Stellen Sie sich vor, Ihre Dokumente verwalten sich praktisch von selbst – dank künstlicher Intelligenz von docurex® wird das zur Realität.
In einer Zeit, in der Unternehmen täglich mit einer Flut von Dokumenten konfrontiert werden, revolutioniert docurex® das traditionelle Dokumentenmanagement durch innovative KI-Features. Während herkömmliche Systeme Sie zwingen, Stunden mit manueller Sortierung, Suche und Bearbeitung zu verbringen, automatisiert docurex® diese Prozesse intelligent im Hintergrund.
Die neueste Generation der docurex® virtuellen Datenräumen nutzt fortschrittliche Machine-Learning-Algorithmen, um Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und die Effizienz um bis zu 80% zu steigern. Von der automatischen Dokumentenzusammenfassung bis hin zum umfassenden KI-Chat – diese KI-Features verwandeln zeitraubende Routineaufgaben in sekundenschnelle Automatismen.
Dabei bleibt Ihre Datensicherheit jederzeit gewährleistet: Die KI von docurex® arbeitet vollständig lokal und wird ausschließlich in einem ISO 27001-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland betrieben. So profitieren Sie von modernster KI-Technologie – ohne Kompromisse bei Datenschutz und Sicherheit.
In diesem Artikel entdecken Sie die 5 wichtigsten KI-Features von docurex®, die bereits heute viele Unternehmen dabei unterstützen, ihre Dokumentenprozesse zu beschleunigen, ohne dabei Kompromisse bei der Sicherheit einzugehen: docuKI-Chat (Fragen zum Datenraum und einzelnen Dokumenten stellen), docuKI-Meta (relevante Informationen extrahieren), docuKI-Summary (Zusammenfassungen von einzelnen oder mehreren Dokumenten), automatisiertes Schwärzen von pdf-Dateien und docuKI-Sort (Automatisches Einsortieren von Dokumenten). Erfahren Sie, wie künstliche Intelligenz nicht nur Zeit spart, sondern auch die Genauigkeit erhöht und menschliche Fehler minimiert.
Der Intelligente Dialog: Mit dem docuKI-Chat in Sekunden zu präzisen Antworten
Schluss mit zeitraubender Dokumentensuche – der docuKI-Chat von docurex® verändert die Art, wie Sie mit Ihren Dokumenten arbeiten. Stellen Sie sich vor, Sie könnten Ihre wichtigsten Geschäftsdokumente einfach fragen, was Sie wissen möchten, anstatt stundenlang durch komplexe Ordnerstrukturen zu navigieren.
Was macht den docuKI-Chat so besonders?
Der docuKI-Chat ist weit mehr als eine verbesserte Suchfunktion – er ist Ihr persönlicher KI-Recherche-Assistent, der direkt in die sichere Umgebung Ihres docurex® Datenraums integriert ist. Anstatt sich durch komplexe Filter und Suchmasken zu kämpfen, stellen Sie Ihre Fragen einfach in natürlicher Sprache.
Drei Ebenen intelligenter Dokumentenanalyse
Die Technologie des docuKI-Chats ermöglicht präzise, kontextbezogene Antworten auf drei strategischen Ebenen:
1. Einzelne Dokumente analysieren Perfekt für die tiefgehende Analyse spezifischer Verträge oder Berichte. Fragen Sie beispielsweise: „Fasse die Haftungsklauseln in Dokument X zusammen“
2. Ordner-übergreifende Recherche Analysieren Sie alle Dokumente innerhalb bestimmter Bereiche, wie Ihres „Due Diligence„-Ordners, mit einer einzigen Anfrage.
