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Due Diligence für den Unternehmensankauf und Verkauf

Im Geschäftsleben kommt es immer wieder dazu, dass eine Firma oder eine Person, sich einen Betrieb, eine Firma oder ein ganzes Unternehmen kauft. Manche Verkäufer wollen neue Projekte in Angriff nehmen oder sich einfach zur Ruhe setzen und das Unternehmen gewinnbringend verkaufen.

Wo aber gehandelt wird, ist die Frage des Betrugs nicht weit, denn ein hoher Verkaufswert ist für den Verkäufer gut und für Käufer nachteilig. Fühlt der Käufer sich sogar hintergangen oder betrogen, weil er nach dem Kauf Fakten erfährt, von denen er bisher nichts wusste, landen Verkäufer und Käufer schnell vor Gericht.

In den USA und angelsächsischen Ländern gibt es hierzu den Begriff der Due Diligence, worunter Maßnahmen zu verstehen sind, damit sich beide Parteien beim Kauf ihrer Sorgfaltspflicht entsprechend verhalten und durch eine Offenlegung aller benötigten Unterlagen einen fairen Verkauf abwickeln. Due Diligence soll also einen geordneten Verkauf sicherstellen, damit sich beide Parteien hinterher ein Gerichtsverfahren ersparen.

Was ist Due Diligence?

Für viele Leute erschließt sich die Bedeutung des Begriffs ‚Due Diligence‘ nicht auf der ersten Blick und bedarf daher einer Erklärung. Ursprünglich stammt dieser Begriff aus dem amerikanischen Wirtschaftsrecht und entspricht in etwa dem deutschen Rechtsprinzip ‚ der erforderlichen Sorgfaltspflicht eines seriösen Geschäftsmannes‘. Darunter wird aber meinst ein genauer Check einer Firma verstanden, die zum Verkauf steht.

Diese Prüfung wird erst vorgenommen, wenn sich Verkäufer und Käufer über die wichtigsten Fragen des Verkaufs bereits einig geworden sind. Es geht also nicht um das Ausspionieren einer Firma, um etwa ihren Wert zu bestimmen, sondern es stehen mehr die wirtschaftlichen Fakten im Vordergrund wie das Firmeneigentum und eventuelle Verbindlichkeiten, damit der Käufer genau weiß, worauf er sich einlässt, wenn er den Vertrag unterschreibt.

Eine der ungeschriebenen Regeln der kaufmännischen Sorgfaltspflicht ist es, dass der Verkäufer alle Unterlagen und Informationen über seine Firma vorliegen hat und auch Kenntnis von allen Vorgängen hat, die er dann dem Käufer zugänglich macht. Der Sinn dieser Prüfung besteht eigentlich darin, dass keine der Parteien die andere übervorteilt, weil ihnen die entsprechenden Informationen vorenthalten wurden.

Der Käufer kann durch sie sicher sein, dass er das bekommt, was er kaufen wollte, während Verkäufer sicher sein kann, dass der Käufer ihn später nicht auf Schadensersatz verklagt, weil er sich betrogen fühlt. Eine Due Dilligence Prüfung wird vorwiegend beim Verkauf von Firmenanteilen und Immobilien oder vor einem Börsengang durchgeführt, um sicher zu stellen, dass die Übergabe risikofrei abläuft.

Das gilt auch für Mergers & Acquisitions, also Unternehmensfusionen oder einem Unternehmenskauf in jeglicher Form, wobei dieser Begriff auch gern für die Dienstleister in diesem Bereich benutzt wird. Zu diesem Vorgang gehört auch eine genaue Risikoanalyse des Kaufs. Beide Vertragsparteien einigen sich meistens auf einen bestimmten Zeitraum, in dem die Due-Diligence-Prüfung stattfindet. Zu den Vereinbarungen kann auch eine Entschädigungszahlung gehören, falls der Verkauf doch nicht zustande kommt. Die Prüfung der eigentlichen Unterlagen während einer Due Diligence wird meist von Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern, Anwälten oder anderen Fachleuten mit entsprechenden Kenntnissen durchgeführt oder zumindest tatkräftig unterstützt.

