Kanban Teams – so profitiert Ihr Unternehmen!

Die Arbeit in Unternehmen verändert sich: Arbeiten Mitarbeiter gemeinsam an Projekten, brauchen sie dafür die geeigneten Werkzeuge. Hier zeigen wir Ihnen, wie sich Kanban Teams dafür eignet und wie Ihr Unternehmen davon profitieren kann.

Grundlage ist die Kanban Methode

Ursprünglich wurde die Kanban Methode beim japanischen Autohersteller Toyota entwickelt, um die industrielle Fertigung von Produkten zu verbessern. Von Entwicklern für Software übernommen, findet die Methode inzwischen in vielen Bereichen und Branchen Anklang. Jedes Unternehmen, das Projekte in Teamarbeit bearbeiten möchte, kann von dieser Methode profitieren. Der Begriff selbst stammt aus dem Japanischen und heißt: Signalkarte. Das Board visualisiert die Aufgaben im Team. Vor Beginn des Projektes werden sämtliche dazu gehörenden Aufgaben definiert und auf den sogenannten Tickets festgehalten. Lesen Sie hier alles zur Geschichte Toyotas.
Diese platziert man entsprechend ihrem Status auf der Tafel. Für diese Methode sind gerade die Projekte geeignet, für die es klar definierte Aufgaben gibt. Wichtig dabei ist, dass alle Mitglieder des Projektteams über die gleiche Qualifikation verfügen. Fällt ein Teammitglied aus, kann ein anderer die entsprechende Aufgabe erledigen. Diese Methode wirkt sich positiv auf die Produktivität und Geschwindigkeit bei der Bearbeitung von Aufgaben aus. Gleichzeitig lassen sich Fehlentwicklungen schneller identifizieren und verhindern.
Der Workflow wird optimiert und transparent, gleichzeitig verbessert sich auch die Kommunikation untereinander leichter. Weil sich jedes einzelne Mitglied im Team gut in den Prozess integrieren kann, steigt die

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Wer arbeitet mit wem?

Motivation. Der Ablauf ist auf den ersten Blick sichtbar. Da visuelle Reize vom Gehirn schneller als Text verarbeitet werden, ist die Kanban Methode so wirksam. Auf einem Kanban Board hält man alle zu erledigenden Aufgaben eines Projektes fest Die Fortschritte sind – dank der Spalten des Boards – sofort ersichtlich, genauso die daran arbeitenden Teilnehmer.

Wie ist ein Kanban Board aufgebaut?

Auf dem Kanban Board lassen sich die einzelnen Arbeitsschritte offen visualisieren. Dafür sind sowohl eine Pinnwand, ein Whiteboard oder ein digitales Board möglich. Farbige Karten mit den einzelnen Aufgaben unterliegen der Beschriftung und landen auf dem Board. Das Board selbst ist in mindestens drei Spalten geteilt. Links versammeln sich alle anstehenden Aufgaben im Backlog, daneben sind in einer Spalte „work in progress“ die bearbeiteten Aufgaben angepinnt. Brauchen die Aufgaben mehrere Schritte, lässt sich diese Spalte auch weiter teilen, beispielsweise Review oder Test. Jede einzelne Aufgabe durchläuft das Board von links nach rechts, bis schließlich ganz rechts alle fertig bearbeiteten Aufgaben versammelt sind.

Priorisierung auf dem Board

Haben Aufgaben eine höhere Priorisierung, lässt sich das Board in horizontale Bereiche teilen. Oben stehen beispielsweise all jene Aufträge, die schneller fertig sein müssen. Jedes Mitglied im Team sieht auf einen Blick, auf welchem Status welche Aufgabe steht. Damit ist die gesamte Arbeit transparent für alle. Der Workflow ist visualisiert und gleichzeitig sind die möglichen Aufgaben begrenzt. Zu Beginn des Projektes legt man beispielsweise fest, wie viele Aufgaben überhaupt gleichzeitig zur Bearbeitung anstehen.
In den beiden äußeren Spalten, also dem Backlog und den bereits fertig bearbeiteten Aufträgen, können beliebig viele Karten versammelt sein. In den mittleren Spalten legt man für jede von ihnen eine maximale Anzahl fest. Da Multitasking, also das gleichzeitige Bearbeiten zu vieler Aufgaben, zu Verzögerungen führt, sollte ein Team in jedem Arbeitsschritt maximal zwei Aufträge gleichzeitig bearbeiten.