3. Gesamter Datenraum im Überblick Für strategische Einblicke über komplette Projekte hinweg. Stellen Sie Fragen wie: „Welche Verträge im gesamten Datenraum haben eine Laufzeit von mehr als 5 Jahren?“
Transparenz durch Quellenverifikation
Jede Antwort des docuKI-Chats enthält Quellenverweise zu den exakten Passagen in den Quelldokumenten. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen:
- Jede Information sofort zu verifizieren
- Bei Bedarf tiefer den Kontext betrachten
- Vollständige Nachvollziehbarkeit aller KI-generierten Antworten zu gewährleisten
Maximale Sicherheit durch lokale Infrastruktur für die KI-Features
Der entscheidende Vorteil: Absolute Datensicherheit durch lokal gehostete KI-Technologie. Während andere Anbieter Ihre sensiblen Daten zur Verarbeitung an externe APIs globaler Tech-Konzerne senden, bleibt bei docurex® alles in der kontrollierten, sicheren Umgebung.
Warum lokale KI-Hosting entscheidend ist:
- DSGVO-Konformität garantiert: Alle Daten bleiben auf deutschen Servern
- Keine Drittanbieter-Risiken: Ihre Dokumente verlassen niemals die sichere docurex® Umgebung
- Vollständige Datenhoheit: Sie behalten zu 100% die Kontrolle über Ihre Informationen
- Compliance-sicher: Ideal für regulierte Branchen und sensible M&A-Prozess
Von der Datenflut zur Entscheidungsgrundlage: Dokumente verstehen mit KI-Features docuKI-Summary und docuKI-Meta
Ein einziges Due-Diligence-Projekt kann Tausende von Seiten umfassen. Das Ziel ist nicht, alles zu lesen, sondern alles zu verstehen, was von Bedeutung ist. Die Funktionen docuKI-Summary und docuKI-Meta wurden entwickelt, um genau diesen Prozess der Verständnisfindung zu automatisieren und den Nutzer von der reinen Datenflut zu einer soliden Entscheidungsgrundlage zu führen.
1. docuKI-Summary: Der schnelle Überblick
docuKI-Summary liefert auf Knopfdruck sofortige, strukturierte und detaillierte Zusammenfassungen jedes Dokuments. Die neueste Version dieser Funktion wurde signifikant verbessert und erzeugt nun deutlich ausführlichere und strukturiertere Texte. Dies zeigt ein klares Bekenntnis zur Qualität und Nützlichkeit der generierten Inhalte.
Ein wesentlicher Fortschritt ist die Integration in den Arbeitsablauf: Die neue PDF-Download-Funktion macht manuelles Kopieren und Einfügen überflüssig. Zusammenfassungen können nun:
- Direkt archiviert werden
- Mit Kollegen geteilt werden
- Als Anhänge in Berichten verwendet werden
- In bestehende Dokumentationssysteme integriert werden
Das Ergebnis: Ein spürbarer Effizienzgewinn im Arbeitsalltag durch nahtlose Integration von KI-Features in bestehende Prozesse.
2. docuKI-Meta: Die Nadel im Heuhaufen finden
Während docuKI-Summary den Überblick verschafft, ist docuKI-Meta das Präzisionswerkzeug zur Extraktion spezifischer, kritischer Datenpunkte. Der Prozess erfolgt in zwei intelligenten Schritten:
Zweistufige Intelligenz für präzise Ergebnisse
1. Automatische Dokumentenerkennung: Die KI identifiziert den Dokumententyp automatisch – ob Vertrag, Bilanz, Protokoll oder andere Geschäftsdokumente.
2. Gezielte Datenextraktion: Anschließend extrahiert die KI vordefinierte oder vom Nutzer angeforderte Informationen mit hoher Präzision.
Praxisbeispiele: Vom Chaos zur Klarheit
M&A-Analyse: Ein M&A-Analyst kann den Befehl geben: „Extrahiere ‚Change of Control‘-Klauseln und ‚EBITDA‚ aus allen 50 Dokumenten in Ordner X.
Vertragsmanagement: Ein Rechtsteam kann Hunderte von Lieferantenverträgen analysieren lassen, um „Kündigungsfrist“ und „Haftungsobergrenze“ zu identifizieren.
