docurex® auf der EXPO REAL vom 6. bis 8. Oktober 2014

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Besuchen Sie docurex®  auf der EXPO REAL – der 17. internationalen Fachmesse für Immobilien und Investitionen vom 6. bis 8. Oktober 2014 in den Messehallen München.

 

Sie finden docurex®  in Halle B1, Standnummer 120. Vereinbaren Sie am besten schon jetzt einen Beratungstermin mit Ihrem persönlichen docurex® – Ansprechpartner!

Anfang Oktober ist es wieder so weit und unzählige Besucher aus nah und fern strömen in die Münchner Messehallen zur EXPO REAL – der größten internationalen B2B-Fachmesse für Immobilien und Investitionen.

Treffen Sie Ihren docurex® -Berater dort einmal persönlich und nutzen Sie die Gelegenheit die neuen Funktionalitäten unserer Datenraumlösung live kennenzulernen. Dabei können Ihre Fragen und Anregungen direkt beantwortet und gemeinsam neue Synergien erarbeitet werden.

Unsere qualifizierten Fachleute stellen Ihnen die Neuheiten vor und beraten Sie gerne vor Ort persönlich vom 6. bis 8. Oktober 2014 auf der EXPO REAL Messe.

Sie finden docurex® am Gemeinschaftsstand der Region Stuttgart in Halle B1 Stand 120.

Lernen Sie die Vorteile eines online Datenraumes kennen und lassen Sie sich zeigen, wie Projekte trotz hoher Sicherheitsanforderungen problemlos in den Griff zu bekommen sind. Unsere Experten zeigen Ihnen gerne die wichtigsten Tricks und Kniffe zur Sicherstellung Ihrer Dokumente und erarbeiten mit Ihnen gemeinsam die für Ihre Anforderungen sinnvollste Lösung.

Sie wünschen eine Beratung und möchten bereits vorab einen Termin für die Messe vereinbaren mit Ihrem persönlichen Ansprechpartner?

Kontaktieren Sie uns einfach über das Kontaktformular, oder rufen Sie uns unter +49-711-4889020 an – wir freuen uns auf Sie!

ISO 27001 Zertifizierung erfolgreich

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Bei docurex® steht die Qualität des Services und der Produkte an erster Stelle und es wird daher konsequent am Qualitätsmanagement gearbeitet. Nach der erfolgreichen Zertifizierung zur ISO 9001 im vergangenen Jahr war der nächste Schritt die Zertifizierung nach der ISO 27001:2008, welcher ebenfalls erfolgreich gemeistert werden konnte. Durch diese Zertifizierung für Datenschutz und Informationssicherheit kann IT-Security auf höchstem Niveau gewährleistet werden.

Die ISO Norm 27001 bezieht sich auf die Anforderungen für den Betrieb, die Herstellung, Einführung, Wartung, Überwachung und Verbesserung eines Informationssicherheits-Managementsystems, wobei die Risiken innerhalb der Gesamtorganisation dabei berücksichtigt werden. Bei dieser Zertifizierung werden sämtliche Organisationsformen berücksichtigt, sowohl staatliche als nicht-staatliche und auch Non-Profitorganisationen. Die Norm wurde als Teil der ISO/IEC 2700x als DIN-Norm veröffentlicht und spezifiziert die Anforderungen an die Implementierung von Sicherheitsmechansimen, die jeweils an die bestehenden Gegebenheiten angepasst werden sollen. Mit dieser weiteren Zertifizierung unterstreicht docurex® den Anspruch dem höchsten IT-Sicherheitsstandart zu genügen.

 

TeleTrusT Mitgliedschaft seit Juli 2014

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TeleTrusT ist in Deutschland und Europa der größte Kompetenzverbund in Sachen IT-Sicherheit. Das Ziel ist es, gemeinsam die Sicherheit in der Kommunikations- und Informationstechnik zu fördern. Durch ein sehr breites Spektrum an Mitgliedern aus den Bereichen Wissenschaft, Verwaltung und Industrie können Experten aus den unterschiedlichsten Bereichen gegenseitig von ihrem Wissen profitieren und ihre Erfahrungen austauschen. Die Mitglieder der TeleTrusT werden durch zahlreiche Publikationen, regelmässige Veranstaltungen, Messeteilnahmen und Workshops laufend in punkto Sicherheit weitergebildet und auf den neuesten Stand gebracht, wodurch der hohe Sicherheitsstandart gewährleistet werden kann. docurex® als Anbieter virtueller Datenräume ist seit Juli 2014 Teil dieses Experten-Netzwerkes. Alle Mitglieder haben ihren Firmensitz und die Entwicklung der Produkte in Deutschland, bieten vertrauenswürdige IT-Sicherheitslösungen an, die den Anforderungen des deutschen Datenschutzrechtes genügen und dadurch das Qualitätszeichen „IT Security made in Germany„verdienen. Überzeugen Sie sich selbst von dieser Form des Dokumentenmanagements und nehmen Sie Kontakt mit dem docurex®-Vetrieb auf!

