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Was ist die Buchführungspflicht für Unternehmer

Für viele Unternehmer, insbesondere Existenzgründer und Kleinstunternehmer, ist die Buchführung bzw. die Buchführungspflicht ein Buch mit sieben Siegeln. Da jedoch ein Großteil der Gewerbetreibenden gesetzlich dazu verpflichtet ist, Bücher zu führen, kommt man nicht umhin, sich intensiver mit diesem Thema zu befassen.

Die Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle im Wirtschaftsjahr ist notwendig, um gegenüber der Finanzbehörde nachweisen zu können, welche Umsätze getätigt wurden, wie hoch der Gewinn oder Verlust ausgefallen ist und wie es um die Vermögenswerte des Unternehmens bestellt ist. Was mit der Pflicht zur Buchführung gemeint ist, wer dieser Pflicht unterliegt und ob es Grenzen und Ausnahmen gibt, die von der Buchführungspflicht befreien, erläutert dieser Artikel.

Die Buchführungspflicht: Warum besteht überhaupt eine Pflicht zur Buchführung

Für die Buchführungspflicht sowie, damit zusammenhängend, die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB), gibt es im Wesentlichen drei unterschiedliche Gründe. Zunächst einmal dient die Buchführung, wie Sie in de Abgabenordnung (AO) und im Handelsgesetzbuch (HGB) beschrieben ist, dem Eigennutz und Eigenschutz des Unternehmers. Durch konsequente Buchführung ermöglicht sich der Unternehmer eine fundierte Unternehmensplanung. Er kann unter anderem abschätzen, wie sich die wirtschaftliche Lage entwickelt und ob das Unternehmen rentabel arbeitet.

Buchführung erleichtert.

Buchführung ist unabdingbar!

Darüber hinaus bietet ihm die Buchführung tagesaktuell einen Überblick über Forderungen und Verbindlichkeiten des Unternehmens. Weiterhin lässt sich anhand der Buchführung erkennen, welche Werte im betreffenden Unternehmen gebunden sind und wofür Geld investiert wird. Da bereits in kleinen und mittleren Unternehmen zu viele Geschäftsvorfälle vorliegen, um sie alle auswendig zu kennen, ist die Buchführung notwendig, um die finanzielle Lage besser beurteilen zu können.

 

Ein weiterer Grund, aus dem die Buchführungspflicht besteht, ist das sogenannte Staatliche Begehren. Der Staat muss Ausgaben für die Allgemeinheit durch entsprechende Einnahmen decken. Bei diesen handelt es sich im Wesentlichen um Steuern. Damit Unternehmern bzw. Unternehmen eine gerechte Besteuerung angedeihen kann und der Staat keine steuerlichen Einbußen erleidet, wurde die Buchführungspflicht für Unternehmer bereits vor langer Zeit geregelt. Schon im Preußen des 18. Jahrhunderts waren Kaufleute zur Buchführung verpflichtet. Kamen sie dieser Pflicht nicht nach und wurden in der Folge zahlungsunfähig, wurde ihnen dies als „fahrlässiger Bankrott“ angelastet.

Ein letzter wichtiger Grund für de Buchführungspflicht ist dementsprechend auch der Schutz von Gläubigern, Kunden und Geschäftspartnern. Vor allem Gläubiger, Investoren und Kapitalgeber haben ein Anrecht darauf, korrekt über die wirtschaftliche Lage eines Unternehmens in Kenntnis gesetzt zu werden. Banken und Gläubiger zum Beispiel wollen sicherstellen, das Kredite bzw. die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen vom betreffenden Unternehmen tatsächlich bedient werden können.

Geschäftspartner interessiert die Liquidität eines Unternehmens vor allem vor dem Hintergrund, ob es Lieferzusagen dauerhaft einhalten kann. Kunden haben ein berechtigtes Interesse daran, ob ein Unternehmen dauerhaft wirtschaftlich Bestand haben kann, da es sonst seinen Gewährleistungspflichten unter Umständen nicht mehr nachkommen kann.

Was genau bedeutet Buchführungspflicht?

Die Buchführungspflicht geht es darum, dass der buchführungspflichtige Unternehmer dazu verpflichtet ist, seine Einnahmen und Ausgaben auf eine bestimmte Art und Weise zu erfassen. Wie diese Erfassung zu erfolgen hat, ist sowohl im Steuergesetz als auch im Handelsgesetz geregelt. Die Buchführung darf man jedoch nicht mit der Pflicht, Einnahmen und Ausgaben überhaupt zu erfassen, verwechseln.

Einnahmen und Ausgaben müssen offen gelegt sein.

Welche Rechnungen muss ein Buchführungspflichtiger erstellen?

Wer jedoch der Buchführungspflicht unterliegt, muss Einnahmen und Ausgaben mittels sogenannter doppelter Buchführung erfassen. Darüber hinaus ist er verpflichtet, sowohl Bilanzen als auch Gewinn- und Verlustrechnungen zu erstellen. Unterliegt ein Unternehmer nicht der Pflicht zur Buchführung, genügt es, wenn er eine sogenannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellt. Diese erfordert deutlich weniger Aufwand und Sachkenntnis als die doppelte Buchführung.

Wer unterliegt der Buchführungspflicht und welche Grenzen gelten?

Die Pflicht zur Buchführung kann sowohl aus dem Steuergesetz als auch aus dem Handelsgesetz abgeleitet werden. Demnach sind alle eingetragenen Vollkaufleute automatisch zur Buchführung verpflichtet. Gewerbetreibende sind immer dann buchführungspflichtig, wenn ihr Umsatz im Wirtschaftsjahr 600.000 Euro überschreitet oder sie pro Wirtschaftsjahr mehr als 60.000 Euro Gewinn erwirtschaften. Freiberufler sind generell nicht buchführungspflichtig. Bei ihnen reicht die Einnahmen-Überschuss-Rechnung unabhängig vom Umsatz oder Gewinn immer aus. Sie können sich jedoch für die Buchführungspflicht entscheiden, da dies unter anderem Vorteile bei der Bildung von Rücklagen bringen kann.

Bei Land- und Forstwirten kann ebenfalls eine Buchführungspflicht vorliegen. Dies ist der Fall, wenn der Umsatz mehr als 600.000 Euro pro Kalenderjahr beträgt oder selbst bewirtschaftete Flächen mit einem Wert von mehr als 25.000 Euro vorhanden sind.

Welche Grenzbeträge gelten?

Gewinne in bestimmter Höhe verpflichten

Außerdem sind Land- und Forstwirte zur Buchführung verpflichtet, wenn ihr Gewinn aus einem Gewerbebetrieb, wie etwa einem Hofladen oder Straßenverkauf, mehr als 60.000 Euro beträgt oder der Gewinn aus Land- und Forstwirtschaft mehr als 60.000 Euro pro Jahr hervorbringt. Gesellschaften, wie etwa eine GmbH, eine UG, eine AG sowie OHG und KG, sind immer zur Buchführung verpflichtet. Die Höhe der Umsätze und Gewinne spielt in diesem Fall keine Rolle.

Wann beginnt die Buchführungspflicht?

Der Beginn der Verpflichtung zur Buchführung ist mitunter davon abhängig, um welche Art von Unternehmen es sich handelt. Die Pflicht zur Buchführung bei einem Einzelunternehmen ist ab dem Zeitpunkt gegeben, an dem die oben genannten Umsatz- und Gewinngrenzen überschritten werden. Gleiches gilt für Land- und Forstwirte. Gesellschaften hingegen sind ab dem Tag ihrer Gründung zur Buchführung verpflichtet. Bei Freiberuflern besteht niemals eine Pflicht zur Buchführung, ganz gleich, wie hoch ihre Umsätze oder Gewinne sind.

Buchführungspflicht für Kleinunternehmer?