Due Diligence: Compliance-Teams können automatisch Risikofaktoren, Verbindlichkeiten und regulatorische Anforderungen aus umfangreichen Dokumentensammlungen extrahieren.
Strukturierte Ergebnisse statt Textwüste
Das Ergebnis ist keine unstrukturierte Textwand, sondern eine übersichtliche, exportierbare Tabelle. Diese stellt alle extrahierten Informationen nebeneinander dar und ermöglicht:
- Sofortigen Vergleich zwischen Dokumenten
- Fundierte Analyse auf Basis strukturierter Daten
- Export in gängige Formate (Excel, CSV, PDF)
- Integration in Reporting-Tools
Messbare Vorteile für Ihr Unternehmen
Fehlerreduktion: Manuelle Datenübertragungsfehler werden minimiert durch automatisierte Extraktion und strukturierte Aufbereitung.
Zeitersparnis: Was früher Tage oder Wochen manueller Arbeit erforderte, erledigt docuKI-Meta in Minuten.
Skalierbarkeit: Analysieren Sie 10 oder 1000 Dokumente mit dem gleichen Aufwand – die KI skaliert automatisch mit Ihren Anforderungen.
Konsistenz: Einheitliche Datenextraktion nach definierten Kriterien, unabhängig von der Dokumentenmenge.
Integration in bestehende Arbeitsprozesse
Die KI-Features docuKI-Summary und docuKI-Meta fügen sich nahtlos in bestehende Workflows ein:
- Für Anwaltskanzleien: Schnelle Vertragsanalyse und Risikobewertung
- Für Unternehmensberatungen: Effiziente Due-Diligence-Prozesse
- Für Finanzdienstleister: Automatisierte Compliance-Prüfungen
- Für Unternehmen: Optimiertes Vertragsmanagement und Dokumentenarchivierung
docuKI-Summary und docuKI-Meta verwandeln unübersichtliche Dokumentensammlungen in strukturierte, analysierbare Informationen. Durch die Kombination aus automatischer Zusammenfassung und präziser Datenextraktion erhalten Sie die Grundlage für fundierte Geschäftsentscheidungen – schnell, präzise und skalierbar.
Die folgende Tabelle verdeutlicht den Return on Investment (ROI) durch diese Automatisierung und quantifiziert die Effizienzgewinne auf dramatische Weise.
| Aufgabe | Manueller Prozess | Geschätzter Zeitaufwand (Manuell) | Prozess mit docuKI-Meta | Zeitaufwand (docuKI) |
| Kündigungsfrist in 20 Verträgen finden | Jeden Vertrag öffnen, Text durchsuchen, Frist notieren | 1-2 Stunden | Alle 20 Verträge auswählen, „Kündigungsfrist“ extrahieren | < 1 Minute |
| Gewinnkennzahlen aus 5 Jahresabschlüssen vergleichen | Jede PDF öffnen, Kennzahlen suchen, in Excel übertragen | 45-60 Minuten | Alle 5 Dokumente auswählen, relevante Kennzahlen extrahieren | < 1 Minute |
| Identifizierung von Risikoklauseln in 100 Dokumenten | Juristisches Team liest und markiert jedes Dokument | 20-30 Stunden | KI-gestützte Suche nach vordefinierten Klauseltypen | 5-10 Minuten |
Intelligente KI-basierte Workflows: Prozesse für Compliance und Ordnung vollständig automatisieren
Über die Analyse einzelner Dokumente hinaus ermöglichen die docurex® KI-Features die Automatisierung ganzer Geschäftsprozesse. Diese intelligenten Workflows sind auf proaktives Risikomanagement und operative Exzellenz ausgelegt. Sie laufen im Hintergrund und schaffen robuste, automatisierte Systeme, die Compliance und Organisation sicherstellen, ohne dass ein manueller Eingriff erforderlich ist.