Das docurex®-Team ist stolz Teil dieses Netzwerkes zu sein!

 

docurex Datenraum mit eingebautem Dokumentenvergleich

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Das Entwicklerteam der Firma astiga GmbH mit Sitz in Stuttgart, hat mit docurex® einen hochsicheren, virtuellen Datenraum für effektive, wirkungsvolle Prozesse geschaffen. Mit dieser Hilfe sind effiziente Due Diligence Prüfungen ebenso möglich, wie geschützte und garantiert risikolose Unternehmenstransaktionen. Hochsensible Abwicklungen, wie beispielsweise bei Unternehmensverkäufen oder Immobilien– und Dokumentenmanagement, können mit „docurex“ bequem und sicher sowohl für Interessenten, Käufer oder Vertragspartner gleichermassen bereit gestellt werden. Da es in der Regel um die Übermittlung vertraulicher Daten, andererseits um deren Verwaltung und Archivierung geht, ist der virtuelle Datenraum „docurex“ wegen seiner Sicherheit und einfachen Bedienbarkeit die richtige Wahl.

Das professionelle Team von docurex entwickelt die Datenraum-Software permanent weiter. Hierbei spielen vor allem die Kundenanforderungen, sowie die Wünsche und Anregungen von Usern eine große Rolle. Basierend auf diesen Gegebenheiten, wurde ein neues Software Feature entwickelt. Diese innovative Funktion ermöglicht das einfache und komfortable Anschauen, Lesen und Vergleichen äquivalenter Dokumente. Sie ist vor allem bei der Gegenüberstellung von Schriftstücken ähnlicher Struktur besonders hilfreich und findet beispielsweise Anwendung bei Vertragsentwürfen und Verträgen, sowie beim Vergleich von Jahresabschlüssen des Vorjahres mit denen des laufenden Jahres.

Das neue Software Feature „docuCompare“ ermöglicht die Anzeige zweier Dokumente nebeneinander, so dass der Anwender zwischen beiden komfortabel einen Vergleich anstellen kann. Der Interessent kann sich das Procedere wie folgt vorstellen: Das erste und das zweite Dokument wird jeweils einzeln markiert. Danach wird der Vergleichsbildschirm gestartet. Beide Dokumente werden nun in einem separaten Fenster, eins auf der rechten und eins auf der linken Seite, angezeigt. Zur besseren und komfortableren Lesbarkeit und Gegenüberstellung, kann nun der Anwender mit beiden Dokumenten scrollen- und zwar, und dies ist unter anderem das Besondere, steht ihm die Möglichkeit einer synchronen Funktion zur Verfügung. Wenn er die Maus auf der Scroll- Leiste bewegt, reagieren beide Dokumente gleichzeitig. Die Entwicklung dieses besonders hilfreichen Features erleichtert es dem Anwender also in besonderem Masse, zwei ähnliche Dokumente zeitgleich einzusehen.

Die Entstehung des nützlichen Features hatte ganz praktische Gründe und basierte auf folgenden Gegebenheiten: Ein Datenraum dient zum risikolosen und sicheren Austausch von, meist vertraulichen, Dokumenten im Internet. Diese kommen beispielsweise bei Firmenkäufen oder auch Firmenverkäufen zum Einsatz. Da sich die Vertragspartner in solchen Fällen oft nicht vollständig vertrauen, beispielsweise, wenn ein Mitbewerber ein Unternehmen kaufen möchte, werden die Unterlagen oft so eingestellt, dass der Anwender die Schriftstücke nur ansehen kann. Die Funktion des Herunterladens oder Ausdruckens ist dabei meist mit Absicht blockiert worden. In solchen Fällen ist das Einsehen und Prüfen von oft sehr langen, komplexen Schriftstücken mit vielen Seiten ausgesprochen mühsam und aufwändig. Und genau für solche Fälle wurde das neue Software Feature konzipiert. Denn die Möglichkeit, zwei Dokumente nebeneinander gleichzeitig zu kontrollieren, bedeutet für den Anwender nicht nur einen besonderen Lesekomfort, sondern auch eine immense Zeitersparnis.

