Was ist ein Beleg im Rechnungswesen?

Der Duden definiert einen Beleg als Schriftstück, welches Zahlungen und Ausgaben nachweist und dabei als Beweis für ebendiese gilt. Die Begriffsbestimmung im Sinne der Buchführung baut auf jenem Ausdruck auf und bezeichnet den Beleg als schriftliche Aufzeichnung über einen betrieblichen Vorgang, welcher vollumfängliche Angaben über den Geschäftsfall beinhaltet. Folglich sind Belege in der Buchhaltung essenziell und begründen sich auf dem Grundsatz. „Keine Buchung ohne Beleg“.

Was sind Belege im Rechnungswesen?

Belege im Rechnungswesen sind fundamentale Komponenten für die Buchführung, da hierauf jegliche Buchungen aufbauen. Im Kern stellt die Bezeichnung „Beleg“ einen Sammelbegriff für Schriftstücke dar, die geschäftliche Einnahmen sowie Ausgaben dokumentieren. Dies sind insbesondere Rechnungen, Kassenbelege sowie Quittungen. Jedoch ist wichtig zu verstehen, dass Belege nicht zwingend mit der Akquirierung von Geld oder dem Ausgeben von diesem verknüpft sind. Lesen Sie hier alles zum Thema Quittung.

Exemplarisch wird von der Begriffsdefinition auch das Verbrauchen und Entnehmen von betriebseigenem Material umfasst. Folglich zählen Inventurlisten ebenso zu den Belegen. Ferner verfügen Belege über die sogenannte „Beweisfunktion„. Sie weisen nach, dass ein Geschäftsfall stattfand. Das bedeutet, es ist nicht ausreichend,

Geschäftsfalle lediglich manuell in der Buchführung zu erfassen. Diese sind mittels Belegen beweissicher zu verifizieren. Auch digitalisierte Unternehmen sind hiervon nicht befreit.

Mindestanforderungen

Belege haben gewisse Standards zu erfüllen. Gemäß den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung müssen sie den Geschäftsfall erkennen lassen sowie das Datum und den Betrag ausweisen. Darüber hinaus ist meist die Signatur des Ausstellers als auch der Stempel von dessen Unternehmen auf dem Beleg zu dokumentieren.

Welche Arten von Rechnungen existieren?

Grundsätzlich differenziert die Buchhaltung in drei Kategorien von Belegen. Dies sind Fremdbelege, Eigenbelege und Notbelege.

1. Fremdbelege: Hierunter werden Rechnungen gefasst, die von externen Quellen ausgestellt werden und die Belange des Unternehmens tangieren. Das sind unter anderem jegliche Eingangsrechnungen, die bezahlt werden müssen. Beispielhaft sind Bank- und Postbelege, Steuerbescheide, Quittungen, aber auch Gutschriften zu nennen.
2. Eigenbelege: Gegensätzlich zu Fremdbelegen sind dies Belege, welche das Unternehmen selbst ausstellt. Die gebräuchlichste Form ist die Ausgangsrechnung, aber auch Lohn-und Gehaltslisten. Zusätzlich sind Entnahmebelege und gleichermaßen Nachweise zur Entsorgung nicht verkäuflicher Ware inkludiert.
3. Notbelege: Jene Form der Belege ist immer dann von Relevanz, wenn ein zuvor erstellter oder erhaltener Beleg unauffindbar ist oder keine weiterführende Option der Dokumentation eines Geschäftsfalles besteht. Dementsprechend können Notbelege als Fremd-und Eigenbeleg fungieren.

Anforderungen an Notbelege

Notbelege werden auch als Eigenbeleg oder Ersatzbeleg tituliert. Sie lassen sich insbesondere in folgenden Konstellationen ausstellen:

• Der Originalbeleg ist vernichtet worden oder unauffindbar
• Der Begünstigte stellte keinen Beleg aus (Trinkgeld in Lokalitäten, Begleichung der Parkkosten
• Ungeplante Abschreibungen (aufgrund Straftat, Verderb frischer Ware etc.)
• private Entnahmen oder Einlagen

Ersatzbelege dürfen nicht beständig angefertigt sein, sondern nur ausnahmsweise, wenn der eigentliche Beleg nicht lokalisierbar ist oder zerstört wurde. Wird dies zur Regel, stellt das Finanzamt Nachforschungen an und

Komplikationen entstehen. Damit die Behörde jene Form der Belege toleriert, müssen der Begünstigte, der Betrag, das Datum, der Geschäftsfall, der Grund der Anfertigung sowie ein Nachweis für die Höhe des ausgewiesenen Betrags vermerkt sein. Überdies ist die Unterschrift des Erstellers obligatorisch.

Meist akzeptiert das Finanzamt Notbelege bis zu einer Höhe von 150,00 Euro ohne Probleme, sofern die genannten Anforderungen erfüllt sind. Gegensätzlich stellt sich der Sachverhalt bei Belegen dar, die einen höheren Betrag ausweisen. In solchen Fällen ist die Erbringung eines Ersatzes für den Rechnungsbeleg empfehlenswert.

Inwiefern werden Belege und Buchungsbelge differenziert?

Belege sind unabdingbar, um Buchungen durchzuführen. Sämtliche Geschäftsfälle sind anhand dieser Schriftstücke nachzuweisen, da sie nur so überprüft werden können. Folglich sind Buchungen erst realisierbar, sobald ein Beleg vorliegt. Die Verbuchung von Belegen erfolgt nach einem vorgegebenen Muster in drei Schritten.

1. Vorbereitung: Jegliche Dokumente von Relevanz werden zunächst erfasst und auf Korrektheit überprüft. Dazu werden die Briefe nach dem Öffnen mit einem Stempel versehen, der das Datum sowie in der Praxis das stempelnde Unternehmen erkennen lässt. Hierbei erfolgt die Prüfung hinsichtlich der Richtigkeit des Rechnungsbetrags, der ausgewiesenen Menge und der Konformität sowie der Aktualität der Zahlungsbedingungen als auch der Umsatzsteuer. Nachfolgend beginnt die Sortierung und Ablage der Belege in chronologischer Reihenfolge. Dabei ist zu beachten, dass Eigenbelege innerhalb von acht Tagen, Fremdbelege im Zeitraum von 10 Tagen sowie Geschäftsfalle in Bar tagesaktuell erfasst werden müssen.
2. Buchung: Anschließend erfolgt die Buchung der Belege. Dies inkludiert den Vermerk des Buchungsbetrags, der Umsatzsteuer, des verbuchenden Kontos, des Gegenkontos, der Rechnungsnummer, des Datums sowie der Buchung im Soll oder Haben. Zudem erklärt man mithilfe eines Buchungsvermerks den Geschäftsfall kurz, beispielsweise „Rechnung Frau Schober“.
3. Archivierung: Nach Abschluss der vorgenannten Schritte geschieht die Archivierung der Belege.

Aufbewahrungspflicht

Es ist bindend, die Belege zu archivieren, da sie laut gesetzlichen Vorschriften mindestens 10 Jahre lang aufzubewahren sind. Dies begründet sich auf § 257 des HGB (Handelsgesetzbuch). Hintergrund ist die Möglichkeit der Überprüfung der Geschäftsfalle im Rahmen einer Betriebsprüfung. Die Erfassung kann sowohl in Papierform als auch digital erfolgen. Dann sind allerdings die Vorschriften der GoB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) und des HGB zu beachten.