Unterschiedliche Formen von Mergers & Acquisitions

Mergers and Acquisitions

Bei einer Unternehmensfusion können Unternehmen als gleichwertige Partner eine neue Firma gründen.

Es gibt diverse Unterarten von M&A, die der Großzahl der unternehmerischen Möglichkeiten entsprechen. So kann bei einer Fusion der Käufer sich das als Target bezeichnete Zielunternehmen einverleiben und sich selbst dadurch vergrößern, während das gekaufte Unternehmen aufgelöst wird. Dabei muss der Käufer die Schulden genauso übernehmen wie das Vermögen. Bei einer Unternehmensfusion können sich beide Parteien dafür entscheiden, zusammen in einem neuen, größeren Unternehmen aufzugehen. Dadurch entsteht ein völlig neues Unternehmen.

Die Mergers and Acquistions Geschäfte werden aber oft als einfache Unternehmenskäufe abgewickelt und es sind fremdfinanzierte Übernahmen von Unternehmen. Der Unterschied zwischen Unternehmenskäufen und Fusionen besteht im wesentlichen durch den Austausch des Besitzers. Die fremdfinanzierten Übernahmen sind oftmals nur möglich, wenn ein hoher Anteil von fremden Kapital für den Kaufpreis gebraucht wird, das auf dem Finanzmarkt besorgt wird.

Es gibt in diesem Bereich auch die Corporate Restructuring, die meist aus Outsourching- oder Insourching-Maßnahmen besteht, was auch für Spin-offs oder Carve-outs gilt. Eine strategische Kooperation ähnelt einem Joint Venture Vertrag zwischen den Parteien, woraus wiederum oftmals Konsortien, Arbeitsgemeinschaften, Kartelle oder einfache Interessengemeinschaften entstehen.

Nach Common Law in der angelsächsischen Rechtsprechung gilt der Grundsatz, dass der Käufer Sorgfalt walten lassen soll, weshalb er sich dazu verpflichtet, als Risiken des Kaufs für sich abzuwägen und etwaige Mängel vorher zu erkennen und zu akzeptieren. Der Käufer hat also keinen Rechtsschutz, wenn er Kaufmängel übersieht. Deshalb wird bei allen wichtigen Käufen das Käuferrisiko durch die Due Diligence verringert oder sogar ausgeschlossen.

Die beiden Parteien einigen sich in fast allen Arten von M&A auf eine Due-Diligence-Prüfung, die das Risikos des Käufers mindert und den Verkäufer gleichzeitig vor etwaigen Rechtsansprüchen des Käufers schützen soll. Dabei gilt der Grundsatz, dass der Verkäufer nichts verschweigt. Obgleich diese Due-Diligence-Prüfung noch nicht zur Verkehrssitte gehört, werden allerdings auch in Deutschland kaum noch Veräußerungen ohne eine Unternehmens-Prüfung unternommen, wobei sie oftmals auch der Kaufpreisfindung dienen soll.

Wann ist der richtige Zeitpunkt, um ein Unternehmen zu verkaufen?

when to sell your business

Wann ist es an der Zeit, die eigene Firma zu verkaufen?

Der richtige Zeitpunkt für den Unternehmensverkauf ist, wenn das Unternehmen den höchsten Wert hat, jedenfalls aus Sicht des Unternehmenseigentümers. Allerdings finden aus diesem Grund selten Unternehmensverkäufe statt, sondern weil der Firmengründer in Rente gehen möchte und keinen Nachfolger hat. Oftmals sind auch Veränderungen am Markt dafür verantwortlich, dass sich ein Firmeninhaber für einen Verkauf entscheidet.

Allerdings kann auch eine Interessensverlagerung zu einem Verkauf führen, wenn der Unternehmer für eine Neugründung Startkapital braucht. Es können auch ganz persönliche Gründe wie die Gesundheit sein, weshalb sich ein Unternehmensinhaber von seinem Geschäft zurückziehen möchte.

