Elektrogeräte und dergleichen) erforderlich, diesen die Belege als Nachweis zum Kaufdatum.

Überschreiten die jährlichen Einnahmen einen Betrag von 500.000 Euro, greift die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren. Sie betrifft die relevanten Kontoauszüge.

Bei den Bankunterlagen sind auch Privatpersonen verpflichtet, diese aufzubewahren. Die vorgeschriebene Zeit der Aufbewahrungsfrist beträgt 3 Jahre. Kontoauszüge, Quittungen und Belege, aus denen beispielsweise ein Immobilienverkauf hervorgeht, sollten dennoch lebenslang aufbewahrt werden.
Rein nach den Gesetzmäßigkeiten besteht für Privatpersonen keine Aufbewahrungspflicht für Steuerunterlagen. Dennoch heben sich viele Menschen wenigstens die Steuerbescheide der letzten Jahre auf.

Möglichkeiten der Aufbewahrung

Aufbewahrungsfristen mit einem DMS einhalten

Mit einem DMS lassen sich Unterlagen einfach elektronisch verwalten.

In den Mittelpunkt rückt immer mehr die elektronische Archivierung, wenn es um das Einhalten den Aufbewahrungsfristen geht. Papier nimmt eine Unmenge von Platz in Anspruch. Viele Privatpersonen, aber auch Firmen steht dieser nicht zur Verfügung. Ein Begriff, welcher in diesem Zusammenhang immer häufiger fällt, ist die revisionssichere elektronische Archivierung. Doch was ist darunter zu verstehen und werden sie den Bestimmungen des Handelsgesetzbuches und der AO gerecht?

Fakt ist, wer verpflichtet ist Unterlagen über Jahre hinweg aufzubewahren, ist für die Form selbst verantwortlich. Grundsätzlich ist hierbei die Bedingung zu erfüllen, dass jederzeit eine Einsichtnahme der Unterlagen möglich ist. Übersichtlich sollten Belege und Rechnungen der Buchführung abgelegt sein. Im Umsatzsteuergesetz § 14b Abs. 1 Satz 2 steht geschrieben, dass die Lesbarkeit auch nach Jahren der Aufbewahrung nicht beeinträchtigt sein darf. Zur eigenen Sicherheit sollten Kopien von Dokumenten anfertigen, die auf Thermopapier ausgedruckt worden. Denn nach 10 Jahren kann es mit der Qualität nicht mehr so gut bestellt sein. In diesem Fall sind Originale und Kopien zusammen aufzubewahren.

Der § 147 Abs. 2 AO sagt aus, dass Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen im Original aufzubewahren sind.
Die § 14, 14b UStG beinhalten, dass die bildliche Wiedergabe für Handelsbriefe, Rechnungen und Geschäftsbriefe zulässig ist.
Die Aufbewahrung für elektronisch übermittelte Rechnungen ist im BMF-Schreiben vom 12. Juli 2012 definiert.

Am häufigsten werden Dokumentenmanagementsysteme (DMS) zur Aufbewahrung eingesetzt. Es handelt sich um eine sichere Software, welche die Schriftgutverwaltung durchführt. Der Begriff DMS stammt aus dem Englischen und steht für „Document Management System“. Die papiergebundenen Dokumente werden als elektronische Dokumente in einer Datenbank verwaltet. Während der Begriff Schriftgutverwaltung die Aufbewahrung und Verwaltung von Papierdokumenten steht, wurde für die bessere Unterscheidung die englische Bezeichnung Electronic Document Management, kurz EDM, eingeführt.

Bei der Aufbewahrung von Originalen gibt es keine andere Möglichkeit, wobei die Anfertigung von Kopien, die mit den Originalen gemeinsam aufzubewahren, ratsam ist. Sonst kommt die bildliche bzw. inhaltliche Aufbewahrung in Betracht. In jedem Fall ist es eine gute, vor allem platzsparende Alternative. Wahlweise stehen hierfür digitale und analoge Speicherungen zur Verfügung. Jedoch gibt es auch hier wieder einiges zu beachten.

An erster Stelle steht die originalgetreue Übertragung. So kann es sein, dass dem Speichermedium die Originalfarbe zu entnehmen sein muss. Diese gibt im Zweifelsfall Auskunft darüber, ob es sich um ein Original der Rechnung oder eine Kopie handelt. Wurde die Rechnung im Original gescannt, muss das Original nicht mehr aufbewahrt werden. Es sind nämlich die Voraussetzungen der Abgabenordnung § 147 Abs. 2 mitTeilziffer 8 GoBS erfüllt. GoBS ist die Abkürzung für Grundsätze ordnungsmäßiger DB-gestützter Buchführungssysteme. Um diesen Vorschriften gerecht zu werden, sind einige Bedingungen daran geknüpft.