Als Kleinunternehmer unterliegt man generell nicht der Buchführungspflicht. Das bedeutet jedoch nicht, dass der Unternehmer komplett davon befreit ist, seine Einnahmen und Ausgaben zu erfassen. Er tut dies lediglich nicht mittels doppelter Buchführung, sondern mithilfe der wesentlich einfacheren Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Als Kleinunternehmer gilt, wer im laufenden Jahr Umsätze von nicht mehr als 17.500 Euro erzielt hat und wer im folgenden Jahr Umsätze von 50.000 Euro voraussichtlich nicht überschreiten wird.

Aufgrund dieser niedrigen Beträge gilt die sogenannte vereinfachte Buchführungspflicht. Das bedeutet, dass alle Geschäfte so dokumentiert sein müssen, dass sich daraus Schlüsse auf Art und Umfang des Geschäfts ziehen lassen. Weiterhin muss die aktuelle Ertrags- und Vermögenslage ersichtlich sein. Kleinunternehmer müssen also sowohl Kundenkorrespondenz als auch Belege und eigene Rechnungen stets aufbewahren.

Für Kleinunternehmer gilt keine Buchführungspflicht.

Wer Rechnungen nicht vorlegt, muss Strafen zahlen

Mögliche Strafen und Konsequenzen bei Nichteinhaltung der Buchführungspflicht

Das Finanzamt möchte zu jeder Steuererklärung die zugehörigen Bilanzen sowie Gewinn- und Verlustrechnungen sehen.Unternehmen, die die Rechnungen nicht vorlegen, zahlen hohe Strafgelder. Diese befreien jedoch nicht von der Buchführungspflicht, sodass die geforderten Unterlagen in jedem Fall nachgereicht werden müssen. Kommt es zu einer Insolvenz des betroffenen Unternehmens, drohen dem Unternehmer sogar Haftstrafen, wenn er seiner Pflicht zur Buchführung nicht nachgekommen ist. Lesen Sie hier alles über Insolvenz.

Mögliches Ende der Buchführungspflicht

Unter gewissen Umständen kann die Pflicht zur Buchführung bei Unternehmen enden. Bei Einzelunternehmen ist dies der Fall, wenn die oben genannten Grenzen in zwei aufeinanderfolgenden Wirtschaftsjahren unterschritten wurden. Löscht man die betreffende Gesellschaft aus dem Handelsregister, erlischt die Buchführungspflicht.

Alte Maschine - auch ein Sachwert

Was ist der Substanzwert?

Für die betriebswirtschaftliche Unternehmensbewertung – etwa im Rahmen eines Unternehmenskaufs bzw. Unternehmensverkaufs werden unterschiedliche Parameter verwendet. Neben dem Ertragswert kommt hierbei auch der so genannte Substanzwert zum Tragen. Dabei handelt es sich, vereinfacht gesprochen, um die in einem Unternehmen befindlichen und in dessen Eigentum stehenden Sachwerte. Bedeutung haben der Substanzwert und andere Parameter der Unternehmensbewertung vor allem im Hinblick auf die Beantragung und Gewährung von Krediten durch Banken bzw. für potentielle Investoren. Bei solchen Entscheidungen spielen nicht zuletzt die im Unternehmen befindlichen Sachwerte sowie das vorhandene immaterielle Vermögen eine entscheidende Rolle.

Die Ermittlung der Grundlagen des Substanzwerts

Maschinen gehören ebenfalls zum Substanzwert eines Unternehmens

Maschinen gehören ebenfalls zum Substanzwert eines Unternehmens

Um den Substanzwert eines Unternehmens bestimmen zu können ist zunächst wichtig das Vermögen des Unternehmens zu erfassen. Dabei geht es um die im Eigentum der Firma stehenden materiellen Güter. Dazu gehören auch Liquide Mittel, die für die Berechnung des Substanzwertes ebenfalls von Belang sind. Entsprechend werden bei der Berechnung mit erfasst:

Grundstücke und grundstücksgleiche Rechte

Gebäude

Maschinen

Fuhrpark

– Fertige Waren etc.

Bei diesen Werte bzw. diesem Inventar handelt es sich um das so genannte betriebsnotwendige Vermögen, als um Sachwerte, die für die wirtschaftliche Tätigkeit des Unternehmens von Belang sind. Darüber hinaus zählen zum Substanzwert aber auch Gegenstände, die nicht zu diesen Zwecken dienen und folglich zum nicht betriebsnotwendigen Vermögen zählen. Dies betrifft etwa Kunstwerke, die in der zentralen Verwaltung hängen u.ä..

Bewertung des Sachvermögens

Im Hinblick auf den für das Sachvermögen anzusetzenden Wert wird im Rahmen der Ermittlung des Substanzwerts der Wiederbeschaffungswert verwendet. Dies ist notwendig, da es um eine realistische Betrachtung der im Betrieb befindlichen Sachwerte geht. Hier spielen Alter und Zustand der Gebäude, Maschinen und Fahrzeuge eine entscheidende Rolle. Sofern es sich um nicht zum betriebsnotwendigen Vermögen zählende Einzelstücke wie etwa Kunstwerke handelt, wird der potentielle Wert beim Verkauf an einen Sammler als Maßstab herangezogen. Letztlich geht es darum, möglichst realistisch abzubilden, welche Preise die verschiedenen im Eigentum des Unternehmens stehenden Sachen bei einem Verkauf zum jeweiligen Zeitpunkt der Bewertung erzielen würden.

So wird der Substanzwert ermittelt:

Sind alle materiellen Sachwerte des Unternehmens erfasst, werden zu diesen die immateriellen Vermögenswerte hinzu gerechnet. Von diesen werden wiederum die Kredite und anderen Außenstände des Betriebs abgezogen. Der so ermittelte Betrag stellt den aktuellen Substanzwert des Unternehmens dar.

In der Realität wird der Substanzwert einer Firma in der Regel im Rahmen einer Due Diligence ermittelt. Lesen Sie dazu auch die folgenden Beiträge aus dem docurex-Blog:

Der Ertragswert des Unternehmens

Gebäude gehören ebenfalls zurm Substanzwert einer Firma

Gebäude gehören ebenfalls zurm Substanzwert einer Firma

Für die unternehmerische Planung ist der Substanzwert für sich genommen nur von geringer Aussagekraft, da er lediglich den Wert des zur wirtschaftlichen Tätigkeit zur Verfügung stehenden Vermögens abbildet. Gleichwohl kommt dem Substanzwert Bedeutung im Verhältnis zum so genannten Ertragswert zu. Die Bestimmung des Ertragswerts näher zu erläutern, würde den Rahmen dieser kurzen Abhandlung sprengen. Vereinfacht gesagt geht es beim Ertragswertverfahren um die Ermittlung des potentiellen Ertrags, der sich in Zukunft mit dem im Unternehmen befindlichen Vermögen erwirtschaften lässt. Im Hinblick auf Immobilien etwa werden zur Bestimmung der entsprechenden Werte der Bodenrichtwert, die erzielbare Mietzins bei Vermietung oder Verpachtung etc. heran gezogen. Während der Substanzwert sich auf den materiellen Wert zum gegenwärtigen Zeitpunkt bezieht, erfasst der Ertragswert die potentiellen wirtschaftlichen Chancen dieses Vermögens in Richtung Zukunft.