Jedoch gibt es bei der Entscheidung immer zu berücksichtigen, welchen Gegenwert der Verkäufer für seine Firma erhalten möchte. Einigen Unternehmern ist der Erhalt der Firma in ihrer Form wichtiger als ein maximaler Ertrag beim Verkauf. Darum ist der richtige Zeitpunkt auch schwer anzugeben, denn dafür müssten sich Käufer wie Verkäufer darüber einig sein, dass beide eine Win-Win-Situation erleben. Um dieses Ziel zu erreichen, ist eine Due-Diligence-Prüfung wichtig, da sie genau das gewährleisten soll.

Die Due Diligence für den Unternehmensverkauf vorbereiten

Ordner mit Unterlagen

Für die Due Diligence ist die Aufbereitung von vielen Akten notwendig.

Wenn ein Verkauf des Unternehmens geplant ist, sollte der Verkäufer sich die benötigten Unterlagen für die Due-Diligence-Prüfung schon einmal vorbereiten, damit der Käufer und seine Fachleute sich diese so schnell wie möglich vornehmen können. Ganz wichtig sind die Dokumente zur rechtlichen Situation wie zum Beispiel einer GmbH oder einer Ko-KG, denn nur so kann der Käufer erfahren, was genau er bei der Übernahme beachten muss.

Zudem sollte er alle seine Dokumente bezüglich der Steuer wie auch die Finanzunterlagen und die Dokumente, die die wirtschaftliche Lage darstellen. Dabei ist entscheidend, dass diese Unterlagen auch den Tatsachen entsprechen, da eine Manipulation der Unterlagen ein Fall für den Staatsanwalt werden kann.

Für den zukünftigen Käufer ist nicht nur der gesamte Habitus der Firma wichtig, sondern er sollte auch den Zugang zu den Unterlagen für die Entwicklung des Marktes bekommen sowie zu den Unternehmens-Strategien. Immerhin sind diese Unternehmensstrategien oftmals für den Erfolg eines Unternehmens in der Zukunft gedacht.

Der Verkäufer sollte allerdings dem Käufer auch einen Einblick über den aktuellen Stand der Versicherungen geben, die das Unternehmen abgeschlossen hat und die zur Verfügung stehen. Sehr wichtig sind auch die technologischen Entwicklungen, die dem Unternehmen Umsatz bescheren sollen.

Neben allen Sachwerten einer Firma gibt es auch das sogenannte Humankapital. Unternehmer verstehen unter dem Begriff Humankapital die Fähigkeiten ihrer Angestellten, sich auch unter Stress zu bewähren. Die Angestellten sind nicht nur wegen ihrer Arbeitsleistung ein wichtiger Bestandteil des Unternehmens, sondern können durch ihre kreative Ideen eine enorme Wertsteigerung erzeugen. Diese innovativen Ideen sind meist vertraglich Eigentum des Unternehmens und machen einen bedeutenden Wert in der Gesamteinschätzung des Firmenwerts aus.

Due Diligence für den Unternehmensankauf vorbereiten

Ein Käufer eines Unternehmens sollte die Due-Diligence-Prüfung dafür nutzen, sich alle Aspekte des Wunschunternehmens genau anzuschauen, bevor er dem Kauf zustimmt. Kommt es hinterher zum Streit, muss er nämlich beweisen, dass er die nötige Sorgfalt walten ließ und trotzdem hintergangen wurde. Zunächst sollte der Käufer den exakten Wert des gewünschten Unternehmens ermitteln lassen. Dabei sind alle Aktiva genauso wichtig wie Belastungen durch Kredite.

Zu den wichtigen Unternehmensdaten gehören selbstverständlich auch der Umsatz wie auch Gewinn und Marge. Zudem interessiert sich der Käufer für die aktuelle Position des Unternehmens im Markt und seinen Stand gegenüber den Wettbewerbern.

Bei größeren Firmen empfiehlt es sich auf jeden Fall, die Bilanzen von einem Wirtschaftsprüfer durchschauen zu lassen. Auch sollte die Führungsetage genau unter die Lupe genommen und auf ihre Eignung überprüft werden, da hier die Entscheidungen für die Zukunft des Unternehmens fallen. Aus diesen diversen Fakten gibt sich schließlich zusammengenommen eine fundierte Risikoanalyse, die exakt beschreiben sollte, welchen Wert das Unternehmen hat und welche zukünftige Entwicklung ansteht.

