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BWL-Artikel

Rücklagen sind letztlich stille Reservern eines Unternehmens

Was sind Rücklagen

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Auch wenn die Begriffe Rückstellungen und Rücklagen häufig für ein und denselben Sachverhalt verwendet werden, handelt es sich um zwei unterschiedliche Positionen in der Bilanz. Rücklagen unterteilen sich in zwei Sparten und sind in passiver Form nicht, in aktiver Form durchaus in Bilanzen ersichtlich und steuerlich anrechenbar.

Was sind Rücklagen in unternehmerischen Bilanzen?

Rücklagen sind letztlich stille Reservern eines Unternehmens

Rücklagen sind letztlich stille Reservern eines Unternehmens

Als Rücklagen werden finanzielle Eigenmittel bezeichnet, die im Unternehmenskapital gebunden sind. Sie sind in einigen Branchen, beispielsweise in der Finanz- und Versicherungswirtschaft sogar gesetzlich vorgeschrieben. Ebenso kann eine Vorschreibung laut Satzung vorliegen und den prozentualen Anteil der Rücklagen benennen. Rücklagen unterteilen sich in passive und aktive Posten. Passive Rücklagen sind in der Bilanz nicht ersichtlich, während aktive Rücklagen nicht nur ersichtlich, sondern auch steuerpflichtig sind.

Alle offenen Rücklagen basieren auf dem Eigenkapital eines Unternehmens und dienen dem Zweck, spätere Zahlungen oder unvorhergesehene Ausgaben problemlos realisieren zu können. Primär dient die Rücklage dem Ausgleich von Verlusten und erhöht die Liquidität eines Unternehmens. Zahlt ein Geschäftspartner nicht zuverlässig und es entstehen höhere Außenstände, greifen Unternehmer auf ihre Rücklagen zurück und können sich so vor dem drohenden finanziellen Defizit schützen. Rücklagen sind also eine vorbeugende, eine Präventivmaßnahme. Dem gegenüber stehen Rückstellungen, die bei einer eintretenden Verbindlichkeit avisiert werden und zur Deckung drohender Außenstände dienen.

Unterschiede zwischen Rücklagen und einer Rückstellung

Ein gravierender Unterschied zwischen den beiden Bezeichnungen (Rücklagen und Rückstellungen) basiert auf der Ursache, aus der heraus sie gebildet werden. Während Rücklagen der präventiven Vorbeugung vor Zahlungsausfällen dienen und in der Regel nicht in Anspruch genommen werden müssen, ist eine Rückstellung ein Betrag der gebildet wird, wenn ein Zahlungsausfall droht und der Unternehmer einen finanziellen Engpass „vorhersieht“.

Dabei erfolgt die Bilanzierung einer Rückstellung als Aufwand, wodurch sie den Jahresgewinn spürbar beeinflusst. In Vorbereitung auf eine hohe Steuernachforderung oder die Bildung von Pensionen entscheiden sich große bis mittelständische Unternehmen sehr häufig für eine Rückstellung, aus der die vorhersehbaren Verbindlichkeiten finanziert werden. Häufig wird Geld auch zurückgestellt, um eine im vorigen Geschäftsjahr liegende Verbindlichkeit zu tilgen. Sobald der Betrag bekannt und beispielsweise der Steuer- oder Gerichtsbescheid eingetroffen sind, wird die Rückstellung aufgelöst und ihrem Zweck zugeführt.

Die Rückstellung ist:

– in der Regel aus Fremdkapital gebildet

– erfolgsfördernd: Aufwand wird zum aktuellen Zeitpunkt verbucht, Zahlung erfolgt später

– zweckgebunden.

 

Im Gegensatz dazu sind Rücklagen:

– aus dem Eigenkapital des Unternehmens gebildet

– in der Regel völlig erfolgsneutral

– zweckfrei und nicht an einer Verbindlichkeit orientiert.