Verhältnis von Substanzwert zum Ertragswert

Für die Bewertung eines Unternehmens spielt das Verhältnis von Substanzwert und Ertragswert eine entscheidende Rolle. Liegt der Ertragswert höher als der Substanzwert, so spricht man von positiven Firmenwert. Ein negativer Firmenwert liegt dagegen dann vor, wenn der der Substanzwert höher ist als der Ertragswert. Für potentielle Kreditgeber bzw. Investoren stellt sich die Situation negativ dar, wenn ein Großteil der im Unternehmen befindlichen Substanz keine Aussicht auf zukünftige Gewinne bietet. Je negativer der Wert ausfällt, desto mehr macht eine Liquidation des Unternehmens Sinn, da viele Sachwerte mit der Zeit an Wert verlieren und die wirtschaftliche Situation keine echten Zukunftsperspektiven aufzuweisen scheint. Ist der Firmenwert dagegen positiv bedeutet dies, dass das im Unternehmen befindliche Vermögen produktiv eingesetzt wird. Entsprechend besser sind in diesen Fällen die Aussichten für die Zukunft.

Geschichte des Substanzwerts

Die ersten wissenschaftlichen Ausführungen zur Unternehmensbewertung gehen auf den Schweizer Ökonomen Karl Käfer zurück. Dieser veröffentlichte 1946 erste Arbeiten zu diesem Thema. Ein erstes Standardwerk, das sich explizit mit dem Substanzwert befasst erstellte Günter Sieben 1961 im Rahmen seiner Doktorarbeit. Diese trug den Titel: „Der Substanzwert. Ein Beitrag zur Lehre der Bewertung der Unternehmung“. Auch in seiner weiteren akademischen Arbeit widmete er sich immer wieder diesem Thema.

Kritik am Substanzwert

Neben der Tatsache, dass die Ermittlung des Substanzwerts für sich genommen wenig Hilfe beim Treffen wirtschaftlicher Entscheidungen bietet, gibt es auch grundsätzliche Kritik an diesem Verfahren der Unternehmensbewertung. Dies betrifft insbesondere die Erfassung immaterieller Güter. Dies betrifft etwa die Bekanntheit einer Marke, die im Unternehmen befindlichen Patente und andere Formen geistigen Eigentums. Diese lassen sich in materieller Hinsicht regelmäßig nur ungenau erfassen. Lässt man sie andererseits außen vor, fehlen in der Regel entscheidende Bestandteile des tatsächlichen Wertes eines Unternehmens. Insofern ist wichtig, den Substanzwert als die relative Größe zu betrachten die er ist und ihn jeweils im Lichte der Gesamtumstände individuell einzuordnen.

Wozu dient ein NDA - erklären es.

Was ist ein Non-Disclosure-Agreement

Ein Non-Disclosure-Agreement (NDA) ist ein Vertrag zwischen zwei unterschiedlichen Parteien, der regelt, wie mit vertraulichen und sensitiven Informationen umgegangen wird. Typischerweise wird ein NDA unterschrieben, bevor zwischen zwei Firmen vertrauliche oder geheime Informationen geteilt werden. Im NDA wird in der Regel festgelegt, dass Informationen die im Rahmen des NDA zugänglich gemacht werden, auf keinen Fall nicht an Dritte weiter gegeben werden dürfen.

Wörtlich übersetzt heißt Non-Disclosure-Agreement „Vereinbarung zur Nicht-Offenlegung“. Im Deutschen wird das Non-Disclosure-Agreement oft als Verschwiegenheitserklärung, manchmal auch als Geheimhaltungserklärung bezeichnet.

Es gibt unterschiedliche Anwendungsfälle für die Nutzung einer Verschwiegenheitserklärung. Dabei ist es vor allem wichtig, wie der NDA im Detail ausformuliert ist und welche Sanktionen, Pönalen und sonstige Konsequenzen es für die Unterzeichner hat, wenn Sie gegen die Regeln des NDA verstoßen.

Warum ist ein NDA so wichtig?

Ein Non-Disclosure-Agreement (NDA) hilft Geheimnisse zu wahren

Ein Non-Disclosure-Agreement (NDA) hilft Geheimnisse zu wahren

Ein NDA kommt typischerweise dort zum Einsatz, wo ein Unternehmen die eigenen Mitarbeiter, Partnerfirmen oder andere Vertragsparteien davon abhalten möchte, vertrauliche oder geheime Informationen mit unbefugten Dritten zu teilen.

Dabei kann es sich um Patente, Kundeinformationen, die Strategie der Firma an sich oder andere für das Unternehmen essentiell wichtige Informationen bzw. Daten handeln. Der NDA stellt in diesem Zusammenhang sicher, dass niemand – weder die eigenen Mitarbeiter noch die Mitarbeiter von Partnerfirmen – sich einen Vorteil dadurch verschaffen kann, dass er im Besitz der vertraulichen Informationen ist.

Damit wird von der Unternehmensleitung in der Regel bezweckt, dass etwa Firmen-Interna an Konkurrenten oder generell an Externe weiter gegeben werden. Ein anderer Anwendungsfall für einen NDA bzw. eine Geheimhaltungserklärung ist, dass Mitarbeiter nicht ihrerseits sich selbständig machen und dem aktuellen Arbeitgeber Konkurrenz machen – sei es in dem Sie Patente stehlen oder mit der Kundendatenbank auf Akquise gehen.

Der NDA als juristischer Vertrag

Auch wenn prinzipiell ein NDA zwischen den Geschäftsführern oder Vorständen zweier Unternehmen mündlich geschlossen werden kann, so wird in der betrieblichen Praxis eine Vertraulichkeitsvereinbarung immer schriftlich formuliert und rechtssicher dokumentiert. Daher wird in dem Moment, wenn zwei Firmen eine Verschwiegenheitserklärung unterzeichnen, aus dem NDA ein juristischer Vertrag.

Sofern es zu einer Vertragsverletzung im Rahmen eines NDA kommt, so kann die eine Vertragspartei die andere verklagen. Diese Klagen sind in aller Regel zivil-rechtliche Klagen und laufen meistens auf eine Schadenersatzklage heraus.

Dabei sind Non-Disclosure-Agreements in der Regel in Ihrem Inhalt nach so ausgelegt, dass Verstöße gegen den NDA-Vertrag sofort mit einer vorab festgelegten Strafe (Pönale) geahndet werden und ohne ein aufwändiges Gerichtsverfahren fällig werden.

Warum sollten Sie ein NDA nutzen?

Es gibt unterschiedliche Gründe warum ein Unternehmen eine Geheimhaltungserklärung bzw. eine Verschwiegenheitserklärung nutzen sollte. Der Hauptgrund wird in aller Regel sein, dass man Informationen, die für das Unternehmen sehr wertvoll sind, schützen möchte. Dabei kann es sich um Kunden-Daten handeln, die nicht in fremde Hände fallen dürfen. Genauso denkbar sind Patene oder Prozesse, die aus Sicht der Firma besonders schützenswürdig sind.

Ein konkretes Beispiel für einen Non-Disclosure-Agreement

Ein NDA als Grundlage für die Due Diligence

Ein NDA als Grundlage für die Due Diligence

Im Falle eines Unternehmensverkaufs, wird der Eigentümer viele vertrauliche und geheime Dokumente des zu verkaufenden Unternehmens potentiellen Interessenten im Rahmen einer Due Diligence in einem digitalen Datenraum zeigen müssen. Einige dieser Interessenten sind oft Mitbewerber. Da die zu verkaufende Firma nur an einen einzigen Interessenten verkauft werden kann, wird mit einem NDA und meist sehr hohen Strafzahlungen sichergestellt, dass auch die Kaufinteressenten die geheimen Informationen nicht weiter geben, wenn Sie am Ende der Due-Diligence das betreffende Unternehmen nicht kaufen können.

Ein anderer Anwendungsfall für eine Verschwiegenheitserklärung ist die Zusammenarbeit mit freien Mitarbeitern (engl. Contractors). Etwa in der Software-Industrie ist es üblich, dass ganze Teams von freien Software-Entwicklern für ein beauftragendes Unternehmen eine komplette Anwendung erstellen. Damit dieser Software-Quellcode nicht nach Auftragsende in die falschen Hände fällt, wird zwischen dem Auftraggeber und den freien Mitarbeitern ein NDA unterschrieben. Das Gleiche gilt wenn nicht einzelne Freiberufler sondern eine Software-Entwicklungs-Firma den Auftrag zu Erstellung einer Software-Anwendung übernimmt.