Der Einsatz eines DMS für die Due Diligence

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Ein Document Management System hilft bei der Due-Diligence-Prüfung – und zwar allen Parteien.

Da bei einer Due-Diligence-Prüfung Unmengen von Datensätzen anfallen, können Dokumentenmanagementsysteme, kurz DMS genannt, die Arbeitsabläufe und die Durchsicht erleichtern. Ein Document Management System macht es möglich, dass eine große Anzahl von Mitarbeitern oder Fachleuten gleichzeitig Zugriff auf das gleiche Projekt haben, wobei die Sicherheit der sensiblen Firmendaten trotzdem gewährleistet bleibt. Denn kein Unternehmen, das verkauft werden soll, weiß es zu schätzen, wenn ihre Daten für unbefugte Personen zugänglich sind.

Durch DMS können auch Fachleute in den Due-Diligence-Prozess eingebunden werden, die an anderen Standorten als dem Unternehmenssitz beschäftigt sind, was durch ein funktionales Online-DMS gewährleistet wird. So wird es möglich, die digitalisierten Dokumente aufzurufen oder nach Wunsch einfach im Web einzusehen. Ein solcher externer Austausch von Daten kann diese Prüfung erleichtern und die Dauer der Prüfung zudem erheblich reduzieren.

Die einzelnen Mitarbeiter bekommen so eine gute Übersicht über die Informationen und die Strukturierung der zahlreichen Dokumente. Dabei spielt es keinerlei Rolle, wie groß die einzelnen Dateien oder die gesamte Datenmenge ist. Dafür ist das Cloud Computing verantwortlich, was sich durch das DMS gerade bei Firmenübernahmen oder Fusionen als sehr hilfreich erwiesen hat. Zudem kann das DMS die Kosten für eine Unternehmensprüfung stark reduzieren.

Weitere Informationen zum Thema Due Diligence

Welche Dokumente duerfen mit einem DMS aufbewahrt werden?

Welche Dokumente dürfen digital mit einem DMS aufbewahrt werden?

Grundsätzlich ist ein Document Management System geeignet, alle Dokumente aufzubewahren. Dies gilt sowohl für Privatpersonen als auch Kleinunternehmer, Freiberufler und Gewerbetreibende. Zu Dokumenten zählt alles von Kaufbelegen über Korrespondenzen bis hin zu Versicherungspolicen.

Welche Ausnahmen gibt es?

Es existiert keine Limitierung der digital zu speichernden Dokumente. Allerdings gibt es Fälle, in denen das papierbasierte Original nicht vernichtet werden darf. Dazu gehören Versicherungspolicen, aus denen ein Leistungsanspruch hervorgeht, wie zum Beispiel Renten- und Lebensversicherungen; Bilanzen und Jahresabschlüsse, sowie die Aufbewahrung aller Dokumente von Unternehmern, die in Deutschland Vorsteuer geltend machen wollen, aber keinen Umsatz im Inland generieren (§ 62 Abs2 UstDV). Grundsätzlich empfiehlt sich eine Aufbewahrung auch bei allen Dokumenten im Original, bei denen es um Immobilien geht.

Woraus ergibt sich eine Aufbewahrungspflicht?

Die Pflicht, Dokumente aufzubewahren, erstreckt sich auf natürliche und juristische Personen. Sie ergibt sich je nach Fall aus § 147 AO; §257 HGB und § 14 UstG. Weiter ergeben sich aus diesen Paragraphen auch die Aufbewahrungsfristen. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hängen zum einem von der Art des Dokumentes ab und zum anderen von der Frage, wer das Dokument für welchen Zweck aufbewahrt.