Automatisierte Schwärzung: DSGVO-Compliance als System
Die manuelle Schwärzung von personenbezogenen Daten ist zeitaufwändig, kostspielig und fehleranfällig – ein erhebliches Compliance-Risiko. Der automatisierte Schwärzungs-Workflow von docurex® bietet hierfür eine systematische Lösung.
Strukturierte Implementierung
Die Einrichtung erfolgt über eine klare Ordnerstruktur: Ein Administrator definiert einmalig drei Zielordner:
- Erfolgreich geschwärzte Dokumente: DSGVO-konforme Dateien zur Weiterverwendung
- Originale: Sichere Archivierung der unveränderten Quelldokumente
- Fehlgeschlagene Schwärzungen: Dokumente, die manuelle Überprüfung erfordern
Vollständige Prozesssicherheit
Die Prozesssicherheit gewährleistet regulatorische Konformität:
- Vollständiger Audit-Trail: Jeder Verarbeitungsschritt wird dokumentiert
- Sichere Isolation: Fehlgeschlagene Dokumente werden automatisch separiert
- Systematische Bearbeitung: Alle eingehenden Dokumente werden erfasst
- Nachvollziehbare Verarbeitung: Compliance-konforme Dokumentation aller Schritte
Compliance wird von einer reaktiven, manuellen Aufgabe zu einem proaktiven, automatisierten Systemzustand.
docuKI-Sort: Effiziente und Compliance-sichere Datenorganisation
docuKI-Sort löst die zentralen Herausforderungen unstrukturierter Datenablagen, die in Unternehmen zu operativer Ineffizienz und erhöhten Compliance-Risiken führen. Der entscheidende Nutzen dieser Funktion ist die vollautomatische, KI-basierte Klassifizierung und Zuordnung aller eingehenden Dokumente.
Kernvorteile für Anwender:
- Steigerung der Effizienz: Der manuelle Sortier- und Ablageaufwand entfällt. Mitarbeiter müssen keine Zeit mehr für die Suche nach falsch abgelegten Dokumenten aufwenden, was die Prozessgeschwindigkeit im gesamten Unternehmen erhöht.
- Verbesserte Compliance und Reduzierung von Risiken: Durch die präzise und konsistente Zuordnung wird sichergestellt, dass Dokumente (wie Verträge, Rechnungen oder Personalakten) verlässlich und nachvollziehbar abgelegt werden. Dies minimiert Compliance-Verstöße und erhöht die Revisionssicherheit.
- Flexible Steuerung: Anwender behalten die volle Kontrolle über den Automatisierungsgrad. Die Funktion lässt sich flexibel konfigurieren, um entweder maximale Präzision (für sensible Bereiche) oder maximale Verarbeitungsgeschwindigkeit (für hohes Volumen) zu priorisieren.
- Lückenlose Struktur: Das System garantiert eine durchgängig strukturierte Ablage. Dokumente, die nicht eindeutig zugeordnet werden können, durchlaufen einen definierten Klärungsprozess oder werden in dynamisch erstellten, sachgerechten Ordnerstrukturen organisiert. Dies verhindert Informationssilos und Datenchaos.
Strategischer Mehrwert
Diese Workflow-Funktionen adressieren direkte Compliance- und Organisationsanforderungen. docurex® bietet systematisierte Compliance und Prozesssicherheit – strategische Komponenten, die unmittelbar die Verantwortungsbereiche von Chief Compliance Officers und General Counsels unterstützen.
Das Fundament: Maximale KI-Leistung und kompromisslose Sicherheit
Bei Künstlicher Intelligenz (KI) stehen Unternehmen oft vor einem Dilemma: Wie erhalten wir die bestmögliche Leistung, ohne unsere sensiblen Daten oder den Datenschutz zu gefährden? docurex® löst diesen Konflikt durch eine durchdachte Sicherheitsarchitektur, die als Fundament für alle KI-Funktionen dient.