 

Da es sich bei der Rückstellung um gebildetes und nicht um vorhandenes Kapital des Unternehmens handelt, erscheinen sie als Fremdkapital auf der Passivseite von Bilanzen und senken den Jahresgewinn. Anders verhält es sich bei der Rücklage, die keinen Einfluss auf den Gewinn nimmt und lediglich durch Eigenkapitalerhöhung die Wirtschaftlichkeit und Stärke eines Unternehmens steigert. In diesem Zusammenhang sind etwa die immer im Eigenkapitel-Teil der Bilanz (rechts, also Passivseite) zu findenden Kapitalrücklagen oder Gewinnrücklagen einer Firma.

Strikte Trennung der Begriffe und Finanzmittel in der Buchhaltung nötig

Eine Kombination der Gelder oder eine gemeinschaftliche Verwendung dieser beiden Bezeichnungen ist nicht zielführend. Für Unternehmen sind Rücklagen zwar praktisch und liquiditätsfördernd, in der Regel aber wenig interessant im steuerlichen Bereich. Da sie die Gewinne nicht schmälern, beeinflussen sie die Forderungen zur Gewerbe- und Umsatzsteuer nicht, wodurch gerade kleinere Unternehmen auf in Bilanzen auftauchende Rücklagen verzichten und sich eher auf das stille Eigenkapital berufen.

Anders verhält es sich bei der Rückstellung, die in Form eines Kredits oder eines Darlehens aus fremdem Kapital gewonnen und zur Tilgung bevorstehender Verbindlichkeiten eingesetzt wird. Dieser Aufwand führt zur steuerlichen Anrechnung und wirkt sich positiv auf die Versteuerung von Unternehmensgewinnen aus.

Fazit zu Rücklagen und Rückstellungen

Sowohl Rücklagen wie eine Rückstellung dürfen in der Steuererklärung nicht falsch eingetragen oder gar außen vor gelassen werden. In beiden Fällen handelt es sich um Kapital, das dem Unternehmen zum aktuellen Zeitpunkt zur Verfügung steht. Dabei unterscheidet man zwischen steuerpflichtigem Aufwandskapital und stillem Kapital bei Rücklagen.

Dieser Blog-Beitrag ist Teil der BWL-Fachbegriffe, die wir im Blog von docurex.com erläutern.

Die Rückstellungen erscheinen auf der Passiv-Seite (rechts) der Bilanz unterhalb des Eigenkapitals

Was sind Rückstellungen

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Im Rahmen unserer Reihe „BWL-Begriffe“ kurz erklärt, starten wir heute mit dem Begriff der „Rückstellungen„. In dieser kleinen Serie erläutern wir die betriebswirtschaftliche Fachbegriffe, auf die nicht-Betriebswirte im Rahmen eines Unternehmenskaufs, Firmenverkaufs oder generell im Rahmen einer Due Diligence konfrontiert werden.

Was sind Rückstellungen?

Die Rückstellungen erscheinen auf der Passiv-Seite (rechts) der Bilanz unterhalb des Eigenkapitals

Der Begriff Rückstellungen lässt sich am besten durch die Beschreibung der Funktion innerhalb der Jahresabschlüsse oder auch der Rechnungslegung von Unternehmen beleuchten. Die Bilanz eines Unternehmens soll möglichst ein realitätsnahes Abbild der tatsächlichen Vermögenslage und wirtschaftlichen Situation sein: Deshalb werden beispielsweise Waren nur mit ihren bisherigen, tatsächlichen Substanzwerten und nicht einem eventuellen Verkaufspreis bewertet. Denn dieser müsste am Markt ja erst erzielt werden.

Genauso verhält es sich mit Kosten- oder Belastungspositionen: Bereits eingekaufte Waren oder Dienstleistungen werden mit Einkaufspreisen bzw. Anschaffungskosten in die Bilanz eingestellt. Was aber geschieht mit Belastungen, die zu einem späteren Zeitpunkt nur vielleicht eintreten könnten? Bei denen der Unternehmer nicht weiß, wann diese fällig werden und welche Finanzmittel bereitgestellt werden müssten? Für diese Kategorie der unsicheren Ausgaben hat der Gesetzgeber in den Bilanzierungsvorschriften eine eigene Begriffswelt geschaffen: Die Posten werden als Rückstellung bezeichnet und um ein weiteres, beschreibendes Wort ergänzt. (z.b. Rückstellungen für Pensionen oder Steuer-Rückstellungen)

Ohne Rückstellungen würde der Jahresabschluss ein zu hohes Vermögen ausweisen und insbesondere die (Auszahlungs-) Risiken nicht korrekt darstellen.