Unterschiede zwischen Privatmann und Gewerbetreibenden

Gewerbetreibende müssen mit Aufbewahrungsfristen zwischen sechs und zehn Jahren umgehen. Zu den Dokumenten, die zehn Jahre jederzeit zugänglich, revisionssicher und lesbar aufbewahrt werden müssen, zählen: alle Buchungsbeleg, jegliches Schriftstück, dass die Organisation als solches betrifft, die kompletten Jahresabschlüsse sowie vollständigen Lagerberichte, die Eröffnungsbilanz, alle den Zoll betreffenden Dokumente und die Inventarverzeichnisse.

Freiberufler, Kleinunternehmer und Co müssen können sich an folgendem Grundsatz orientieren: Alle Dokumente, die für eine Steuerüberprüfung relevant sind, müssen aufbewahrt werden. Auch hier gilt die zehnjährige Aufbewahrungsfrist.

Privatpersonen werden zum Beispiel auf Handwerkerrechnungen auf Ihre Aufbewahrungspflicht für Rechnungen und die dazugehörigen Aufbewahrungsfristen für Rechnungen hingewiesen. Zu lesen ist dies am Ende der Rechnung. Um die Gewährleistungspflicht eines Verkäufers gem. §§ 437, 438 ff BGB im Schadensfall in Anspruch nehmen zu können, gelten für Kaufbelege Aufbewahrungsfristen von zwei Jahren; gleich jeglicher Rechnungen beginnend mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Handlung stattfand. Bankunterlagen sollten mindestens drei Jahre aufbewahrt werden. So lange können diese zu jeglicher amtlicher Vorlage verlangt werden.

Tipp: Im Falle einer pflegebedürftigen Person kann es sein, dass Kontenbewegungen bis zu zehn Jahre nachgewiesen werden müssen!

Um binnen sieben Jahren von der Erhaltungsoption der Schadensfreiheitsklasse bei der KFZ Versicherung zu profitieren, reicht die letzte Rechnung. Eine Police ist nicht notwendig.

Eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder Aufbewahrungsfristen für Steuerunterlagen gibt es für Privatpersonen nicht.

Digital oder Papierform vor Gericht

Werden Rechnungen und Kaufbelege digital aufbewahrt und kommen in einem Zivilprozess zur Verwendung, so gelten die digitalisierten Dokumente nicht als urkundlicher Beweis; sie sind mit Filmen und Bildern gleichgestellt und daraus ergibt sich eine Betrachtung als freie Beweiswürdigung. Gerade für Unternehmen gilt eine Abwägung von Risiko und Nutzen, ob die Aufbewahrung im Original sinnvoll ist.

DMS: Eine zeitgemäße Aufbewahrungsform

Die Aufbewahrung beziehungsweise Archivierung von Dokumenten in digitaler Form ist abgesehen von genannten Ausnahmen, erlaubt. Die Rechtmäßigkeit bildlicher Darstellung von Dokumenten wird ausdrücklich aus §14; 14 b UstG abgeleitet.

Trotz Digitalisierung bleibt die Pflicht zur ordnungsgemäßen Buchführung unter Beachtung von GoBS und GDPdU zwingend bestehen. Kurzgefasst äußert sie sich folgendermaßen:

  1. Alle Dokumente, die gescannt werden, müssen dokumentiert werden.
  2. Fehler beim Scannen müssen protokolliert werden
  3. Die archivierende Person muss für die Tätigkeit geeignet und autorisiert sein
  4. Beim Scannen müssen zwingend die Farbe und weitere klare Details ersichtlich sein
  5. Die Aufbewahrung erfolgt in DB geschützten Buchhaltungssystemen

Das DMS muss also den Anforderungen nach Dokumentation der Metadaten und der Revisionssicherheit Rechnung tragen.

Wichtig ist weiter, dass die Originale erst nach erneuter Datensicherung vernichtet werden dürfen. Die Rechtskonformität der Vernichtung nach Steuerrecht und Handelsrecht ergibt sich aus § 239 Abs 4; 257 Abs. 3 HGB I.V.m. §147 Abs 2 AO.

DMS: Weg vom Papierbüro!