Vorteile von Kanban

  • hohe Transparenz
  • Teamwork wird gefördert
  • mehr eigenständige Arbeit
  • Zeitersparnis
  • bessere Ergebnisse
  • Flexibilität
  • höhere Motivation
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Welche Schritte müssen zur Einführung befolgt werden?

Von Kanban kann Ihr Unternehmen profitieren. Damit die Abläufe verbessert und Prozesse visualisiert werden können, sollte man die Umsetzung durch ein entsprechendes Veränderungsmanagement begleiten. Damit die Einführung gelingt, sollten Sie folgende Dinge beachten:
  1. Kommunikation: Das Team sollte mit Kanban einverstanden sein und verstehen, warum diese Methode hilfreich bei der Arbeit ist.
  2. Das richtige Tool: Dieses sollte funktional und benutzerfreundlich sein, und gleichzeitig mit andere Werkzeugen kompatibel, die bereits in Verwendung sind.

Die ersten Schritte

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Wer erledigt was?

Ein standisiertes Kanban-Board führt durch die ersten Schritte. Hier kann man die Mitglieder des Teams und die Aufgaben einfügen. So kann sich jeder langsam an die Methode gewöhnen. Später lassen sich auch Anpassungen und Änderungen einführen. Ist das Team mit der Methode etwas vertrauter, lassen sich die einzelnen Prozessschritte modifizieren. Dabei gilt es, die Rahmenbedingungen von Kanban im Blick zu behalten:

  • work in progress-Limits: Diese beschränken die gleichzeitig möglichen Aufträge. Das Limit kann man zunächst einfach festsetzen und später anpassen. Grundsätzlich muss ausreichendZeit für die Bearbeitung der Aufträge, sowie Fehlererkennung und eventuelle Problemlösung bleiben. Engpässe fallen schnell auf.
  • Arbeitsschritte gut visualisieren: Je genauer  mandie einzelnen Schritte definiert und damit visualisiert, desto transparenter ist der gesamte Workflow. Daher gilt es, eine gute Einteilung der mittlerenSpalten zu finden.
  • Aktuelle Informationen: Auf dem Board sollte jede Information über die Kapazitäten und den Workflow in Echtzeit zu sehen sein. Nur dann ist die Methode wirklich hilfreich.
  • Auf die Aufgaben fokussieren: Fokussiert sich jedes Teammitglied auf die jeweilige Aufgabe und arbeitet sie kontinuierlich ab, sind die Ergebnisse deutlich besser und schneller. Auf dem Board ist die Priorität der Aufgaben klar sichtbar.
  • Nach Verbesserungen suchen: Die Prozesse lassen sich retrospektiv betrachten und schrittweise für die Zukunft verbessern.
  • Leistungsdaten zur Optimierung nutzen: Im Kanban-Prozess lassen sich viele Kennzahlen und Daten erfassen, beispielsweise Vorlaufzeit oder Zyklusdauer. Diese lassen sich für die Verbesserung des Workflows nutzen.
Fazit: Von Kanban profitiert Ihr Unternehmen

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Von Struktur profitieren auch Sie!

Mit der Mentalität des „Loslegen und Lernen“ ist die Methode transparent und kommunikativ zugleich. Macht das gesamte Team mit, beteiligt sich jeder an der Optimierung und entwickelt einen guten Workflow. Damit steigt die Produktivität im Unternehmen gleichzeitig mit der Zufriedenheit der einzelnen Mitarbeiter und die Fehlerquote fällt deutlich geringer aus.