Kategorien möglicher Rückstellungen

Folgende, erwartete Buchungen bzw. Zahlungen gehören zur Rückstellungs-Kategorie:

  • Belastungen oder Ausgaben, die wahrscheinlich oder mit einer bestimmten Wahrscheinlichkeit eintreten können. Die aber selbst bei genauestem Arbeiten oder detaillierten Berechnungen nicht betragsmäßig beschrieben werden können.-
  • Circa-Angaben, bei denen oftmals nicht einmal der Zeitpunkt der Ausgabe im Vorhinein abgeschätzt werden kann.
  • Eine wertvolle Finanzierungsquelle: Eigentlich gehören die für die Rückstellung vorgesehenen Beträge schon denjenigen, an die diese ausbezahlt werden müssen. Da sie aber erst nach dem Bilanzstichtag festgestellt werden können, sind sie eine bedeutende Finanzierungsquelle für das Unternehmen, da die dazugehörigen Finanzmittel ja noch niemandem ausgezahlt wurden
  • Eine wertvolle Kennzahl insbesondere für die Bilanzanalyse und Unternehmensbewertung. Anhand der Höhe der Rückstellungen lässt sich die wirtschaftliche Lage oder auch die Qualität von Produkten des Unternehmens sehr gut darstellen.

Während des Dieselskandals der großen Autobauer wies etwa das Ansteigen dieser Kennzahl auch in den Rechenwerken der Unternehmen auf den akuten Handlungsbedarf bzw. auch die Risiken mit bereits ausgelieferten Produkten hin.

Unterschiedliche Varianten für ein aussagekräftiges Zahlenwerk

Die Rückstellung für drohende Verluste wird immer dann gebildet, wenn aus einem bereits laufenden Geschäft ein Verlust zu erwarten ist. Dieser ist ja -eigentlich- im „alten“ Geschäftsjahr begründet, kann aber noch nicht genau beziffert werden. Auch die Aufwendungen für Garantiefälle, Reparaturen und ähnliche Vorgänge werden oft verwendet, da sie aufgrund der langen Gewährleistungszeiträume (Herstellergarantie) weit in das nächste oder übernächste Jahr hineinreichen können. Eine weitere Kategorie sind die rechtzeitig zu berücksichtigenden wahrscheinlichen Aufwendungen für Gerichtsprozesse und andere juristische Auseinandersetzungen. Hier wird Vorsorge getroffen für teilweise in der Zukunft entstehende Prozesskosten bestehend aus Aufwendungen für eigene Anwälte und diejenigen Anwälte der Gegenseite sowie Gerichtskosten und etwaigen zu leistenden Schadensersatz.

Darüber hinaus gibt es insbesondere bei größeren Unternehmen oder börsennotierten Gesellschaften oftmals eine zusätzliche betriebliche Altersvorsorge. Wird diese nicht aus Beitragszahlungen der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer gespeist, dann wird der auf das Unternehmen entfallende Betrag geschätzt und im Jahresabschluss ausgewiesen. Da das Geld ja bisher noch nicht ausgezahlt worden ist, steht es dem Unternehmen zur Finanzierung zur Verfügung. Muss aber logischerweise als Betrag ausgewiesen werden, der ja „eigentlich“ nicht zum Unternehmensvermögen gehört.

Auch die Berechnung bzw. Festlegung von Steuern für das abgelaufene Geschäftsjahr ist oftmals nur mit einem bestimmten zeitlichen Nachlauf möglich. Deshalb musste eine Rechengröße geschaffen werden, die dem Tatbestand des nicht genauen Kennens der Steuerhöhe und des Zahlungstermins entspricht. Deshalb gibt es auch eine Steuer-Kategorie unter diesem Oberbegriff.

