Bei internationalen M&A-Transaktionen landen vertrauliche Dokumente schnell in DeepL oder Google Translate. Was viele Berater nicht wissen: Dieser vermeintlich harmlose Vorgang kann ein schwerwiegender DSGVO-Verstoß sein – mit Bußgeldern bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes. Wer Dokumente DSGVO-konform übersetzen möchte, braucht eine sichere Alternative.
In diesem Artikel erfahren Sie, welche konkreten Risiken bei der Nutzung öffentlicher Übersetzungsdienste bestehen, welche rechtlichen Konsequenzen drohen und wie Sie mit einer integrierten Lösung im virtuellen Datenraum vertrauliche Dokumente sicher und effizient übersetzen.
Inhaltsverzeichnis
Warum DeepL und Google Translate bei vertraulichen Dokumenten tabu sind
Die Verlockung ist groß: Ein Vertrag in französischer Sprache, ein Gutachten auf Spanisch, ein Gesellschafterbeschluss auf Italienisch – schnell kopiert, eingefügt, übersetzt. Doch hinter der komfortablen Oberfläche von DeepL und Google Translate verbirgt sich ein erhebliches Datenschutzrisiko, das viele Fachleute unterschätzen.
Das Problem mit Google Translate: Ihre Daten auf US-Servern
Wenn Sie einen Text in Google Translate eingeben, wird dieser auf Servern in den USA verarbeitet. Google behält sich laut Nutzungsbedingungen vor, hochgeladene Inhalte zur Verbesserung seiner Dienste zu verwenden. Das bedeutet konkret:
- Datenverarbeitung auf US-Servern – ohne Kontrolle über Speicherdauer, Zugriff und Weitergabe
- Potenzielle Nutzung für KI-Training – Ihre vertraulichen Vertragsinhalte könnten in Trainingsdaten einfließen und in Antworten anderer Nutzer auftauchen
- Kein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) – die kostenlose Version bietet keine DSGVO-konforme Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
- Keine Löschgarantie – es bleibt unklar, ob und wann Ihre Daten tatsächlich von den Servern entfernt werden
- Zugriff durch US-Behörden – unter dem CLOUD Act können US-Behörden Zugriff auf in den USA gespeicherte Daten verlangen, auch wenn diese europäischen Bürgern gehören
Das Problem mit DeepL: Besser, aber nicht gut genug
DeepL hat zwar seinen Hauptsitz in Deutschland und europäische Server – doch auch hier gibt es erhebliche Einschränkungen. In der kostenlosen Version werden eingegebene Texte zur Verbesserung des Dienstes gespeichert. Ihre vertraulichen Vertragstexte könnten also zur Optimierung des DeepL-Algorithmus verwendet werden.
Die kostenpflichtige DeepL Pro-Version bietet eine Nicht-Speicherungs-Garantie – Texte werden nach der Übersetzung gelöscht. Dennoch bleiben Fragen offen:
- Die Texte werden während der Verarbeitung an DeepL-Server übermittelt – auch wenn sie danach gelöscht werden
- Es gibt keine vollständige Kontrolle über die Verarbeitungskette – Subprozessoren und Infrastrukturpartner sind beteiligt
- Bei hochsensiblen M&A-Dokumenten reicht eine Nicht-Speicherungs-Garantie oft nicht aus – die Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA) verbietet in der Regel jegliche Weitergabe an Dritte
- Die technische Übermittlung selbst stellt bereits eine Datenverarbeitung dar, die einer Rechtsgrundlage bedarf
Reale Risiken: Was bei M&A-Transaktionen auf dem Spiel steht
Bei einer typischen grenzüberschreitenden Transaktion enthalten die Dokumente im Datenraum hochsensible Informationen, die unter keinen Umständen an externe Dienste weitergegeben werden dürfen:
- Personenbezogene Daten – Namen, Gehälter, Sozialversicherungsnummern von Mitarbeitern und Geschäftsführern
- Geschäftsgeheimnisse – Kundenlisten, Rezepturen, Produktionsprozesse, strategische Pläne
- Finanzielle Kennzahlen – Umsatzzahlen, Margen, Bewertungsgutachten, Steuerbescheide
- Vertragliche Verpflichtungen – Exklusivitätsklauseln, Wettbewerbsverbote, Geheimhaltungsvereinbarungen
- Compliance-Dokumente – Geldwäscheprüfungen, Sanktionslisten-Checks, behördliche Korrespondenz
Praxisbeispiel: Ein Transaktionsberater übersetzt einen französischen Arbeitsvertrag mit Gehaltsdaten und Sozialversicherungsnummern über die kostenlose Version von Google Translate. Damit überträgt er personenbezogene Daten an einen US-Dienstleister – ohne Einwilligung der Betroffenen, ohne AVV und ohne angemessene Schutzmaßnahmen nach Art. 44 ff. DSGVO. Das Bußgeldrisiko: bis zu 20 Millionen Euro. Das Reputationsrisiko: unkalkulierbar.
