Virtueller Datenraum

Ein virtueller Datenraum dient einerseits der zentralen Verwaltung und Archivierung vertraulicher Unterlagen und Dokumente eines Unternehmens. Andererseits ermöglicht er verschiedenen Personengruppen und Instanzen einen zeitlich wie örtlich ungebundenen Zugang zu diesen, in der Regel vertraulichen Daten. Mit diesen Eigenschaften kann ein virtueller Datenraum für Ihr Unternehmen zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil werden. Denn ob im Zuge eines M&A-Prozesses, bei der Archivierung zentraler Unternehmens-Akten oder der Bereitstellung eines Dokument-Portfolios für einen bestimmten Kundenkreis - herkömmliche, physische Datenräume werden den Anforderungen einer vernetzten und globalisierten Wirtschaft hinsichtlich Effizienz und Zugänglichkeit nicht mehr gerecht. Ganz anders hingegen ein virtueller Datenraum.

Vertraulich, sicher und einfach zu bedienen

Als digitale Plattform ist ein virtueller Datenraum zunächst ideal geeignet, um sensible und vertrauliche Unternehmensdaten sicher zu speichern. Gleichzeitig können diese Daten über diverse Web-Applikationen einem genau definierten Nutzerkreis zugänglich gemacht werden. Ein virtueller Datenraum und die in ihm archivierten und verwalteten Daten und Dokumente sind somit ohne räumliche oder zeitliche Beschränkung jederzeit verfügbar. In Kombination mit modernster Sicherheitstechnologie ist auf diese Weise neben einer redundanten Datenspeicherung ein geschützter Informationsaustausch nicht nur innerhalb des eigenen Unternehmens, sondern auch über dessen Grenzen hinaus gewährleistet.

Unter diesen Voraussetzungen verspricht ein virtueller Datenraum nicht nur Ihnen, sondern auch Ihren Geschäftspartnern eine Reihe von Vorteilen. So steigert ein virtueller Datenraum - ein ausgewogenes und mehrstufiges Sicherheitskonzept vorausgesetzt - die Sicherheit Ihrer kritischen Unternehmenswerte (Dokumente, Unterlagen, Personen- und Geschäftsdaten, etc.). Des Weiteren ist ein virtueller Datenraum auch dazu geeignet, die Effizienz Ihrer Datenorganisation zu erhöhen, indem er eine exakte Analyse der Aktivitäten im Datenraum zulässt. So können allfällige strategische bzw. operative Fehlentwicklungen aufgezeigt und Risiken besser kontrolliert werden.

 Kürzeste Transaktionszeiten

Darüber hinaus versetzt Sie ein virtueller Datenraum in die Lage, die Abwicklung geschäftlicher Transaktionen deutlich zu beschleunigen. Kürzere Transaktionszeiten bedeuten eine unmittelbare Kostenreduktion für Sie und Ihre Kunden. Verstärkt wird dieser Einsparungseffekt noch dadurch, dass die Auslagerung von Unternehmensdaten in einen virtuellen Datenraum eine eigene IT-Abteilung in vielen Fällen überflüssig macht.
Schließlich verbessern Sie mit Hilfe eines virtuellen Datenraums auch die Flexibilität Ihres Unternehmens, indem mehrere Parteien zur gleichen Zeit, voneinander unabhängig und von unterschiedlichen Orten aus auf Unterlagen und Dokumente zugreifen können.

Daten- und Dokumentenverwaltung

Eingesetzt werden kann ein virtueller Datenraum in vielfältiger Weise. Im Bereich der Daten- und Dokumentenverwaltung eignet er sich zur sicheren Speicherung und Archivierung von Unternehmensdaten ebenso wie zur Einbindung in bestehende Controlling- und Dokumentationssysteme. Durch die gezielte Steuerung der Zugriffs- und Nutzungsrechte können zudem auch hochsensible Dokumente und Kommunikationsprotokolle bestens geschützt aufbewahrt werden.

Besonders effizient und gewinnbringend sind virtuelle Datenräume zudem überall dort, wo hochkomplexe Geschäftsprozesse überblickt und überwacht werden müssen. Hier ist etwa an das Finanzcontrolling und die Bilanzierung zu denken, da es hier besonders darauf ankommt, dass schwer überschaubare und komplexe Datenmengen exakt verarbeitet werden können. Geeignet ist ein virtueller Datenraum auch, um bestimmte Dokumenten-Portfolios - etwa im Bereich Immobilien - zu verwalten und für Kunden sicher und dennoch einfach zugänglich zu machen.

Due Diligence

Besonders häufig werden virtuelle Datenräumen beim Verkauf oder bei der Zusammenführung von Unternehmen eingesetzt. Hier müssen in der Regel im Zuge einer "Due Diligence" zahllose Akten, Dokumente und Unterlagen aufbereitet und gesammelt werden. Über virtuelle Datenräume können diese potentiellen Käufern und ihren Expertengruppen für die sorgfältige Prüfung rasch, zielgerichtet und ortsunabhängig verfügbar gemacht werden.

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