Online-Datenräume zur dauerhaften Speicherung und Archivierung

Ein Online Datenraum ist äußerst wichtig und effizient für Unternehmen, die Wertvolles wie zum Beispiel andere Firmen, Firmenteile oder beträchtliche Immobilien kaufen oder veräußern. Mit docurex, dem sicheren und effizienten Online Datenraum, können Verkäufe um bis zu 50% schneller durchgeführt werden. Trotzdem ist der docurex Online Datenraum sicher und basiert auf virtueller Basis. So werden Unternehmen optimal bei der Durchführung von Verkaufsprojekten unterstützt. Die vollkommen neue Dimension der Abwicklung solcher Unternehmenstransaktionen durch den docurex Online Datenraum ist durch den zeit- und ortunabhängigen Zugang gewährleistet. Alle relevanten Dokumente können weltweit und 24 Stunden am Tag in diesem virtuellen Online Datenraum abgerufen und genutzt werden. Außerdem erlaubt der simultane Zugriff eine Beschleunigung der verkäufe um bis zu fünfzig %, da alle Beteiligten gleichzeitig auf die entsprechenden, für den Verkauf benötigten Dokumente zugreifen können.

Die über 20 Sicherheitsmechanismen für den docurex Online Datenraum sorgen für ein Höchstmaß an Sicherheit bei allen Vertragsstufen. Die Datenraumaktivitäten werden revisionssicher aufgezeichnet und alle Datenübertragungen finden prinzipiell mit einer Verschlüsselung statt. Zusätzlich profitieren Unternehmen mit großem Transaktionsvolumen von einem wirtschaftlichen Berechtigungskonzept und einem individuellen Protokollierungsgrad für jeden Anwender im Online Datenraum. Durch den Dokumentenviewer vom docurex Online Datenraum können keine Dokumente heruntergeladen oder ausgedruckt werden, was für mehr Sicherheit sorgt. Außerdem erhält jedes PFD-Dokument ein frei definierbares Wasserzeichen, damit es im Online Datenraum eindeutig identifiziert werden kann. So können auch unberechtigt weitergegebene Informationen nachverfolgt werden. Im docurex Online Datenraum wird prinzipiell sehr großer Wert auf allerhöchste Sicherheit gelegt. Daher ist auch die Betriebssicherheit gewährleistet, indem ein leistungsstarker Virenschutz integriert ist. So haben weder Viren, Würmer noch Trojaner eine Chance. Eine permanente Replikation schützt genauso vor Datenverlust wie die tägliche Datenbanksicherung.

Da die Administration vom Betreiber getrennt ist, kann der Administrator des Datenraums allen am Projekt beteiligten Anwendern selbständig persönlich zugeschnittene Berechtigungen vergeben und eine Einschränkung des IP-Adressbereiches vornehmen. Hochleistungsserver, Brandschutzvorrichtungen und Firewalls, die redundant eingerichtet sind, ermöglichen die Gewährleistung der maximalen Sicherheit aller Dateien. Gesicherte Rechenzentren auf deutschem Boden sorgen für einen reibungslosen Betrieb aller docurex Serversysteme. Ein weiterer Vorteil des docurex Online Datenraums ist die Zertifizierung durch die Fraunhofer Gesellschaft. Diese belegt, dass der docurex Online Datenraum einfach und intuitiv zu bedienen ist, so dass eine Benutzerschulung nicht erforderlich ist.

Der docurex Online Datenraum eignet sich jedoch nicht nur sehr gut für sehr komplizierte Verkaufstransaktionen. So lässt sich docurex ebenfalls sehr gut für die Ablage, Speicherung und Archivierung von Dateien einsetzen. Dies ist vor allem dann interessant, wenn auf Dokumente von verschiedenen Standorten aus zugegriffen werden muss. Zudem spart der docurex Online Datenraum auch im Due Diligence Ablauf wertvolle Zeit und Reisekosten, da Mitarbeiter jederzeit auf alle gespeicherten Daten zugreifen können, egal, von welchem PC oder Land aus. Gerade in den Gebieten von Dokumenten-Management, Dokumentenablage und Archivierung bietet der docurex Online Datenraum wertvolle Hilfe. Dateien können direkt vom Laptop aus nach docurex gescannt und dann verwendet werden. Anbindungen an bereits bestehende Systeme wie SAP stellen kein Problem dar. Ebenso auch das Mergen von Gewinn- und Verlustrechnungen oder die Bilanzierung von Konzernstrukturen lässt sich mit docurex leicht und effizient umsetzen. Außerdem ist docurex besonders profitabel für eine vertrauliche Vorstands- oder Geschäftsleitungskommunikation verwendbar. Individuelle Berechtigungen und eine Trennung von der IT-Abteilung lassen streng vertrauliche Kommunikationen sicher zu. Eine aussagefähige Protokollierung auf die entsprechenden Zugriffe sorgt für noch mehr Sicherheit. Die Wirtschaftlichkeit vom docurex Datenraum überzeugt auch bei der Verwaltung oder Entwicklung von Immobilien-Portfolios, Personalunterlagen oder geheimen Schriftverkehr.