Was die DSGVO bei der Übersetzung vertraulicher Dokumente konkret verlangt
Die Datenschutz-Grundverordnung stellt klare Anforderungen an die Verarbeitung personenbezogener Daten. Für die Übersetzung von M&A-Dokumenten sind folgende Artikel besonders relevant:
- Art. 5 DSGVO (Datenminimierung): Personenbezogene Daten dürfen nur in dem Umfang verarbeitet werden, der für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Die Weitergabe an einen externen Übersetzungsdienst ist nicht erforderlich, wenn eine integrierte Lösung existiert.
- Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung): Wenn ein externer Dienst personenbezogene Daten verarbeitet, muss ein AVV vorliegen – bei kostenlosen Diensten ist das nicht der Fall.
- Art. 32 DSGVO (Sicherheit der Verarbeitung): Technische und organisatorische Maßnahmen müssen den Schutz der Daten gewährleisten. Copy-Paste in öffentliche Dienste bietet keine angemessene Sicherheit.
- Art. 44-49 DSGVO (Drittlandtransfer): Die Übermittlung personenbezogener Daten in die USA erfordert besondere Schutzmaßnahmen – das EU-U.S. Data Privacy Framework deckt nicht alle Konstellationen ab.
Zusätzlich zur DSGVO greifen bei M&A-Transaktionen weitere rechtliche Rahmenbedingungen: Für Unternehmen, die DSGVO-konform übersetzen möchten, kommt erschwerend hinzu: Das Geschäftsgeheimnisgesetz (GeschGehG) schützt vertrauliche Geschäftsinformationen, und die typische NDA verbietet die Weitergabe von Informationen an nicht autorisierte Dritte – wozu auch Online-Übersetzungsdienste zählen.
Die sichere Alternative: DSGVO-konform übersetzen mit docuKI-Translate
Mit docuKI-Translate bietet docurex eine Übersetzungsfunktion, die speziell für vertrauliche Geschäftsdokumente in virtuellen Datenräumen entwickelt wurde. Der entscheidende Unterschied zu allen Cloud-basierten Alternativen: Ihre Daten verlassen zu keinem Zeitpunkt die geschützte Umgebung.
So funktioniert docuKI-Translate im Alltag
Die Übersetzung erfolgt direkt im virtuellen Datenraum – ohne externe Dienste, ohne Datentransfer über das Internet, ohne Risiko:
- Dokument auswählen – direkt im Datenraum, ohne Download oder Copy-Paste nötig
- Zielsprache wählen – über 30 Sprachen verfügbar, darunter alle gängigen europäischen Sprachen sowie Chinesisch, Japanisch und Arabisch
- KI übersetzt lokal – die gesamte Verarbeitung erfolgt auf ISO-27001-zertifizierten deutschen Servern
- Ergebnis sofort verfügbar – die Übersetzung steht im Datenraum bereit, mit Quellenvergleich zum Original
- Audit-Trail dokumentiert – jede Übersetzung wird protokolliert: wer, wann, welches Dokument
Der direkte Vergleich: Cloud-Übersetzer vs. docuKI-Translate
| Kriterium | Google Translate / DeepL Free | DeepL Pro | docuKI-Translate |
|---|---|---|---|
| Serverstandort | USA / EU | EU (Deutschland) | Deutschland |
| Datenübermittlung | Ja, an externe Server | Ja, an DeepL-Server | Nein, bleibt im Datenraum |
| KI-Training mit Ihren Daten | Ja | Nein (laut AGB) | Ausgeschlossen |
| AVV verfügbar | Nein | Ja | Im Datenraum-Vertrag enthalten |
| NDA-konform | Nein | Fraglich | Ja – keine Datenweitergabe |
| ISO 27001 | Nein | Nein | Vollständig zertifiziert |
| Audit-Trail | Nicht vorhanden | Nicht vorhanden | Vollständige Protokollierung |
| Integration im Datenraum | Nein (Copy-Paste) | Nein (Copy-Paste) | Ja – nahtlos integriert |
Der Sicherheits-Indikator: Vertrauen auf einen Blick
docurex zeigt Ihnen jederzeit transparent an, wie Ihre Daten verarbeitet werden. Der integrierte Sicherheits-Indikator bestätigt in Echtzeit: Grün bedeutet, dass alle Daten im geschützten System bleiben. Keine Überraschungen, keine versteckten Datentransfers – volle Transparenz für Sie und Ihre Mandanten.