Im Rahmen einer Bilanz finden Sie Rückstellungen immer auf der rechten (Passiv-) Seite in der oberen Hälfte direkt nach dem Eigenkapital.

Lesenswerte Artikel aus dem docurex-Blog zum Thema:

Fazit

Zusammengefasst kann gesagt werden, dass sich der Begriff „Rückstellungen“ immer mit Zahlungen und Ausgaben befasst, die in der Zukunft liegen und  –  sowohl der Sache als auch der Höhe nach – nicht genau bestimmt werden können. Das Vorsichtsprinzip im Rahmen der Bilanzierung gebietet es, diese Beträge klar auszuweisen – was auch immer in der Zukunft geschehen mag. Für den aufmerksamen Betrachter können Werte für zukünftige Garantieausgaben oder auch jedes Jahr steigende Werte für wahrscheinlich anfallende Prozesskosten ein Hinweis auf eine mögliche Anfälligkeit des Geschäftsmodells sein.

Ebenso können aufmerksame Bearbeiter im Datenraum etwa während einer Financial Due Diligence durchaus das Potenzial für einen späteren Kapital-Abfluss erkennen, sofern das hinter der Rückstellung stehende Risiko in der Zukunft nicht eintritt.

Weitere Informationen zu Rückstellungen:

Auch eine Form der Rücklage

Was ist eine Kapitalrücklage?

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Als Kapitalrücklage werden Kapitalbeträge bezeichnet, die zurückgelegt werden. Soweit ist der Begriff an sich eigentlich selbsterklärend. In der Regel handelt es sich dabei um Gewinne, die dem Eigenkapital zugeordnet werden. Darin unterscheiden sich die Rücklagen von den Rückstellungen, die nicht dem Eigenkapital zugeordnet werden.

Die Kapitalrücklage ist eine reine Vorsichtsmaßnahme: Sie soll betimmte Risiken extra absichern. Als Risiken werden vor allem Verluste bezeichnet. In § 152 Abs. 2, 3 AktG ist festgelegt, dass Aktiengesellschaften die Entwicklung ihrer Rücklagen in der Bilanz oder im Anhang angeben müssen.

Auch eine Form der Rücklage

Auch eine Form der Rücklage

Da diese Vorschrift für alle Rücklagen gilt, sollte ein sogenannter Rücklagenspiegel geführt werden: Hier werden schriftlich und leicht übersichtlich alle Vorgänge und Entwicklungen festgehalten, so dass eine Übersicht über das Geschehen entsteht. Für die Erstellung der Bilanz ist es sinnvoll, wenn in diesem Rücklagenspiegel nicht nur die aktuellen Beträge, sondern auch der Betrag des vorherigen Jahres, der Jahresüberschuss oder Jahresfehlbetrag verzeichnet sind. Außerdem gehören die Entnahmen und Einzahlungen aller einzelnen Rücklagenarten in die Aufzeichnungen, sowie der jeweils neue Stand am Stichtag.

Was wie ausgewiesen wird, bestimmt das Gesetz

Bei der Kapitalrücklage handelt es sich um einen Teil der sogenannten offenen Rücklagen. Diese müssen getrennt ausgewiesen werden, so festgeschrieben in der Gliederungsvorschrift des § 266 Abs. 3 HGB. Die Reihenfolge ist ebenfalls festgelegt: An erster Stelle steht das Grundkapital, es folgen die Kapitalrücklagen, danach wird die Gewinnrücklage mit ihren Unterarten aufgeführt. In der Bilanzaufstellung müssen alle Einstellungen und Auflösungen der Kapitalrücklagen aufgeführt werden.

Kapitalrücklagen sind in der Bilanz unterteilt

Die Kapitalrücklagen werden in drei verschiedene Arten davon aufgeführt. Zuerst müssen die Agiobeträge aufgeführt werden, die aus der Emission von Anteilen anfallen. Dabei geht es insbesondere um Aktion, um Vorzugsaktien, aber auch um Bezugsrechte und Wandel- oder Optionsanleihen.

