Quando già l’esistenza della pratica è riservata
Indagini interne, ristrutturazioni, procedimenti arbitrali: mandati in cui il danno non deriva solo dal contenuto, ma già dalla notizia che qualcosa è in corso. docurex® Le offre uno spazio in cui stabilisce con precisione chi vede che cosa – e in cui ogni accesso resta tracciabile.
✓ Certificata ISO 27001 ✓ Hosting in Germania ✓ In uso dal 2007
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Che cosa offre un data room e dove l’e-mail raggiunge il suo limite
L’allegato di posta esce dalla Sua sfera di controllo nel momento stesso in cui lo invia. Nel data room mantiene il controllo sul documento.
Quattro procedimenti in cui la cerchia deve restare ristretta
Per quanto i mandati siano diversi, l’esigenza nei confronti del data room è la stessa.
A che cosa prestare attenzione nella scelta di un fornitore
Chi affida a un fornitore i documenti di un mandato lo sottopone a verifica. Questi tre punti li chiariamo volentieri in anticipo.
Dal primo documento all’archiviazione a chiusura avvenuta
Un procedimento dura raramente poche settimane. Il data room deve restare affidabile per tutta la sua durata.
Domande frequenti
Le domande che ci arrivano più spesso da studi legali e uffici legali.
In che cosa si differenzia da un allegato e-mail cifrato?
Un allegato esce dalla Sua sfera di controllo non appena viene inviato: non sa chi lo inoltra, chi lo stampa né per quanto tempo resti nelle caselle di posta altrui. Nel data room il documento rimane dov’è. Lei abilita la consultazione, può revocarla e vede chi se n’è avvalso. In un procedimento con più partecipanti che dura mesi, questa è la vera differenza.
Possiamo stipulare con voi un accordo di riservatezza?
Sì. Nei mandati in cui già l’esistenza della pratica è rilevante per le quotazioni lo facciamo da anni; la stessa offerta vale per studi legali e uffici legali. Ci contatti e concorderemo il contenuto con Lei. Un contratto di trattamento dei dati ai sensi del GDPR fa comunque parte di ogni rapporto contrattuale.
Con quale precisione si può controllare l’accesso?
Separatamente per ogni persona e ogni documento. Lei stabilisce chi può solo visualizzare un documento, chi può scaricarlo e chi può modificarlo, e può ampliare o restringere la cerchia in qualsiasi momento. I partecipanti non si vedono tra loro, a meno che Lei non lo voglia espressamente.
Che cosa succede ai documenti al termine del procedimento?
L’intero fascicolo può essere esportato e archiviato, così come i registri degli accessi. Per quanto tempo il data room rimanga disponibile oltre tale data lo concordiamo con Lei – nei procedimenti con strascichi spesso resta attivo ancora per un po’.
Quanto tempo ci vuole per configurare un data room?
Attiviamo una prova gratuita in tempi brevi, di solito nello stesso giorno lavorativo. Per un mandato in corso configuriamo insieme a Lei struttura, partecipanti e permessi; la durata dipende soprattutto da quanto siano già ordinati i documenti.
Veda il data room applicato al Suo mandato.
20 minuti davanti allo schermo, senza trattativa commerciale. Su richiesta, in seguito Le attiviamo un accesso di prova.