Was muss in einem NDA enthalten sein?

Non-Disclosure-Agreements ohne konkreten Anlass zwischen zwei Firmen sind eher selten. Ein NDA wird deshalb in der Regel für einen bestimmten Zweck erstellt, etwa wenn zwei Unternehmen für ein bestimmtes Projekt für eine Zeit lang miteinander arbeiten müssen.

Die folgenden Themen werden in der Regel abschnittsweise in einem NDA berücksichtig und dokumentiert:

  • Wer gibt die Informationen und wer erhält sie? In der Regel hat oft eine Partei ein größeres Risiko, dass seine Informationen im Rahmen einer Zusammenarbeit in falsche Hände geraten könnten. Daher wird in einem NDA meist konkret benannt, wessen Informationen schützenswürdig sind und wer sie erhält.
  • Um welche Geheimnisse geht es genau? Je spezifischer die vertraulichen Informationen benannt und eingekreist werden, desto besser.
  • Was ist frei verfügbar – Gute Non-Disclosure-Agreements enthalten im Gegenzug klare Formulierungen welche Informationen vom Empfänger dennoch frei verwendet werden können. Dazu gehören in der Regel frei erhältliche Daten zum Unternehmen oder zum Projekt oder allgemeine Informationen die jedermann im Internet finden
  • Wie lang gilt das NDA? Je nach Projekt kann das NDA für einen bestimmten Zeitraum gelten bzw. über die Projektdauer hinaus. In vielen Fällen reichen die Bindefristen für eine Geheimhaltung aber weit über das Ende des konkreten Projekts hinaus.
    Darüber hinaus gibt es auch Geheimnisse, die praktisch nie „frei“ gegeben werden, weil Sie einen essentiellen Wert für das Unternehmen haben.
  • Vertragsstrafen in einem NDA – Viele Geheimhaltungserklärungen enthalten sehr konkrete Strafen bzw. Pönalen, für den Fall des Bruchs des Vertrages. Die Höhe der Strafe und die Frage ob für ein und dasselbe Vergehen eine Strafzahlung mehrfach anwendbar sind, wird meistens zwischen den Juristen der betreffenden Unternehmen ausverhandelt und schriftlich im NDA dokumentiert.
  • Nachweis der Einhaltung / Kreis der Betroffenen – Nicht selten wird in einem NDA explizit dokumentiert, welche Personen bzw. Personenkreise unter das NDA fallen und wie diese vom jeweiligen Unternehmens-Management zur Einhaltung der Geheimhaltung gebracht werden.
  • Rückgabe von Datenträgen und Unterlagen . Gedanken und Wissen kann nicht ohne weiteres zurückgegeben werden. Dennoch enthalten gute NDA konkrete Regelungen wie übergebene Dokumente, Unterlagen, Abschriften oder Skizzen vom nutzenden Unternehmen nach Ende des NDAs an die gebende Firma zurückgegeben werden.
  • Gerichtsstand & Co.: Wie in jedem anderen juristischen Vertrag enthält in der Regel auch ein Non-Disclosure-Agreement konkrete Regeln bei welchem Gericht in welcher Stadt bei einem Vertragsbruch geklagt werden kann und wer dabei die Anwaltskosten zu begleichen hat.
  • Wer unterschreibt? – Verschwiegenheitserklärungen mit Einzelpersonen werden natürlich vom Betroffenen selbst sowie die Auftraggeber unterschreiben. Eine Verschwiegenheitserklärung bzw. ein NDA zwischen Firmen wird in der Regel von der Unternehmensleitung (Geschäftsführer, Vorstand) oder einem Prokuristen

Wie gehen Datenraum-Anbieter mit der Geheimhaltung um?

Datenraum-Anbieter, wie etwa die Mitarbeiter von docurex®, haben täglich mit sensitiven Daten Ihrer Auftraggeber zu tun. Dabei ist es durchaus üblich, daß parallel zur Anfrage und Beauftragung einer Datenraum-Lösung zwischen dem Anbieter und dem Kunden eine Verschwiegenheits-Erklärung unterzeichnet wird.

Auch wenn die Mitarbeiter von docurex® per se keinen Zugang zum geschützten Datenraum Ihres Kunden haben, so schafft ein unterschriebener und gültiger NDA vor allem auf Kunden-Seite das nötige Vertrauen in der täglichen Zusammenarbeit.

Neben der Geheimhaltung, die in Form eines NDA sicher gestellt wird, ist in der Regel in Europa noch eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung zu unterzeichnen, damit allen Anforderungen nach der DSGVO genüge getan wird.

Fazit zur Geheimhaltung von Informationen

Mit Hilfe eines Non-Disclosure-Agreement können Firmen schützenswerte Geheimnisse und andere vertrauliche Informationen wirksam schützen. Dabei empfiehlt es sich einerseits einen Fachanwalt mit der exakten Ausformulierung der Verschwiegenheitserklärung zu beauftragen.

Darüber hinaus empfehlen wir, sensitive Dokumente generell nur in einem geschützten Datenraum bereit zu stellen. So wird in jedem Fall der Zugriff auf jedes Dokument protokolliert. So kann im Nachhinein anhand der Protokollierung sicher nachvollzogen werden, welcher Nutzer zu welcher Uhrzeit welches Dokument betrachtet oder es gar herunter geladen hat. Hiervon profitiert vor allem der Geschädigte, da aufwändige Forensik oder die Einschaltung eines Gutachters nicht notwendig sind.

Der Nachweis eines Fehlverhaltens im Rahmen eines NDA ist so vor allem für den Geber der Informationen deutlich einfacher zu erbringen.

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Neben einem erstklassigen Preis-Leistungsverhältnis steht ein erstklassiges Team. Das war der Grund warum wir uns für docurex entschieden haben.

Wie können emotionale Zeitbomben in der Unternehmensnachfolge verhindert werden?

Jedes Jahr stehen in Deutschland über 70.000 UnternehmerInnen (Quelle IMF, Bonn) vor der bedeutsamen Frage der Unternehmensnachfolge. Millionen von Arbeitsplätzen sind hiervon in den nächsten 10 Jahren betroffen.

Unternehmensnachfolge ZeitAber wie gehe ich als Entscheider mit der Nachfolgeregelung um? In den meisten Fällen steht diese wichtige Entscheidung nur einmal im unternehmerischen Leben an und wird in der Komplexität und dem Zeitanspruch stark unterschätzt.

Egal ob die Nachfolge innerhalb der Familie stattfinden soll (kann) oder ein Dritter die Geschichte des Unternehmens fortführen soll: Für beide, dem „Gebenden“ und dem „Nehmenden“, stehen grundlegende persönliche Lebensfragen auf der Tagesordnung einer erfolgreichen Übergabe. Eine sichere Datenraum-Lösung kann hier ein unterstützendes Element sein.

Nach einer Untersuchung der Harvard-University im europäischen Mittelstand sind bei gescheiterten Unternehmen im Nachfolgeprozess über 80% (!) die Gründe in den ungeklärten emotionalen Fragen zu finden. Oftmals erst nach vielen Jahren, weil ein schleichender Prozess und die Unklarheit der Betroffenen eine Transparenz erschwert. Wenn also in vielen Fällen, trotz kompetenter Rechts- und Steuerberatung, eine solche gewaltige Zahl von Unternehmen an emotionalen Fragestellungen ihrer Nachfolge scheitert, wie soll ich dann als verantwortlicher Inhaber eigentlich handeln?