  • Wann erfolgte das Scannen der Unterlagen?
  • Wurde das Scannen durch eine dafür berechtigte Person vorgenommen?
  • Die Dokumentation darüber, was genau gescannt wurde.
  • Kontrolle der Qualität und gegebenenfalls sind Fehler zu protokollieren.

Für die inhaltliche Wiedergabe sind Speichermedien zu nutzen, die garantieren, dass nicht nur der Inhalt korrekt ist, sondern die Daten auch nach den vielen Jahren der Aufbewahrung noch verwertbar sind.

Gesetzmäßigkeiten

Juristische Folgen bei Nichtachtung der Aufbewahrungsfrist

Die gesetzlichen Vorgaben für Aufbewahrungsfristen und Pflichten begründen sich auf verschiedene Regularien.

Eine zentrale Rolle für die Aufbewahrungsfristen sind die Gesetze, welche in Verbindung mit dem Steuer- und Handelsrecht stehen. Aber es gibt weitere zahlreiche Gesetze, die zu beachten sind, wenn es darum geht, Dokumente zu archivieren oder zu vernichten.

Gesetze des Steuer- und Handelsrechtes für unterschiedliche Branchen beginnen damit, dass sie länderspezifischen Regelungen unterworfen sind.
Genau festgeschrieben für Deutschland sind die Regelungen zum einen in der Abgabenordnung (AO) unter § 147 und zum anderen im Handelsgesetzbuch (HGB) unter § 257. Teilweise kommt das Umsatzsteuergesetz (UStG) § 14 b zur Anwendung. Zwei Zahlen sind für die Aufbewahrung bzw., Vernichtung markant. Handelt es sich um Dokumente bzw. Unterlagen, die der Frist von 6 Jahren oder von 10 Jahren unterliegen.

Zu beachten sind auch noch Ausnahmen, die dazu führen können, dass sich die Frist für die Aufbewahrung verlängert. Ist die Festsetzungsfrist noch nicht verstrichen, kann dieser Fall eintreten. Nachzulesen ist diese in der Abgabenordnung unter § 147, Abs. 3.

Es sind noch branchen- bzw. anwendungsspezifische Aufbewahrungsfristen zu beachten. Diese gelten beispielsweise für:

  • Krankenhäuser
  • Bauwesen
  • Umweltschutz
  • Telekommunikation
  • öffentliche Verwaltung,

um nur einige zu nennen.

Bei den Aufbewahrungsfristen gelten in Österreich das Unternehmensgesetzbuch (UGB), die Bundesabgabenordnung (BAO) und auch das Umsatzsteuergesetz (UStG). Während für die Aufbewahrungsfristen für die Schweiz das SchweizerischeMehrwertsteuergesetz und auch das Schweizerische Obligationenrecht (OR).

Konsequenzen bei Missachtung der Aufbewahrungspflichten

Die gute Nachricht gleich zu Beginn. Ist der Unternehmer nicht in der Lage geforderte Unterlagen vorzulegen, handelt es sich nicht automatisch um eine Ordnungswidrigkeit. Es führt zwar zu keiner Bestrafung, dennoch können sich daraus steuerliche Nachteile ergeben. Das Finanzamt ist in solchen Fällen berechtigt, Schätzungen vorzunehmen. Sind aber weitere Voraussetzungen erfüllt, zum Beispiel:

  • Steuerhinterziehung
  • Insolvenzstraftaten
  • Urkundenunterdrückung

können empfindliche Strafen verhängt werden. Liegt ein Verdacht in dieser Richtung vor, können Geldbußen oder Geldstrafen verhängt werden. Es kann sogar mit Freiheitsstrafen enden. Nachzulesen ist dies im Strafgesetzbuch § 283 ff., in der AO § 370, im Strafgesetzbuch § 274, um nur einige zu nennen.

Fazit

In Zeiten, in welchen der Computer nicht nur im gewerblichen, sondern auch im privaten Bereich Einzug gehalten hat, leeren sich die Ordner dennoch nicht. Viele haben Sorge, die Aufbewahrungspflicht nicht einzuhalten. Dabei sind es vor allem für Privathaushalte nur wenige Papiere, die aufgehoben werden müssen. Für Gewerbetreibende, Selbstständige, Freiberufler und Kleingewerbetreibende sind es wesentlich mehr Fristen, die es hierbei zu beachten gilt.