Mit der Entwicklung dieses Features erfüllt docurex einmal mehr die Anforderung nach einfacher Bedienbarkeit und besonderer Nutzerfreundlichkeit. So kommt es nicht von ungefähr, dass diese Software Eigenschaften vom Fraunhofer Institut für Arbeitsorganisation nicht nur bestätigt, sondern auch zertifiziert wurden. Denn die „intuitive“ Softwaregestaltung ist passgenau auf das Wissen und die Praxis eines jeden Users abgestimmt. Das ist umso wichtiger, als die Abläufe der heutigen Arbeitswelt ohne das Internet kaum mehr gedacht werden können. Dieser Entwicklung Rechnung tragend, hat docurex ein Dokumentenmanagement konzipiert und bietet durch die Gelegenheit der Online Nutzung seinen Anwendern eine hoch wirkungsvolle und variable Dokumentenmanagement Struktur an, bei der an oberster Stelle das unkomplizierte Handling steht. Durch die bequeme Einstellbarkeit auf die jeweilige Sprache der Anwender, fördert docurex auch eine weltweite Zusammenarbeit im Segment des Dokumentenmanagements. Die lückenlose, fortdauernde Weiterentwicklung der Software im Sinne seiner Anwender, ist Bestandteil der Unternehmensphilosophie, die sich in dem neuen Feature „docuCompare“ besonders eindrucksvoll manifestiert.

Mehr Informationen zum virtuellen Datenraum und den Angeboten und Merkmalen von docurex finden interessierte Anwender im Internet unter http://www.docurex.com/. Die aktuellen News zu docurex finden Sie hier.

docurex® Datenraum sichert Dokumente gegen Spionage und Datendiebstahl

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Die aktuellen Nachrichten sind voll davon: Datendiebstahl im Internet. Der spektakuläre Fall des Ex-Geheimdienstlers Edward Snowden, der die mysteriösen Praktiken des US-Geheimdienstes öffentlich machte, hat neuen Zündstoff in eine ohnehin schwelende Diskussion gebracht. Ist es überhaupt möglich, Datendiebstahl im Netz zu verhindern? Sicher ist: Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, sich effektiv davor zu schützen. Ganz oben auf der Liste stehen dabei die virtuellen Datenräume. Hier können Dokumente und sensible Geschäftsdaten sicher vor dem Zugriff Dritter hinterlegt und aufbewahrt werden, auch unternehmensübergreifend ist geschützter Informationsaustausch möglich. Zudem wird in der Branche kontinuierlich unter Hochdruck daran gearbeitet, weitere Features und Optionen zu entwickeln, um die virtuellen Sicherheitstrakts noch komfortabler zu machen und den Schutz gegen Datendiebstahl wirksam zu verstärken. docurex®, hoch professioneller Anbieter von virtuellen Datenräumen im Internet, hat jetzt seine Funktionalitäten um weitere sicherheitsrelevante Aspekte erweitert.

Was für Privatpersonen ein bedrohlicher Eingriff in die eigene Privatsphäre ist, kann für Unternehmen schnell zum erheblichen Hindernis für geschäftliche Abläufe und Planungen werden. Projekte, an denen mehrere Partner beteiligt sind, Abstimmungsrunden, Weiterentwicklung von Plänen und Konzepten. Sensible Projektdaten und Unterlagen, die in die falschen Hände geraten, können das vertrauensvolle Miteinander gefährden, im Extremfall sogar zu schmerzlichen finanziellen Verlusten führen.

Studien zeigen: Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen sind häufig noch nicht auf die Online-Situation vorbereitet und nur unzulänglich gegen Datendiebstahl gewappnet. Das Problem wird dadurch verstärkt, dass Mitarbeiter mitunter kaum einen Unterschied zwischen vertraulichen und nicht-vertraulichen Informationen und Nachrichten machen. Da wird ein wichtiges Dokument schon mal einfach an eine Mail angehängt oder bei einer Webkonferenz schnell das Konzept für ein neues Projekt oder der Vertragsentwurf für den geplanten Firmenkauf hochgeladen. Die Mitarbeiter in Großunternehmen sind in der Regel für sicherheitsrelevante Belange besser sensibilisiert.