  • Worauf muss ich achten, um „emotionale Zeitbomben“ zu entschärfen?
  • Wie kann ich zwischen Macht und Liebe in einem Familienunternehmen die Balance herstellen?
  • Was hält mich eigentlich davon ab, die Nachfolgefrage frühzeitig anzugehen?
  • Was blockiert mich, wichtige Schritte und Entscheidungen zu fällen?
  • Warum halte ich an etwas fest, ohne die neuen Wege einer Zukunft ohne Unternehmen überhaupt zu prüfen?

Fragen über Fragen, die in ganz anderen Themenbereichen genauso auch den Übernehmer eines Unternehmens treffen.

Die Tabuisierung der Nachfolgeproblematik kann in vielen mittelständischen Unternehmen zu einem Entzündungsherd führen, der manchmal sogar das Unternehmen selbst in seinen Grundfesten erschüttert. Die Nachfolge ist somit eine permanente, strategische Führungsaufgabe erstes Ranges in jedem Unternehmen, und ganz besonders in Familienunternehmen.

Denn zur Altersfrage einer Nachfolgeregelung, kommt auch die Frage nach einem unerwarteten und ungewollten Wechsel, aufgrund von Krankheit oder Tod. 26% der jährlich über 70.000 Unternehmen in Deutschland werden von dieser Aufgabe eiskalt überrascht!

Unternehmensnachfolge-Notfallkoffer

Quelle DIHK Report Nachfolge 2016

Haben Sie Ihren unternehmerischen „Notfallkoffer“ für den Fall der Fälle gepackt und sind die Familie und Mitarbeiter in allen Details gut vorbereitet?

Und ein interessanter Anteil der individuellen Zinskosten eines Unternehmens, werden heute bei allen Banken und Sparkassen von der gründlichen Vorbereitung der Nachfolgesituation abhängig gemacht.

Der einzige und richtige Beginn der Nachfolgefrage liegt also immer bei einem selbst. Nur der Übergeber selbst muss bei sich anfangen – alles andere wären überflüssige Kosten- für Steuer-, Rechts-, oder Unternehmensberater.

Sowohl der Gebende als auch der Nehmende, müssen sich über ihre wirklichen Bedürfnisse, Interessen, Wünsche, Ziele und über ihre Motivation und ihren wirklichen Willen, Klarheit verschaffen. Dann, und nur dann, kann der nächste Schritt erfolgen.

Unternehmensnachfolge WertermittlungDiese wichtige Selbstklärung ist nicht einfac. Sie sollte idealerweise mit „Sparrings-Partnern“ erfolgen, die nicht emotional in die Frage der Nachfolge eingebunden sind. Ein kompetentes Hintergrundwissen, um die Entwicklung solcher Entscheidungs- und Klärungsprozesse, sollte ein jeder Begleiter für diese anspruchsvolle Aufgabe vorweisen können. Dies kann, bei fortgeschrittenen Konfliktsituationen in ungeklärten oder nur halbherzig betriebenen Übergaben, auch durch eine kompetente Konfliktschlichtung (Mediation) erfolgen. Erst nach erfolgter Konfliktmoderation, sollten dann die weiteren Fragen und Ziele wieder aufgenommen werden.

Zeitgleich sollte auch eine seriöse erste Unternehmenswertermittlung durchgeführt werden. (Bei dem geschilderten Ablauf ist eine gesunde betriebswirtschaftliche Basis mal vorausgesetzt, sonst müssten zuerst Sanierungsmaßnahmen durchgeführt werden und die Nachfolgefrage vermutlich verschoben werden). Was soll überhaupt genau vererbt oder verkauft werden? Umfang des Eigenkapitals, Immobilien, Anlagen, Kundendaten, Name usw..?

Der Unternehmenswert und die Definition des Verkaufsumfangs dient der Einschätzung des Übergebers und ist auch eine wichtige Grundlage für die Planung der weiteren Vermögensaufstellung; für den neuen Lebensabschnitt nach dem Unternehmerdasein.

Mit der Ermittlung des Unternehmenswertes (i. d. R. nach der Ertragswertmethode – ein auf die zukünftige Entwicklung ausgerichtetes Verfahren) wird in der Regel auch eine Verkaufsunterlage (Exposé) für das betreffende Objekt erstellt. Hier finden dann gerade fremde Interessenten alle wichtigen Daten und Fakten übersichtlich dargestellt.

Sollte also keine innerfamiliäre Nachfolge (ein Trend, der sich leider für den Mittelstand weiterhin verstärkt) möglich sein, gilt es innerhalb (MBO – Management buy out) und außerhalb (MBI – Management buy in) des Unternehmens nach einen Nachfolger und Käufer (außerhalb von Einzelpersonen können das Unternehmen wie z.B. Wettbewerber sein) zu suchen.

  • Anzeigen in Fachmagazinen
  • Einstellung in seriöse und nationale Unternehmensbörsen
  • Einzelansprache von leitenden Mitarbeitern
  • Neutrale Kontaktaufnahme zu Wettbewerbern
  • Suche in internen Datenbanken von Beratern und Nachfolgespezialisten

Diese Schritte an die „Öffentlichkeit“ sollten immer verdeckt erfolgen. Es ist daher zu empfehlen, hierfür neutrale Berater einzuschalten, die die Interessenten nachhaltig filtern können und die Spreu vom Weizen trennen.

Für diese möglichen Übernehmer gibt es dann eine erste kurze und neutralisierte Zusammenfassung der wichtigsten Unternehmensdaten. Später folgt dann bei weitergehendem Interesse die Übersendung eines ausführlichen Exposés, gegen Unterschrift einer Verschwiegenheitserklärung.

Intensive Verhandlungen, ein weiterer Datenaustausch etwa in einem sicheren Datenraum, Finanzierungsfragen, steuerliche und rechtliche Fragen, möglicherweise auch eine weitere Analyse durch fremde Wirtschaftsprüfer, untermauern die nächsten Schritte.

Selbst in dieser, schon sehr fortgeschrittenen Phase, ist auch immer noch ein Scheitern einzukalkulieren! Häufig kommen dann wieder die ungeklärten emotionalen Fragen in den Vordergrund. Das begründet auch die weit verbreitete Empfehlung sich schon ab dem Lebensalter von ca. Mitte 50 mit den Fragen der Nachfolge auseinander zu setzen. Die Komplexität ist also nicht zu unterschätzen und die Einbindung der verschiedenen Experten bei diesem einmaligen Vorgang im Leben eines Unternehmers/in unbedingt zu empfehlen.

Über den Autor

 

Nils Koerber ist Experte für Unternehmensnachfolge, Unternehmensverkauf sowie seit 2004 Mitbegründer und Inhaber von K.E.R.N – die Nachfolgespezialisten. Ein langjährig erfahrener Praktiker in allen Fragen der Unternehmensnachfolge in Familienunternehmen. Spezialisiert auf M&A-Prozesse im Mittelstand.

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Als Unternehmer die eigene Firma verkaufen

Wie Sie den Verkauf Ihres Unternehmens sicher durchführen

Worum es beim Unternehmensverkauf wirklich geht

Der Verkauf des eigenen Unternehmens ist selbst für gestandene Unternehmer zu Lebzeiten meist eine einmalige Angelegenheit. Damit einher geht nicht selten ein flaues Gefühl, ob man nun wirklich „alles richtig“ macht.

Sie haben in Ihre Firma über Jahre viel Zeit, Energie und nicht selten sehr viel Geld gesteckt. Daher möchten Sie als Unternehmer – meist am Ende des eigenen Berufslebens – nicht nur etwas sehr Wertvolles verkaufen. Meist wollen Eigentümer auch den Geist und das mit der Firma Erreichte in Ihrem Sinne fortgeführt wissen. Schließlich ist für viele Unternehmer die eigene Firma wie ein eigenes Kind.

