Versionierung von Dokumenten und verfeinerte Suche im Datenraum

Verfeinerte Suchfunktion von Dokumenten und deren Inhalten im Datenraum

docurex der Anbieter von Datenräumen im Internet entwickelt den docurex Datenraum noch einmal weiter: In der Volltext-Suche können Dokumente, Unterlagen, Schriftstücke, Dateien oder Akten besonders einfach indexiert und wieder aufgefunden werden. Dabei wurde die verwendete Technologie noch einmal intuitiver gestaltet und an das Handling von sehr großen Dokumentenmengen angepasst. Dies ist vor allem wichtig bei großen einzelnen Dokumenten wie Microsoft-Excel Dateien oder umfangreichen Plänen und Präsentationen, wie sie oft bei Due Diligence oder M&A Prozessen vorkommen.

Dabei spielt das technische Format der Datei bzw. des Dokuments keine Rolle. Egal ob es sich um einen Text in Microsoft Word handelt, eine große MS-Excel-Tabelle oder ein PDF-Dokument. Jedes Dokument wird erfasst, vollständig mit seinen Schlagworten abgespeichert. Dies ermöglicht ein einfaches und Datenbank-gestütztes Auffinden von einzelnen Dokumenten, in denen bestimmte Schlagworte enthalten sind. Ebenfalls unerheblich dabei ist es, ob ein Dokument oder eine Akte im Original oder in einer gescannten Version vorliegt. Die integrierte Volltextsuche im Datenraum erfasst sämtliche Dokumente und Unterlagen – selbst in unterschiedlichen Sprachen.

Versionierung von Dokumenten

Der virtuelle Datenraum von docurex® bietet außerdem den Vorteil, dass mehrere Nutzer ein Dokument gleichzeitig aufrufen können. Dabei kann es passieren, dass ein Anwender ein Dokument öffnet und liest, während ein anderer es bearbeiten möchte. Für diesen Fall ist es mit dem docurex® Datenraum ausgeschlossen, dass das Dokument heruntergeladen werden kann, während es bearbeitet wird. Um Änderungen in Schriftstücken präzise nachvollziehen zu können, ist nun die Funktion der Versionierung weiter verfeinert worden. Das heißt, bei jedem Speichern wird nun zusätzlich eine eindeutige, fortlaufende Versionsnummer pro Dokument vergeben. Damit lassen sich Überarbeitungen an Dokumenten leicht nachvollziehen, bleiben in den Vorgängerversionen erhalten und können in der Reihenfolge ihrer Versionsnummer leicht abgerufen werden. Dies hilft vor allem bei Projekten, bei denen viele Anwender mitarbeiten müssen und die in der Regel unter großem Zeitdruck ablaufen müssen, wie etwa Due Diligence Projekte, Firmenverkäufe oder Mergers.

Intuitiver Maus-Einsatz

Wussten Sie schon: Viele Funktionen im virtuellen Datenraum von docurex ® können Sie intuitiv mit einem Rechts-Klick erledigen. Wählen Sie einfach einen Ordner oder ein Dokument aus und führen Sie direkt mit einem Klick auf die rechte Maustaste die gewünschte Aktion aus. So einfach wie auf dem eigenen PC.

Mehr zum Thema:
Was ist eine Kapitalrücklage?

Alle weiteren Neuerungen zum Datenraum von docurex sowie weitere Informationen wie technische Details oder Referenzen finden Sie auf der News-Seite des Datenraum-Anbieters im Internet unter www.docurex.com