Die virtuellen Datenräume von docurex®  bieten Unternehmen und Geschäftsleuten die Möglichkeit, in einer geschützten Umgebung miteinander interaktiv zu kommunizieren. Ob es sich um Planung eines gemeinsamen Projektes oder eine regelmäßige Geschäftsbeziehung handelt – docurex® bietet vielfältige Funktionen, um Unterlagen und Materialien zu archivieren und auszutauschen. Gerade bei Vorgesprächen für gemeinsame Projekte oder Kooperationen ist es wichtig, dass von Beginn an das Vertrauen in die Zusammenarbeit gestärkt wird. Ein virtueller Datenraum schafft die Sicherheit, dass bei Verhandlungen und Besprechungen die virtuellen Türen geschlossen bleiben. Sensible Infos, persönliche Daten und vertrauenswürdige Nachrichten bleiben dort, wo sie sein sollen. Transaktionen können zeitnah und unkompliziert organisiert werden, jeder beteiligte Partner hat – egal an welchem Ort der Welt er sich befindet – zeitgleich Zugriff. Unterlagen, Rechnungen, Daten, Akten können zeitnah geprüft werden. Alle Daten sind auf Servern in Deutschland hinterlegt, der virtuelle Meetingraum ist rund um die Uhr zugänglich – aber nur für diejenigen, die einen Schlüssel haben. Die unbefugte Weitergabe der dort eingestellten Unterlagen ist nahezu unmöglich, keine Chance für Datendiebstahl. Durch gezielte Steuerungs- und Controllingoptionen können Zugriffsrechte zudem jederzeit individuell eingeschränkt werden.

Ein wichtiges Sicherheitsfeature im virtuellen Datenraum von docurex®  ist der „Druckschutz“. Anwender können für jedes der eingestellten Schriftstücke selbst entscheiden, ob es ausgedruckt bzw. heruntergeladen werden darf oder ob es lediglich zur Ansicht im virtuellen Raum im Netz zur Verfügung steht. Damit die Lektüre – insbesondere bei langen und mehrseitigen Dokumenten – darunter nicht leidet, hat docurex®  den Komfort zur Ansicht von Unterlagen und Schriftstücken jetzt noch einmal deutlich verbessert. Ein besonderes Plus des neuen Features ist die Vergleichsfunktion, die es ermöglicht, zwei Dokumente, parallel nebeneinander zu begutachten. Wenn die entsprechenden Dokumente gleichzeitig markiert werden, wird ein Vergleichsbildschirm gestartet, in dem beide Dokumente in einem separaten Fenster – eines links, das andere rechts – angezeigt werden. Der Anwender kann dann synchron durch beide Dokumente scrollen und Details vergleichen. Das ist besonders praktisch bei Vertragsentwürfen oder Vorlagen, die häufig mehrfach hin- und her gehen und immer noch einmal im Detail verändert werden. Auch bei Jahresabschlüssen – z.B. einer Gegenüberstellung der aktuellen Zahlen mit denen des Vorjahres – bietet die Vergleichsfunktion einen signifikanten Mehrwert.

docurex®  – Sicherheit und noch ein bisschen mehr!

Auf der docurex Homepage unter www.docurex.com können sich interessierte Nutzer jederzeit über den virtuellen Datenraum informieren oder sich für eine 10-tägige kostenfreie Test-Phase der aktuellen Version von docurex registrieren. Hier finden interessierte Kunden außerdem eine große Anzahl an Referenz-Kunden, die den Datenraum von docurex bereits erfolgreich im Einsatz haben.

Mehr Informationen zum virtuellen Datenraum und den Angeboten und Merkmalen von docurex finden interessierte Anwender im Internet unter http://www.docurex.com/

Versionierung von Dokumenten und verfeinerte Suche im Datenraum

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Verfeinerte Suchfunktion von Dokumenten und deren Inhalten im Datenraum

docurex der Anbieter von Datenräumen im Internet entwickelt den docurex Datenraum noch einmal weiter: In der Volltext-Suche können Dokumente, Unterlagen, Schriftstücke, Dateien oder Akten besonders einfach indexiert und wieder aufgefunden werden. Dabei wurde die verwendete Technologie noch einmal intuitiver gestaltet und an das Handling von sehr großen Dokumentenmengen angepasst. Dies ist vor allem wichtig bei großen einzelnen Dokumenten wie Microsoft-Excel Dateien oder umfangreichen Plänen und Präsentationen, wie sie oft bei Due Diligence oder M&A Prozessen vorkommen.

Dabei spielt das technische Format der Datei bzw. des Dokuments keine Rolle. Egal ob es sich um einen Text in Microsoft Word handelt, eine große MS-Excel-Tabelle oder ein PDF-Dokument. Jedes Dokument wird erfasst, vollständig mit seinen Schlagworten abgespeichert. Dies ermöglicht ein einfaches und Datenbank-gestütztes Auffinden von einzelnen Dokumenten, in denen bestimmte Schlagworte enthalten sind. Ebenfalls unerheblich dabei ist es, ob ein Dokument oder eine Akte im Original oder in einer gescannten Version vorliegt. Die integrierte Volltextsuche im Datenraum erfasst sämtliche Dokumente und Unterlagen – selbst in unterschiedlichen Sprachen.