Dennoch ist der Verkauf des eigenen Unternehmens bzw. eines Unternehmens-Anteils für die meisten Eigentümer etwas Neues, seltsam Ungewohntes. Das Gefühl, sich nicht wirklich auszukennen, mögen die meisten Geschäftsführer und Gesellschafter nicht sonderlich. Sie wollen informiert sein, Entscheidungen treffen und Kontrolle ausüben.

Daher beschreiben wir auf den nächsten Seiten für Sie den exemplarischen Ablauf eines Unternehmensverkaufs. Dabei wollen wir Sie informieren und den Nebel des „Ungewohnten“ etwas lichten.

Nicht alles was wir nachfolgend beschreiben und skizzieren wird in Ihrem konkreten Fall auch exakt so eintreffen. Dazu sind die Fälle zu individuell. Dennoch möchten wir Ihnen mit diesem Beitrag eine Entscheidungshilfe an die Hand geben, mit der Sie für Ihre Firma möglichst sicher einen Käufer finden und für Sie selbst einen angemessenen Kaufpreis.

Vorüberlegungen / Ein Wort an den heutigen Eigentümer

Sie haben als Eigentümer oder Inhaber Ihres Unternehmens in der Regel viele Jahre Zeit und oft auch einen Teil Ihres Vermögens investiert. Darum sollten Sie vor einem Unternehmensverkauf mit Ihren eigenen Ambitionen und Absichten im Reinen sein:

  • In welchem Zeitraum möchten Sie ihre Anteile verkaufen. Bis wann soll der Verkauf über die Bühne gehen? Auch wenn Sie den Zeitpunkt nicht exakt bestimmen können, so sollten Sie für sich einen persönlichen Exit-Termin ganz grob abstecken.
  • Welchen Verkaufs-Preis möchten Sie (mindestens) für Ihren Gesellschafts-Anteil erzielen? Unter welchem Preis macht für Sie der Verkauf keinen Sinn? Setzen Sie sich hier ein Limit.
  • An wen sind Sie bereit zu verkaufen? Sind Sie bereit im Zweifel an ihren schärfsten Konkurrenten zu verkaufen?
  • In kleineren Firmen möchte man oft im Vorfeld zukünftige Wettbewerbs-Situationen vermeiden. Sind Sie als Geschäftsführer oder Gesellschafter bereit, ein 3-5 jähriges Wettbewerbsverbot für Ihre Branche zu akzeptieren?
  • Sind Sie nach dem Verkauf bereit, den zukünftigen Eigentümer bei der Fortführung der Firma anfangs intensiv zu unterstützen?
  • Wen können Sie im Vorfeld in Ihre Überlegungen einweihen? Wer darf von Ihren Verkaufsabsichten erfahren?
  • Was würden Ihre Mitarbeiter zu Ihren Plänen sagen, wenn Sie davon wüssten? Wären Ihre Mitarbeiter auch gegenüber einem neuen Eigentümer oder einem neuen Management gegenüber loyal?
  • Mit welchen Reaktionen Ihrer Kunden müssen/dürfen Sie rechnen? Wären Ihre Kunden auch gegenüber einem neuen Eigentümer oder einem neuen Management gegenüber loyal

Die Liste ist ganz sicher nicht abschließend. Bitte nehmen Sie sich die Zeit, die Fragen für sich zu beantworten und auch zu ergänzen.

Tipp: Ein Käufer wird sie in aller Regel nach dem Grund für den Verkauf fragen. Dieser muss schlüssig und für einen externen Käufer plausibel nachvollziehbar sein.

Der richtige Zeitpunkt

Als Unternehmer die eigene Firma verkaufen

Als Unternehmer die eigene Firma verkaufen

Bei einem Firmenverkauf geht es in der Regel um erhebliche finanzielle Beträge, weshalb die Frage nach dem richtigen Zeitpunkt für den Verkauf Ihres Unternehmens sehr wichtig ist.

Eines vorab: Es gibt keinen perfekten Zeitpunkt für den Verkauf Ihres Unternehmens, den man nach einer Formal berechnen kann. Vielmehr ist ein Zeitraum, in dem Sie ihr Unternehmen verkaufen für Sie selbst und für Ihre Firma günstig oder ungünstig.

Ein nach wirtschaftlichen Kriterien wirklich günstigen Zeitpunkt können Sie in der Regel selbst und ohne tiefe betriebswirtschaftliches Kenntnisse ermitteln. Zum Zeitpunkt des Verkaufs sollten für Ihr Unternehmen folgende Parameter erfüllt sein:

  • Das Unternehmen erzielt im zweiten Jahr in Folge einen nennenswerten Gewinn. Besser sind 3 Jahre mit einem positiven Ergebnis.
  • Die Firma ist im Branchenvergleich wirtschaftlich und inhaltlich gut aufgestellt, d.h. die Produkte und Dienstleistungen sind Markt-gerecht.
  • Die wirtschaftlichen Aussichten (für den zukünftigen Käufer) sind in den nächsten 2 Jahren gut bis sehr gut.

Elementare Voraussetzungen für einen Unternehmensverkauf

Von vielen Allein-Gesellschaftern und vor allem bei kleineren Firmen (bis 50 Mitarbeitern) werden häufig wichtige Voraussetzungen für den Verkauf übersehen. Dazu gehören:

  • Sämtliche Abläufe, Prozesse und Strukturen des Unternehmens sind schriftlich und ausführlich dokumentiert. Eine ISO- oder DIN-Zertifizierung ist keine zwingende Voraussetzung, hilft aber an dieser Stelle meist weiter. Firmen, die sich in der Vergangenheit nach ISO 9001 oder ISO 27001 zertifizieren ließen, haben meist eine ausführliche Dokumentation. Diese ist dann oft auch von einem Dritten begutachtet.
  • Das Unternehmen mit seinen Abläufen funktioniert auch ohne Chef bzw. den Geschäftsführer. Ein gutes Indiz für eine wirklich funktionierende Firma ist es, wenn der Geschäftsführer für mindestens 3 Wochen Urlaub am Stück machen kann, ohne dass der Geschäftsbetrieb ins Stocken kommt oder leidet. Dazu gehört etwa auch, daß Vertrieb und Akquise ohne den Geschäftsführer erfolgt.

Sollten Sie also noch nicht selbst abkömmlich sein und die wichtigsten Kern-Prozesse dokumentiert haben, so sollten Sie jetzt damit beginnen das zu ändern.

Vorbereitung für Ihren Unternehmens-Verkauf

In der ersten Phase bereiten Sie alle Unterlagen für die anschließende Due Diligence vor. Zunächst erstellen Sie eine passende Struktur für Ihre Dokumente und ordnen dann die digitalen Unterlagen bzw. Papier-Dokumente der Struktur zu.

  • Für die letzten 3-5 Jahre benötigen Sie in der Regel für jeden Jahrgang den Jahresabschluss und die betriebswirtschaftlichen Auswertungen (kurz: BWA, jeweils per Dezember).
  • Sämtliche Verträge mit Lieferanten, Dienstleistern und Kunden. Insbesondere die Verträge, die langfristige und wiederkehrende Umsätze garantieren als auch dauerhafte Kosten (bspw. Mietverträge).
  • Eine Liste der Kunden – idealerweise nach Umsatz- und Deckungsbeitrag sortiert
  • Ein Verzeichnis der Mitarbeiter, aus dem (ggf. anonymisiert) die Betriebszugehörigkeit, der aktuelle Verdienst und die für das Unternehmen relevanten Kenntnisse hervor gehen.
  • Im Bereich Marketing beantworten Sie die Fragen, mit welchen Produkten oder Dienstleistungen Sie am Markt positioniert sind.
  • Im Vertrieb müssen Sie wichtige Kernfragen beantworten:
    • Wie verkaufen Sie heute (Online, Offline)?
    • Auf welchem Weg gewinnen Sie im Moment Interessenten und Neu-Kunden?
    • Wie groß ist Ihr Kundenbestand und wie hoch ist der Umsatz mit Bestandskunden?