Die digitale Archivierung von Dokumenten unter Berücksichtigung der Aufbewahrungsfristen schafft nicht nur praktisch Platz, sie eröffnet Unternehmen eine neue Welt der Zusammenarbeit. Standortunabhängig kann über den Browser auch von mobilen Geräten auf die Daten zugegriffen werden. Die morgens digitalisierte Post kann schnell und ohne Autorisierungsaufwand der zuständigen Person zugeteilt werden. Diese muss dafür nicht anwesend sein. Der Vorgang spart Zeit. Gleichzeitig können elektronische Akten erstellt werden, so dass jederzeit per Suchmodus alle relevanten Dokumente zu einer Sache verfügbar sind. Einige DMS bieten Features wie Notizfunktionen innerhalb der Dokumente an, dies vereinfacht die Kommunikation.

Für Privatpersonen sind die Vorteile analog zu sehen. So reduziert sich der Ordner für Originale in seinen Ausmaßen und die Aufbewahrungsfristen können bei Platzmangel trotzdem eingehalten werden. Gerade für Privatpersonen, die wegen eines Jahreseinkommens über 500000 Euro den gleichen Aufbewahrungsfristen wie Gewerbetreibende unterliegen, erleichtert die Digitalisierung die Buchführung. Ein weiterer, großer Vorteil ist die Sicherheit der Daten vor Feuer- und Wasserschäden sowie Diebstahl.

Aufbewahrungsfristen fuer Selbstständige, Kleingewerbetreibende

Durch korrekte Buchführung sicher im Geschäft: Selbstständige, Freiberufler und Kleingewerbetreibende

Wer kennt es nicht, wenn der Fiskus gnadenlos zuschlägt? So etwas kann bereits bei Fehlen eines einzigen Belegs bzw. einer einzelnen Rechnung passieren. Vor allem größere Unternehmen, ab einer Umsatzgrenze von 500.000 €, werden von Steuerprüfern heimgesucht, wenn diese Aufbewahrungsfristen spezieller Dokumente verstreichen lassen und somit Ihrer Aufbewahrungspflicht nicht nachkommen. Wie Privatpersonen unterliegen Kleinunternehmer, Kleingewerbetreibende und Freiberufler der Steuerpflicht.

Die Regelungen für gesetzliche Aufbewahrungsfristen sind in §147 der AO festgelegt. Um als Unternehmer bohrenden Fragen vonseiten des Steuerprüfers gelassen entgegentreten zu können, müssen Sie Bescheid wissen.

Welche Dokumente unterliegen der Aufbewahrungspflicht?

Zuerst sollten Sie Geschäftsunterlagen von Privaten trennen. Falls Sie ein größeres Unternehmen betreiben, verwechseln Sie keinesfalls handelsrechtliche Dokumente mit steuerrechtlich Relevanten, dazu zählen:

  • Jahresabschlüsse
  • Inventare
  • Lageberichte
  • Eröffnungsbilanzen
  • Handels-und Geschäftsbriefe
  • Buchungsbelege
  • Zollanmeldungen

Weitere Unterlagen sind:

  • Arbeitsanweisungen
  • Beschreibungen
  • Organisations-Richtlinien

Der Einblick in die Organisationsstruktur erleichtert dem Steuerprüfer das Verständnis zur Buchführung des betroffenen Unternehmens. Wenn Sie Ihr Buchführungssystem dokumentieren, ersparen Sie nicht nur dem Steuerprüfer kostbare Zeit. Umso eher können Sie sich wieder Ihrer geschäftlichen Tätigkeit widmen, ohne rechtliche Konsequenzen. Darüber hinaus bewahren Sie den Überblick über sämtliche Rechnungen, Belege und Geschäftspapiere. Diese unterliegen ebenfalls den Regelungen im §147 der AO. Geschäftspapiere umfassen:

  • Anschreiben
  • Angebote
  • Anfragen
  • Auftragsbestätigungen
  • Reklamationen
  • Mahnungen
  • Lieferscheine
  • Kalkulationen
  • Preislisten

Welche gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelten für welche Dokumente?