Versionierung von Dokumenten

Der virtuelle Datenraum von docurex® bietet außerdem den Vorteil, dass mehrere Nutzer ein Dokument gleichzeitig aufrufen können. Dabei kann es passieren, dass ein Anwender ein Dokument öffnet und liest, während ein anderer es bearbeiten möchte. Für diesen Fall ist es mit dem docurex® Datenraum ausgeschlossen, dass das Dokument heruntergeladen werden kann, während es bearbeitet wird. Um Änderungen in Schriftstücken präzise nachvollziehen zu können, ist nun die Funktion der Versionierung weiter verfeinert worden. Das heißt, bei jedem Speichern wird nun zusätzlich eine eindeutige, fortlaufende Versionsnummer pro Dokument vergeben. Damit lassen sich Überarbeitungen an Dokumenten leicht nachvollziehen, bleiben in den Vorgängerversionen erhalten und können in der Reihenfolge ihrer Versionsnummer leicht abgerufen werden. Dies hilft vor allem bei Projekten, bei denen viele Anwender mitarbeiten müssen und die in der Regel unter großem Zeitdruck ablaufen müssen, wie etwa Due Diligence Projekte, Firmenverkäufe oder Mergers.

Intuitiver Maus-Einsatz

Wussten Sie schon: Viele Funktionen im virtuellen Datenraum von docurex ® können Sie intuitiv mit einem Rechts-Klick erledigen. Wählen Sie einfach einen Ordner oder ein Dokument aus und führen Sie direkt mit einem Klick auf die rechte Maustaste die gewünschte Aktion aus. So einfach wie auf dem eigenen PC.

Alle weiteren Neuerungen zum Datenraum von docurex sowie weitere Informationen wie technische Details oder Referenzen finden Sie auf der News-Seite des Datenraum-Anbieters im Internet unter www.docurex.com

docurex® Datenraum mit verbesserter Suche

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docurex® der Anbieter von Datenräumen im Internet verfeinert die Datenraum Software docurex noch ein großes Stück weiter: In der Volltext-Suche können Schriftstücke besonders kinderleicht indexiert und wieder gefunden werden. Dabei wurde die verwendete Technologie noch einmal anwenderfreundlicher gestaltet und an das Handling von umfangreichen Dokumentenmengen angepasst. Dies ist vor allem dienlich bei großen individuellen Schriftstücken wie MS-Excel Dokumenten oder umfangreichen Plänen und Präsentationen, wie sie häufig bei ausführlichen Prüfungen oder M&A Prozessen stattfinden.

Hier spielt das Natur der Datei bzw. des Dokuments keine Rolle. Unerheblich ob es sich um ein Werk in Microsoft WinWord dreht, eine große Microsoft-Excel-Liste oder ein PDF-Schriftstück. Jedes Dokument wird hochgeladen, völlig mit den enthaltenen Schlagworten abgespeichert. Das erlaubt ein einfaches und System-gestütztes Wiederfinden von bestimmten Dokumenten, in denen gesuchte Begriffe enthalten sind. Ebenfalls belanglos hier ist es, ob ein Dokument oder eine Datei in der Urfassung oder in einer digitalierten Version im Datenraum gespeichert ist. Die eingebaute Volltextsuche erfasst sämtliche Schriftstücke – sogar in unterschiedlichen Schriften.Durch die konsequente Weiterentwicklung als Datenraum sowie die Justierung an den Anforderungen der Kunden, bietet die jetzige Software einen modernen, effizienteren und sicheren Online Datenraum für Projekte und Schriftstücke. Die Datenraum Software wurde dabei erst vor kurzem um eine neues Äußeres sowie ein individuell adaptierbares Wasserzeichen ergänzt.

Die Cloud-Anwendung docurex an sich bleibt weiterhin durchgängig problemlos zu handhaben: Für die Verwendung des Internet-Datenraums ist nur ein Browser sowie eine Anbindung ins WWW notwendig. Weitere Anwendungen oder zusätzliche Software werden auf dem Notebook oder iPad nicht benötigt. Durch die mühelose Handhabung der Anwendung können auch unerfahrene Anwender, rasch sowie produktiv mit dem docurex Datenraum arbeiten. Hierbei spielt weder der Aufenthaltsort noch die technische Ausstattung des Benutzers eine Rolle. Ein großes Plus, um die Anwendung rasch sowie sicher einsetzen zu können.

Der sichere Web-Dataroom von docurex steht Firmen auf Wunsch binnen weniger Minuten bereit sowie kann verständlicherweise auf der Stelle verwendet werden. Die Administratoren des Internet-Datenraums betanken docurex nach der Inbetriebnahme mit ein paar Maus-Klicks mit Dokumenten sowie Akteninhalten. Papiere, die in den Dataroom hoch geladen werden, durchlaufen dabei eine vollautomatische Indexierung, d.h. der Dokumentinhalt wird nach Schlagworten durchsucht und die Begriffe gespeichert. So kann jeder einzelne Anwender – unabhängig vom Dokument-Typ – nach enthaltenen Worten in unterschiedlichen Dateien selbst nachschlagen, ohne daß diese vorher aufwendig manuell verschlagwortet werden müssen. Ein unermesslicher Vorteil – vor allem bei Vorhaben, die schnell voran kommen müssen.