Wer sich nach diesem Beitrag noch nicht sicher ist, wann welche Unterlagen vernichtet werden können, kann im Internet Merkblätter für Steuerberater und Mandanten aufrufen. Dort ist meist alphabetisch geordnet nachzulesen, welcher Beleg, wie lange aufgehoben werden muss. In den meisten Fällen handelt es sich schließlich um steuerrelevante Unterlagen. Größere Unternehmen können sich auch an Experten wenden und diese mit der Vernichtung beauftragen. Diese wurden bezüglich der Fristen, deren Beginn und deren Ablauf geschult.

Welche Dokumente duerfen mit einem DMS aufbewahrt werden?

Welche Dokumente dürfen digital mit einem DMS aufbewahrt werden?

Grundsätzlich ist ein Document Management System geeignet, alle Dokumente aufzubewahren. Dies gilt sowohl für Privatpersonen als auch Kleinunternehmer, Freiberufler und Gewerbetreibende. Zu Dokumenten zählt alles von Kaufbelegen über Korrespondenzen bis hin zu Versicherungspolicen.

Welche Ausnahmen gibt es?

Es existiert keine Limitierung der digital zu speichernden Dokumente. Allerdings gibt es Fälle, in denen das papierbasierte Original nicht vernichtet werden darf. Dazu gehören Versicherungspolicen, aus denen ein Leistungsanspruch hervorgeht, wie zum Beispiel Renten- und Lebensversicherungen; Bilanzen und Jahresabschlüsse, sowie die Aufbewahrung aller Dokumente von Unternehmern, die in Deutschland Vorsteuer geltend machen wollen, aber keinen Umsatz im Inland generieren (§ 62 Abs2 UstDV). Grundsätzlich empfiehlt sich eine Aufbewahrung auch bei allen Dokumenten im Original, bei denen es um Immobilien geht.

Woraus ergibt sich eine Aufbewahrungspflicht?

Die Pflicht, Dokumente aufzubewahren, erstreckt sich auf natürliche und juristische Personen. Sie ergibt sich je nach Fall aus § 147 AO; §257 HGB und § 14 UstG. Weiter ergeben sich aus diesen Paragraphen auch die Aufbewahrungsfristen. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hängen zum einem von der Art des Dokumentes ab und zum anderen von der Frage, wer das Dokument für welchen Zweck aufbewahrt.

Unterschiede zwischen Privatmann und Gewerbetreibenden

Gewerbetreibende müssen mit Aufbewahrungsfristen zwischen sechs und zehn Jahren umgehen. Zu den Dokumenten, die zehn Jahre jederzeit zugänglich, revisionssicher und lesbar aufbewahrt werden müssen, zählen: alle Buchungsbeleg, jegliches Schriftstück, dass die Organisation als solches betrifft, die kompletten Jahresabschlüsse sowie vollständigen Lagerberichte, die Eröffnungsbilanz, alle den Zoll betreffenden Dokumente und die Inventarverzeichnisse.

Freiberufler, Kleinunternehmer und Co müssen können sich an folgendem Grundsatz orientieren: Alle Dokumente, die für eine Steuerüberprüfung relevant sind, müssen aufbewahrt werden. Auch hier gilt die zehnjährige Aufbewahrungsfrist.

Privatpersonen werden zum Beispiel auf Handwerkerrechnungen auf Ihre Aufbewahrungspflicht für Rechnungen und die dazugehörigen Aufbewahrungsfristen für Rechnungen hingewiesen. Zu lesen ist dies am Ende der Rechnung. Um die Gewährleistungspflicht eines Verkäufers gem. §§ 437, 438 ff BGB im Schadensfall in Anspruch nehmen zu können, gelten für Kaufbelege Aufbewahrungsfristen von zwei Jahren; gleich jeglicher Rechnungen beginnend mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Handlung stattfand. Bankunterlagen sollten mindestens drei Jahre aufbewahrt werden. So lange können diese zu jeglicher amtlicher Vorlage verlangt werden.

Tipp: Im Falle einer pflegebedürftigen Person kann es sein, dass Kontenbewegungen bis zu zehn Jahre nachgewiesen werden müssen!

Um binnen sieben Jahren von der Erhaltungsoption der Schadensfreiheitsklasse bei der KFZ Versicherung zu profitieren, reicht die letzte Rechnung. Eine Police ist nicht notwendig.

Eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder Aufbewahrungsfristen für Steuerunterlagen gibt es für Privatpersonen nicht.

Digital oder Papierform vor Gericht

Werden Rechnungen und Kaufbelege digital aufbewahrt und kommen in einem Zivilprozess zur Verwendung, so gelten die digitalisierten Dokumente nicht als urkundlicher Beweis; sie sind mit Filmen und Bildern gleichgestellt und daraus ergibt sich eine Betrachtung als freie Beweiswürdigung. Gerade für Unternehmen gilt eine Abwägung von Risiko und Nutzen, ob die Aufbewahrung im Original sinnvoll ist.