Folgende Unterlagen sollten Selbstständige, Freiberufler und Kleingewerbetreibende bis zu 10 Jahre lang aufbewahren:

  • Buchhaltungsunterlagen
  • Jahresabschlüsse
  • Inventare
  • Lageberichte
  • Eröffnungsbilanzen
  • Buchungsbelege
  • Zollanmeldungen

Bis zu 10 Jahre lang sollten Sie auch Rechnungen aufbewahren.

Darüber hinaus können Sie alle übrigen Unterlagen, welche hier nicht aufgeführt sind, schon nach 6 Jahren vernichten.
Gegen Ende des letzten Geschäftsjahres, nach letztmaliger Änderung Ihrer Dokumente, beginnt der Sand durch die Uhr zu rieseln.

Wo und wie sind Unterlagen zu archivieren?

Ihre Schriftstücke sollten feuchtigkeitsfest an nicht entzündbaren Plätzen aufbewahrt werden. Empfehlenswert sind speziell konzipierte Büromöbel, wie beispielsweise Aktenschränke. Falls Sie im Ausland, innerhalb des EU-Raums, Ihre Dokumente und Rechnungen aufbewahren, müssen Sie einen Antrag für eine Genehmigung stellen. Für eine solche Ausnahme kommen Sie um eine elektronische Buchführung nicht herum. Dafür eignen sich revisionssichere Dokumentenmanagementsysteme, womit ein Zugriff aus der Ferne möglich ist.

Welche Buchführung eignet sich am besten?

Ein professionelles Dokumentenmanagement-System schafft finanzielle Freiräume und erheblich mehr Flexibilität, wie bei einer klassischen Buchführung. Beispielsweise durch Wegfall kostspieliger, klobiger Büromöbel senken Sie die Archivierungskosten.

In Archiven dieser intelligenten Software sind alle Ihre Dokumente, Belege und Rechnungen alphabetisch, kategorisch und nach Belegnummern sortiert. Eine solche Buchführung wappnet Sie gegen das Versäumnis von Aufbewahrungsfristen sowie gegen die kritischsten Fragen mancher Steuerprüfer.

Welche Folgen hat eine Nichteinhaltung der Aufbewahrungsfristen von Rechnungen und Unterlagen?

Kommen Sie der Aufbewahrungspflicht von Rechnungen nicht nach und lassen eine Frist verstreichen, kann das mehr oder weniger unangenehme Folgen für Sie haben. Das kommt beim Fehlen oder beim frühzeitigen Vernichten eines Dokuments vor.

Für Sie als Klein-Gewerbetreibender, Selbstständiger oder Freiberufler bedeutet das eine Steuer-Straftat, durch Verletzung der Buchführungspflicht. In solchen Fällen führt das Finanzamt entweder Schätzungen zu Ihren finanziellen Ungunsten durch. Des Weiteren kann es zu Geldstrafen, gelegentlich auch zu Freiheitsstrafen kommen wenn Steuerhinterziehung begangen wurde.

Haben Sie bei einer gerichtlichen Auseinandersetzung mit Kunden oder Geschäftspartnern nicht das passende Dokument zur Hand, wirkt sich das für Sie nachteilhaft auf die Beweislast gegen den Angeklagten aus.

Fazit

Um unangenehmen Überraschungen vorzubeugen, sollten Sie sich unbedingt mit den Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen Ihrer Dokumente auseinander setzen. Ein elektronisches Dokumentenmanagement-System erleichtert Ihnen die Buchführung, senkt die Archivierungskosten und somit die Kosten eines Buchhalters. Sie brauchen keine Belege mehr krampfhaft sortieren und in platzraubenden Ordnern archivieren. Sie und der Steuerprüfer bewahren den Überblick und sparen Zeit. Ihnen bleibt mehr Zeit für das Geschäft.

Document Management System Due Diligence

So verwenden Sie ein DMS für Ihre Due Diligence

Ein online Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist ein Aufbewahrungsort für Dokumente, der auf die Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden kann.

Ein DMS wird oft verwendet, um die papierbasierte Ablage eines Unternehmens zu ersetzen oder zu ergänzen und eignet sich sehr gut für zeitlich begrenzte Projekte wie eine Due Diligence Prüfung.