Auf der docurex WWW-Seite können sich interessierte Computer-Nutzer jederzeit über den Web-Dataroom informieren oder sich für eine 10-tägige kostenfreie Test-Phase der momentanen Version des Datarooms anmelden. Hier finden interessierte Kunden außerdem eine große Anzahl an Referenzen, die die Anwendung von docurex schon als Software im Einsatz haben. Mehr Angaben zum Online Datenraum sowie den Merkmalen von docurex finden Anwender im Internet unter http://www.docurex.com/

docurex® – ist eine Marke der astiga GmbH. – Die Firma astiga GmbH besteht seit mehr als 11 Jahren und entwickelt seither sichere und hochverfügbare Webanwendungen . Kernelemente der Anwendungen sind die sichere sowie nahtlose Zusammenführung von Geschäftsprozessen ins World Wide Web sowie die einfache Verwendung für jeden Anwender.

Parallele Datenräume im Blick mit docurex

Ein Blick in die Praxis: Strukturierung von mehreren parallelen Datenraum-Projekten

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Best practice vom Datenraum Anbieter: Ein großer oder mehrere kleine Datenräume bei parallelen Projekten ?

Als Anbieter von virtuellen Datenräumen werden wir – die Experten vom Datenraum Anbieter docurex® -immer wieder gefragt, welche Lösung wir empfehlen, wenn Beratungshäuser oder Kanzleien mit ihren unterschiedlichen Kunden Datenraumprojekte abbilden möchten. Dabei wird dann oft im Rahmen einer Due Diligence oder eines M&A Projektes ein Unternehmen gekauft, verkauft oder saniert. Häufig kommt dabei die Frage auf, ob man mehrere Projekte mit unterschiedlichen Kunden in einem einzigen virtuellen Datenraum durchführen kann und welche Lösung wir als Anbieter empfehlen. Die gute Nachricht vorweg: Selbstverständlich können sie das eine oder das andere tun.

Technisch gesehen weisen Sie in solch einem Fall jeder Firma oder jedem Projekt einen Ast (d.h. Ordner bzw. Verzeichnis) in ihrem Datenraum zu und stellen über Zugriffs-Berechtigungen sicher, daß Personen jedes einzelnen Projekts nur das eigene Vorhaben sehen können. Mit docurex können Sie sogar zu Testzwecken in die Rolle eines anderen Benutzers schlüpfen, um die effektiven Berechtigungen zu testen. Sicher ist sicher.

In der Praxis funktioniert dies auch bei einigen, wenigen parallelen Datenraumprojekten sehr gut. Wichtig dabei ist zu wissen, daß es pro Datenraum bzw. Projekt ein einziges Protokoll aller Aktivitäten gibt und häufig auch geben muss. In den Fällen, in denen nach Abschluss der Transaktion (M&A oder Due Diligence) das Protokoll des Datenraums z.B. notariell beglaubigt und nach Vertragsabschluss rechtssicher archiviert werden soll, empfiehlt es sich eher einen einzigen projektspezifischen Datenraum zu nutzen; also ein Projekt = 1 Datenraum.

Multi-Projekt Datenraum mit docurex

Im Umkehrschluss gibt es nur wenig technische Gründe warum Sie mehrere Datenräume nutzen sollten. Sehr wohl aber menschliche: Die allermeisten Anwender möchten nicht nur Vertrautheit erleben sondern bei heiklen Projekten auf Vertrautes zurück greifen und vor allem „sicher sein“. Durch die Nutzung von unterschiedlichen Datenräumen können Sie insb. bei heiklen Transaktionen zu 100% sicher sein, dass nicht durch menschliches Versagen doch ein Mitarbeiter eines anderen Projekts Kenntnis über Angelegenheiten erlangt, die nicht für seine Augen bestimmt sind. Schließlich sind unterschiedliche Datenräume vollständig voneinander unabhängig und getrennt.

Letztlich entscheiden sich aber die meisten Datenraum-Anwender für die Logik „1 Projekt = 1 Datenraum“. Da ist alles an seinem Platz, man hat außerdem klare Verantwortlichkeiten und nach Abschluss der Transaktion bzw. des Projekts wird der Datenraum archiviert bzw. exportiert und anschließend geschlossen.

