Die Einführung der E-Rechnung gehört inzwischen zu den wichtigsten Digitalisierungsvorhaben im Rechnungswesen. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen empfangen können. Mit dem schrittweisen Auslaufen der gesetzlichen Übergangsregelungen rückt nun eine neue Phase in den Mittelpunkt: Unternehmen sollten prüfen, ob ihre internen Prozesse tatsächlich für die elektronische Rechnungsstellung vorbereitet sind. Dabei reicht es nicht aus, einzelne
einzusetzen. Entscheidend ist, dass Rechnungseingang, Freigaben, Archivierung und Buchhaltung reibungslos zusammenarbeiten.
Warum die Übergangsfrist jetzt an Bedeutung verliert
Die gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnung sehen mehrere Übergangsregelungen vor. Während der Empfang elektronischer Rechnungen bereits verpflichtend ist, gelten für den Versand noch befristete Ausnahmen. Spätestens ab dem 1. Januar 2028 müssen Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft grundsätzlich elektronische Rechnungen verwenden, sofern keine gesetzliche Ausnahme greift.
Viele Betriebe haben die technischen Voraussetzungen inzwischen geschaffen. Dennoch zeigt sich im Arbeitsalltag häufig, dass einzelne Prozessschritte weiterhin manuell erfolgen. Rechnungen treffen zwar elektronisch ein, anschließend folgen jedoch Ausdrucke, manuelle Freigaben oder eine erneute Datenerfassung. Dadurch bleiben erhebliche Effizienzpotenziale ungenutzt.
Welche Bereiche jetzt überprüft werden sollten
Die Einführung der E-Rechnung betrifft weit mehr als den eigentlichen Rechnungsempfang. Unternehmen sollten sämtliche Abläufe betrachten, die zwischen dem Eingang einer Rechnung und ihrer Verbuchung liegen.
Besonders wichtig sind folgende Fragen:
- Können strukturierte Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD vollständig verarbeitet werden?
- Sind Freigabeprozesse digital dokumentiert?
- Erfolgt die Archivierung revisionssicher?
- Lassen sich Rechnungsdaten ohne doppelte Erfassung in die Buchhaltung übernehmen?
- Sind Zuständigkeiten und Vertretungsregelungen eindeutig definiert?
Oft zeigt sich erst bei dieser Bestandsaufnahme, an welchen Stellen Medienbrüche oder unnötige Arbeitsschritte bestehen.
Digitale Prozesse entfalten ihren Nutzen erst im Zusammenspiel
Eine E-Rechnung allein beschleunigt noch keinen Unternehmensprozess. Der eigentliche Mehrwert entsteht erst dann, wenn die enthaltenen Daten automatisiert weiterverarbeitet sind. Dazu gehören die Zuordnung zu Kostenstellen, digitale Freigaben, die Übergabe an die Buchhaltung sowie eine revisionssichere Archivierung.
Gerade Unternehmen mit einem hohen Rechnungsaufkommen profitieren davon, wenn diese Schritte möglichst ohne manuelle Zwischenschritte erfolgen. Dadurch sinkt nicht nur der Bearbeitungsaufwand. Gleichzeitig verbessert sich die Nachvollziehbarkeit sämtlicher Vorgänge.
| Prüfbereich | Ziel |
| Rechnungseingang | strukturierte Daten vollständig übernehmen |
| Freigaben | digitale und nachvollziehbare Prozesse |
| Buchhaltung | keine doppelte Datenerfassung |
| Archivierung | revisionssichere Aufbewahrung |
| Verantwortlichkeiten | klare Zuständigkeiten und Vertretungen |
Software allein genügt nicht
Viele Unternehmen haben bereits eine Lösung eingeführt, mit der sich elektronische Rechnungen empfangen oder erstellen lassen. Entscheidend bleibt jedoch, dass diese Anwendung sinnvoll in die bestehende Systemlandschaft integriert ist.
Eine geeignete Software für die E-Rechnung kann die Verarbeitung strukturierter Rechnungsdaten erheblich vereinfachen. Ebenso wichtig sind jedoch klare Arbeitsabläufe, regelmäßige Prozesskontrollen und eine einheitliche Nutzung innerhalb des Unternehmens. Nur wenn Technik und Organisation ineinandergreifen, entstehen dauerhaft stabile Abläufe.
Jetzt bietet sich eine letzte Prozesskontrolle an
Mit dem näher rückenden Ende der Übergangsregelungen lohnt sich eine erneute Überprüfung der eigenen Abläufe. Unternehmen sollten nicht ausschließlich kontrollieren, ob elektronische Rechnungen technisch verarbeitet werden können. Ebenso wichtig ist die Frage, ob sämtliche beteiligten Bereiche effizient zusammenarbeiten.
Bereits kleine Anpassungen können den Verwaltungsaufwand spürbar reduzieren. Dazu gehören eindeutig definierte Freigabewege, regelmäßige Prozessprüfungen sowie eine konsequente Digitalisierung wiederkehrender Arbeitsschritte. Gleichzeitig entsteht eine bessere Grundlage für spätere Betriebsprüfungen und interne Auswertungen.
FAQ zur E-Rechnung
Bis wann gelten die Übergangsregelungen für die E-Rechnung?
Für den Versand gelten abhängig von den gesetzlichen Vorgaben noch befristete Übergangsregelungen. Grundsätzlich müssen Unternehmen im inländischen B2B-Bereich spätestens ab dem 1. Januar 2028 elektronische Rechnungen verwenden, sofern keine Ausnahme vorgesehen ist.
Reicht der Empfang elektronischer Rechnungen aus?
Nein. Unternehmen sollten auch Freigaben, Buchhaltung, Archivierung und interne Zuständigkeiten überprüfen. Erst durch durchgängige digitale Prozesse entsteht der gewünschte Effizienzgewinn.
Welche Formate gelten als E-Rechnung?
Zu den in Deutschland verbreiteten Formaten zählen insbesondere XRechnung und ZUGFeRD. Beide ermöglichen die strukturierte elektronische Verarbeitung von Rechnungsdaten.
Warum sollten Unternehmen ihre Prozesse jetzt noch einmal prüfen?
Viele Betriebe erfüllen bereits die technischen Mindestanforderungen. Dennoch bestehen häufig Medienbrüche oder manuelle Arbeitsschritte, die den Nutzen der E-Rechnung deutlich einschränken. Eine erneute Prozesskontrolle hilft dabei, Optimierungspotenziale rechtzeitig zu erkennen und die Abläufe vor dem Ende der Übergangsregelungen zu verbessern.
