Best practice: Ein großer oder mehrere kleine Datenräume bei parallelen Projekten

Häufig kommt dabei die Frage auf, ob man mehrere Projekte mit unterschiedlichen Kunden in einem einzigen virtuellen Datenraum durchführen kann. Die gute Nachricht vorweg: Selbstverständlich können sie das.

Technisch gesehen weisen Sie in so einem Fall jeder Firma oder jedem Projekt einen Ast (d.h. Ordner) in ihrem Datenraum zu und stellen über Berechtigungen sicher, dass Personen jedes einzelnen Projekts nur das eigene sehen können. Mit docurex® können Sie sogar zu Testzwecken in die Rolle eines anderen Benutzers schlüpfen, um die effektiven Berechtigungen zu prüfen. Sicher ist sicher.
In der Praxis funktioniert dies auch bei einigen, wenigen parallelen Datenraumprojekten recht gut. Wichtig dabei ist zu wissen, dass es pro Datenraum ein Protokoll aller Aktivitäten gibt. In den Fällen, in denen nach Abschluss der Transaktion (M&A oder Due Diligence) das Protokoll des Datenraums z.B. notariell beglaubigt und nach Vertragsabschluss rechtssicher archiviert werden soll, empfiehlt es sich eher ein projektspezifischen Datenraum zu nutzen.
Um Umkehrschluss gibt es nur wenig technische Gründe warum Sie mehrere Datenräume nutzen sollten. Wohl aber menschliche: Die allermeisten Menschen möchten nicht nur Vertrautheit erleben sondern bei heiklen Projekten auf Vertrautes zurück greifen und vor allem „sicher sein“. Durch die Nutzung von unterschiedlichen Datenräumen können Sie insb. bei kritischen Transaktionen zu 100% sicher sein, dass nicht durch menschliches Versagen doch ein Mitarbeiter eines anderen Projekts Kenntnis über Angelegenheiten erlangt, die nicht für seine Augen bestimmt sind.
Letztlich entscheiden sich aber die meisten Kunden für die Logik „1 Projekt = 1 Datenraum“. Da ist alles an seinem Platz, man hat außerdem klare Verantwortlichkeiten und nach dem Ende der Transaktion wird der Datenraum archiviert bzw. exportiert und anschließend geschlossen.
Welcher Weg auch immer für ihr Vorhaben der richtige ist: Wir beraten Sie gerne damit auch Sie die Sicherheit haben, mit ihrem Datenraum von docurex alles richtig gemacht zu haben.