Für alle Anwender, die ein ganzes Portfolio an Assets im docurex Datenraum verwalten, gibt es außerdem noch die Möglichkeit, so genannte Verkaufsdatenräume zu nutzen. Dabei wird in einem zentralen großen Datenraum das umfangreiche Portfolio (z.B. Immobilien, Beteiligungen oder andere Assets) verwaltet. Beim Verkauf eines Teils des Portfolios wird dann für die anstehende Transaktion ein separater Datenraum mit diesen Dokumenten erstellt (also kopiert). Über die automatische Update-Funktion stellen die Anwender bzw. Administratoren des Datenraums dann außerdem sicher, daß Dokumente, die während der Laufzeit des Projekts im „großen“ Datenraum hinzukamen oder sich verändert haben, auch kurzfristig für alle Anwender im Verkaufsdatenraum (VDR) sichtbar werden.

Welcher Weg auch immer für ihr Vorhaben der richtige ist: Wir beraten Sie gerne damit auch Sie die Sicherheit haben, mit ihrem Datenraum alles richtig gemacht zu haben.

Wenn Sie mehr über docurex – den sicheren Datenraum im Internet – erfahren möchten, so erreichen Sie das docurex Vertriebs-Team unter 0711-4889020 oder per Mail an info@docurex.com .

Oder noch einfacher: Sie testen docurex kostenfrei für 10 Tage und überzeugen sich selbst.

Im World Wide Web Dokumente verwalten: Der docurex Datenraum schützt Dokumente im Web

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Online-Datenraum von docurex im Einsatz als DMS in der Cloud

docurex der Hersteller des Cloud-Datenraums docurex hat die Cloud-Anwendung um ein eigenständiges Dokumenten-Management (DMS) vergrößert. Dabei ist docurex vollständig im World Wide Web nutzbar und stellt damit ein sehr handliches Dokumenten-Management für die Cloud dar, auf das die Benützer global zugreifen können.

Das Online Dokumenten-Management sowie die Datenablage von docurex kann auch wie docurex selber als Online-Plattform ohne Training sofort genutzt werden. docurex ist absolut bequem zu bedienen und wurde durch das Fraunhofer Institut für Arbeitsorganisation zertifiziert. So können Dokumente im docurex Datenraum auf Wunsch automatisch volltextindexiert oder manuell mit Meta-Begriffen (oder Schlagworten) ausgerüstet werden. Das sichert ein rasantes Auffinden aller vorhandenen Vorlagen und spart wertvolle Arbeitszeit. Die Datenablage im Datenraum offeriert aber noch einen ganz aussergewöhnlichen Nutzeffekt für alle Unternehmen, die Wert auf ein hocheffizientes Dokumenten-Management legen: Da die Software web-basiert ist, kann das docurex Dokumenten-Management in der Cloud überall von jedem PC aus weltweit über das Internet benutzt werden.

Das integrierte Online Dokumenten-Management im Netz

Auch mit der Erweiterung um ein integriertes Dokumenten-Management können Anwender wie bis dato weiter arbeiten. Die gesamte GUI des docurex Datenraumes ist auf einfachste Eignung ausgelegt. Schulungen oder gar Einweisungen sind nicht erforderlich. Firmenkunden werden sich bei der Anwendung der Datenablage und des Dokumenten-Managements ebenfalls einfach zurechtfinden, wie zuvor. Zudem benötigen Benützer keine übrige Applikation, d.h. es müssen keine Aktionen auf den PCs oder Notebooks installiert werden. Für die Anwendung des docurex Dokumenten-Management-Systems wird ausschließlich ein aktueller Internetbrowser (wie etwa der Internet Explorer, Firefox oder Safari) und eine Internetverbindung gebraucht.

Online-DMS: Bequem und sicher

Das Online Dokumenten-Management von docurex erlaubt neben den üblichen Eigenschaften eines Internet basierten DMS zudem eine automatische PDF-Konvertierung von Dokumenten in der Datenablage. Auch hier brauchen die Benutzer keine ähnlichen Softwareprodukte oder kostspielige Applikation. Sonstige Sicherheitsfunktionen für PDF-Dokumente können im docurex Datenraum jederzeit aktiviert werden. Außerdem werden alle PDF-Dokumente in der Datenablage auf Wunsch mit einem elektronischen, anpassbaren Wasserzeichen ausgestattet. Dies vereinfacht die eindeutige Identifikation von Zugriffen und Benutzern, da im Schriftstück durch das Wasserzeichen ein optischer Hinweis auf den Nutzer zu sehen ist.