docurex ist die wirtschaftliche, zeit- und kostensparende Problemlösung für Firmen in den Bereichen Online Datenraum, Ablage, Verwaltung und Archivierung.

Fallstudie: AviaRent nutzt docurex® zum Management von Sozial- und Wohnimmobilien

Als spezialisierter Asset Manager konzentriert sich AviaRent ausschließlich auf nachhaltige und ethisch unbedenkliche Immobilien mit gesellschaftlichem Mehrwert. Das von AviaRent gemanagte Portfolio besteht aus Pflegeimmobilien, möblierten Apartments für Studenten und Pendler sowie Kindertagesstätten – Immobilien, die den geänderten Bedürfnissen der im demografischen Wandel begriffenen Gesellschaft gerecht werden. Als solche bedient AviaRent einen echten Bedarfsmarkt, der nahezu keine Korrelation mit anderen Immobiliensegmenten aufweist. Mit ihren Fonds steht AviaRent ausschließlich institutionellen Investoren wie Versicherungen, Pensionskassen, Family-Offices und Stiftungen zur Verfügung. Die hohen Anforderungen an Investments und die gegebenen Fördermöglichkeiten der Immobilien ermöglichen hohe und nachhaltige Renditen, sodass AviaRent einen Mehrwert für alle Beteiligten schafft.

Der Mehrwert für AviaRent

Die Mitarbeiter von AviaRent sind aufgrund einer dezentralen Arbeitsweise viel unterwegs. AviaRent benötigte daher von Anfang an ein System, das es erlaubt, Daten dezentral zu verwalten. Mit docurex® kann theoretisch jedem Mitarbeiter zu jeder Zeit Zugriff auf alle Immobiliendaten gewährleistet werden. Die unterschiedlichen Zugriffsberechtigungen, die erteilt werden können, erlauben es außerdem, dass auch externen Partnern Zugriff gewährt werden kann.
docurex® war insofern eine gute Lösung für AviaRent, da es sich um ein webbasiertes Archiv handelt, das frei strukturiert und gestaltet werden
kann. Das bestehende Verwaltungssystem war mit den entsprechenden Ordnerkonfigurationen eins zu eins auf docurex® übertragbar.
 

So nutzt AviaRent docurex®:

 

Im Zuge der anfallenden Datenmengen bei Ankaufsprozessen. Die Immobilienobjekte, die für die Fonds erworben werden, werden im Ankaufsprozess einer intensiven Prüfung unterzogen.Dies betrifft die Immobilienbewertung ebenso wie die technische, rechtliche und betriebswirtschaftliche Due Diligence. Mit docurex® sind das Team sowie externe Partner jederzeit mit den für sie relevanten Informationen versorgt.

Für die Objektverwaltung und das Asset-Management der bereits erworbenen Fondsimmobilien.

Papierloses Büro: docurex® ist ein ideales Tool, um den organisatorischen und bürokratischen Aufwand zu minimieren und ein „papierloses Büro“ zu realisieren.

Transparenz: Mit docurex® ist jederzeit ersichtlich,ob und durch wen Änderungen am Datenmaterial vorgenommen wurden. Dies hätte sich mit einer internen Struktur so nicht darstellen lassen.

Vereinfachung der Kommunikation: Für die externen Partner ist jederzeit ersichtlich, ob die Dokumente, auf die sie warten, bereits eingestellt wurden. Auf diese Weise reduziert sich der Kommunikationsaufwand erheblich.

docurex® stellt einen ständigen Ansprechpartner für AviaRent zur Verfügung – damit ist ständige Hilfe und Support gewährleistet. Das einwandfreie Funktionieren ist unabdingbar für die Arbeit von AviaRent.

Die gesamte Erfolgsgeschichte von AviaRent und docurex lesen Sie hier …