Drei Praxisszenarien: Wann DSGVO-konforme Übersetzung geschäftskritisch wird
Szenario 1: Cross-Border Due Diligence mit französischem Investor
Ein mittelständisches deutsches Unternehmen wird von einem französischen Private-Equity-Fonds geprüft. Im Datenraum liegen 200 Verträge, 50 Personalakten und 30 Gutachten – alles auf Deutsch. Der Investor benötigt zentrale Dokumente auf Französisch, um die Due Diligence durchzuführen.
Ohne docuKI-Translate: Die Transaktionsassistenz kopiert Texte in DeepL Pro, übersetzt stückweise, formatiert die Ergebnisse neu und lädt sie in den Datenraum hoch. Zeitaufwand: 2-3 Wochen. Risiko: Trotz DeepL Pro verlassen personenbezogene Daten aus Arbeitsverträgen den geschützten Bereich.
Mit docuKI-Translate: Der Investor markiert ein Dokument und klickt auf „Übersetzen“. In Sekunden liegt die französische Version neben dem deutschen Original – inklusive Quellenvergleich. Zeitaufwand: Minuten statt Wochen. Datenschutz: Alle Daten bleiben im Datenraum – ein Paradebeispiel dafür, wie Unternehmen DSGVO-konform übersetzen können.
Szenario 2: Multinationales Bieterverfahren mit fünf Ländern
Bei einem Bieterverfahren für ein europäisches Technologieunternehmen stellen Investoren aus Frankreich, Spanien, Italien, Großbritannien und Schweden Fragen in ihrer jeweiligen Landessprache. Das Q&A-Team muss jede Frage verstehen und die Antwort in der Sprache des Fragenden bereitstellen.
Mit docuKI-Translate geschieht das direkt im geschützten Datenraum – ohne dass ein einziges Wort an externe Dienste übermittelt wird. Die Antwortzeiten sinken von Tagen auf Minuten. So können alle Beteiligten DSGVO-konform übersetzen, und das Risiko eines DSGVO-Verstoßes wird vollständig eliminiert.
Szenario 3: Arbeitsrechtliche Due Diligence mit sensiblen Personaldaten
Bei der Prüfung eines spanischen Zielunternehmens müssen 80 Arbeitsverträge mit Gehaltsdaten, Sozialversicherungsnummern und Gesundheitsinformationen (Betriebliche Wiedereingliederung) ins Deutsche übersetzt werden. Diese Daten fallen unter Art. 9 DSGVO (besondere Kategorien personenbezogener Daten) und unterliegen einem noch strengeren Schutz.
Eine Übersetzung über externe Dienste – egal ob kostenlos oder kostenpflichtig – wäre hier ein qualifizierter DSGVO-Verstoß mit erhöhtem Bußgeldrisiko. docuKI-Translate verarbeitet diese Dokumente vollständig lokal und dokumentiert die Verarbeitung lückenlos im Audit-Trail. So lassen sich selbst hochsensible Dokumente DSGVO-konform übersetzen.