Das Online Dokumenten-Management im World Wide Web: Sicher – Revisionssicher

Für den Überblick bekommen Administratoren des Online Dokumenten-Management detaillierte Auswertungen über die Zugriffsaktivitäten aller Anwender. Ein lückenloses Protokoll des Systems ist im Datenraum integriert. So wird nicht nur das Dokumenten-Management zum Klacks. Alle Systemprotokolle können selbstverständlich nur von Personen mit entsprechenden Berechtigungen eingesehen werden.

Für größtmögliche Sicherheit wird jede Entwicklung an Vorlagen revisionssicher, also unveränderbar, aufgezeichnet. So können Administratoren des DMS jederzeit Veränderung an Dokumenten bzw. Dateien oder die Zugriffe auf bestimmte Dokumente nachvollziehen. Für jeden Teilnehmer in docurex lässt sich so ein Protokollierungsgrad definieren, um allen denkbaren Anforderungen durch Benutzer gerecht zu werden. Mehr Informationen zum Online Dokumenten-Management und den Angeboten und Merkmalen von docurex finden interessierte Anwender im Internet unter http://www.docurex.com/.

Datenraum docurex – konfigurierbares Wasserzeichen schützt Dokumente

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docurex der Datenraum Anbieter im Internet erweitert die Datenraum Software docurex um ein weiteres Feature zum Schutz von Dokumenten.

Ab sofort können Nutzer des docurex Datenraums ihr Wasserzeichen zum zusätzlichen Schutz von sensiblen Daten frei nach Ihren Vorstellungen anpassen und damit sensible Informationen in Dokumenten noch besser schütze. Dabei spielt das technische Format der Datei bzw. des Dokuments keine Rolle.

Egal ob es sich um einen Text in MS Word handelt, eine Excel-Tabelle oder ein PDF-Dokument. Ausgewählte Dateien bekommen ein individuelles Wasserzeichen fest ins Dokument integriert, damit die Herkunft und die Urheberschaft des Schriftstücks jederzeit optisch sofort erkennbar sind. Datenraum-Administratoren können für alle Anwender des Datenraums dabei verbindlich das Format und die Struktur des Wasserzeichens festlegen und entscheiden, welche Informationen im Wasserzeichen enthalten sein sollen.

Das neue Feature kann für alle Einsatzzwecke von docurex genutzt werden: Egal ob Kunden docurex für die Ablage, den Austausch oder die Verwaltung von Dokumenten verwenden oder den Datenraum für Due Diligence Prozesse, Finanzierungsvorhaben oder Mergers und Acquisitions einsetzen. Durch die konsequente Weiterentwicklung von docurex als Datenraum und die Ausrichtung an Ihren Wünschen, bietet docurex einen modernen, effizienteren, ausdrucksstarken und hochsicheren virtuellen Datenraum für Ihre Projekte und Dokumente.

Die docurex Software wurde erst vor wenigen Wochen um eine neues und anwenderfreundlicheres Layout erweitert worden. Die Online-Software docurex selbst bleibt weiterhin durchgängig einfach zu bedienen: Für die Nutzung des virtuellen Datenraums ist lediglich ein Internet-Browser (z.B. Internet Explorer, Firefox, Chrome oder Safari) sowie eine Verbindung ins Internet notwendig. Weitere Software wird auf dem PC, Notebook oder iPad nicht benötigt. Durch die einfache Bedienbarkeit der Anwendung können auch ungeübte Anwender, schnell produktiv mit docurex arbeiten. Ein großes Plus, um die Software schnell einsetzen zu können.

Der sichere Datenraum von docurex steht neuen Benutzern auf Wunsch innerhalb von wenigen Augenblicken zur Verfügung und kann auf der Stelle verwendet werden. Administratoren des Datenraums befüllen docurex nach der Freischaltung mit wenigen Klicks mit Dokumenten und Ordnern. Dokumente, die in den Datenraum geladen werden, durchlaufen auf Wunsch eine automatische Verschlagwortung, d.h. der Inhalt wird nach Schlagworten durchsucht und gespeichert. So kann jeder Anwender – unabhängig vom Dokument-Typ – nach Inhalten in unterschiedlichen Dokumenten selbst suchen, ohne dass diese vorher aufwendig von Hand klassifiziert werden müssen. Ein enormer Zeitgewinn bei der täglichen Arbeit.

Auf der docurex Homepage unter www.docurex.com können sich interessierte Nutzer jederzeit informieren oder für eine 10-tägige kostenlose Test-Phase der aktuellen Version von docurex registrieren. Hier finden interessierte Kunden außerdem eine große Anzahl an Referenz-Kunden, die den Datenraum von docurex bereits erfolgreich als Plattform nutzen. Mehr Informationen zum virtuellen Datenraum und den Angeboten und Merkmalen von docurex finden interessierte Anwender im Internet unter http://www.docurex.com/ .