Tipp: Eine wirklich ausführliche Liste aller möglichen Fragen während einer Due Diligence finden Sie als kostenfreies eBook „Die große Due Diligence Checkliste“.

In jedem Fall sollten Sie nach der Zusammenstellung aller Unterlagen für den potentiellen Interessenten ein Management-Summary erstellen. Gehen Sie davon aus dass potentielle Käufer zunächst einmal einen schnellen und groben Überblick gewinnen möchten. In diesem 3-5 seitigen Dokument beschreiben Sie daher ihre aktuelle Situation, ihre wichtigsten Kennzahlen (Umsatz, Gewinn, Wachstumsraten, etc.).

Als Struktur für Ihre Unterlagen, Akten und Dokumente hat sich in den meisten Branchen das Speichern in einem Ordner-Baum bewährt, bei dem die Ordner selbst mit einer zweistelligen Ordnungsnummer versehen werden.

Ein Inhalts- und Dokumentenverzeichnis komplettiert die Struktur. Wenn Sie später einen virtuellen Datenraum nutzen, dann können Sie einen solchen Dokumenten-Index auch innerhalb des Datenraums erstellen.

Die Dokumente selbst speichern Sie im jeweils passenden Ordner ab. Die Dokumente, die nur in Papierform vorhanden sind lassen Sie einscannen, so daß am Ende dieser Phase alle Unterlagen, Akten, Schriftstücke und Dateien ausschließlich elektronisch vorliegen.

Unterstützung / Mithilfe für Ihren Firmenverkauf

unternehmensverkauf_beraterinSofern sie nicht bereits in der ersten Phase mit einem externen Berater zusammen arbeiten, so sollten Sie spätestens jetzt echte Spezialisten suchen.

Als Unternehmer haben Sie in der Regel einen Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer, der sie betreut und dem Sie vertrauen. Gleiches gilt häufig für Rechtsanwälte. Diese sind für die ersten Fragen in der Regel auch eine gute Anlaufstelle.

Bedenken Sie aber für das weitere Vorgehen: Sie tätigen in absehbarer Zukunft die vermutlich größte Finanz-Transaktion ihres Lebens. Sie tun das außerdem auf einem Spielfeld, auf dem Sie meist vorher nicht aktiv gespielt haben. Sie mögen ihre Branche in- und auswendig kennen.

Die Gesetzmäßigkeiten bei Mergers und Akquisitions-Projekten sind aber andere als in Ihrer Branche.

Darum: Suchen Sie sich einen oder mehrere Berater und nutzen Sie die Zeit vor der anstehenden Due Diligence, sich den für Sie passenden Beistand zu suchen.

  • Der bzw. die Berater sollten unbedingt über Erfahrungen und Kenntnisse in Ihrer Branche verfügen.
  • Ihr Berater oder Coach sollte bereits einige Transaktionen im M&A-Umfeld und in Ihrer Branche durchgeführt haben.

Mein Tipp: Ihr Berater muss zu Ihnen passen und Sie zu ihm/ihr. Hier muss die Chemie stimmen. Sie werden mit ihm an Punkte kommen, wo sie ihm/ihr vertrauen müssen. Das ist nicht leicht bei den Geldbeträgen, um die es geht.

Erfahrene Berater finden Sie z.B. auf den großen Unternehmens-Börsen. Dort können Sie z.B. direkt nach Branchen und Kenntnissen filtern. Eine Übersicht der großen Marktplätze finden Sie hier.

Der virtuelle Datenraum für Ihre Due Diligence

Ihre Beraterin beim Unternehmensverkauf

Ihre Beraterin beim Unternehmensverkauf

Nachdem nun das Personal für die kommende Verkaufs-Vorhaben ihres Unternehmens fest steht und auch die Unterlagen strukturiert und vollständig sind, können Sie mir der eigentlichen Befüllung des Datenraums beginnen.

Der Vorgang des Hochladens in den virtuellen Datenraum ist meist sehr einfach und erfolgt per Synchronisation mit ihrem lokalen Laufwerk oder per Zip-Upload.

Mit der Erfahrung Ihres Beraters oder mit Hilfe eines Mitarbeiters des Datenraum-Anbieters erstellen Sie nun bereits im Vorfeld alle Gruppen und Rollen im Datenraum. Oft reicht hier für jede in Frage kommende Partei eine Gruppe in der Datenraum-Software aus.

Eine Benutzer-Rolle definiert im Datenraum die Frage, was ein Benutzer tun darf und was nicht. In aller Regel dürfen dabei Administratoren praktisch alles. Dazu gehört etwa, dass Sie alle Dokumente lesen, hoch- und herunterladen und drucken dürfen. Ausgewählte Mitarbeiter des eigenen Unternehmens oder Stabes sowie der Berater dürfen ggf. weitere Dokumente hochladen, aber keine Dokumente mehr löschen.

Die zukünftigen Kauf-Interessenten wiederum dürfen lediglich Dokumente betrachten – und je nach Geheimhaltungsstufe diese auch herunterladen oder drucken. In jedem Fall sollten Sie 2-3 Sicherheitsfunktionen (wie etwa ein Wasserzeichen oder die dreifache Authentifizierung) für Dokumente aktivieren, da Sie ja Ihre Unterlagen vielen Interessenten zeigen werden – und nur eine Partei am Ende zum Zuge kommen wird.

Vor dem Hintergrund dass Sie Ihre Akten auch Mitbewerbern zeigen müssen, macht ein derartiger Schutz Ihrer Dokumente in der Regel Sinn.

Da zum jetzigen Zeitpunkt lediglich Sie und ihre Berater im Datenraum unterwegs sind, benötigen Sie noch keine weiteren Benutzer-Zugänge für die zukünftigen Anwender. Ebenso sind Module wie Q&A (engl. questions and answers) oder Teile des Reportings bzw. der Protokollierung noch nicht notwendig. Achten Sie aber bei der Auswahl des Datenraum-Anbieters darauf, daß diese Module ihres Datenraums ohne Probleme und Verzögerung jederzeit eingeschaltet werden können.

Kauf-Interessenten suchen und einladen

Tipp: Sie können zur ersten Sichtung von Interessenten auch große Unternehmens-Börsen nutzen. Welche Markt-Plätze dafür in Frage kommen, haben wir bereits einmal im Blog von docurex.com beschrieben.

Mit Hilfe der Berater werden nun potentiell in Frage kommende Interessenten, Investoren, Firmen bzw. deren Inhaber kontaktiert. Diese Aufgabe übernimmt in der Regel der beauftragte Berater.

Der Name Ihrer Firma wird dabei in aller Regel erst nach der Unterzeichnung einer Vertraulichkeitsvereinbarung durch den Interessenten bekannt gegeben. Das ermöglicht Ihnen ein hohes Maß an Vertraulichkeit und stellt sicher, dass Ihr Ruf und ihre Marke nicht durch eine Unachtsamkeit beschädigt werden.

Die in Frage kommenden Interessenten erhalten meist vorab das Management-Summary zur Einsicht. Innerhalb der nächsten 2-3 Wochen sollte der Interessent die Entscheidung treffen, ob er in eine konkrete Prüfung einsteigen möchte oder nicht.

Nach einem ersten Vorgespräch werden sich einige der in Frage kommenden Interessenten entscheiden, Zeit in eine konkrete Prüfung Ihrer Unterlagen zu investieren: Die eigentliche Due Diligence durch die Interessenten beginnt.

Die eigentliche Due Diligence durchführen

Viele Ordner mit Unterlagen

Ihre Due Diligence im docurex Datenraum

Die eigentliche Due Diligence ist vor allem für die Interessenten anstrengend und spannend zugleich. In der Regel haben sie zwischen 6- und 8 Wochen Zeit, die Unterlagen des verkaufenden Unternehmens zu sichten und zu verstehen.