Ein DMS wird typischerweise vom Verkäufer eines Unternehmens verwendet um alle öffentlichen und vertraulichen Daten zu organisieren, die der Käufer braucht um seine Due Diligence durchzuführen.

Wie hilft ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Ein DMS bietet eine Reihe klarer Vorteile gegenüber einem papierbasierten Ablagesystem.

Ein Online-DMS bietet einen einzelnen virtuellen Raum für Käufer und Verkäufer an, in dem Informationen gelagert werden und der Zugriff gewährleistet werden kann. Das löst das Problem, dass Papierdokumente an verschiedenen Orten gelagert werden und potentiell verloren gehen oder falsch sortiert werden. Die Speicherung der Daten in einem digitalen Format hilft, die Due Diligence zu beschleunigen.

Die im DMS enthaltenen Informationen können nur abgerufen werden, wenn eine Nutzer-ID vergeben wurde. Dadurch wird die Sicherheit und Vertraulichkeit während des Due Diligence Prozesses sichergestellt. Einzelne Informationen können auch nur für bestimmte Personen freigegeben werden. Beispielsweise kann so leitenden Angestellten, die an einer Transaktion beteiligt sind, der Zugriff auf sensible Finanzdaten gegeben werden, während alle weiteren Mitarbeiter keinen Zugriff erhalten.

Ein DMS bietet eine schnelle Suche nach Informationen – Freitextsuchen über alle Dokumente hinweg sind schnell durchgeführt. Es gibt keine mühsamere Aufgabe, als händisch in Aktenstapeln nach einer bestimmten Information zu suchen.

Ein Online-DMS kann innerhalb von wenigen Stunden eingerichtet werden und Dokumente können sofort hochgeladen werden, damit diese für die Durchsicht verfügbar sind. Dieses Vorgehen ist deutlich schneller und günstiger als die Einrichtung eines sicheren Datenraums in einem Büro.

Sammeln und organisieren Sie Ihre Dokumente

Bevor ein Verkäufer sein Online-DMS aufsetzt, muss er alle Informationen sammeln, die für die Durchführung der Due Diligence notwendig sind. Hier werden wahrscheinlich eine Kombination aus Papierdokumenten und elektronische Dokumenten gesammelt.

Es wird empfohlen, alle Papierdokumente zu scannen und in einem geläufigen Dateiformat, wie etwa PDF, zu speichern. Überall dort wo es möglich ist, sollten die Texte elektronisch durchsuchbar sein. Hierfür müssen die Dokumente mit einer OCR (Optical Character Recognition)-Software gescannt werden, damit der Text ausgelesen werden kann.

Erstellen sie eine Liste mit den wichtigsten Kategorien für Dokumente, die während der Due Diligence benötigt werden. Das wird die Sortierung und Suche nach Informtionen vereinfachen. Nutzen sie eine aussagekräftige und konsistente Methode, um alle Dokumente zu benennen.

Die Verwaltung Ihrer Dokumente während der Due Diligence

Während des Due-Diliugence-Prozesses ist der Verkäufer dafür verwantwortlich, alle benötigten Dokumente für die potentiellen Käufer zu verwalten.

Für jeden Käufer muss eine Nutzer-ID vergeben werden und die korrekten Zugriffsrechte für alle Dokumente. Vertrauliche Dokumente werden schließlich nur einigen Nutzern zur Verfügung gestellt. Jegliche neuen Dokumente müssen in das DMS hochgeladen und die Nutzer über den Ablageort informiert werden.

Wenn ein potentieller Käufer nicht weiter fortfahren will, kann zu jedem Zeitpunkt seine User-ID gesperrt und damit der Zugang zu den Informationen in dem DMS verweigert werden.

Für viele Unternehmen ist ein Dokumentenmanagementsystem die ideale technologische Lösung, um die Durchführung der Due Diligence zu unterstützen. Solche Systeme bieten eine hohe Nutzerfreundlichkeit, eine einfache Bedienung und sind deutlich günstiger, als alle notwendigen Dokumente in einem realen Datenraum zur Verfügung zu stellen.