DMS: Eine zeitgemäße Aufbewahrungsform

Die Aufbewahrung beziehungsweise Archivierung von Dokumenten in digitaler Form ist abgesehen von genannten Ausnahmen, erlaubt. Die Rechtmäßigkeit bildlicher Darstellung von Dokumenten wird ausdrücklich aus §14; 14 b UstG abgeleitet.

Trotz Digitalisierung bleibt die Pflicht zur ordnungsgemäßen Buchführung unter Beachtung von GoBS und GDPdU zwingend bestehen. Kurzgefasst äußert sie sich folgendermaßen:

  1. Alle Dokumente, die gescannt werden, müssen dokumentiert werden.
  2. Fehler beim Scannen müssen protokolliert werden
  3. Die archivierende Person muss für die Tätigkeit geeignet und autorisiert sein
  4. Beim Scannen müssen zwingend die Farbe und weitere klare Details ersichtlich sein
  5. Die Aufbewahrung erfolgt in DB geschützten Buchhaltungssystemen

Das DMS muss also den Anforderungen nach Dokumentation der Metadaten und der Revisionssicherheit Rechnung tragen.

Wichtig ist weiter, dass die Originale erst nach erneuter Datensicherung vernichtet werden dürfen. Die Rechtskonformität der Vernichtung nach Steuerrecht und Handelsrecht ergibt sich aus § 239 Abs 4; 257 Abs. 3 HGB I.V.m. §147 Abs 2 AO.

DMS: Weg vom Papierbüro!

Die digitale Archivierung von Dokumenten unter Berücksichtigung der Aufbewahrungsfristen schafft nicht nur praktisch Platz, sie eröffnet Unternehmen eine neue Welt der Zusammenarbeit. Standortunabhängig kann über den Browser auch von mobilen Geräten auf die Daten zugegriffen werden. Die morgens digitalisierte Post kann schnell und ohne Autorisierungsaufwand der zuständigen Person zugeteilt werden. Diese muss dafür nicht anwesend sein. Der Vorgang spart Zeit. Gleichzeitig können elektronische Akten erstellt werden, so dass jederzeit per Suchmodus alle relevanten Dokumente zu einer Sache verfügbar sind. Einige DMS bieten Features wie Notizfunktionen innerhalb der Dokumente an, dies vereinfacht die Kommunikation.

Für Privatpersonen sind die Vorteile analog zu sehen. So reduziert sich der Ordner für Originale in seinen Ausmaßen und die Aufbewahrungsfristen können bei Platzmangel trotzdem eingehalten werden. Gerade für Privatpersonen, die wegen eines Jahreseinkommens über 500000 Euro den gleichen Aufbewahrungsfristen wie Gewerbetreibende unterliegen, erleichtert die Digitalisierung die Buchführung. Ein weiterer, großer Vorteil ist die Sicherheit der Daten vor Feuer- und Wasserschäden sowie Diebstahl.

aufbewahrungsfristen fuer gewerbetreibende

Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungspflicht von Dokumenten für Gewerbetreibende

Zahlreiche Schriftstücke sammeln sich im Laufe der Jahre an, für die es verschiedene Aufbewahrungsfristen gibt. Die Gesetzgebung bietet hierfür keine einheitlichen Regelungen. Ein wesentlicher Unterschied besteht zwischen Selbstständigen, Gewerbetreibenden und Privatleuten.

Wenn Sie ohne es zu wissen, Schriftstücke aussortieren und wegwerfen, können Sie sich damit Probleme einhandeln, sobald die Dokumente wieder gebraucht werden. Besonders problematisch ist es, wenn Sie ein eigenes Gewerbe betreiben und sich nicht sicher sind, welche Aufbewahrungspflicht Sie haben.

Dieser Beitrag soll Ihnen helfen, einen Überblick darüber zu bekommen, wie lange Sie beispielsweise Rechnungen aufbewahren müssen, um als Gewerbetreibender den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gerecht zu werden.

Welche Aufbewahrungsfristen und Pflichten existieren für Gewerbetreibende?

Laut dem Handelsgesetzbuch sind Gewerbetreibende dazu verpflichtet, alle kaufmännischen Dokumente über einen festgelegten Zeitraum aufzubewahren. Dieser Grundsatz gehört zur Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht Hierbei gilt die Abgabenordnungen (AO). Prinzipiell unterscheidet das Gesetz zwischen der Sechs- und Zehn-Jahres-Frist.