Die zweite Unterart besteht aus Zuzahlungen. Diese wurden von den Gesellschaftern geleistet, um die Gewährung von Vorzügen zu entgelten.

Die dritte Unterart ist sehr weit gefasst: Hier geht es um alle Beträge, die aus allen anderen Zuzahlungen bestehen, die die Gesellschafter in das Eigenkapital leisten.

Die mit der Kapitalrücklage verbundenen Begriffe

In der Erklärung zur Kapitalrücklage wurden einige Begriffe genannt, die nicht sofort klar oder einleuchtend sind. Einer dieser Begriffe ist der Agiobetrag. Darunter versteht man denjenigen Betrag bzw. Wert, der über den Nennwert hinausgeht, wenn im Rahmen einer Kapitalerhöhung neue Aktien ausgegeben werden. In diesem Fall wird in der Regel ein über dem Nennwert liegender Emissionskurs festgelegt – so kommt das Agio zustande. Das Agio wird von der Gesellschaft als Zahlungseingang vereinnahmt. Im Bilanzausgleich ist jetzt ein gleich großer Posten verbucht, und zwar in Form einer Kapitalrücklage.

Daraus folgert aber auch, dass keine Kapitalrücklagen anfallen, wenn die Aktien ausnahmsweise zum Nennwert emittiert werden. Diese Situation wird als Pari bezeichnet. Die Emission der Aktien unter ihrem Nennwert ist übrigens verboten, so nachzulesen in § 9 des AktG. Professionell ausgedrückt heißt dieser Vorgang Unterpariemission. Die Überpariemission, also die Emission zu einem höheren Wert als dem Nennwert, ist statthaft, also erlaubt. Sollte kein Nennwert vorhanden sein, wird der rechnerische Wert herangezogen, um den Agio zu ermitteln.

Rücklagen sind gesetzlich festgelegt

Zusammen mit den Gewinnrücklagen gehört die Kapitalrücklage zur gesetzlichen Rücklage. Festgelegt ist vom Gesetzgeber, dass solange 5 % des Jahresüberschusses in die Gewinnrücklagen eingestellt werden müssen, bis diese gemeinsam mit den Kapitalrücklagen den Wert von 10 % vom Grundkapital erreichen.

Übrigens ist im Zusammenhang mit Kapitalrücklagen auch häufig von Außenfinanzierung die Rede. Das bedeutet folgendes: Nur über die Kapitalrücklage ist es möglich, einem Unternehmen von außen Rücklagen zuzuführen. Alle anderen Rücklagenformen gehören zur so genannten Innenfinanzierung.

Aus der Erfahrung der Datenraum-Projekte von docurex.com werden bei der Bilanzanalyse inbesondere die Passivseiten der Bilanz unter die Lupe genommen. Die hier auftauchenden Fragestellungen sind oft:

  • Sind alle bekannten Risiken ausreichend in der Bilanz mit Werten hinterlegt?
  • Sind die Kapitalrücklagen bereits über den gesetzlichen Vorschriften

Sind die Rücklagen oder die Rückstellungen zu hoch – dann ergibt sich nach dem Unternehmenskauf in der Regel die Möglichkeit, Kapital aus dem gekauften Unternehmen zu entnehmen. Im umgekehrten Fall – wenn Risiken zu gering eingestuft worden sind – wird der neue Eigentümer der Firma Kapital nachschießen müssen. Insbesondere der zweite Fall wird von Investoren nach Möglichkeit vermieden und bereits während einer Due Diligence genau beleuchtet.

Beide Fälle werden in aller Regel während einer Financial Due Diligence genauer beleuchtet und durch entsprechend dokumentierte Fragestellungen in einem Datenraum notariell dokumentiert. So haben sowohl der Käufer als auch der Verkäufer eines Unternehmens größtmögliche Sicherheit was spätere gegenseitige Ansprüche angeht.