Die versteckten Kosten externer Übersetzungsdienste
Neben dem Datenschutzrisiko verursachen externe Übersetzungsprozesse bei globalen Due-Diligence-Prüfungen erhebliche Kosten und Verzögerungen:
| Kostenfaktor | Externer Übersetzungsprozess | docuKI-Translate |
|---|---|---|
| Übersetzungskosten | 0,15–0,25 € pro Wort | Im Datenraum-Preis enthalten |
| Zeitaufwand | 5-15 Arbeitstage | Sekunden bis Minuten |
| Koordinationsaufwand | Briefing, Rückfragen, QA | Entfällt |
| Deal-Verzögerung | 2-4 Wochen | Keine |
| Typische Kosten pro Deal | 15.000–40.000 € | 0 € (zusätzlich) |
Bei einem typischen Due-Diligence-Datenraum mit 500 Dokumenten und durchschnittlich 2.000 Wörtern pro Dokument ergeben sich bei externer Übersetzung Kosten von mindestens 150.000 € für eine einzige Sprache. Mit docuKI-Translate sind diese Kosten im Datenraum-Preis bereits enthalten – und Sie können jederzeit DSGVO-konform übersetzen, ohne Zusatzkosten.
Die drastische Zeitersparnis beschleunigt nicht nur den Deal, sondern verbessert auch Ihre Wettbewerbsposition: Wer schneller prüft, bietet schneller – und gewinnt den Deal.
Checkliste: So prüfen Sie, ob Ihr Übersetzungsprozess DSGVO-konform ist
Nutzen Sie diese Checkliste, um sicherzustellen, dass Sie DSGVO-konform übersetzen:
- Enthält das Dokument personenbezogene Daten? → Falls ja, ist eine Verarbeitung über öffentliche Dienste ohne AVV unzulässig.
- Enthält das Dokument besondere Datenkategorien (Art. 9 DSGVO)? → Gesundheitsdaten, Gewerkschaftszugehörigkeit etc. erfordern erhöhten Schutz.
- Liegt eine NDA oder Vertraulichkeitsvereinbarung vor? → Die meisten NDAs verbieten die Weitergabe an Dritte – auch an Übersetzungsdienste.
- Wo werden die Daten bei der Übersetzung verarbeitet? → Nur Dienste mit ausschließlicher Verarbeitung in der EU/EWR sind DSGVO-konform.
- Gibt es einen gültigen AVV mit dem Übersetzungsdienstleister? → Ohne AVV keine rechtmäßige Datenverarbeitung durch Dritte.
- Werden die Daten gespeichert oder für KI-Training genutzt? → Falls ja, liegt ein Verstoß gegen den Grundsatz der Zweckbindung (Art. 5 DSGVO) vor.
- Ist ein vollständiger Audit-Trail gewährleistet? → Für die Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO müssen Sie nachweisen können, wie Daten verarbeitet wurden.
Mit docuKI-Translate können Sie bei jedem dieser sieben Punkte einen Haken setzen. Die Lösung wurde von Grund auf für den sicheren Umgang mit vertraulichen Dokumenten in M&A-Transaktionen entwickelt.
Fazit: Vertrauliche Dokumente gehören nicht in öffentliche Übersetzer
DeepL und Google Translate sind hervorragende Werkzeuge – für Reisebuchungen, Blogbeiträge oder öffentliche Korrespondenz. Für vertrauliche M&A-Dokumente, Personalakten oder Compliance-Unterlagen sind sie jedoch keine Option. Wer DSGVO-konform übersetzen muss, kommt an einer integrierten Lösung nicht vorbei.
Die Risiken sind real und messbar: DSGVO-Bußgelder bis zu 20 Millionen Euro, NDA-Verletzungen mit Schadensersatzansprüchen, Reputationsschäden bei Mandanten und der Verlust von Geschäftsgeheimnissen. All das lässt sich vermeiden – mit einer integrierten Übersetzungslösung, die Datenschutz nicht als Hindernis, sondern als Grundprinzip versteht.
docuKI-Translate bietet genau das: schnelle, präzise Übersetzungen in über 30 Sprachen – ohne dass Ihre Daten jemals die geschützte Umgebung verlassen. DSGVO-konform, NDA-konform, ISO-27001-zertifiziert.
Testen Sie docuKI-Translate kostenlos und erleben Sie, wie einfach DSGVO-konforme Übersetzung im virtuellen Datenraum funktioniert.