Der Zeitraum kann im Einzelfall auch länger sein. Er beträgt in der Praxis selten mehr als 12 Wochen. Letztlich liegt es aber in Ihrem Ermessen als Verkäufer, wie lange Sie den Interessenten Zeit geben.

Während dieser Phase stehen Ihre Berater, einzelne Mitarbeiter und ggf. auch Sie selbst dem Interessenten für Rückfragen zur Verfügung.

Tipp: Bei aufkommenden Fragen sollten Sie zügig reagieren und wie im Geschäftsleben üblich eine sachliche Antwort auf die gestellten Fragen geben. Das können Sie bei wenigen beteiligten Personen (<10) mit einer Excel-Liste erledigen. Bei mehr als 10 Anwendern und vor allem bei mehreren Parteien sollten Sie jedoch die Q&A-Funktion im virtuellen Datenraum verwenden. Das hilft die Übersicht zu bewahren und am Ende der Due Diligence eine rechtssichere Protokollierung zu haben.

Im Laufe der Due Diligence werden die offenen Themen und konkreten Fragen immer stärker die aus Sicht des Käufers interessanten oder gar strittigen Punkte betreffen.

Sofern Sie als verkaufendes Unternehmen den Datenraum beauftragt haben und damit in der Administrations-Rolle sind, können Sie selbstverständlich jederzeit einen Blick in die jetzt eingeschaltete Protokollierung aller Aktivitäten im Datenraum nehmen.

Dabei werden Sie schnell feststellen:

  • Welcher Anwender wann auf welche Dokumente
  • Welche Dokumente intensiver oder gar häufiger betrachtet
  • Welche Themen-Komplexe tatsächlich im Fokus des Käufers stehen.

Tipp: Warten Sie nicht darauf, bis die potentiellen Käufer mit Ihren offenen Fragen auf Sie zukommen. Mit einer aussagekräftigen Protokoll-Funktion im Datenraum können Sie bereits vorab ein Gefühl dafür entwickeln, was in den später anstehenden Verhandlungen auf Sie zukommen wird.

Wichtig: Die Berater und einzelne Mitarbeiter (auch Sie) müssen für Rückfragen und die eine oder andere Abstimmung zeitlich zur Verfügung stehen.

Ein Vorteil hat die Nutzung eines virtuellen Datenraums im Rahmen einer Due Diligence auf jeden Fall: Die Interessenten ersparen sich nicht nur hohe Reisekosten. Sie können auch mehrere potentielle Käufer parallel in Ihrem virtuellen Datenraum Dokumente prüfen lassen. Die Interessenten erfahren dabei voneinander nichts. Die Geheimhaltung ist dabei jederzeit gewährleistet.

Das parallele Betreuen von mehreren Bietern für Sie als Verkäufer zwar zeitlich anstrengender; es hilft Ihnen jedoch Ihr Projekt in begrenzter Zeit über die Bühne zu bekommen.

Closing

Die eigentliche Due Diligence ist nun abgeschlossen. Oft wird an dieser Stelle des Ablaufs der virtuelle Datenraum geschlossen. Eine Kopie des Inhalts zusammen mit den Protokollen des Zugriffs (des zukünftigen Käufers) wird meist als Anlage zum Kaufvertrag beim Notar hinterlegt.

Für Sie als Verkäufer wird es nun richtig spannend. Sie starten die Verhandlungen mit mindestens einem oder auch mehreren potentiellen Käufern Ihres Unternehmens ein. Dabei werden allerletzte inhaltliche Fragen geklärt.

  • Zu guter Letzt geht es dann um zwei Dinge: Zeit und Geld.
  • Welcher Käufer ist bereit, welchen Kaufpreis zu bezahlen?
  • Wie und bis wann wird der Preis bezahlt. Hier werden oft bei kleineren Firmen sog. Earn-Out-Modelle implementiert. Dabei tragen Sie als Verkäufer dazu bei, daß der Käufer erfolgreich weiter wirtschaften kann und Ihnen damit auch die gewünschte Summe bezahlen kann?
  • Wie lange stehen Sie selbst bzw. andere Schlüsselpersonen im Unternehmen dem neuen Käufer zur Verfügung?

Ein „ungefragter Rat“ zum Schluss: Den allermeisten Gründern und Chefs ist das eigene Unternehmen so wichtig, daß Ihnen die ethisch vertretbare Fortführung ihres Unternehmens durch einen Dritten wichtiger ist als ihr persönlich maximierter Verkaufserlös.

Schließlich möchten Sie auch morgen noch in Ihrer Heimat unbescholten durch den Ort laufen und etwa Ihren ehemaligen Mitarbeitern begegnen können. An dieser Stelle muss aber letztlich jeder Unternehmer (bzw. Eigentümer) für sich entscheiden, welchen Stellenwert das für ihn hat.

Den Deal wasserdicht machen

Die Verhandlung am Ende Ihrer Due Diligence

Die Verhandlung am Ende Ihrer Due Diligence

In der vorletzten Phase wird der Deal vertraglich fixiert und „wasserdicht“ gemacht. Das ist für alle Parteien meist noch einmal anstrengend. Letzte Feinheiten sind zu klären und so manches Detail wir intensiv diskutiert und verhandelt.

Last but not least müssen qualifizierte Rechtberater und Juristen einen notariellen Kaufvertrag vorbereiten, den Sie anschließend rechtswirksam unterschreiben. Wie oben bereits erwähnt wird in der Regel der Inhalt des genutzten Datenraums mitsamt den Protokollierungen, aller beantworteten Fragen und im Datenraum enthaltenen Dokumenten (meist auf DVD) als Anhang an den Kaufvertrag angehängt oder beim Notar dauerhaft hinterlegt.

Das hilft dabei, im Nachgang Unstimmigkeiten oder gar juristische Auseinandersetzungen zu vermeiden.

Post Merger & Übergang

Die Fälle, in denen der bisherigen Eigentümer nun auf einen Schlag viel Freizeit hat, sind selten. Im so genannten Post-Merger übernimmt nun der neue Eigentümer – meist mit neuem Management – das Ruder im gekauften Unternehmen.

Um dem neuen Eigner dabei den Einstieg zu erleichtern, ist in aller Regel für eine ganze Weile die Mitarbeit oder Beratung durch den bisherigen Inhaber bzw. Gesellschafter notwendig. Die genauen Details dieser Zusammenarbeit sollten Sie im Kaufvertrag geregelt haben. (Siehe vorheriger Abschnitt)

Die zeitliche Belastung für den Alt-Gesellschafter nimmt selbstverständlich im Laufe der Zeit deutlich ab.

Nicht selten geht das verkaufte Unternehmen aber auch in einer anderen Firma oder einem Konzern auf.

In nahezu allen Fällen sind aber das Knowhow sowie die Erfahrung des verkaufenden Unternehmers eine Zeit lang notwendig um einen nahtlosen Übergang zu gewährleisten.

Fazit:

Auch wenn ihr konkretes Vorhaben und ihre Due Diligence von diesem Beispiel-Ablauf abweichen werden, so hat Ihnen das bisher Beschriebene einen groben Einblick in einen typischen Unternehmens-Verkauf gegeben. Ich hoffe wir konnten Ihnen damit einen leichteren Start in ihren Firmen-Verkauf geben.

 

Ich wünsche Ihnen in jedem Fall viel Erfolg und gutes Gelingen.

Wenn Sie sich bereits im Vorfeld Ihres Unternehmensverkaufs einmal beraten lassen möchten, so nehmen Sie einfach mit dem Berater-Team von docurex.com Kontakt auf. Gerne können Sie auch die Datenraum-Software von docurex unverbindlich testen.