Die 4 Säulen der docurex® Sicherheit
Vier grundlegende Prinzipien garantieren, dass Ihre Daten jederzeit geschützt sind, selbst wenn die KI sie analysiert:
- 100% Lokale Verarbeitung Das Wichtigste zuerst: Alle KI-Analysen finden direkt innerhalb Ihres geschützten Datenraums statt. Ihre Dokumente und Daten müssen die sichere Umgebung zu keinem Zeitpunkt verlassen, um analysiert zu werden.
- Serverstandort Deutschland Sämtliche Datenverarbeitung geschieht ausschließlich in zertifizierten, deutschen Rechenzentren. Dies stellt sicher, dass alle Operationen dem strengen deutschen und europäischen Datenschutzrecht (wie der DSGVO) unterliegen.
- ISO-Zertifizierung Die gesamte Infrastruktur ist nach internationalen Standards (ISO) zertifiziert. Dies bestätigt nicht nur die Informationssicherheit, sondern auch die hohe Verfügbarkeit und das Qualitätsmanagement des Systems.
- Garantiert DSGVO-konform Das System wurde von Grund auf so entwickelt, dass es die strengen Anforderungen der DSGVO nicht nur erfüllt, sondern in vielen Bereichen sogar übertrifft.
Der klare Vorteil von KI-Features: Wie KI Ihre Arbeit besser macht
Technologie ist nur dann wertvoll, wenn sie den Geschäftserfolg messbar verbessert. Der eigentliche Nutzen der docurex® KI-Features entsteht, wenn die verschiedenen Module intelligent zusammenarbeiten.
Dieses Zusammenspiel sorgt für Effizienzgewinne, die weit über die Einzelfunktionen hinausgehen:
Wenn docuKI-Chat (Fragen stellen) und Summary (Zusammenfassen) kombiniert werden, beschleunigt dies Entscheidungen enorm. Sie erhalten sofort Antworten auf wichtige Fragen (z.B. bei einer Firmenprüfung, der Due Diligence) und verstehen komplexe Sachverhalte in Minuten statt Stunden.
Die docuKI-Meta (Datenextraktion) sorgt für höchste Präzision und senkt Risiken. Manuelle Tippfehler bei der Übertragung von Daten werden vermieden. Wichtige Vertragsklauseln oder Kennzahlen werden zuverlässig und vollständig erfasst, was zu besseren Analyseergebnissen führt.
Automatisierte Workflows (wie das Sortieren oder Schwärzen) machen die Einhaltung von Regeln (Compliance) einfacher und günstiger. Das Haftungsrisiko sinkt, weil Dokumente systematisch und nachvollziehbar nach DSGVO-Standards verarbeitet werden, ohne dass jemand manuell eingreifen muss.
Allein die sichere, lokale KI-Architektur ist ein Wettbewerbsvorteil. Sie können KI-Features auch für Ihre vertraulichsten Informationen nutzen, ohne einen riskanten Datenexport zu scheuen. Dies schafft Vertrauen und ermöglicht den KI-Einsatz in stark regulierten Branchen.
Was das in der Praxis bedeutet
Je nach Branche sind die Auswirkungen unterschiedlich, aber immer spürbar:
- Anwaltskanzleien: Reduzieren den Zeitaufwand für die Dokumentenanalyse drastisch, können Risiken genauer bewerten und mehr Prüfmandate (Due Diligence) in kürzerer Zeit bearbeiten.
- M&A-Transaktionen (Firmenkäufe): Die gesamte Transaktion wird beschleunigt, da kritische Datenpunkte schneller erfasst und Compliance-Risiken in komplexen Verträgen leichter erkannt werden.
- Compliance-Management: Die Einhaltung von Vorschriften wird automatisiert. Das System erstellt eine lückenlose Dokumentation für Prüfungen (Audits) und hilft, Risiken proaktiv zu erkennen.
- Über den Autor
- Aktuelle Beiträge
Olga Ziesel ist leidentschaftliche Texterin und Expertin für Pressearbeit. Sie bloggt regelmässig auf Text-Center.com und im Blog der Webagentur Awantego.com.