Ebenso wird am Gewinn eines Unternehmens ausgemacht, inwiefern Bücher geführt werden müssen und ob eine Aufbewahrungspflicht für Dokumente besteht. Laut Gesetz sind Gewerbetreibende zur Buchführung verpflichtet, wenn sie über 500.000 EUR Umsatz im Jahr oder mehr Gewinn als 50.000 EUR gemachten haben.

Die Gesetzliche Aufbewahrungsfrist beginnt immer mit dem Ende des Kalenderjahres, indem Sie die Unterlagen erhalten haben. Sollten die Dokumente für die Steuer notwendig sein, verlängern sich die Aufbewahrungsfristen automatisch.

Für welche Dokumente gibt es welche Aufbewahrungsfristen?

Grundsätzlich sind Sie als Gewerbetreibender dazu verpflichtet, alle Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, wenn sie für die Steuer von Bedeutung sind. In § 147 AO sind alle Unterlagen aufgelistet, die der Aufbewahrungspflicht unterliegen. Hierzu gehören:

  • Inventar,
  • Bücher und Aufzeichnungen,
  • Lageberichte,
  • Jahresabschlüsse mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung,
  • Eröffnungsbilanz,
  • Organisationsunterlagen,
  • alle Handels- und Geschäftsbriefe,
  • Buchungsbelege,
  • Zollunterlagen und
  • sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung wichtig sind.

Während Geschäfts- und Handelsbriefe bereits nach sechs Jahren vernichtet werden können, sind alle anderen aufgelisteten Unterlagen zehn Jahre lang aufzubewahren.

Es gibt auch eine gesetzlich festgelegte Aufbewahrungspflicht für Rechnungen. Sie gehören zu den Dokumenten, die ein Gewerbetreibender zehn Jahre lang aufheben muss. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen gibt es, weil sie nicht nur für die Steuer sehr wichtig sind, sie sind die wichtigsten Dokumente in der Buchhaltung Ihres Unternehmens. Mit Ihnen können Sie nachweisen, welche Einnahmen Sie gemacht haben.

Lese-Tipp: Viele der aufbewahrungspflichtigen Dokumente sind Verträge oder haben Vertrags-Charakter. In diesem Blog-Beitrag erklären wir, welche Vertragsarten es in Deutschland gibt.

Wie müssen Sie die Unterlagen aufbewahren?

Nach dem Umsatzsteuergesetz müssen die Unterlagen auch nach zehn Jahren gut lesbar sein. Außerdem nehmen die vielen Unterlagen, die sich im Laufe von zehn Jahren angesammelt haben, viel Platz ein. Aus diesem Grund entscheiden sich viele Gewerbetreibende für die elektronische Archivierung. Prinzipiell ist jeder für die Form der Aufbewahrung selbst verantwortlich.

Es muss aber jederzeit möglich sein, eine Einsicht in die Unterlagen zu bekommen. Daher ist es ratsam, dass Sie Kopien anfertigen, die auf Thermopapier gedruckt sind. Bitte achten Sie darauf, die Originale zusammen mit den Kopien aufzubewahren.

Insbesondere Jahresabschlüsse sowie Eröffnungsbilanzen müssen Sie unbedingt im Original aufheben. Für Handelsbriefe, Rechnungen oder Geschäftsbriefe können Sie auch die bildliche Wiedergabe nutzen.

Was passiert, wenn Sie die Aufbewahrungsfristen nicht beachten?

Wenn Sie als Gewerbetreibender die geforderten Unterlagen nicht vorlegen können, ist das nicht sofort eine Ordnungswidrigkeit. Zwar führt das nicht zu einer Bestrafung, aber Sie können hieraus steuerliche Nachteile bekommen. Denn nun ist das Finanzamt dazu berechtigt, für die fehlenden Unterlagen eigene Schätzungen vorzunehmen.

Kritisch kann es werden, wenn andere Bedingungen vorliegen, die strafbar sind, wie beispielsweise Urkundenunterdrückung, Steuerhinterziehung oder Insolvenzstraftaten. Können Sie in diesen Fällen nicht mit Hilfe von Dokumenten Ihre Unschuld belegen, besteht die Gefahr, dass Geldstrafen oder Geldbußen auf Sie zu kommen. Im schlimmsten Fall kann es sogar zu einer Freiheitsstrafe kommen.

Wenn Sie sich an die gesetzlich festgelegten Aufbewahrungsfristen halten, können Sie als Gewerbetreibender nichts falsch machen und sind auf der sicheren Seite. Wer immer noch unsicher ist, kann sich auch gerne Rat bei einem Steuerberater holen oder im Internet weiter informieren.